Automatisierung von Geschäftsprozessen: Ein Leitfaden

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Für Unternehmen jeder Größe ist es entscheidend, klar definierte und effiziente Prozesse zu etablieren, um reibungslos zu funktionieren, die Produktivität zu steigern und im digitalen Zeitalter wettbewerbsfähig zu bleiben. Es gibt viele Methoden und Tools, die Unternehmen nutzen können, um ihre Abläufe zu optimieren. Eine der effektivsten und am häufigsten angewandten Lösungen ist die Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) – ein technologiegestützter Ansatz, der sich auf die Automatisierung manueller, sich wiederholender Aufgaben und Arbeitsabläufe konzentriert.

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Die Geschäftsprozessautomatisierung kann Unternehmen dabei unterstützen, die betriebliche Effizienz zu steigern, menschliche Fehler zu minimieren, Prozesse zu standardisieren und Mitarbeiter von zeitaufwendigen Routineaufgaben zu entlasten. So können sie sich auf strategisch wichtigere und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Indem alltägliche Aufgaben wie die Auftragserfassung oder Rechnungsstellung automatisiert werden, sparen Unternehmen nicht nur wertvolle Zeit und Ressourcen, sondern steigern langfristig auch ihren Gewinn.

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So vielversprechend BPA auch klingt – was steckt genau dahinter? Welche Arten der Automatisierung gibt es? Und wie können Unternehmen BPA optimal nutzen, um einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen? Wenn Sie Antworten auf diese Fragen suchen, sind Sie hier genau richtig. In diesem Leitfaden erfahren Sie alles Wesentliche über die Automatisierung von Geschäftsprozessen, von der Definition über die unterschiedlichen Typen bis hin zu Tipps für die erfolgreiche Implementierung.

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Was ist ein Geschäftsprozess?

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Bildnachweis: Freepik

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Bevor wir uns mit der Geschäftsprozessautomatisierung (GPA) beschäftigen, ist es wichtig, die Grundlagen zu klären: Was genau versteht man unter einem Geschäftsprozess?

Ein Geschäftsprozess ist eine Abfolge von Schritten oder Aktivitäten, die ein Unternehmen ausführt, um ein bestimmtes Ziel oder Ergebnis zu erreichen. Beispiele hierfür sind die Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung, die Bearbeitung einer Bestellung oder die Beantwortung von Kundenanfragen. Diese Prozesse umfassen nicht nur die Aufgaben selbst, sondern auch die involvierten Personen, Systeme und Informationen, die zur Durchführung notwendig sind.

Geschäftsprozesse lassen sich in drei Hauptkategorien einteilen: Kernprozesse, Supportprozesse und Long-Tail-Prozesse. Jede dieser Kategorien trägt auf ihre Weise zum Erfolg eines Unternehmens bei. Mit den richtigen Strategien und Technologien können alle Arten von Prozessen optimiert und automatisiert werden, um Effizienz, Konsistenz und Leistung zu steigern.

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Was ist Geschäftsprozessautomatisierung (GPA)?

Geschäftsprozessautomatisierung (GPA), auch bekannt als Geschäftsautomatisierung, bezieht sich auf den Einsatz von Software zur Automatisierung wiederholbarer, manueller Aufgaben und Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Dies kann alles von der einfachen Dateneingabe und Auftragsabwicklung bis hin zum Compliance-Management und zur Dokumentenanalyse umfassen. Mit anderen Worten: BPA ist eine Strategie der digitalen Transformation, bei der mithilfe von Technologie Aufgaben oder Prozesse ausgeführt werden, die normalerweise von Menschen ausgeführt werden. BPA ermöglicht es Unternehmen, sich auf komplexere und strategischere Aktivitäten zu konzentrieren, während die Software sich um wiederkehrende und sich wiederholende Aufgaben kümmert. Das Hauptziel von BPA besteht darin, die täglichen Abläufe zu optimieren und die Gesamteffizienz zu verbessern, indem menschliche Fehler reduziert, Zeit und Ressourcen gespart und die Produktivität gesteigert werden.

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Verschiedene Arten der Geschäftsprozessautomatisierung

Die Geschäftsprozessautomatisierung bietet verschiedene Ansätze, die unterschiedliche Ebenen des Automatisierungsspektrums abdecken – von der Automatisierung einfacher Aufgaben bis hin zu komplexen Prozessen, die fortschrittliche Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) erfordern. Im Folgenden werden die verschiedenen Arten der Geschäftsprozessautomatisierung vorgestellt. Dabei wird erläutert, wie sie Unternehmen dabei unterstützen, Abläufe zu optimieren, Effizienz zu steigern und die Produktivität nachhaltig zu maximieren.

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1. Aufgabenautomatisierung

Die Aufgabenautomatisierung ist die einfachste und grundlegendste Form der Geschäftsprozessautomatisierung. Sie fokussiert sich auf die Automatisierung einzelner Routineaufgaben innerhalb eines Prozesses, um Zeit zu sparen und menschliche Fehler zu minimieren. Typische Beispiele hierfür sind das Versenden automatisierter E-Mails, das Aktualisieren von Systemstatus, das Erfassen von Unterschriften oder das Erstellen von Dokumenten. Solche Automatisierungen ermöglichen es Mitarbeitern, sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten zu konzentrieren, während repetitive Aufgaben zuverlässig und effizient erledigt werden.

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2. Workflow-Automatisierung

Die Workflow-Automatisierung ist eine weiterentwickelte Form der Aufgabenautomatisierung. Sie zielt darauf ab, eine Reihe von Aufgaben und Aktivitäten so zu koordinieren, dass sie nahtlos und in einer logischen Reihenfolge ablaufen. Während einige Workflows vollständig automatisiert werden können, erfordern andere – insbesondere solche, die kritisches Denken oder Entscheidungsfindung umfassen – an bestimmten Punkten menschliche Eingaben. Ein typisches Beispiel hierfür ist ein automatisierter Rechnungsprozess, bei dem Rechnungen erstellt und vorbereitet werden, jedoch vor dem Versand an die Kunden eine manuelle Genehmigung erforderlich ist. Diese Form der Automatisierung trägt dazu bei, Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten, ohne die notwendige menschliche Kontrolle und Qualitätssicherung zu vernachlässigen.

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3. Prozessautomatisierung

Die Prozessautomatisierung stellt eine fortgeschrittene Stufe der Geschäftsprozessautomatisierung dar, die sich auf die End-to-End-Automatisierung kompletter Prozesse konzentriert. Dabei wird der gesamte Prozess analysiert, um möglichst viele Automatisierungspotenziale zu identifizieren und zu nutzen. Diese Form der Automatisierung integriert sowohl einzelne Aufgaben als auch die sie verbindenden Arbeitsabläufe. Ziel ist es, den gesamten Prozess zu optimieren, Engpässe zu beseitigen und die Effizienz im gesamten Unternehmen nachhaltig zu steigern. Durch die Prozessautomatisierung werden Abläufe nicht nur schneller, sondern auch konsistenter und skalierbarer, was maßgeblich zur Wettbewerbsfähigkeit beiträgt.

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4. Roboter-Prozessautomatisierung (RPA)

Die Roboter-Prozessautomatisierung (RPA) ist eine spezialisierte Form der Prozessautomatisierung, bei der Software-Bots verwendet werden, um repetitive und regelbasierte Aufgaben strukturiert auszuführen. Diese Bots sind so programmiert, dass sie menschliche Aktionen nachahmen, wie das Einloggen in Systeme, das Abrufen von Daten und deren Eingabe in andere Systeme. RPA eignet sich besonders gut für klar definierte Aufgaben, die kein kritisches Denken oder komplexe Entscheidungsfindung erfordern.

RPA funktioniert ähnlich wie ein Roboter: Es führt exakt die ihm vorgegebenen Anweisungen aus, ohne selbstständig denken oder den Kontext verstehen zu können. Ein Beispiel ist das Extrahieren bestimmter Felder aus einem Dokument, etwa Name, Adresse oder Kontaktinformationen. Während RPA diese Aufgaben effizient und fehlerfrei erledigt, fehlt ihr die Fähigkeit, die Bedeutung der Daten zu interpretieren oder darauf basierend Entscheidungen zu treffen. Somit ist RPA eine leistungsstarke Lösung, um manuelle, zeitintensive Arbeiten zu automatisieren und die Produktivität zu steigern.

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5. Intelligente Automatisierung

Dies ist die fortschrittlichste Art der BPA. Intelligente Automatisierung (IA) kombiniert RPA, Prozessautomatisierung und Aufgabenautomatisierung mit fortschrittlichen Technologien wie künstlicher Intelligenz, natürlicher Sprachverarbeitung und maschinellem Lernen, um Aufgaben auf höherer Ebene zu automatisieren, die kognitive Fähigkeiten erfordern.

Intelligente Automatisierung kann mit unstrukturierten Daten arbeiten, Texte interpretieren, Entscheidungen basierend auf Datenanalysen treffen und aus Erfahrungen lernen, um ihre Leistung im Laufe der Zeit zu verbessern. IA ist wie ein intelligenter Assistent, der nicht nur sich wiederholende Aufgaben ausführt, sondern auch sich ändernde Situationen versteht und sich an diese anpasst. Das macht sie zu einer leistungsstarken Lösung für die Optimierung komplexer Geschäftsprozesse.

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Was sind die Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Die einfachste Antwort auf diese Frage lautet: Automatisierung macht Geschäftsprozesse effizienter, schneller und fehlerfrei. Obwohl das zutrifft, greift diese Aussage zu kurz, da die Automatisierung von Geschäftsprozessen eine Vielzahl weiterer Vorteile bietet. Nachfolgend sind einige der wichtigsten Vorteile aufgeführt, die Unternehmen durch die Implementierung von Automatisierung in ihren täglichen Abläufen erzielen können:

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1. Mehr Effizienz und Standardisierung

Ein zentraler Vorteil der Automatisierung ist die Reduzierung manueller Prozesse. Dadurch können sich Mitarbeiter auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, anstatt Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben wie dem Kopieren von Daten in Tabellen oder der manuellen Eingabe in ERP-/CRM-Systeme zu verbringen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern führt auch zu konsistenteren und standardisierten Abläufen. Standardisierte Prozesse sind leichter verständlich, besser verwaltbar und skalierbar, was insbesondere für wachsende Unternehmen von Vorteil ist.

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2. Verbesserte Genauigkeit und weniger Fehler

Manuelle Prozesse sind anfällig für menschliche Fehler – ein kleiner Tippfehler oder ein übersehenes Detail kann zeitaufwendige Nacharbeit nach sich ziehen oder schwerwiegende Konsequenzen haben. Automatisierung reduziert diese Risiken erheblich oder eliminiert sie sogar vollständig. Automatisierungstools stellen sicher, dass Daten präzise erfasst und verarbeitet werden. Falls ein Fehler auftritt, wie z. B. fehlende Daten oder falsche Berechnungen, können die Tools diese sofort erkennen und Benutzer darauf hinweisen. Dies spart Zeit, bewahrt die Datenintegrität und verbessert die Grundlage für fundierte Entscheidungen.

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3. Höhere Produktivität und Kosteneinsparungen

Durch die Automatisierung von Aufgaben wie Dateneingabe, Dokumentenweiterleitung oder der Verarbeitung von Bestellungen können Unternehmen ihre Produktivität erheblich steigern. Teams haben mehr Zeit für strategische Aufgaben wie Datenanalyse, die Entwicklung neuer Strategien oder den Aufbau von Kundenbeziehungen. Gleichzeitig führt Automatisierung zu Kosteneinsparungen, da sie den Bedarf an manueller Arbeit verringert und Fehler minimiert, die zu teurer Nacharbeit führen könnten. Dies wirkt sich positiv auf die Rentabilität aus und schafft Spielraum für Investitionen in Wachstumsinitiativen.

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4. Bessere Kundenerfahrung

Kunden erwarten schnelle, effiziente und reibungslose Abläufe. Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, Aufträge zügig zu bearbeiten, Anfragen zeitnah zu beantworten und Kundenanfragen präzise zu bearbeiten. Dies sorgt für eine verbesserte Kundenerfahrung, stärkt das Vertrauen und fördert die Kundenbindung.

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5. Mehr Transparenz und Kontrolle

Automatisierungssoftware bietet eine zentrale Ansicht von Prozessen, Aufgaben und Daten in Echtzeit. Unternehmen können Engpässe erkennen, den Fortschritt verfolgen und datengestützte Entscheidungen treffen. Darüber hinaus ermöglicht Automatisierung eine bessere Kontrolle über Arbeitsabläufe durch festgelegte Regeln, Genehmigungen und automatische Einhaltung von Vorschriften. Dies gewährleistet Konsistenz, stärkt die Rechenschaftspflicht und erhöht die Transparenz innerhalb der Organisation.

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Wie lassen sich Geschäftsprozesse automatisieren?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen erfordert nicht nur ein tiefes Verständnis des jeweiligen Prozesses, sondern auch die Auswahl des richtigen Tools, das Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen. Für viele Unternehmen sind Low-Code- oder No-Code-Plattformen die bevorzugte Lösung, da sie eine benutzerfreundliche, visuelle Oberfläche bieten. Damit können Geschäftsteams Prozesse eigenständig erstellen, anpassen und verwalten, ohne für jede Änderung die IT-Abteilung einbeziehen zu müssen.

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10 Schritte zur Automatisierung eines Geschäftsprozesses:

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Ihre Geschäftsprozesse automatisieren können:

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1. Definieren Sie das Ziel Ihrer Automatisierung

Der erste Schritt besteht darin, klar zu definieren, was Sie mit der Automatisierung erreichen möchten. Möchten Sie die Effizienz steigern, Fehler reduzieren oder Zeit sparen? Ein klares Ziel erleichtert die Planung und Umsetzung.

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2. Bestimmen Sie den spezifischen Prozess

Identifizieren Sie den konkreten Prozess, den Sie automatisieren wollen. Dies kann eine einfache Aufgabe wie die Dateneingabe oder ein komplexerer Prozess wie das Compliance-Management sein.

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3. Legen Sie die Prozessgrenzen fest

Definieren Sie den Start- und Endpunkt des Prozesses. Dies hilft dabei, die Aufgaben zu identifizieren, die automatisiert werden können, und diejenigen, die manuell bleiben sollten.

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4. Bestehende Prozesse abbilden

Machen Sie sich mit dem aktuellen Arbeitsablauf vertraut, bevor Sie Änderungen vornehmen. Eine detaillierte Prozessanalyse zeigt Engpässe und Ineffizienzen auf, die durch Automatisierung verbessert werden können.

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5. Automatisierungsmöglichkeiten ermitteln

Suchen Sie nach Aufgaben, die sich häufig wiederholen, ein hohes Volumen aufweisen und anfällig für Fehler sind. Diese sind ideale Kandidaten für die Automatisierung.

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6. Erstellen Sie eine Automatisierungswunschliste

Erstellen Sie eine Liste der Aufgaben, die automatisiert werden sollen, und priorisieren Sie diese. Dies gibt Ihnen eine klare Richtung und einen Fahrplan für die Umsetzung von Automatisierungsprojekten.

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7. Evaluieren Sie Tools und Funktionen

Vergleichen Sie verschiedene Automatisierungstools und prüfen Sie ihre Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und Integration mit anderen Systemen. Wählen Sie die Plattform, die am besten zu Ihren Anforderungen passt.

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8. Konfigurieren und testen Sie Ihr Automatisierungstool

Konfigurieren Sie das gewählte Tool entsprechend Ihren Prozessen und testen Sie es gründlich. So stellen Sie sicher, dass die Automatisierung wie gewünscht funktioniert und die gewünschten Ergebnisse liefert.

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9. Schulung und Einarbeitung Ihres Teams

Schulen Sie Ihr Team, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter den neuen automatisierten Prozess verstehen und nutzen können. Vermitteln Sie die Vorteile der Automatisierung und deren Auswirkungen auf die tägliche Arbeit.

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10. Überwachung und Optimierung automatisierter Prozesse

Automatisierung ist kein einmaliger Schritt, sondern ein fortlaufender Prozess. Überwachen Sie Ihre automatisierten Workflows regelmäßig, identifizieren Sie Optimierungsmöglichkeiten und nehmen Sie Anpassungen vor, um maximale Effizienz zu gewährleisten.

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Welche Geschäftsprozesse können automatisiert werden?

Das Potenzial für die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist nahezu unbegrenzt – theoretisch kann jeder Prozess automatisiert werden. Die entscheidenden Fragen lauten jedoch: Wie weit lässt sich ein Prozess automatisieren? und Welche Methoden eignen sich am besten dafür? Die Antwort hängt dabei immer vom spezifischen Prozess ab. Im Folgenden werden verschiedene Arten von Geschäftsprozessen vorgestellt, die optimiert und automatisiert werden können:

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Kernprozesse

Kernprozesse bilden das Fundament der operativen Abläufe und stehen direkt im Zusammenhang mit den Hauptgeschäftstätigkeiten, die Einnahmen generieren und den Erfolg des Unternehmens sichern. Diese Prozesse werden oft mithilfe zentraler Technologien wie ERP-Systemen, CRM-Software oder anderen spezialisierten Tools automatisiert.

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Beispiele für Kernprozesse:

• Marketingprozesse: Automatisiertes E-Mail-Marketing, Lead-Generierung oder das Management von Werbekampagnen.
• Verkaufsprozesse: Erstellung von Angeboten, Vertragserstellung, Nachfassaktionen und Pipeline-Management.
• Vertriebsprozesse: Automatisierung der Auftragsabwicklung, Sendungsverfolgung, Bestandsverwaltung und Lieferplanung.
• Kundendienstprozesse: Automatisierte Erstellung von Support-Tickets, Chatbots zur Bearbeitung von Kundenanfragen, Erfassung von Feedback und Verfolgung von Serviceanfragen.
• Produktionsprozesse: Automatisierung der Fertigungsplanung, Ressourcenzuweisung, Qualitätskontrolle und Lieferkettenmanagement.

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Unterstützungsprozesse

Unterstützungsprozesse dienen dazu, die Kernprozesse zu ergänzen. Sie generieren zwar keine direkten Einnahmen, spielen aber eine entscheidende Rolle für die reibungslose Betriebsführung. Diese Prozesse richten sich an interne Kunden und werden häufig mit abteilungsspezifischen Softwarelösungen wie HRIS, ITSM oder Buchhaltungssoftware automatisiert.

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Beispiele für Unterstützungsprozesse:

• Finanzprozesse: Automatisierung von Rechnungserstellung, Spesenabrechnung und Finanzberichterstattung.
• Personalprozesse: Automatisierte Gehaltsabrechnungen, Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Urlaubsanträge und Leistungsbeurteilungen.
• IT-Prozesse: Automatisierung von Helpdesk-Tickets, Software-Updates, Benutzerzugriffsmanagement und der Überwachung von Systemen zur frühzeitigen Problemerkennung.
• Einkaufsprozesse: Automatisierung von Bestellungen, Lieferantengenehmigungen und Preisvergleichen zur Optimierung der Beschaffung.

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Long-Tail-Prozesse

Long-Tail-Prozesse schließen Lücken zwischen etablierten Prozessen und Anwendungen oder decken spezielle Anforderungen ab, die von Standardlösungen nicht erfüllt werden können. Diese Prozesse sind häufig einzigartig für ein Unternehmen und erfordern individuelle Anpassungen. Low-Code- oder No-Code-Plattformen eignen sich hervorragend, um diese flexibel und effizient zu automatisieren.

Beispiele für Long-Tail-Prozesse:

• Onboarding-Prozesse: Automatisierung von Aufgaben wie Anträgen auf Neueinstellungen, Dokumentensammlung und Hintergrundprüfungen.
• Dateneingabe zwischen nicht integrierten Systemen: Automatisierung des Transfers von Daten zwischen Systemen (z. B. ERP zu CRM), um manuelle Eingaben zu vermeiden und Fehler zu reduzieren.
• Genehmigungsabläufe: Automatisierung von Genehmigungsprozessen, etwa für Lieferantengenehmigungen, Kaufanfragen oder Urlaubsanträge.
• Anfragemanagement: Automatisierung der Nachverfolgung und Weiterleitung von Anfragen, Bereitstellung von Statusaktualisierungen und Erfassung von Daten für Analysen.

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Beispiele und Anwendungsfälle für die Automatisierung von Geschäftsprozessen

Die BPA bietet eine flexible Lösung, die sich auf zahlreiche Prozesse in verschiedenen Branchen anwenden lässt. Sie eignet sich ideal für die unternehmensweite Verwaltung von Abläufen und steigert Effizienz, Genauigkeit und Produktivität. Hier sind einige konkrete Anwendungsfälle, wie BPA-Software in unterschiedlichen Abteilungen eingesetzt werden kann:

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Kundenaufträge

Früher war die Bearbeitung von Kundenaufträgen eine mühsame und zeitaufwändige Aufgabe, da sie eine manuelle Dateneingabe, Validierung und Genehmigung erforderte – allesamt anfällig für menschliche Fehler. Mit BPA kann der gesamte Prozess jedoch von Anfang bis Ende automatisiert werden. KI-gestützte BPA-Lösungen können relevante Daten aus eingehenden Bestellungen extrahieren, sie mit vorhandenen Kundendaten im System abgleichen und automatisch Auftragsbestätigungen an Kunden versenden. 

Aber das ist noch nicht alles. Fortschrittliche KI-gestützte BPA-Lösungen können sogar Freitextanfragen von Kunden per E-Mail verstehen und ohne menschliches Zutun einen tatsächlichen Auftrag in Ihrem ERP-System erstellen. Darüber hinaus kann KI auch Aufträge überwachen und verfolgen. Auf diese Weise kann das System bei einer Verzögerung eines Auftrags automatisch Benachrichtigungen an die zuständige Abteilung senden und sogar einen Eskalationsprozess für dringende Aufträge auslösen. Keine manuelle Dateneingabe. Keine Aktualisierung von Datensätzen. Keine Genehmigungen einholen. Und keine Verzögerungen. Einfach eine nahtlose, genaue und automatische Verarbeitung von Verkaufsaufträgen mit Hilfe von KI-gestützter BPA.

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Bestellungen

Im Beschaffungswesen kann BPA die Genauigkeit, Effizienz und Geschwindigkeit der Verwaltung von Bestellungen erheblich verbessern. Durch den Einsatz von KI können BPA-Lösungen die Datenextraktion aus E-Mails und Anhängen automatisieren, Bestellungen validieren, Lieferanten vergleichen und sogar Angebotsanfragen bearbeiten. Moderne KI-gesteuerte Systeme können auch auf intelligente Weise die nächsten Schritte bestimmen, sei es die Aktualisierung von ERP- und Bestellabwicklungssystemen, die Anforderung fehlender Informationen oder die Einholung von Benutzerbestätigungen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Fehler und reduziert den manuellen Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter. 

Mit KI-gestützten BPA-Lösungen können Unternehmen auch benutzerdefinierte Regeln und Richtlinien festlegen, um die Kontrolle über ihre Beschaffungsprozesse zu behalten. Wenn es sensible Vorgänge gibt, die von einem Menschen überprüft und genehmigt werden müssen, kann die KI den zuständigen Mitarbeiter benachrichtigen und auf dessen Bestätigung warten, bevor der Vorgang fortgesetzt wird. Darüber hinaus kann eine fortschrittliche KI-gestützte BPA durch integrierte Analysen wertvolle Erkenntnisse in Echtzeit generieren und sogar Antworten auf E-Mails so verfassen, dass sie den Ton und die Marke des Unternehmens widerspiegeln. Kurz gesagt kann BPA für Bestellungen den gesamten Beschaffungsprozess von der Anforderung bis zur Zahlung optimieren.

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Compliance-Management

Für jedes Unternehmen (insbesondere für solche, die mit globalen Lieferanten und Vorschriften zu tun haben) kann das Compliance-Management ein anspruchsvoller und zeitaufwändiger Prozess sein. Warum? Weil es die ständige Überwachung sich ändernder Vorschriften, die Anforderung relevanter Dokumente und Zertifikate von Lieferanten, die Überprüfung dieser Dokumente und Zertifikate anhand der Anforderungen und die Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften in der gesamten Lieferkette umfasst. Es ist eine gewaltige Aufgabe, um es milde auszudrücken. Aber mit KI-gesteuerten BPA-Lösungen wird das Compliance-Management zum Kinderspiel. 

KI-gestützte BPA kann alle oben genannten Aufgaben automatisch erledigen, einschließlich des Versendens von E-Mail-Anfragen, der Analyse von Dokumenten und Zertifikaten und sogar des Versendens von Erinnerungen bei fehlenden Informationen. KI-Lösungen können auch Echtzeit-Updates zu Verstößen bereitstellen, um Unternehmen dabei zu helfen, potenziellen Risiken immer einen Schritt voraus zu sein. Darüber hinaus können KI-Lösungen Unternehmen dabei helfen, über die sich ständig ändernden Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben, indem sie kontinuierlich regulatorische Aktualisierungen überwachen und Compliance-Anforderungen automatisch aktualisieren. 

Darüber hinaus können Unternehmen mit Echtzeit-Dashboards vollständige Transparenz und Kontrolle über ihre Compliance-Prozesse erhalten. Das bedeutet, dass Unternehmen den Compliance-Status verfolgen, Engpässe erkennen und datengestützte Entscheidungen treffen können, um ihre Prozesse zu verbessern. Mit KI-gestützter BPA-Software wird das Compliance-Management zu einem nahtlosen und effizienten Prozess, der sicherstellt, dass Ihr Unternehmen alle regulatorischen Anforderungen mit minimalem Aufwand erfüllt.

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Automatisieren Sie Ihre täglichen Geschäftsprozesse mit turian

turian ist eine innovative KI-Automatisierungssoftware ohne Programmieraufwand, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Prozesse effizienter zu gestalten, ohne dabei an Genauigkeit zu verlieren. Die Lösung nutzt fortschrittliche KI-Technologien, darunter große Sprachmodelle (LLMs), leistungsstarke Datenabfragetechniken und benutzerdefinierte Geschäftsregeln, um sicherzustellen, dass Aufgaben mit höchster Geschwindigkeit und Präzision erledigt werden. Die KI von turian ist vielseitig einsetzbar und kann zahlreiche Aufgaben automatisieren, darunter die Auftragserfassung, Bestellverwaltung, Dokumentenverarbeitung, Dateneingabe, Compliance-Management sowie weitere Verwaltungsaufgaben in der Lieferkette und im Kundenservice – und das mit minimalem bis keinem menschlichen Aufwand.

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Doch turian erledigt Aufgaben nicht einfach nur mechanisch. Unsere KI-Assistenten verstehen den Kontext und die Bedeutung der Daten und können darauf basierend intelligente Entscheidungen treffen. Bei der Auftragserfassung analysiert turian beispielsweise lange Kundenkonversationsverläufe, versteht Freitextanfragen aus E-Mails und führt Produktabgleiche durch – auch ohne spezifische Artikelnummern. Darüber hinaus erstellt turian präzise Antworten für Kunden, fordert fehlende oder zusätzliche Informationen an und klärt widersprüchliche Daten, ähnlich wie ein menschlicher Mitarbeiter.

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Ein weiteres Highlight: Sprachbarrieren gehören mit turian der Vergangenheit an. Unsere KI-Assistenten sind polyglott und beherrschen alle Sprachen, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden.

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turian integriert sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme, wie ERP- oder CRM-Plattformen, sowie in gängige E-Mail-Clients wie Gmail und Outlook, ohne Ihre bestehenden Arbeitsabläufe zu stören. Die Lösung ist flexibel und kann individuell an Ihre Geschäftsanforderungen angepasst werden. Egal, ob es darum geht, die Auftragsabwicklung zu optimieren, Compliance-Workflows zu automatisieren oder Bestellungen effizienter zu verwalten – turian bietet eine maßgeschneiderte Lösung, die Ihrem Team mehr Zeit für strategisch wichtige Aufgaben verschafft.

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Das Beste daran: turian ist sofort einsatzbereit und erfordert weder Programmierkenntnisse noch aufwendige Schulungen. Mit der benutzerfreundlichen visuellen Oberfläche von turian kann Ihr Team Arbeitsabläufe schnell konfigurieren, die Automatisierungsleistung überwachen und Anpassungen in Echtzeit vornehmen – und das alles ohne Unterstützung durch IT-Spezialisten.

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Wenn Sie noch unsicher sind, ob turian zu Ihrem Unternehmen passt, bieten wir Ihnen die Möglichkeit eines kostenlosen Proof of Concept (PoC) an. Dabei nutzen wir Ihre echten Daten (nach Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung), um Ihnen zu zeigen, wie turian speziell auf Ihre Geschäftsprozesse zugeschnittene Optimierungen vornehmen kann.

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Steigern Sie die Effizienz, Präzision und Produktivität Ihres Unternehmens – mit turian, Ihrer Lösung für die KI-gestützte Geschäftsprozessautomatisierung.

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