Was ist Auftragsabwicklung?

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Eine präzise und reibungslose Auftragsabwicklung kann den Unterschied zwischen einem treuen Kunden und einem Kunden, der nie wiederkommt, ausmachen. Es ist ein Prozess, bei dem es um alles oder nichts geht und der sich stark auf den Ruf und das Ergebnis eines Unternehmens auswirken kann. Was erwartet ein Kunde normalerweise, wenn er eine Bestellung aufgibt? Einen reibungslosen und problemlosen Ablauf, eine pünktliche Lieferung und dass er genau das erhält, was er bestellt hat. Wenn ein Unternehmen an irgendeinem Punkt in dieser Kette versagt, kann dies zu einem verlorenen Verkauf, einer negativen Bewertung oder, noch schlimmer, zu einem verlorenen Kunden führen.

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Aus diesem Grund ist eine effiziente Auftragsabwicklung für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um auf dem heutigen wettbewerbsintensiven Markt erfolgreich zu sein, einen treuen Kundenstamm aufzubauen und letztlich das Wachstum zu fördern. In diesem Beitrag gehen wir auf alle Aspekte der Auftragsabwicklung ein, von der Frage, was sie ist und wie sie funktioniert, bis hin zu den verschiedenen Arten von Systemen. Wir erörtern auch die Vor- und Nachteile des Einsatzes eines Auftragsabwicklungssystems und geben einige wertvolle Tipps, die zur Optimierung des Prozesses und zur Verbesserung der Gesamteffizienz beitragen können.

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Was ist Auftragsabwicklung?

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Bildnachweis: katemangostar

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Die Auftragsabwicklung ist, einfach ausgedrückt, der Arbeitsablauf der Auftragsverwaltung, den ein Unternehmen bei der Annahme, Verwaltung und Ausführung von Kundenaufträgen durchführt. Sie kann als eine Reihe von Schritten beschrieben werden, die in dem Moment beginnen, in dem ein Kunde eine Bestellung aufgibt, und enden, wenn die Bestellung erfolgreich an den Kunden geliefert wurde. Die Auftragsabwicklung kann je nach Umfang der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens variieren. Sie kann in einem Lager oder Distributionszentrum stattfinden, in dem Kommissionierer, Sortierer und Verpacker koordiniert zusammenarbeiten, um die Aufträge zu erfüllen, oder sie kann von einer einzelnen Person oder einem kleinen Team durchgeführt werden. Warum also ist eine effiziente Auftragsabwicklung so wichtig? Nun, dafür gibt es viele Gründe, zum Beispiel:

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• Sie hilft Unternehmen, den Überblick über die Lagerbestände zu behalten und Fehlbestände zu vermeiden.
• Sie gewährleistet eine rechtzeitige und genaue Lieferung der Aufträge, was zu zufriedenen Kunden führt.
• Sie ermöglicht Unternehmen die Überwachung und Analyse von Auftragsdaten, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Sie hilft den Unternehmen, einen guten Ruf zu bewahren und die Kundenbindung zu stärken.

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Was ist Auftragsabwicklungssoftware?

Die Auftragsbearbeitung kann manuell mit Stift und Papier oder über Spreadsheets erfolgen, aber wenn ein Unternehmen wächst, wächst auch sein operativer Umfang, und diese manuellen Methoden reichen nicht mehr aus. Hier kommt die Auftragsabwicklungssoftware (OPS) ins Spiel - OPS beschleunigt den Auftragsabwicklungsprozess, verringert das Potenzial für menschliche Fehler und stellt die Kundenzufriedenheit sicher, unabhängig davon, wie groß oder klein ein Unternehmen ist. Auftragsabwicklungssoftware ist ein digitales Werkzeug, das entwickelt wurde, um den Auftragsabwicklungs-Workflow von Anfang bis Ende mit wenig bis gar keinem manuellen Eingriff zu verwalten und zu optimieren.

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Software für die Auftragsabwicklung automatisiert die verschiedenen Phasen eines Auftragslebenszyklus: Sie kann Aufträge aus verschiedenen Quellen (z. B. E-Mails oder Online-Portalen) erfassen, den Auftrags-/Lieferstatus verfolgen und Rechnungen erstellen, was Unternehmen dabei hilft, Kundenaufträge effizient zu verwalten und auszuführen. Dies ist von entscheidender Bedeutung, denn Genauigkeit und Pünktlichkeit sind Schlüsselfaktoren für die Kundenzufriedenheit, und ein zufriedener Kunde bedeutet mehr Umsatz, positive Bewertungen und einen besseren Ruf der Marke. Auftragsabwicklungssysteme können auch in andere Geschäftssysteme wie ERP oder CRM integriert werden, um alle Auftragsabwicklungsvorgänge (z. B. Dateneingabe, Auftragsbestätigung usw.) in einer einheitlichen Plattform zusammenzufassen.

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Die Schritte der Auftragsabwicklung:

Die Auftragsabwicklung ist ein wichtiger Bestandteil des Innenvertriebs und umfasst eine ganze Reihe mannigfaltiger Komponenten. Es ist ein komplexer Prozess, der eine sorgfältige Verwaltung und Koordination erfordert, um sicherzustellen, dass die Aufträge der Kunden korrekt und pünktlich ausgeführt werden.

Je nach Größe eines Unternehmens und seinem Betriebsmodell können die Arbeitsabläufe bei der Auftragsabwicklung variieren. Es gibt jedoch fünf allgemeine Schritte, die von den meisten Unternehmen bei der Auftragsabwicklung befolgt werden. Dazu gehören:

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1. Bestelleingang - Erhalt von Aufträgen:

Der allererste Schritt im Arbeitsablauf der Auftragsabwicklung ist der Eingang eines Kundenauftrags. Dies kann über verschiedene Kanäle erfolgen, z. B. per E-Mail oder online über eine E-Commerce-Website oder EDI. Die Auftragsdetails, wie Produktname(n), Menge und Lieferadresse, werden dann erfasst und in das ERP- oder Auftragsverwaltungssystem eingegeben. Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, da er die Grundlage für den restlichen Arbeitsablauf bei der Auftragsabwicklung bildet.

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2. Überprüfen/Validieren von Aufträgen:

Sobald die Bestellung eingegangen ist, wird sie in einem nächsten Schritt auf ihre Richtigkeit überprüft und validiert. In diesem Schritt werden die Bestellinformationen (z. B. Produktname, Menge und Preis) mit den im System eingegebenen Daten verglichen. Die Überprüfung und Validierung der Bestelldaten ist von entscheidender Bedeutung, da so sichergestellt wird, dass die Bestellung des Kunden korrekt ist und keine Unstimmigkeiten oder Fehler vorliegen, die zu Verzögerungen oder Problemen bei der Auftragsabwicklung führen könnten.

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3. Angebotserstellung:

In Fällen, in denen der Auftrag spezielle Preise oder Anpassungen erfordert, wird ein Angebot erstellt und dem Kunden zur Genehmigung vorgelegt. Der Kostenvoranschlag bzw Auftragsbestätigung enthält alle notwendigen Informationen, wie z. B. Artikeldetails, Preise, Geschäftsbedingungen, Liefertermine usw. Wenn der Kunde mit dem Angebot einverstanden ist, kann der Auftrag zum nächsten Schritt übergehen. Ist dies nicht der Fall, muss der Prozess möglicherweise wiederholt werden, bis sowohl der Kunde als auch das Unternehmen eine Einigung erzielen.

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4. Rechnungen erstellen:

Sobald der Auftrag vom Kunden bestätigt und genehmigt wurde, erstellt das Unternehmen eine Rechnung, um die Zahlung für den Auftrag anzufordern. Dieses Dokument enthält in der Regel Details wie Unternehmens- und Kundeninformationen (z. B. Name oder Adresse), Produkt-/Dienstleistungsbeschreibung, Lieferdatum, Zahlungsbedingungen und Gesamtkosten. Die Rechnung wird dann zur Zahlungsabwicklung an den Kunden geschickt.

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5. Versand:

Nachdem die Zahlung des Kunden abgewickelt wurde und die Bestellung bereit ist, ausgeführt zu werden, folgt der letzte Schritt im Arbeitsablauf der Auftragsabwicklung: der Versand. Dies beinhaltet die Kommissionierung, Verpackung und den Versand der Ware/Dienstleistung an die vom Kunden angegebene Lieferadresse. Sobald die Bestellung versandt wurde, erhält der Kunde eine Tracking-Nummer, mit der er den Lieferstatus seiner Bestellung verfolgen kann.

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Faktoren, die den Workflow der Auftragsabwicklung beeinflussen:

Es gibt keinen universellen Ansatz für die Auftragsabwicklung. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Prioritäten und Methoden für die Auftragsabwicklung, die von verschiedenen Faktoren abhängen können, darunter:

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• Art des Produkts: Um welche Art von Produkt handelt es sich? Ist es verderblich oder zerbrechlich? Jedes Produkt kann einen anderen Ansatz für die Verpackung und Handhabung erfordern. Verderbliche Artikel wie Lebensmittel benötigen beispielsweise eine spezielle temperaturgesteuerte Umgebung, zerbrechliche Artikel wie Glaswaren hingegen eine besondere Schutzverpackung.
• Auftragsvolumen: Wie viele Artikel werden bestellt? Die Menge der Artikel kann sich stark auf die Art der Bearbeitung und des Versands auswirken. Große Artikel können per Fracht an ein Verteilungszentrum versandt werden, während kleinere Bestellungen über einen Kurierdienst direkt an den Kunden versandt werden können.
• Versandverpackung: Sie können ein Produkt nicht einfach in eine beliebige Schachtel werfen und erwarten, dass es unversehrt am Zielort ankommt. Die Größe und Art der Verpackung kann die Handhabung des Produkts stark beeinflussen. So erfordern große Gegenstände (z. B. schwere Maschinen) möglicherweise eine spezielle Verpackung und Handhabung im Vergleich zu kleineren Gegenständen wie Schrauben oder kleineren Präzisionsinstrumenten.
• Produktivität der Arbeitskräfte: Können Ihre derzeitigen Mitarbeiter den Auftragsabwicklungsprozess effizient bewältigen? Wenn nicht, ist es vielleicht an der Zeit, eine Neubewertung vorzunehmen und eine Automatisierung in Betracht zu ziehen, um die Produktivität zu verbessern und die Auftragsabwicklung zu beschleunigen.
• Saisonabhängigkeit: Während der Hochsaison (z. B. an Feiertagen) kann der gesamte Auftragsabwicklungsprozess beeinträchtigt werden. Da mehr Aufträge zu kommissionieren, zu verpacken und zu versenden sind, kann der Prozess länger als gewöhnlich dauern. Dies kann zu einer Verzögerung der Lieferung führen und die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen.

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Arten von Auftragsabwicklungssystemen (OPS)

Auftragsabwicklungssysteme sollen Unternehmen dabei helfen, den Prozess der Erfüllung von Kundenaufträgen zu verwalten und zu optimieren. Zu diesem Zweck sammeln und speichern diese Systeme alle Daten im Zusammenhang mit Kundenbestellungen (z. B. Produktinformationen, Lieferadressen und Zahlungsdetails) in einer zentralen Datenbank. Auf diese Weise können alle relevanten Abteilungen innerhalb eines Unternehmens jederzeit auf genaue und aktuelle Auftragsinformationen zugreifen. Das Vertriebsteam kann das System beispielsweise nutzen, um den Status von Bestellungen zu verfolgen, was es ihm ermöglicht, den Kunden genauere Liefervorgaben zu machen.

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Es gibt verschiedene Arten von Auftragsbearbeitungssystemen, jedes mit seiner eigenen Art der Auftragsverwaltung, aber sie können im Allgemeinen in zwei Haupttypen eingeteilt werden: manuell und automatisiert.

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1. Traditionelle Auftragsabwicklungssysteme:

Traditionelle (oder manuelle) Auftragsabwicklungssysteme sind auf menschliche Arbeitskraft und physische oder digitalisierte Papiere angewiesen, um Aufträge zu bearbeiten und auszuführen. Von der Auftragserfassung und -prüfung bis hin zur Auftragsverfolgung und Rechnungsstellung wird alles von Hand erledigt. Während die manuelle Bearbeitung von ein oder zwei Aufträgen vielleicht keine große Sache ist, kann der manuelle Prozess mit zunehmendem Auftragsvolumen mühsam und zeitaufwändig werden. Außerdem erhöht die manuelle Auftragsabwicklung das Risiko menschlicher Fehler, da jeder Schritt des Prozesses von menschlichen Eingaben abhängt. Dies kann zu falschen oder verspäteten Bestellungen führen, was sich negativ auf die Kundenzufriedenheit auswirken kann.

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2. Automatisierte Auftragsabwicklungssysteme:

Automatisierte Auftragsabwicklungssysteme nutzen fortschrittliche KI-Technologien wie große Sprachmodelle (LLMs), um verschiedene Aufgaben im Auftragsabwicklungs-Workflow zu automatisieren, z. B. die Auftragserfassung, Datenextraktion, Auftragsverfolgung, Rechnungserstellung und Auftragsbestätigung.

Ein automatisiertes System kann beispielsweise wichtige Informationen aus Kundenbestellungen extrahieren (z. B. Produktdetails oder Lieferadressen), sie mit den bereits in der Datenbank gespeicherten Daten abgleichen und die Daten dann automatisch in das ERP/CRM-System eines Unternehmens eingeben. Da diese Systeme KI-Technologie verwenden, können sie Bestellungen viel schneller verarbeiten und gleichzeitig die Gefahr menschlicher Fehler erheblich verringern.

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Vorteile eines Auftragsabwicklungssystems

Auftragsabwicklungssysteme können die Geschäftsabläufe optimieren und das Kundenerlebnis insgesamt erheblich verbessern. Auftragsabwicklungssysteme bieten zum Beispiel einen rationalisierten Ansatz zur Verfolgung des Auftragsfortschritts, vom Zeitpunkt der Bestellung eines Kunden bis zur Lieferung der Ware. Auf diese Weise kann die Genauigkeit bei der Auftragsabwicklung verbessert werden, und die Kunden erhalten Echtzeit-Updates zu ihren Bestellungen. Auftragsabwicklungssysteme können auch das Risiko von verlorenen oder verlegten Bestellungen verringern. Wenn ein Kunde beispielsweise versehentlich eine falsche Adresse eingibt, kann das System den Fehler markieren und eine Warnung oder Benachrichtigung an den Kunden und/oder das Unternehmen zur Korrektur senden. Dies wiederum kann den Kunden eine zuverlässigere Erfahrung bieten und Vertrauen und Loyalität gegenüber Ihrem Unternehmen schaffen.

Ein gut implementiertes Auftragsabwicklungssystem beseitigt nicht nur den manuellen Arbeitsaufwand (wie Dateneingabe oder Auftragsverfolgung), sondern verringert auch die Möglichkeit menschlicher Fehler, deren Behebung kostspielig und zeitaufwändig sein kann. Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben können Unternehmen ihre Mitarbeiter auf Aufgaben mit höherem Mehrwert, wie Kundendienst oder Produktentwicklung, setzen.

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Nachteile von Auftragsabwicklungssystemen

Auftragsabwicklungssysteme erweisen sich zwar oft als vorteilhaft, wenn sie gut implementiert sind, aber sie haben auch einige Nachteile, die Unternehmen berücksichtigen sollten, bevor sie in sie investieren. Äußerst komplizierte und maßgeschneiderte Systeme können in der Implementierung und Wartung kostspielig sein. Dies liegt daran, dass sie möglicherweise zusätzliches Fachpersonal oder ständige Aktualisierungen erfordern, um die ordnungsgemäße Funktionalität zu gewährleisten.

Darüber hinaus ist eine on-premise installierte Auftragsverwaltungssoftware auch mit Wartungskosten verbunden, einschließlich der Notwendigkeit eines IT-Teams zur Verwaltung der Software. Dies kann für kleine Unternehmen oder Start-ups eine zusätzliche Belastung darstellen, da sie möglicherweise nur begrenzte Ressourcen oder ein begrenztes Budget für IT-Infrastruktur und Support zur Verfügung haben.

Da alle Daten zur Auftragsabwicklung automatisch vom Softwareprogramm erfasst werden, kann es auch schwierig sein, Fehler aufzuspüren, verglichen mit einem manuellen Auftragsabwicklungssystem, bei dem ein menschlicher Mitarbeiter seine Schritte zurückverfolgen und korrigieren kann. Dies kann zu ungenauen Aufträgen und zur Unzufriedenheit der Kunden führen, wenn es nicht sofort behoben wird.

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7 Tipps zur Verbesserung Ihrer Auftragsabwicklung:

Auch wenn die Methoden der Auftragsabwicklung in jedem Unternehmen auf die jeweiligen Geschäfts- und Kundenanforderungen zugeschnitten sind, so ist das Ziel doch immer dasselbe: die genaue Ausführung von Kundenaufträgen, die Steigerung der Produktivität und die Senkung der Kosten. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Auftragsabwicklung zu verbessern und diese Ziele zu erreichen.

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1. Fokus auf Effizienzsteigerung

Unternehmen arbeiten effizienter, wenn alle Komponenten nahtlos zusammenarbeiten. Es ist wichtig, die Arbeitsabläufe bei der Auftragsabwicklung kontinuierlich zu überwachen, um Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen vorgenommen werden können. Wenn Sie manuelle, sich wiederholende Aufgaben (z. B. Auftragseingang, Rechnungsstellung oder Dateneingabe) mithilfe von KI oder anderen Automatisierungstools reduzieren oder eliminieren, gewinnen Sie Zeit, um sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren, die menschliche Entscheidungen erfordern, z. B. Probleme bei der Auftragsabwicklung oder komplexe Kundenanfragen.

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2. Behalten Sie die Lagerbestände im Blick

Eine gut organisierte und genaue Bestandsführung kann sich direkt auf die Effizienz der Auftragsabwicklung auswirken. Wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt, erwartet er, dass der/die gewünschte(n) Artikel auf Lager und lieferbereit sind. Wenn jedoch die Bestandsdaten nicht genau aktualisiert werden oder der Artikel nicht auf Lager ist, kann dies zu Verzögerungen und Unzufriedenheit beim Kunden führen. Während manuelle Organisationssysteme (z. B. Excel-Spreadsheets) bis zu einem gewissen Grad effizient arbeiten können, können automatisierte Bestandsverfolgungssysteme die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler verringern, den Prozess beschleunigen und Echtzeitdaten für eine bessere Entscheidungsfindung liefern.

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3. Warehouse Management System

Die Einführung eines Lagerverwaltungssystems (LVS) kann die Produktivität erheblich steigern und die Kosten für die Auftragsabwicklung senken. Ein WMS kann zum Beispiel alle lagerbezogenen Funktionen, einschließlich Auftragsabwicklung, Bestandsverwaltung und Versand, an einem zentralen Ort abwickeln; es bietet Ihnen einen vollständigen Echtzeit-Überblick über Ihren Bestand, sodass Sie Aufträge effizienter planen und ausführen können. Ein WMS kann auch in andere Supply-Chain-Software (z. B. SAP oder NetSuite) integriert werden, um den Auftragserfüllungsprozess weiter zu optimieren, was zu einem verbesserten Serviceniveau und geringeren Kosten führt.

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4. Nachfrageprognose

Es ist immer besser, auf einen Auftragsschub vorbereitet zu sein, als mit Rückständen und Verzögerungen zu kämpfen. Durch die Analyse von Kundendaten und historischen Verkaufsdaten ist es möglich, die künftige Nachfrage abzuschätzen und entsprechend zu planen. Mit Hilfe von Nachfrageprognosen können Sie beispielsweise saisonale Spitzenzeiten vorhersehen und die Lagerbestände erhöhen oder zusätzliches Personal einstellen, um den erwarteten Anstieg der Bestellungen zu bewältigen. Ein proaktiver Ansatz bei der Nachfrageprognose kann Ihnen auch dabei helfen, Überbestände zu vermeiden und unnötige Bestandskosten zu senken.

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5. Verbessern Sie die Kundenkommunikation

Wenn Sie Ihre Kunden während der gesamten Auftragsabwicklung informieren und auf dem Laufenden halten, können Sie Vertrauen und Zufriedenheit schaffen. Seien Sie transparent über den Auftragsstatus und die voraussichtlichen Liefertermine. Falls es zu Verzögerungen oder Problemen kommt, sollten Sie dies umgehend mitteilen und Alternativen anbieten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Wenn die Kunden wissen, was sie zu erwarten haben und auf dem Laufenden gehalten werden, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie Ihre Marke positiv wahrnehmen und zu Stammkunden werden.

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6. Verwenden Sie eine Software für die automatisierte Auftragsabwicklung

Die Automatisierung kann die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Auftragsabwicklung erheblich verbessern. Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben (wie Dateneingabe, Auftragsprüfung, Nachverfolgung, Rechnungserstellung usw.) können Unternehmen Zeit und Geld sparen und gleichzeitig das Risiko menschlicher Fehler minimieren. Automatisierte Auftragsabwicklungssoftware bietet außerdem Echtzeiteinblicke in den gesamten Auftragsabwicklungsprozess, so dass Unternehmen etwaige Engpässe schnell erkennen und beheben können. Wenn eine Bestellung beispielsweise falsche oder fehlende Informationen enthält, kann ein automatisiertes System dies kennzeichnen und das zuständige Teammitglied benachrichtigen, um das Problem zu beheben.

Modernste KI-gestützte Auftragsabwicklungssoftware kann auch mit fortschrittlichen Funktionen wie der Verarbeitung natürlicher Sprache ausgestattet sein, die es Unternehmen ermöglicht, Kundenanfragen besser zu verstehen und zu beantworten. Ein Kunde kann zum Beispiel mit einfachen Worten wie "Wo ist meine Bestellung?" nach dem Status seiner Bestellung fragen, und die KI-Software kann die Frage interpretieren, die Daten überprüfen und in Sekundenschnelle eine genaue Antwort geben. KI-gestützte automatisierte Auftragsabwicklung kann Unternehmen auch dabei helfen, Aufträge in mehreren Sprachen zu bearbeiten, was es einfacher macht, global zu expandieren und einen vielfältigen Kundenstamm zu bedienen.

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7. Trainieren Sie Ihr Team und bilden Sie es weiter

Es ist von entscheidender Bedeutung, in die Schulung und Weiterbildung Ihrer Teammitglieder zu investieren, um sicherzustellen, dass sie mit neuen Technologien und Verfahren vertraut sind. Es spielt keine Rolle, wie fortschrittlich Ihre Auftragsabwicklungssysteme sind, wenn Ihr Team nicht über die nötigen Fähigkeiten verfügt, um sie effizient zu bedienen; es ist einfach eine Verschwendung von Ressourcen. Durch regelmäßige Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten können Sie Ihr Team mit den notwendigen Fähigkeiten ausstatten, um diese fortschrittlichen Auftragsbearbeitungssysteme zu nutzen, was zu höherer Produktivität, verbesserter Effizienz und genauerer Auftragsabwicklung führt.

Abgesehen von diesen Tipps können Sie Ihre Arbeitsabläufe in der Auftragsabwicklung auch durch die Integration Ihrer ERP-/CRM-Systeme mit Ihrem Auftragsabwicklungssystem sowie durch die regelmäßige Überprüfung und Optimierung Ihrer Prozesse auf der Grundlage von Kundenfeedback und Datenanalysen verbessern. Indem Sie Ihre Auftragsabwicklungsabläufe kontinuierlich optimieren, können Sie Ihren Kunden ein besseres Erlebnis bieten, die Kosten senken und der Konkurrenz einen Schritt voraus sein.

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Optimieren Sie Ihre Auftragsabwicklungsprozesse mit turian

Wenn Sie Ihre Auftragsabwicklung von der Auftragserfassung bis zur Auftragsbestätigung automatisieren wollen, dann ist turian eine robuste KI-Automatisierungslösung, die genau das leisten kann. Unsere hochmoderne Auftragsabwicklungssoftware basiert auf den fortschrittlichsten großen Sprachmodellen (LLMs) und einer Reihe von proprietären Technologien, die Genauigkeit und Geschwindigkeit in jedem Schritt des Auftragsabwicklungsprozesses gewährleisten. turian kann eine Reihe von manuellen, sich wiederholenden Aufgaben automatisieren, wie z. B. die Auftragserfassung, Datenextraktion und -validierung, Rechnungserstellung, Auftragsverfolgung und mehr.

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Unsere KI-Assistenten können Bestellungen aus verschiedenen Quellen, wie z.B. Freitext-E-Mails, PDFs, Word-Dateien und Bildern, erfassen, die notwendigen Datenpunkte (z.B. Produktname, Menge, Preis) herausziehen und diese automatisch in das ERP- oder CRM-System Ihres Unternehmens eingeben. turian kopiert nicht einfach blind Daten, sondern versteht den Kontext und die Bedeutung hinter den Informationen und kann dementsprechend Entscheidungen treffen, genau wie ein menschlicher Sachbearbeiter. Schickt ein Kunde zum Beispiel eine E-Mail mit dem Betreff "Dringende Bestellung", priorisiert turian diese Bestellung und benachrichtigt Ihr Team, damit es sofort handeln kann.

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Unsere KI-Assistenten können auch Angebote erstellen, Auftragsbestätigungs-E-Mails verfassen und an Kunden senden, den Auftragsstatus verfolgen und aktualisieren und sogar Kundenanfragen zu ihren Aufträgen im Dialog bearbeiten. Erkundigt sich ein Kunde beispielsweise nach dem Status seiner Bestellung, kann turian Echtzeit-Updates und voraussichtliche Lieferzeiten liefern. Gibt es Verzögerungen oder Probleme mit der Bestellung (z.B. falsche/ fehlende Informationen), kann turian diese kennzeichnen und Ihre Teammitglieder zur Freigabe/Bestätigung benachrichtigen, bevor die Bestellung fortgesetzt wird. Mit der intuitiven Benutzeroberfläche von turian überwachen und verwalten Sie alle Aufgaben rund um die Auftragsabwicklung an einem Ort und haben so die volle Kontrolle über Ihre automatisierten Workflows.

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Das Besondere an turian ist, dass es sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme (z.B. ERP, CRM) und E-Mail-Clients (z.B. Outlook, Gmail) integrieren lässt, ohne Ihre gewohnten Arbeitsabläufe zu stören und ohne nennenswerte IT-Kosten. Außerdem müssen Sie unsere KI-Assistenten nicht trainieren und sich nicht um die Datenqualität sorgen. Unsere Systeme sind vortrainiert und lernen ständig aus neuen Daten, Feedback und Ihren spezifischen Geschäftsprozessen. Wir arbeiten eng mit unseren Kunden zusammen, um unsere Modelle zu verfeinern und auf ihre individuellen Geschäftsanforderungen und Branchenbedürfnisse abzustimmen. Auf diese Weise erhalten Sie einen personalisierten KI-Assistenten, der Ihre Arbeitsabläufe versteht und sich an Veränderungen in Ihrem Unternehmen anpassen kann. Wenn Sie sich selbst davon überzeugen möchten, wie turian Ihre Auftragsabwicklung optimieren kann, bieten wir Ihnen einen kostenlosen Proof of Concept (PoC) an. Im PoC können Sie unsere Lösung mit echten Daten in Aktion erleben und entscheiden, ob sie für Ihr Unternehmen geeignet ist.

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