E-Rechnung: Grundlagen und Automatisierung der Verarbeitung

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Ab 2025 werden E-Rechnungen im B2B-Sektor in Deutschland verpflichtend sein. Diese Digitalisierung des Rechnungsstellungsprozesses ist nicht nur eine gesetzliche Vorgabe, sondern auch eine große Chance für Unternehmen, ihre Betriebsabläufe zu optimieren, Kosten zu senken und einen Beitrag zu einer nachhaltigeren Zukunft zu leisten. Doch was genau ist eine E-Rechnung? Welche Veränderungen bringt sie für die Unternehmenslandschaft mit sich? Und wie können sich Unternehmen auf diese neue Gesetzgebung vorbereiten?

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Wenn Sie sich diese Fragen stellen, sind Sie hier genau richtig. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen alles, was Sie über E-Rechnungen wissen müssen, damit Ihr Unternehmen reibungslos in die neue Ära der digitalen Rechnungsstellung starten kann.

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Beginnen wir mit den Grundlagen.

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Was ist eine E-Rechnung?

Bildquelle: vectorjuice

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Eine elektronische Rechnung (oder kurz E-Rechnung) ist eine Rechnung, die vollständig in elektronischer Form erstellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird. Mit anderen Worten: Es handelt sich um eine digitale Version der herkömmlichen Papierrechnung, die in einem vordefinierten Format elektronisch (z. B. per E-Mail) versendet und empfangen wird, anstatt in physischer Form gedruckt und per Post verschickt zu werden. Der gesamte Prozess – von der Einreichung bis zur Bezahlung – erfolgt digital, ohne Papier, Druck oder Postdienste.

Im Rahmen des neuen E-Rechnungsgesetzes in Deutschland sind E-Rechnungen strukturierte elektronische Rechnungen, die in einem maschinenlesbaren Format erstellt werden und der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Das bedeutet, dass es sich nicht um irgendeine Art von digitaler Rechnung handelt, sondern um ein spezifisches Format, das gesetzlich anerkannt und geregelt ist. Auf diese gesetzlichen Anforderungen werden wir später noch näher eingehen.

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E-Rechnungspflicht Ab 2025: Was bedeutet das für Unternehmen?

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Bildquelle: pch.vector

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Ok, jetzt wissen wir, was eine E-Rechnung ist. Doch was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen? Werfen wir zunächst einen Blick auf das große Ganze. In den letzten Jahren haben Unternehmen verstärkt ihre Prozesse automatisiert und digitalisiert – auch die Rechnungsstellung. Der Grund dafür ist einfach: Automatisierte Prozesse beschleunigen Abläufe, reduzieren Fehler sowie Kosten, die bei herkömmlichen papierbasierten Methoden entstehen, und führen insgesamt zu effizienteren Geschäftsabläufen.

Das Gleiche gilt für die Rechnungsstellung. Mit der elektronischen Rechnungsstellung können Unternehmen den gesamten Rechnungsprozess – von der Erstellung bis zum Empfang – vollständig digital abwickeln. E-Rechnungen gewinnen weltweit immer mehr an Bedeutung und werden in vielen Ländern bereits als Standardmethode genutzt. Auch Deutschland hat sich, inspiriert von anderen EU-Staaten und internationalen Vorreitern, dazu entschieden, die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend einzuführen.

Diese Entscheidung wurde mit dem Gesetz über Wachstumschancen getroffen, das am 22. März 2024 vom Bundestag und Bundesrat verabschiedet wurde. Mit der Umsetzung dieses Gesetzes verfolgt die Bundesregierung das Ziel, die Attraktivität des Wirtschaftsstandorts Deutschland zu steigern und die Wirtschaft zu stärken – durch verbesserten Cashflow, die Förderung von Wachstum sowie durch Anreize für Investitionen und Innovationen. Gleichzeitig soll das Steuerrecht modernisiert und das Steuersystem gestrafft werden.

Was bedeutet das konkret für Unternehmen? Kurz gesagt: Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen im B2B-Sektor in Deutschland gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Diese Regelung, bekannt als E-Rechnungspflicht oder obligatorische elektronische Rechnungsstellung, gilt für Unternehmen jeder Größe und Branche. Das Hauptziel dieser neuen Vorschrift ist es, papierbasierte Rechnungen vollständig abzuschaffen und den Übergang zu einer vollständig digitalen Wirtschaft zu ermöglichen.

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Was wird sich ändern?

Was genau ändert sich mit dieser neuen Gesetzgebung? Ab dem 1. Januar 2025 wird es nur noch zwei Arten von Rechnungen geben: elektronische Rechnungen und andere Rechnungen. Werfen wir einen genaueren Blick auf beide Kategorien:

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Elektronische Rechnungen

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird als eine Rechnung definiert, die in einem vordefinierten, strukturierten digitalen Format erstellt, gesendet und empfangen wird. Dieses Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, um eine elektronische Verarbeitung zu ermöglichen.

Was bedeutet das in der Praxis? Damit eine Rechnung als E-Rechnung gilt, muss sie so strukturiert sein, dass eine automatisierte Verarbeitung möglich ist. Rechnungen im PDF-Format oder in anderen nicht standardisierten Formaten wie DOCX oder JPG eignen sich zwar hervorragend für die visuelle Darstellung, erfüllen jedoch nicht die Voraussetzungen für eine automatisierte Verarbeitung und gelten somit nach dem neuen Gesetz nicht als E-Rechnungen.

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Sonstige Rechnungen

Wenn eine Rechnung die Kriterien für eine elektronische Rechnung nicht erfüllt, fällt sie unter die Kategorie „andere Rechnungen“. Dazu zählen sowohl Papierrechnungen als auch Rechnungen, die in nicht strukturierten elektronischen Formaten wie PDF, Word-Dateien oder JPG übermittelt werden.

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Wen betrifft die verpflichtende E-Rechnung?

Nun fragen Sie sich vielleicht, wer genau von dieser neuen E-Rechnungspflicht betroffen sein wird. Die kurze Antwort lautet, dass sie in erster Linie für steuerpflichtige Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen (B2B) gilt. Unabhängig davon, ob das betreffende Unternehmen als Haupt- oder Nebengeschäft tätig ist, ist es verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Und nicht nur sie; bis 2028 müssen auch kleine Unternehmen, die unter die Mehrwertsteuerkategorie fallen, diese neue Vorschrift einhalten. Außerdem müssen sowohl der Dienstleister als auch der Empfänger in Deutschland ansässig sein, damit die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung gilt.

Was bedeutet es also, in Deutschland ansässig zu sein?
Gemäß den Vorschriften gilt ein Unternehmen als ansässig, wenn es einen eingetragenen Sitz, eine Geschäftsführung oder eine Betriebsstätte in Deutschland hat. Hat Ihr Unternehmen keinen eingetragenen Sitz, wird aber von Deutschland aus geführt oder beschäftigt Teams dort, erfüllt es dennoch die Ansässigkeitsvoraussetzung. Ist Ihr Unternehmen jedoch lediglich umsatzsteuerlich in Deutschland registriert, ohne physische Präsenz, entfällt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung.

Hinweis: Verkäufe an private Endverbraucher (B2C) und grenzüberschreitende B2B-Verkäufe sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen. Das bedeutet, dass Sie sich keine Sorgen um diese neue Verordnung machen müssen, wenn Sie direkt an Verbraucher verkaufen oder Geschäfte mit Unternehmen außerhalb Deutschlands tätigen.

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Die nächsten Schritte

Nun haben wir ein klares Verständnis davon, was die E-Rechnungspflicht ist und wen sie betrifft. Aber was sind die nächsten Schritte für Unternehmen, um diese neue Verordnung einzuhalten? Hier ist eine Übersicht dessen, was in den kommenden Jahren zu erwarten ist:

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2025

‍Gemäß dem Growth Opportunities Act tritt die E-Rechnungspflicht in Deutschland am 1. Januar 2025 in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen in einem standardisierten Format versenden und empfangen, das der europäischen Normreihe EN 16931 entspricht.

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2025 und 2026

‍In diesen beiden Jahren können Unternehmen für B2B-Verkäufe weiterhin Papierrechnungen ausstellen oder elektronische Rechnungen (z. B. PDF) verwenden, die nicht der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Voraussetzung ist jedoch, dass der Empfänger ausdrücklich zustimmt, Rechnungen in diesem Format zu erhalten.

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2027‍

Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Unternehmen, die im Vorjahr einen Umsatz von nicht mehr als 800.000 Euro erwirtschaftet haben, weiterhin Papierrechnungen versenden. Unternehmen mit einem höheren Umsatz können Papierrechnungen nur dann verwenden, wenn diese über EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) übermittelt werden.

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2028

Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Sektor die neuen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung vollständig erfüllen.

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Auf welche Formate und formalen Anforderungen sollten Sie achten?

Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei einer E-Rechnung nicht um irgendeine Art von digitaler Rechnung – sie muss bestimmten, von der Europäischen Union vorgeschriebenen Standards und Formaten entsprechen. Das festgelegte Format für E-Rechnungen ist ein strukturiertes XML-Datenformat. Wenn ein Unternehmen also elektronische Rechnungen versenden möchte, muss es sicherstellen, dass seine Rechnungen in diesem Format vorliegen.

Im Gegensatz zu einer gescannten Papierrechnung oder einer PDF-Rechnung, die manuelle Bearbeitung erfordern, ermöglichen strukturierte E-Rechnungen den direkten Import von Rechnungsdaten in weiterverarbeitende Systeme – ohne manuellen Eingriff.

In Deutschland gibt es zwei zugelassene Standardformate für strukturierte E-Rechnungen: XRechnung und ZUGFeRD. Werfen wir einen genaueren Blick auf diese Formate:

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XRechnung

Die Standard XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) unter der Leitung des IT-Planungsrates entwickelt wurde. Dieses Format wurde als Reaktion auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU erstellt und mit dem E-Rechnungs-Gesetz vom 4. April 2017 in deutsches Recht übernommen.

Der Hauptzweck des XRechnung-Standards besteht darin, den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen durch automatische elektronische Verarbeitung zu erleichtern.

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ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein weiterer in Deutschland anerkannter Standard für elektronische Rechnungen, der die Anforderungen der EU-Richtlinie erfüllt. Im Gegensatz zu XRechnung, das sich ausschließlich auf strukturierte, maschinenlesbare Daten für die automatisierte Verarbeitung konzentriert, verfolgt ZUGFeRD einen hybriden Ansatz.

Es kombiniert eine visuelle Darstellung der Rechnung in einer PDF-Datei mit strukturierten Daten im XML-Format. Das bedeutet, dass eine ZUGFeRD-Rechnung sowohl maschinenlesbar als auch aufgrund ihrer visuellen Darstellung für Menschen verständlich ist.

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Andere Formate

Während in Deutschland derzeit nur XRechnung und ZUGFeRD offiziell als Standardformate für elektronische Rechnungen anerkannt sind, erlaubt die EU-Richtlinie die Verwendung anderer Formate – solange sie den erforderlichen Standards entsprechen.

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Die Vorteile der elektronischen Rechnung

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung mag zunächst wie eine zusätzliche regulatorische Belastung für Unternehmen erscheinen, doch sie bietet auch zahlreiche Vorteile. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile der Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung:

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Kostensenkung

Einer der offensichtlichsten Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung ist die deutliche Reduzierung von Kosten. Herkömmliche Papierrechnungen erfordern Ressourcen wie Papier, Druck, Kuvertierung und Porto. Hinzu kommt der Zeitaufwand für die manuelle Bearbeitung, der einen erheblichen Teil der Arbeitszeit beanspruchen kann.

Mit der elektronischen Rechnungsstellung entfallen all diese Kosten, da der gesamte Prozess digital abgewickelt wird. Unternehmen können so erhebliche Einsparungen erzielen und ihre Ressourcen auf andere wichtige Geschäftsbereiche konzentrieren.

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Verbesserte Prozesseffizienz

Neben der Kostensenkung steigert die Nutzung von E-Rechnungen auch die Prozesseffizienz innerhalb eines Unternehmens. Zeitaufwändige manuelle Tätigkeiten wie Drucken, Kuvertieren und Versenden entfallen, wodurch Rechnungsprozesse optimiert und deutlich beschleunigt werden.

Das führt zu schnelleren Bearbeitungs- und Genehmigungsprozessen für Rechnungen, wodurch die Gesamtbearbeitungszeit erheblich verkürzt wird. Zudem minimiert die elektronische Rechnungsstellung Fehler, die bei der manuellen Dateneingabe auftreten können, da die Daten automatisch von der E-Rechnung in das Geschäftssystem übertragen werden.

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Schnellere Zahlungsabwicklung

Wie bereits erwähnt, beschleunigt die elektronische Rechnungsstellung die Bearbeitung und Genehmigung von Rechnungen erheblich. Dies führt zu einem schnelleren Zahlungseingang und hat einen direkten positiven Einfluss auf den Cashflow eines Unternehmens.

Durch die Umstellung auf E-Rechnungen können Unternehmen ihre Zahlungszyklen verkürzen und sicherstellen, dass Zahlungen rechtzeitig eingehen. Das verbessert nicht nur die Liquidität, sondern stärkt auch die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten.

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Wie Sie die Verarbeitung von E-Rechnungen mit turian automatisieren

Wenn Sie es leid sind, stundenlang elektronische Rechnungen manuell zu verarbeiten, ist es an der Zeit, turian übernehmen zu lassen. Die E-Rechnungslösung von turian nutzt modernste KI-Technologie, einschließlich großer Sprachmodelle (LLMs) und natürlicher Sprachverarbeitung (NLP), um den E-Rechnungsprozess von Anfang bis Ende zu automatisieren. Unsere E-Invoice-Software kann wesentliche Daten sowohl aus elektronischen Rechnungen als auch aus herkömmlichen Papierrechnungen extrahieren, wie Rechnungsnummern, Daten, Einzelposten und Beträge, ohne dass eine manuelle Eingabe oder ein Modelltraining erforderlich ist.

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Aber turian beschränkt sich nicht nur auf die Datenextraktion; unsere KI-Assistenten überprüfen auch die Richtigkeit und Gültigkeit Ihrer E-Rechnungen und stellen sicher, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen, wie z. B. die Umsatzsteuer, enthalten sind und korrekt berechnet werden. Mit der E-Invoicing-Lösung von turian können Unternehmen Zeit sparen, Fehler reduzieren und die EU-Vorschriften wie EN 16931 und 2014/55/EU vollständig einhalten.

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Die E-Invoicing-Software von turian kann E-Rechnungen in gesetzlich definierten Formaten (z. B. XRechnung und ZUGFeRD) verarbeiten, sodass Sie sicher sein können, dass Ihre E-Rechnungen den EU-Standards entsprechen. Außerdem stellt unsere Lösung die Informationen visuell in einem für Menschen lesbaren Layout dar, sodass Ihr Team die Rechnungen leicht überprüfen und genehmigen kann. Und dank der nahtlosen Integration kann turian extrahierte Daten in Sekundenschnelle automatisch in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem übertragen. Mit turian können Sie sicher sein, dass Ihre Systeme immer synchronisiert sind und Ihre Finanzdaten vollständig sind.

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