Wie Künstliche Intelligenz (KI) gängige Herausforderungen bei der Auftragsabwicklung meistert

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In einer Welt, in der Geschwindigkeit und Effizienz den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen, ist die Optimierung Ihrer Geschäftsabläufe von entscheidender Bedeutung. Ganz gleich, ob Sie in der Beschaffung, im Vertrieb oder im Kundendienst tätig sind - die Art und Weise, wie Sie Ihre Aufträge abwickeln, kann Ihr Unternehmen entweder vorantreiben oder bremsen. Aber seien wir mal ehrlich - die Auftragsabwicklung kann eine wirklich lästige Aufgabe sein.

Sie umfasst eine Reihe repetitiver Aufgaben wie Dateneingabe, Validierung, Angebotserstellung usw., die einen erheblichen Teil der Zeit Ihres Teams in Anspruch nehmen können. Es ist, als würde man immer wieder das Gleiche tun, ohne Raum für Innovationen oder Verbesserungen. Aber das muss nicht so sein. Im heutigen digitalen Zeitalter, in dem sich die Technologie in einem erstaunlichen Tempo weiterentwickelt, hat sich die künstliche Intelligenz (KI) zu einem game-changer in der Auftragsabwicklung entwickelt. Sie automatisiert nicht nur diese alltäglichen Aufgaben, sondern liefert auch wertvolle Erkenntnisse zur Verbesserung Ihrer Geschäftsabläufe.

In diesem Blogbeitrag werfen wir einen Blick darauf, was KI ist, wie sie gängige Herausforderungen bei der Auftragsabwicklung löst und welche Vorteile sie Ihrem Unternehmen bringt. Am Ende werden Sie ein solides Verständnis dafür haben, wie KI Ihre Auftragsabwicklung verändern und Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhelfen kann.

Was ist KI? Wie funktioniert sie?

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Bildnachweis: Freepik

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Künstliche Intelligenz (KI) ist ein weit gefasster Begriff, der sich auf die Entwicklung intelligenter Maschinen bezieht, die menschenähnliche Aufgaben mit minimalem oder ohne menschliches Eingreifen ausführen können. Sie umfasst eine breite Palette von Technologien, darunter maschinelles Lernen (ML), Natural Language Processing (NLP) und Robotik, um intelligente Systeme zu schaffen, die verstehen, lernen und sich anpassen können.

Das Herzstück der KI, insbesondere im Auftragseingang, ist jedoch eine spezielle Technologie namens Large Language Models (LLMs). Diese maschinellen Lernmodelle werden auf riesigen Datensätzen trainiert, was es ihnen ermöglicht, menschliche Sprache zu verstehen, zu generieren und auf anspruchsvolle Weise zu verarbeiten. LLMs sind in der Lage, Daten aus E-Mails und Anhängen zu interpretieren und zu extrahieren, den Kontext und die Absicht zu verstehen und präzise Antworten zu generieren.

Sie können auch auf bestimmte Aufgaben abgestimmt werden, was sie vielseitig und anpassungsfähig für verschiedene Branchen macht. LLMs bestehen aus mehreren Schlüsselkomponenten. Nachstehend sind die 5 Hauptkomponenten von LLMs aufgeführt:

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• Embedding-Layer: Dieser Layer ordnet die eingegebenen Token, d. h. Wörter oder Teilwörter, zu und erfasst die semantischen Verbindungen zwischen den Wörtern, um das Kontextverständnis zu verbessern.
• Feedforward-Layer: Der Feedforward-Layer verarbeitet die Token aus dem Embedding-Layer, um Muster und Beziehungen in den Daten zu erkennen und die Lernfähigkeit der LLMs zu verbessern.
• Recurrent Layer: Dieser Layer erfasst sequentielle Abhängigkeiten und ermöglicht es dem Modell, frühere Token in einer Sequenz zu berücksichtigen, wodurch es sich für Aufgaben eignet, bei denen Kontext und Reihenfolge eine Rolle spielen.
• Attention-Mechanism: Der Aufmerksamkeitsmechanismus hilft dem LLM, sich auf bestimmte Segmente des Inputs mit unterschiedlicher Bedeutung zu konzentrieren. Dies verbessert die Fähigkeit des Modells, Zusammenhänge und Kontext zu verstehen, insbesondere bei langen Eingaben.
• Neural Network Layers: Diese Layer verarbeiten Informationen und leiten sie an die nächste Layer weiter, wodurch ein tiefes neuronales Netz entsteht. Diese Architektur ermöglicht es dem LLM, menschenähnlichen Text zu erzeugen und komplexe Datensätze zu verstehen.

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Vereinfacht ausgedrückt, verarbeiten LLMs große Mengen an Textdaten, lernen Muster und Beziehungen und erzeugen menschenähnliche Antworten auf Aufforderungen. Das macht sie zu einem hervorragenden Werkzeug für die Automatisierung von Aufgaben, die Text und Kommunikation beinhalten, wie z. B. die Erfassung von Kundenaufträgen. Das Beste daran ist, dass sie ständig lernen und sich verbessern können; je mehr Daten sie erhalten, desto besser werden sie.

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Häufige Herausforderungen bei der Auftragsabwicklung: Wie KI sie meistert

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Bildnachweis: Freepik

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Die Auftragsabwicklung ist das Bindeglied zwischen den Kundenwünschen und der Fähigkeit des Unternehmens, diese zu erfüllen. Dieser kritische Prozess ist jedoch nicht so einfach, wie es vielleicht scheint. Er umfasst eine Reihe von Aufgaben, die Zeit, Aufwand und viel Liebe zum Detail erfordern. Wenn die Auftragsabwicklung auf herkömmliche Weise manuell erfolgt, kann sie mit einer Reihe von Problemen behaftet sein, die das Wachstum Ihres Unternehmens behindern können. Im Folgenden haben wir einige der häufigsten Herausforderungen bei der Auftragsabwicklung aufgelistet, und zeigen, wie KI diese effektiv angehen kann.

‍Manuelle Dateneingabe und Validierung

Eine der größten und zeitraubendsten Aufgaben in der Auftragsabwicklung ist die manuelle Dateneingabe. Sie umfasst die Übertragung von Daten aus verschiedenen Quellen (wie E-Mails, PDFs oder CSV-Dateien) in das ERP-System. Ihr Vertriebsteam in der Lieferkette kann Hunderte von Stunden mit der Eingabe von Kundeninformationen, Auftragsdetails und Rechnungsdaten verbringen. Dies frisst nicht nur die wertvolle Zeit Ihres Teams, sondern öffnet auch die Tür für andere Herausforderungen, wie z. B.:

• Höhere Fehlerquote (Tippfehler)
• Inkonsistenz bei der Dateneingabe
• Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung

Außerdem ist die Validierung dieser manuell eingegebenen Daten eine weitere komplexe und zeitaufwändige Aufgabe. Jede Information muss auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Konsistenz überprüft werden, um Fehler zu vermeiden und eine reibungslose Auftragsabwicklung zu gewährleisten. Sie kennen vielleicht das leidige Problem, wenn Sie das richtige Produkt, das Ihr Kunde bestellt hat (aber vergessen hat, die Produkt-ID anzugeben), mit Ihrer eigenen Produktdatenbank abgleichen müssen. Dieser Prozess der Datenextraktion und -validierung ist zwar unerlässlich, aber ungeheuer mühsam. Selbst ein kleiner Fehler kann sich auf die Effizienz Ihres Unternehmens, die Kundenzufriedenheit und das Endergebnis auswirken.

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Wie KI diese Herausforderung bewältigen kann:

Die KI-gestützte Auftragsabwicklung macht manuelle Dateneingabe überflüssig, indem sie Large Language Models (LLMs) einsetzt, um Informationen aus E-Mails und Anhängen zu lesen, zu interpretieren und zu extrahieren. Diese intelligenten Systeme können den Kontext und die Kundenabsicht verstehen und gewährleisten eine verzögerungsfreie Datenverarbeitung. KI-Assistenten können die extrahierten Daten auch mit Ihren bestehenden Systemen vergleichen und validieren, was Ihnen Zeit und Aufwand im Validierungsprozess erspart. Außerdem können sie Datensätze in Echtzeit aktualisieren, so dass Sie nicht darauf warten müssen, dass Ihr Team Daten manuell eingibt und validiert. Dadurch wird der Arbeitsablauf bei der Auftragsabwicklung gestrafft, Fehler werden reduziert, und Ihr Team hat mehr Zeit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

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Verwaltung hoher Auftragsvolumina

Eine effektive Auftragsabwicklung ist entscheidend für die Optimierung des Lagerbestands, die pünktliche Lieferung von Produkten und die Erfüllung von Kundenwünschen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch mit einer plötzlichen Auftragsspitze konfrontiert wird, kann Ihr Team mit der manuellen Bearbeitung schnell überfordert sein. Dies kann zu Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung führen und einen Dominoeffekt auf Ihre gesamte Lieferkette auslösen. Wenn Sie darüber nachdenken, mehr Mitarbeiter einzustellen, um das erhöhte Volumen zu bewältigen, ist das keine nachhaltige Lösung. Es erhöht nicht nur Ihre Gemeinkosten, sondern menschliches Versagen und Ermüdung können weiterhin zu Verzögerungen und Fehlern im Prozess führen.

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Wie KI diese Herausforderung bewältigen kann:

Ein automatisiertes Auftragsabwicklungssystem soll Ihnen helfen, Ihr Unternehmen zu vergrößern, ohne dass Sie mehr Personal benötigen. Ob Ihr Unternehmen 100 oder 1000 Bestellungen pro Tag erhält, KI-gesteuerte Assistenten können sie mit Leichtigkeit blitzschnell bearbeiten. Sie können Aufträge rund um die Uhr und ohne Unterbrechungen oder Verzögerungen bearbeiten und so sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die Kundennachfrage erfüllt und eine nahtlose Lieferkette aufrechterhält. Das bedeutet auch, dass Sie sich keine Gedanken darüber machen müssen, mehr Mitarbeiter im Vertriebsinnendienst einzustellen oder in eine teure Infrastruktur zu investieren, um ein hohes Auftragsvolumen zu bewältigen.

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Fehlen von Echtzeit-Updates

Für jedes Unternehmen ist ein klares Bild des Auftragsprozesses entscheidend, um datengestützte Entscheidungen zu treffen. Wenn Aufträge jedoch manuell bearbeitet werden, kann es schwierig sein, ihren Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen und zu überwachen. Das liegt daran, dass die Daten über verschiedene Systeme verteilt sind und oft manuell aktualisiert werden müssen, was es schwierig macht, einen genauen und zeitnahen Überblick über Ihre Aufträge zu erhalten. Wir haben gesehen, dass viele Unternehmen Excel-Tabellen zusammenbauen, in denen sie manuell Informationen aus vielen Systemen abrufen, um einen Überblick zu behalten. Das ist natürlich weder eine stabile noch eine effiziente Lösung. Ein Mangel an Echtzeit-Übersicht kann zu Problemen wie Fehlbeständen, ungenauen Bedarfsprognosen, schlechter Bestandsverwaltung und verspäteten Lieferungen führen.

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Wie KI diese Herausforderung bewältigen kann:

Durch den Einsatz von maschinellem Lernen und Datenvisualisierungstechniken können KI-Auftragsbearbeitungssysteme historische Vertriebsdaten, Markttrends und das Kundenverhalten analysieren, um in Echtzeit Insights in Ihre Auftragsabwicklung zu geben. Sie können Bestellungen vom Eingang bis zur Auslieferung verfolgen und geben Ihnen so vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Lieferkettenabläufe. Diese Echtzeitverfolgung hilft nicht nur bei der Entscheidungsfindung, sondern ermöglicht es Ihnen auch, Engpässe und Verzögerungen im Prozess zu erkennen, so dass Sie sofort Korrekturmaßnahmen ergreifen können.

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Compliance mit Vorschriften und gesetzlichen Bestimmungen

Bei der Auftragsabwicklung müssen auch verschiedene Vorschriften eingehalten werden, z. B. Branchenstandards, Handelsrichtlinien, Reporting zu Umweltauflagen und Datenschutzgesetze (CSRD, CSDDD, GDPR usw). Die Einhaltung dieser Vorschriften ist für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um rechtliche Strafen zu vermeiden, das Vertrauen der Kunden aufrechtzuerhalten und den Ruf Ihres Unternehmens zu wahren. Bei der manuellen Bearbeitung von Aufträgen ist es oft schwierig, diese gesetzlichen Anforderungen durchgängig zu erfüllen. Der Prozess erfordert akribische Detailarbeit und ständige Aktualisierungen, um mit den sich weiterentwickelnden Vorschriften Schritt zu halten. Angesichts der zunehmenden Komplexität der gesetzlichen Anforderungen kann die Einhaltung der Vorschriften für jedes Unternehmen zu einer überwältigenden Aufgabe werden. Die meisten KMU sind einfach nicht in der Lage, ihrer Pflicht zur Einhaltung der Rechtsvorschriften mit voller Sorgfalt nachzukommen, und setzen sich damit hohen Geldstrafen aus.

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Wie KI diese Herausforderung bewältigen kann:

Mit der KI-Auftragsabwicklung können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und gleichzeitig die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften sicherstellen. Durch die Nutzung von LLMs, die in Ihre Datenbanken integriert werden können, können KI-Auftragsverarbeitungssysteme Ihre Aufträge anhand verschiedener Vorschriften wie CSDDD, CBAM und REACH/RoHS bewerten. Unsere KI-Assistenten können auch automatisch alle potenziellen Nichteinhaltungen oder Diskrepanzen in der Bestellung und Ihrer Produktbasis markieren, so dass Sie frühzeitig Korrekturmaßnahmen ergreifen können. Das spart nicht nur Zeit und Aufwand, sondern gibt Ihnen auch die Gewissheit, dass Ihr Unternehmen alle erforderlichen Vorschriften einhält.

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Schlechte Customer Experience

Ein hervorragendes Kundenerlebnis ist für jedes Unternehmen entscheidend, um auf dem Markt zu bestehen. Es trägt nicht nur dazu bei, Kunden zu gewinnen und zu halten, sondern fördert auch die Markentreue und positive Mundpropaganda. Die manuelle Auftragsabwicklung kann zwar eine persönliche Note verleihen, birgt aber auch eine Reihe von Herausforderungen, die sich negativ auf das Kundenerlebnis auswirken können. Dazu können gehören:

• Lange Bearbeitungszeiten
• Ungenaue Auftragsabwicklung
• Mangelnde Transparenz des Prozesses
• Begrenzte Kommunikationskanäle
• Schwierigkeiten bei der Auftragsverfolgung und -aktualisierung

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Wie KI diese Herausforderung bewältigen kann:

KI eignet sich nicht nur für die Analyse historischer Vertriebsdaten oder die Bearbeitung von Bestellungen, sondern kann auch das Kundenerlebnis insgesamt verbessern. Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben kann KI Fehler reduzieren, Bearbeitungszeiten verkürzen und den Kunden Daten und Updates in Echtzeit zur Verfügung stellen. Einige erstklassige KI-Systeme für die Auftragsabwicklung (wie turian) verfügen auch über Kommunikationsfunktionen, die Kundenanfragen und -probleme in Echtzeit bearbeiten können. Dieser KI-Assistent kann Antworten verfassen, Angebote erstellen und sogar zusätzliche Informationen anfordern. Vom Lieferkettenmanagement bis zur Logistik hilft er Ihnen, ein nahtloses und reibungsloses Kundenerlebnis zu bieten.

Neben diesen Herausforderungen umfasst die Auftragsabwicklung auch komplexe Aufgaben wie Betrugserkennung, Zahlungsabwicklung, Lieferantenmanagement und mehr. Mit KI können Unternehmen ihre gesamte Auftragsabwicklung optimieren. Dies trägt nicht nur zur Verbesserung der Effizienz und Produktivität bei, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren und ihr Wachstum voranzutreiben.

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Wie turian helfen kann, Ihre Auftragsabwicklung zu optimieren

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Bildnachweis: Aleksandarlittlewolf

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Herkömmliche Methoden der Auftragsbearbeitung sind mühsam, zeitaufwändig und fehleranfällig. Und warum? Nun, diese Methoden sind in hohem Maße von menschlichen Eingriffen abhängig, was mit einer Reihe von Einschränkungen verbunden ist, wie Ineffizienz, Ungenauigkeit und Verzögerungen. Wenn Sie Probleme haben, Ihren Auftragseingang zu verwalten und nach einer besseren Methode zur Auftragsabwicklung suchen, dann ist turian genau die richtige Lösung für Sie. Unser KI-basierter Assistent zur Automatisierung des Auftragseingangs nutzt die Leistungsfähigkeit von Large Language Models (LLMs), um eine schnelle, präzise und effiziente Auftragsabwicklung zu ermöglichen und dabei Zeit und Ressourcen zu sparen. Hier erfahren Sie, wie turian Ihre Auftragsabwicklung optimieren kann:

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• Automatisieren Sie die Dateneingabe: Mit turian müssen Sie Daten nicht mehr manuell eingeben oder Informationen von einem System in ein anderes kopieren. Unser KI-Assistent kann relevante Daten aus E-Mails und Anhängen extrahieren und Ihr ERP- oder CRM-System automatisch und in Echtzeit aktualisieren.
• Verbessern Sie Effizienz, Genauigkeit und Geschwindigkeit: Unser KI-Assistent verfügt über ein Denkvermögen auf menschlichem Niveau, d. h. er kann komplexe Daten, einschließlich E-Mails und Anhänge, präzise verarbeiten und verstehen. Er kann Ihrem Team 80 % der Verwaltungsarbeit abnehmen und Hunderte von Stunden einsparen, die nun für strategischere und wertschöpfende Aufgaben verwendet werden können.
• Nahtlose Integration: turian integriert sich nahtlos in gängige E-Mail-Clients wie Gmail und Outlook und kann auch in Ihre bestehenden ERP- oder CRM-Systeme integriert werden. Sie können die Tools, die Sie bereits nutzen, wie z.B. Salesforce, Hubspot, SAP, ganz einfach an turian anschließen.
• KI-generierte Smart Replies: turian kann auch mit einem einzigen Klick maßgeschneiderte Antworten inklusive Anhängen generieren. Unsere KI kann Antworten verfassen, Angebote erstellen und zusätzliche Informationen von Lieferanten und Kunden anfordern.
• Updates in Echtzeit: Mit turian können Sie auf Echtzeit-Updates und Daten aus Ihrem ERP- oder CRM-System direkt neben dem E-Mail-Posteingang zugreifen. Das bedeutet, dass Sie immer über die aktuellsten Informationen verfügen, ohne zwischen verschiedenen Plattformen hin- und her wechseln zu müssen.

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Einfach ausgedrückt: turian wurde entwickelt, um Ihre Auftragsabwicklung zu optimieren und Ihre B2B-Aktivitäten zu unterstützen. Unsere KI-Lösung kann eine Reihe von Aufgaben übernehmen, von der Verwaltung von Bestellungen und Lieferaktualisierungen bis hin zur Automatisierung von Lieferanten-E-Mails mit Compliance-Informationen. Wenn Sie die Effizienz und Leistungsfähigkeit unseres KI-Assistenten erleben möchten, buchen Sie noch heute eine Demo und sehen Sie selbst, wie turian Ihre Auftragsabwicklung optimieren kann.

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