Was ist Bestellautomatisierung? Ihr Leitfaden zur Optimierung

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Im digitalen Zeitalter ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen längst kein Luxus mehr – sie ist zur Geheimwaffe für Unternehmen geworden, die sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen wollen. Ein Bereich, der besonders von der Automatisierung profitiert, ist die Bearbeitung von Bestellungen. Seien wir ehrlich: Wenn Sie Bestellungen manuell bearbeiten, ist „Effizienz“ vermutlich nicht das erste Wort, das Ihnen in den Sinn kommt. Der traditionelle, manuelle Ansatz ist geprägt von stapelweise Papierkram, zeitraubender Dateneingabe und stundenlanger Kommunikation mit Lieferanten und Genehmigenden. Das ist nicht nur langsam und mühsam, sondern auch anfällig für menschliche Fehler.

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Die Automatisierung von Bestellungen bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Beschaffungsprozesse effizienter zu gestalten und den Aufwand an Zeit, Arbeit und Ressourcen erheblich zu reduzieren. Die Automatisierung von Aufgaben wie der Erstellung, Genehmigung und Nachverfolgung von Bestellungen spart nicht nur Zeit und manuelle Arbeit, sondern minimiert auch Fehler und verbessert die Transparenz sowie die Kontrolle über den gesamten Beschaffungsprozess.

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Anstatt Stunden damit zu verbringen, eine bestimmte Bestellung zu suchen oder auf Genehmigungen zu warten, kann sich Ihr Team auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren, die einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen.

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Was ist Bestellautomatisierung?

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Die einfachste Definition der Bestellautomatisierung lautet: „Der Einsatz von Technologie und digitaler Software zur Automatisierung der Erstellung, Genehmigung, Verarbeitung und Verwaltung von Bestellungen in einem Unternehmen.“ Dies beinhaltet in der Regel den Einsatz von Software, die den gesamten Prozess – von der Erstellung und Einreichung bis hin zur Weiterleitung, Nachverfolgung und Genehmigung von Bestellungen – in einer digitalen Umgebung automatisiert.

Ein automatisiertes Bestellsystem ermöglicht es Unternehmen, ihren gesamten Beschaffungsprozess zu optimieren, von der ersten Anfrage bis zur endgültigen Zahlung. Dadurch können Zeit, Aufwand und Ressourcen erheblich eingespart werden. Der Prozess wird nicht nur effizienter, sondern das Risiko menschlicher Fehler, wie sie bei der manuellen Dateneingabe häufig auftreten, wird ebenfalls minimiert.

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Mit der Bestellautomatisierung können Unternehmen zwischen 80 % und 90 % der Zeit bei der Bestellabwicklung einsparen (Quelle: Interne Analyse der Kundendaten von turian).

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Das Hauptziel der Bestellautomatisierung besteht darin, den manuellen Aufwand, die Zeit und die Fehler zu reduzieren, die mit herkömmlichen Bestellprozessen verbunden sind. Gleichzeitig werden Genauigkeit, Effizienz und Transparenz im gesamten Beschaffungszyklus verbessert. Durch die Implementierung eines automatisierten Bestellsystems können Unternehmen einen strukturierten und optimierten Beschaffungsprozess erreichen, der ihre operativen Abläufe erheblich verbessert.

Die Bedeutung der Bestellautomatisierung für Unternehmen

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Nachdem wir geklärt haben, was Bestellautomatisierung ist, stellt sich die Frage: Warum ist sie für Unternehmen so wichtig? Es gibt viele Gründe, warum Organisationen, egal ob groß oder klein, in die Automatisierung ihres Bestellprozesses investieren sollten. Hier sind einige der wichtigsten:

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1. Modernisierung von Prozessen

Manuelle Bestellprozesse sind ineffizient und längst nicht mehr zeitgemäß. Während sie in der Vergangenheit vielleicht ausgereicht haben, können sie mit den Anforderungen der modernen Geschäftswelt nicht mehr Schritt halten. Mit automatisierten Bestellsystemen können Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse digitalisieren und effizienter gestalten. Ein automatisiertes System ermöglicht eine digitale Umgebung, in der alle Schritte – von der Erstellung bis zur Genehmigung von Bestellungen – elektronisch erfolgen. Drucken, Faxen oder Scannen von Dokumenten wird überflüssig, und alle relevanten Informationen sind jederzeit und überall leicht zugänglich.

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2. Reibungslose Geschäftsabläufe

Effiziente Betriebsabläufe sind entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Manuelle Bestellprozesse machen dies jedoch oft schwierig. Der Aufwand für die Erstellung, Genehmigung, Nachverfolgung und manuelle Eingabe von Bestellungen in ERP- oder CRM-Systeme ist zeitintensiv und fehleranfällig – besonders bei hohem Bestellvolumen. Die Folgen sind Verzögerungen, Unstimmigkeiten und Ineffizienz.

Durch automatisierte Bestellverfahren können diese Aufgaben optimiert und mit minimalem Aufwand schnell und präzise erledigt werden. Automatisierungslösungen bieten Funktionen wie automatische Datenerfassung und -validierung, Genehmigungsabläufe und Echtzeit-Integration mit bestehenden Systemen. Das Ergebnis sind reibungslosere Abläufe, kürzere Bearbeitungszeiten und eine bessere Gesamtleistung des Unternehmens.

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3. Größere Reichweite idealer Lieferanten

Die Automatisierung wiederholender Aufgaben wie Lieferantenregistrierung, Anfrageversand und Verwaltung von Lieferanteninformationen gibt den Beschaffungsteams die Möglichkeit, sich auf strategische Tätigkeiten zu konzentrieren. So können sie Beziehungen aufbauen und die besten Lieferanten für ihre Bedürfnisse identifizieren. Mit dieser erweiterten Reichweite können Unternehmen von einer größeren Auswahl an Lieferanten profitieren, bessere Preise verhandeln und qualitativ hochwertigere Waren und Dienstleistungen sichern.

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4. Verbesserte Sichtbarkeit und Kontrolle

Manuelle Bestellprozesse erschweren die Nachverfolgung von Bestellungen und schaffen Unsicherheit: Wer bearbeitet die Bestellung? Wurde sie genehmigt? Wie ist der aktuelle Status? Automatisierungssysteme bieten Echtzeit-Einblicke in den Status von Bestellungen und ermöglichen es den Beteiligten, den Fortschritt zu verfolgen und potenzielle Engpässe, wie verspätete Genehmigungen oder fehlende Informationen, zu identifizieren. Automatisierte Benachrichtigungen und Warnmeldungen sorgen dafür, dass alle Beteiligten über den aktuellen Status informiert bleiben und rechtzeitig handeln können – etwa durch Genehmigungen oder Korrekturen.

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5. Datengestützte Entscheidungsfindung

Automatisierte Bestellsysteme erfassen und analysieren Daten aus dem Beschaffungsprozess in Echtzeit. Diese Daten liefern wertvolle Einblicke, beispielsweise zu Ausgabenmustern, Lieferantenleistung und der Effizienz des gesamten Beschaffungsprozesses. Durch die Nutzung dieser Erkenntnisse können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen, ihre Beschaffung optimieren und Kosteneinsparungen erzielen.

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Wie man Bestellungen automatisiert: 5 Schritte

Ok. Jetzt, da klar ist, warum die Automatisierung von Bestellungen für Unternehmen so wichtig ist, stellt sich die nächste Frage: Wie funktioniert das eigentlich? Der genaue Prozess kann je nach den geschäftlichen Anforderungen und der gewählten Automatisierungssoftware variieren, doch grundsätzlich gibt es fünf wesentliche Schritte zur Automatisierung von Bestellungen.

Dazu gehören unter anderem folgende Schritte, jedoch nicht ausschließlich:

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1. Identifizieren Sie ein Bestellautomatisierungssystem, das Ihren Anforderungen entspricht

• Der erste Schritt zur erfolgreichen Automatisierung von Bestellungen ist die Auswahl eines Systems, das speziell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Recherchieren Sie und vergleichen Sie verschiedene Optionen, um sicherzustellen, dass die Software Ihren aktuellen und zukünftigen Anforderungen gerecht wird. Achten Sie dabei auf wichtige Funktionen wie:

• Benutzerfreundlichkeit: Die Software sollte intuitiv und einfach zu bedienen sein, um eine schnelle Einführung und minimale Schulungszeit zu gewährleisten.
• Flexible Arbeitsabläufe: Die Lösung sollte anpassbar sein, damit sie die spezifische Struktur und die Anforderungen Ihres Unternehmens unterstützt.
• Integration: Stellen Sie sicher, dass das System problemlos mit bestehenden Plattformen wie ERP-, CRM- oder Buchhaltungssoftware verbunden werden kann.
• Echtzeit-Transparenz: Eine gute Software bietet Echtzeit-Einblicke in den Bestellprozess, um Ausgaben nachzuverfolgen und Unstimmigkeiten oder Betrugsfälle zu erkennen.
• Skalierbarkeit: Die Software sollte in der Lage sein, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen und ein höheres Bestellvolumen ohne Leistungseinbußen zu bewältigen.

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2. Integration in Ihre Finanzsysteme

Der nächste Schritt besteht darin, die Software zur Automatisierung von Bestellungen mit Ihren Finanzsystemen (z. B. Buchhaltungssystem oder ERP) zu verbinden. Dadurch werden Lieferantendatenbanken und Transaktionen über alle Plattformen hinweg synchronisiert. Der Softwareanbieter sollte bei der Einrichtung dieser Integration unterstützen und sicherstellen, dass alle benötigten Daten korrekt bereitgestellt werden. Dieser Schritt optimiert den Bestellprozess, reduziert Fehler und ermöglicht eine Echtzeit-Übersicht über den Status von Bestellungen.

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3. Genehmigungsabläufe einrichten

2. Nach der Integration der Software in Ihre Finanzsysteme sollten Sie Regeln, Richtlinien und Genehmigungshierarchien einrichten, die den Richtlinien Ihres Unternehmens entsprechen. Dies umfasst:

• Die Definition von Genehmigungsabläufen entsprechend der Organisationshierarchie.
• Die Festlegung von Ausgabenobergrenzen für jede Bestellung.
• Die Zuweisung von Benutzerberechtigungen und Zugriffsebenen basierend auf den Rollen im Beschaffungsprozess.
• Die Aktivierung automatischer Benachrichtigungen für relevante Beteiligte über den Status von Bestellungen, ausstehende Genehmigungen und andere Aktualisierungen.

Durch diese Maßnahmen wird die Sicherheit gestärkt, die Kommunikation verbessert und die Transparenz im gesamten Prozess gefördert.

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4. Lieferantenauswahl

Nach der Einrichtung der Genehmigungsabläufe ist es Zeit, die Lieferanten für Ihre Bestellungen auszuwählen. Dieser Schritt umfasst die Recherche und Bewertung potenzieller Lieferanten basierend auf Kriterien wie Qualität, Lieferzeiten, Preisgestaltung und Ruf. Die Automatisierungssoftware kann den Prozess erleichtern, indem sie eine zentrale Datenbank mit Lieferanteninformationen, Kontaktangaben und Leistungskennzahlen bereitstellt. Wählen Sie einen Lieferanten, der die Werte und Ziele Ihres Unternehmens teilt und über eine nachgewiesene Erfolgsbilanz bei der Lieferung hochwertiger Produkte oder Dienstleistungen verfügt.

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5. Auftragserstellung

Nach der Auswahl der Lieferanten erstellt das System den Auftrag automatisch auf Grundlage der bereitgestellten Informationen. Der Auftrag enthält alle wichtigen Details, darunter Produktbeschreibung, Stückpreis, Menge, gewünschtes Lieferdatum, Gesamtkosten und spezifische Versandanweisungen. Ebenfalls enthalten sind die vereinbarten Bedingungen, wie Zahlungsdetails und eventuelle Rabatte oder Garantien. Die Software sendet die Bestellung zur Bestätigung an den Lieferanten und speichert die genehmigte Bestellung automatisch im System zur späteren Verwendung.

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Vorteile der automatisierten Auftragsabwicklung

Der Übergang von manuellen Bestellmethoden zu einem automatisierten Bestellprozess ist für jedes Unternehmen, ob groß oder klein, ein kluger Schritt, um im digitalen Zeitalter wettbewerbsfähig zu bleiben, Wachstum zu fördern und operative Exzellenz zu erreichen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die sich durch die Automatisierung Ihrer Bestellungen ergeben:

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1. Höhere Teameffizienz

Die manuelle Verwaltung einer großen Anzahl von Bestellungen kann zeitaufwendig und kompliziert sein. Automatisierte Bestellsysteme ermöglichen es Ihren Teams, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren, die menschliche Eingaben und Kreativität erfordern. Mit einem Cloud-basierten System zur Automatisierung von Bestellungen werden alle Daten zentralisiert und leicht zugänglich, wodurch sich Prozesse beschleunigen und die betriebliche Effizienz steigern lassen.

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2. Weniger Fehler

Bestellungen sind rechtlich bindende Verträge zwischen Käufer und Verkäufer, weshalb es entscheidend ist, sie korrekt zu bearbeiten. Bei manuellen Prozessen besteht jedoch stets das Risiko menschlicher Fehler. Diese können so einfach wie Tippfehler oder so gravierend wie falsche Mengen- oder Preisangaben sein – mit kostspieligen Konsequenzen, die nicht nur Ihren Gewinn beeinträchtigen, sondern auch Ihre Beziehungen zu Lieferanten belasten können.

Mit einem automatisierten Bestellsystem lassen sich solche Fehler erheblich reduzieren. Tritt eine Unstimmigkeit auf, wie fehlende oder fehlerhafte Informationen, erkennt das System dies automatisch, markiert die Problemstellen und sendet Warnmeldungen an die zuständigen Teammitglieder. Diese können die Fehler schnell überprüfen und korrigieren, was die Genauigkeit und Effizienz des Einkaufsprozesses sicherstellt.

Das bedeutet, dass zeitaufwendiges Hin und Her zwischen Käufer und Verkäufer entfällt, um Fehler zu klären. Auch Sorgen über fehlende Informationen oder doppelte Bestellungen gehören der Vergangenheit an. Durch die Automatisierung Ihrer Prozesse gewährleisten Sie präzise und qualitativ hochwertige Daten, die zu fundierteren Entscheidungen und einer optimierten Einkaufsstrategie beitragen.

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3. Kosteneinsparungen

Manuelle Bestellmethoden, die auf Papier oder Excel basieren, sind zeitaufwendig und verursachen zusätzliche Kosten durch Druck, Scannen und Versand. Besonders bei einem hohen Bestellvolumen summieren sich diese Ausgaben schnell. Mit einem automatisierten Bestellprozess können Unternehmen Arbeits- und Ressourcenkosten deutlich senken und diese Mittel in strategischere Bereiche investieren. Zudem sind automatisierte Systeme skalierbar, sodass auch in Spitzenzeiten kein zusätzliches Personal benötigt wird. Langfristig führt dies zu erheblichen Kosteneinsparungen.

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4. Zeitersparnis

Zeit ist eine wertvolle Ressource, die Unternehmen nicht verschwenden sollten – insbesondere in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt. Manuelle Bestellprozesse können Stunden oder Tage in Anspruch nehmen und so die Warenlieferung verzögern. Dies sorgt oft für Frustration bei Käufern und Lieferanten. Mit einem automatisierten System lassen sich Bestellungen hingegen innerhalb von Minuten bearbeiten, wodurch der gesamte Beschaffungsprozess beschleunigt und eine pünktliche Lieferung der Waren sichergestellt wird.

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5. Flexible Arbeitsabläufe und Anpassungsmöglichkeiten

Automatisierungssoftware für Bestellungen bietet flexible Arbeitsabläufe und Anpassungsoptionen, die es Unternehmen ermöglichen, das System an ihre spezifischen Anforderungen anzupassen. Regeln und Genehmigungen können beispielsweise basierend auf Faktoren wie Artikeltyp, Lieferant oder Budgetgrenzen definiert werden. Wiederkehrende Bestellungen lassen sich über Rahmenverträge automatisieren, und automatische Genehmigungen können eingerichtet werden, um den Prozess weiter zu optimieren. Ganz gleich, wie individuell Ihr Einkaufsprozess ist – ein robustes System zur Bestellautomatisierung kann auf Ihre Anforderungen zugeschnitten werden.

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Modernisieren Sie Ihre operative Beschaffung mit der PO-Automatisierungslösung von turian

Wenn Sie die Effizienz steigern, Fehler minimieren und Zeit bei Ihrem Bestellprozess sparen möchten, ist es an der Zeit, die Automatisierung Ihrer Bestellungen mit turian in Betracht zu ziehen. Unsere Cloud-basierte Software zur Bestellautomatisierung wird durch modernste KI-Technologie unterstützt, darunter große Sprachmodelle (LLMs) mit benutzerdefinierten Geschäftsregeln und fortschrittlichen Datenabfragetechniken, um Ihre Beschaffungsvorgänge effizienter und präziser zu gestalten.

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turian automatisiert eine Vielzahl von beschaffungsbezogenen Prozessen, die in Ihrem Posteingang und ERP-System stattfinden – von Genehmigungs-Workflows und Bestellbestätigungen über Rechnungsbearbeitung und Angebotsanfragen bis hin zur Lieferantenkommunikation. Mit der neuen Funktion zum Chatten mit Dokumenten können Sie turian direkt nach spezifischen Details Ihrer vertraglichen Vereinbarungen mit Lieferanten fragen oder schnelle Antworten auf Bestellfragen erhalten, etwa ob alle Produkte pünktlich geliefert wurden. Diese Funktion ermöglicht einen sofortigen Zugriff auf wichtige Informationen und sorgt für eine proaktive Verwaltung Ihres Beschaffungsprozesses.

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Unser KI-Assistent extrahiert Daten aus E-Mails und Anhängen – unabhängig von Format oder Sprache – und gleicht diese mit den Daten in Ihrem ERP-System ab, um die Genauigkeit zu gewährleisten. Darüber hinaus bestimmt turian intelligent die nächsten Schritte auf Grundlage vordefinierter Geschäftsregeln. Das umfasst die Aktualisierung Ihres ERP- und Bestellsystems, die Anforderung fehlender Informationen oder sogar die Einholung einer Benutzerbestätigung.

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Darüber hinaus generiert turian menschenähnliche Antworten auf häufige Lieferantenanfragen und sorgt so für eine reibungslose Kommunikation und den Aufbau starker Lieferantenbeziehungen.

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Mit turian können Sie granulare Zugriffskontrollen einrichten und sensible Aktionen überprüfen und genehmigen, sodass Sie jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Beschaffungsautomatisierung haben. Die Lösung bietet außerdem Echtzeit-Analysen und Dashboards, die wertvolle Einblicke in Ihre Beschaffungsprozesse liefern. So können Sie datengestützte Entscheidungen treffen, Engpässe identifizieren und Ihre Betriebsabläufe kontinuierlich verbessern. Für wichtige Transaktionen, die nicht automatisiert werden sollen, ermöglicht turian es Ihrem Team, diese Fälle manuell zu überwachen und vollständig zu kontrollieren.

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Das Beste daran? turian lässt sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme wie SAP, MS Dynamics, Netsuite oder ABAS integrieren, ohne Ihren laufenden Betrieb zu beeinträchtigen. Wenn Sie Ihre Bestellungen noch manuell bearbeiten, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, Ihre operative Beschaffung mit der PO-Automatisierungslösung von turian zu modernisieren. Testen Sie turian risikofrei mit unserem kostenlosen Proof of Concept (PoC) und erleben Sie die Vorteile aus erster Hand.

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