Sechs Mythen über Order Management mit Künstlicher Intelligenz (KI)

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Intelligente Auftragsabwicklung. KI-Order Management. Automatisierung des Bestelleingangs. LLMs. KI-Assistenten. OCR. Automatisiertes Auftragsmanagement...

Diese Begriffe mögen für manche wie ein Wirrwarr klingen, aber sie bezeichnen alle dasselbe - Software, die den Prozess der Auftragsverwaltung automatisieren soll. KI-Tools nutzen fortschrittliche Technologien wie LLMs, um den Auftragsverwaltungsprozess mit minimalen oder gar keinen menschlichen Eingriffen zu optimieren. Die manuelle Dateneingabe, die Aktualisierung von ERP-/CRM-Systemen, die Überprüfung von Informationen und andere repetitive Aufgaben, die wertvolle Zeit in Anspruch nehmen, können automatisiert werden, um die Effizienz, Genauigkeit und Geschwindigkeit der Verwaltungstätigkeiten zu verbessern.

KI ist wie ein virtueller Assistent, der die mühsamen Teile der Auftragsverwaltung übernimmt und es Ihrem Team ermöglicht, sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert zu konzentrieren. Trotz des großen Interesses haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, die Wahrheit von den Mythen zu trennen, die sich um das KI-Auftragsmanagement ranken. Dies führt zu verpassten Wachstumschancen und vergeudeten Investitionen in minderwertige Lösungen, die viel versprechen, aber wenig davon einhalten.

In diesem Blogbeitrag klären wir die Verwirrung auf und räumen mit sechs weit verbreiteten Mythen über KI-Auftragsmanagement auf. Am Ende werden Sie einen Blick hinter die Kulissen werfen und wissen, was diese Tools wirklich für Ihr Unternehmen tun können. So sind Sie in der Lage, fundierte Entscheidungen zu treffen, die auf Fakten und nicht auf Fiktion beruhen.

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Entlarvung von sechs KI-Mythen im Auftragsmanagement

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Bildnachweis: Fullvector

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KI in der Auftragsmanagement wird oft als das nächste große Ding in der Geschäftsautomatisierung angepriesen, aber sie ist von einem Nebel von Missverständnissen umgeben. Lassen Sie uns den Hype durchforsten und mit den wichtigsten Mythen über KI im Auftragsmanagement aufräumen, damit Sie die tatsächliche Leistung dieser Technologie nutzen können, ohne sich von Rauch und Spiegeln täuschen zu lassen.

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1. 100%ige Genauigkeit ist garantiert

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Ein Versprechen, bei dem viel auf dem Spiel steht. Und eines, das oft nicht eingehalten wird.

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Künstliche Intelligenz (KI) kann zwar unglaublich präzise und effizient sein, ihre Genauigkeit hängt jedoch stark von der jeweiligen Aufgabe und der durchgeführten Maßnahme ab. So ist beispielsweise die Verwendung von KI für die reine Datenextraktion durch Techniken wie die visuellen Fähigkeiten von LLM oder die KI-basierte optische Zeichenerkennung (OCR) oft einfacher als die Überprüfung der Korrektheit der extrahierten Daten. Auch der Abgleich von Produkten aus einem Kundenauftrag mit einer ERP-Produktdatenbank ohne Produkt-ID kann für KI-Systeme eine Herausforderung darstellen. Eine gute KI-Lösung versteht das spezifische Geschäftsproblem, das sie lösen soll, und findet Wege, um die auftretenden Herausforderungen zu bewältigen.

Denken Sie auch daran, dass KI nur so gut ist wie die Daten, auf denen sie trainiert wird, und die Bedingungen, unter denen sie arbeitet. Genau wie Menschen benötigen auch KI-Algorithmen Training und kontinuierliches Feedback, um sich zu verbessern und anzupassen. Wenn die Daten, die zum Trainieren von KI-Modellen verwendet werden, veraltet, verzerrt oder unvollständig sind, werden die Ergebnisse nicht zu 100 % genau sein. Und wenn sich der Geschäftskontext ändert, kann die KI Schwierigkeiten haben, Schritt zu halten. Mit einem Wort: KI ist nicht unfehlbar oder zu 100 % perfekt.

Bei der Bewertung von KI-Lösungen ist es wichtig, über auffällige Marketing-Behauptungen hinauszuschauen und sich mit den Details zu befassen, wie die KI funktioniert, welche Daten sie verwendet und wie sie mit verschiedenen Szenarien umgeht.  Wenn ein Anbieter eine 100-prozentige Genauigkeit behauptet, dies aber nicht mit konkreten Beweisen oder Beispielen aus der Praxis untermauern kann, handelt es sich wahrscheinlich um reines Marketing. Suchen Sie nach einem Anbieter von KI-Software, der sich auf echte Ergebnisse konzentriert, wie Kosteneinsparungen, verbesserte Effizienz und Produktivität. Und nehmen Sie ihn nicht einfach beim Wort. Fragen Sie nach einem Test/einem Konzeptnachweis, um die Ergebnisse selbst zu sehen. Auf diese Weise können Sie eine fundierte Entscheidung treffen, die auf Fakten und tatsächlicher Leistung beruht und nicht nur auf kühnen Versprechungen.

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2. KI ist nur etwas für die Giganten der Wirtschaft

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Nicht ganz richtig. 

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Einer der am weitesten verbreiteten Mythen über das KI-Auftragsmanagement ist, dass es nur für große Unternehmen mit tiefen Taschen geeignet ist. Es stimmt zwar, dass große Unternehmen, die unter Papierkram, manueller Dateneingabe und repetitiven Aufgaben begraben sind, stark von KI profitieren können, aber die Technologie ist nicht exklusiv für sie. Tatsächlich glauben viele Menschen, dass KI große Datenmengen zum Trainieren benötigt, was ihren Einsatz auf größere Unternehmen beschränkt. Bei hochmodernen KI-Lösungen sind die Modelle jedoch bereits trainiert, so dass auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) diese Technologien einsetzen können, ohne dass sie eine große Datenmenge benötigen. In Wirklichkeit spielt die Größe des Unternehmens keine Rolle.

Die Entscheidung, ein KI-System zu implementieren, hat mehr mit Ihren aktuellen Problemen bei der Auftragsverwaltung und Ihren zukünftigen Wachstumsplänen zu tun als mit Ihrer Unternehmensgröße. Die Automatisierung manueller Aufgaben wie Auftragserfassung, Datenüberprüfung, Datenaktualisierung im ERP-/CRM-System, Compliance-Management usw. kann Unternehmen jeder Größe zugutekommen. Indem Sie Ihre Mitarbeiter von lästigen Aufgaben befreien, können sie sich auf strategische Initiativen und wertschöpfungsintensivere Arbeiten konzentrieren.

Und dank der Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit von KI kann sie mit Ihrem Unternehmen mitwachsen. Deshalb haben wir unsere KI-Lösung so konzipiert, dass sie vollständig skalierbar und anpassbar für Unternehmen jeder Größe ist. turian kann Aufträge in jeder Größenordnung abwickeln, sich an veränderte Bedingungen anpassen und mit dem Wachstum Ihres Unternehmens nach oben oder unten skalieren. Unsere flexible Preisgestaltung macht KI-Lösungen auch für kleinere Unternehmen erschwinglich. 

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3. Ihr Supply Chain- und Vertriebsteam muss das KI-Systemen konstant anlernen

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Nur wenn Sie eine veraltete Lösung verwenden.

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Wenn Ihr Team trotz KI-System ständig Zeit und Aufwand für die Datenextraktion, Klassifizierung und andere manuelle Aufgaben aufwenden muss, haben Sie die Katze im Sack gekauft. KI-Systeme sollten Ihrem Team die Arbeit erleichtern, nicht zusätzliche Arbeit für sie schaffen. Das Hauptziel von KI im Auftragsmanagement besteht darin, mühsame, zeitraubende Aufgaben zu automatisieren und Ihrem Team wertvolle Zeit für strategischere Tätigkeiten zu verschaffen. Eine gute KI-Lösung kann unübersichtliche, unstrukturierte Daten aus verschiedenen Quellen (z. B. E-Mail-freie Texte, PDF- oder Word-Dateien) verarbeiten, relevante Datenpunkte extrahieren und sie ohne manuelle Eingaben Ihres Teams in Ihre Kernsysteme (ERP/CRM) eingeben. Es kann Muster und Anomalien in Ihren Aufträgen erkennen, wertvolle Erkenntnisse liefern und Ihnen helfen, bessere und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.

Wenn Sie jedoch eine veraltete KI-Lösung verwenden, die ständig umfangreiche manuelle Eingaben und Anpassungen erfordert, dann muss Ihr Team das KI-System manuell leiten. Bei veralteten Lösungen wie OCR der alten Schule muss Ihr Team einen großen Aufwand betreiben, um das System zu trainieren, Datenpunkte manuell zu kennzeichnen und es kontinuierlich an jedes neue Dokumentenformat oder Layout anzupassen. Das kostet Ihr Team nicht nur viel Zeit und Aufwand, sondern lässt auch Raum für menschliche Fehler und Verzerrungen in den Daten. Wenn Sie also nicht wollen, dass Ihr Team von KI-Systemen aufgehalten wird, sollten Sie sich für eine Lösung entscheiden, die ihre Arbeit schneller und einfacher macht, nicht schwieriger.

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4. OCR ist dasselbe wie KI-basiertes Auftragsmanagement

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Nicht wirklich...

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Die Technologie der optischen Zeichenerkennung (kurz OCR) gibt es schon seit einiger Zeit, und sie wird oft mit der KI-Auftragsverwaltung verwechselt. In Wirklichkeit handelt es sich aber um zwei völlig verschiedene Dinge. Sicher, beide haben etwas mit Text und Daten zu tun, aber da enden die Gemeinsamkeiten auch schon. Zunächst einmal sollten wir klären, was OCR eigentlich macht.

Die OCR-Technologie hilft bei der Umwandlung physischer Dokumente wie Papiere, PDF-Dateien oder Bilder in digitale und durchsuchbare Daten. Das ist so, als ob Sie ein Foto Ihrer handschriftlichen Notizen machen und es in ein Textdokument umwandeln, das Sie auf Ihrem Computer bearbeiten und durchsuchen können. Ziemlich gut, oder? Das Problem ist jedoch, dass OCR nur einfache Aufgaben wie das Extrahieren von Text aus Bildern oder das Digitalisieren von Papierdokumenten bewältigen kann. Sie versteht weder den Kontext noch die Bedeutung und ist daher in ihren Möglichkeiten begrenzt. Und was noch schlimmer ist: Jedes Mal, wenn Sie ein anderes Dokumentformat verarbeiten, müssen Sie Ihre klassische OCR-Software erneut optimieren und trainieren.

Ganzheitliche KI-basierte Softwarelösungen wie turian gehen dagegen weit über OCR hinaus. Sie nutzen fortschrittliche große Sprachmodelle (LLMs), um die Bedeutung und den Kontext von Daten zu verstehen. LLMs können jeden Datentyp verarbeiten, ob strukturiert oder unstrukturiert, und komplexe Aufgaben wie das Verfassen von E-Mails, die Analyse von Kundenfeedback, die Erstellung von Reports und vieles mehr übernehmen. Außerdem benötigen sie keine Trainingsdaten oder manuelle Anpassungen und können jedes Dokumentenformat verarbeiten, egal ob es sich um E-Mail-freie Texte, Excel-Tabellen, PDFs, Word-Dateien oder Bilder handelt. OCR ist zwar ein nützliches Werkzeug, reicht aber nicht aus, um alle komplexen Prozesse des Order Managements zu bewältigen.

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5. KI-Lösungen lassen sich nur schwer integrieren

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Wenn Sie es selbst tun müssen. 

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Die Integration von KI-Lösungen in Ihre bestehenden Kernsysteme kann eine schwierige Aufgabe sein, vor allem, wenn Sie alles intern erledigen. Sie erfordert oft spezielle Fähigkeiten und Fachkenntnisse, die nicht jedes Unternehmen zur Verfügung hat. Wenn Sie sich nicht mit dieser technischen Seite der KI befassen möchten, können Sie diese Aufgabe an Unternehmen wie Turiain auslagern, die sich auf diese Art von Arbeit spezialisiert haben.

Auf diese Weise können Sie Zeit und Ressourcen sparen und gleichzeitig sicherstellen, dass der Integrationsprozess reibungslos und nahtlos verläuft. Außerdem verfügen die meisten modernen ERP-/CRM-Systeme über APIs (Application Programming Interfaces), und gute KI-Lösungen können sich problemlos mit ihnen verbinden, um einen reibungslosen Datenfluss und eine funktionale Integration zu gewährleisten. Und wenn Ihre Systeme nicht über APIs verfügen, gibt es andere Methoden, wie z. B. den elektronischen Datenaustausch (EDI), die eine Integration dennoch möglich machen können.

Wenn Sie Experten mit dem Integrationsprozess beauftragen, können Sie sich auf das große Ganze konzentrieren, während sie sich um die technischen Details kümmern. Dieser Ansatz spart Ihnen nicht nur Zeit und Aufwand, sondern stellt auch sicher, dass das KI-System korrekt und effektiv für Ihre Geschäftsanforderungen eingerichtet wird.

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6. KI wird menschliche Arbeitskräfte ersetzen

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Eine weit verbreitete Befürchtung, die jedoch nicht nuanciert ist.

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Künstliche Intelligenz (KI) wird den Menschen vollständig ersetzen. Maschinen werden die Welt beherrschen. Diese Vorstellung mag wie ein Science-Fiction-Film klingen, aber für viele ist diese Angst real. Zumindest in naher Zukunft (und zu unseren Lebzeiten) ist die KI jedoch nicht dazu da, menschliche Arbeitsplätze zu übernehmen oder menschliche Arbeitskräfte zu ersetzen. Sie ist dazu da, die menschlichen Fähigkeiten zu unterstützen und zu verbessern, indem sie komplexe Aufgaben einfacher, schneller und genauer macht - so dass Unternehmen die Talente der Menschen für komplexere Aufgaben nutzen können.

Ja, KI kann manuelle und repetitive Aufgaben wie Dateneingabe, Validierung, Angebotserstellung usw. automatisieren, aber das bedeutet nicht, dass sie menschliche Arbeitskräfte überflüssig macht. Vielmehr kann KI dazu beitragen, menschliche Fehler zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und den Mitarbeitern Zeit für kritischere und kreativere Aufgaben zu geben.

So kann sich Ihr Vertriebs- oder Supply Chainteam auf höherwertige Aufgaben konzentrieren, die menschliche Fähigkeiten wie Problemlösung, Entscheidungsfindung und Kundenkontakt erfordern. Bei KI handelt es sich um ein Werkzeug, das den Menschen am Arbeitsplatz nicht ersetzen, sondern unterstützen soll. Diese intelligenten Maschinen funktionieren nur dann am besten, wenn sie zusammen mit menschlicher Intelligenz eingesetzt werden (wie bei unserem "Human-in-the-Loop"-Prinzip), wodurch eine symbiotische Beziehung entsteht, die Wachstum und Erfolg des Unternehmens fördert.

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Jenseits des Hypes: Optimieren Sie Ihr Auftragsmanagement mit turian

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Bildnachweis: Freepik

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Wir bei turian versprechen nicht das Blaue vom Himmel. Wir behaupten nicht, dass unsere Technologie Ihre gesamte Belegschaft ersetzt oder auf magische Weise alle Ihre Probleme im Auftragsmanagement verschwinden lässt. Was wir anbieten, ist etwas anderes, etwas Reales. Unsere KI-gesteuerten Lösungen sind so konzipiert, dass sie sich nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse und Systeme einfügen und die Effizienz und Genauigkeit erhöhen, ohne Ihre täglichen Abläufe zu beeinträchtigen.

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turian kombiniert modernste KI-Algorithmen, einschließlich LLMs, aber wir wissen, dass das nicht ausreicht. Deshalb haben wir mehrere Layer proprietärer Technologie hinzugefügt, um unvergleichliche Genauigkeit, Geschwindigkeit und Effizienz zu gewährleisten. Mit turian müssen Sie sich keine Sorgen um die Qualität Ihrer Daten machen. Unser KI-System kann unübersichtliche, unstrukturierte Daten aus verschiedenen Quellen wie E-Mails, PDFs, Word- und Excel-Dateien sowie Bilder verarbeiten. Es kann relevante Datenpunkte selbständig identifizieren und sie für optimale Ergebnisse verarbeiten. Je nach Aufgabe (z.B. Datenextraktion) erreichen unsere KI-Assistenten eine Trefferquote von bis zu 99%. turian lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden ERP/CRP-Systeme und E-Mail-Clients (wie Outlook und Gmail) integrieren, um manuelle Aufgaben wie das Automatisieren vom Bestelleingang. Egal, ob es sich um die Verwaltung von Bestellungen, die Erfassung von Kundenaufträgen, die Einhaltung von Vorschriften, die Analyse von Verträgen und Dokumenten oder andere Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit der Lieferkette und dem Vertriebsservice handelt, turian kann alle diese Aufgaben optimieren und beschleunigen und Ihnen so Zeit, Aufwand und Ressourcen sparen.

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Aber verlassen Sie sich nicht nur auf unser Wort. Wir sind so überzeugt von unseren Lösungen, dass wir Ihnen einen kostenlosen Proof of Concept (PoC) anbieten. So können Sie sich selbst davon überzeugen, wie unsere KI-Modelle mit Ihren spezifischen Daten und Prozessen funktionieren, ohne dass Sie irgendwelche Verpflichtungen eingehen müssen. Und sollten Sie dennoch Zweifel oder Fragen haben, steht Ihnen unser Expertenteam während der Einführungsphase und darüber hinaus jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

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