Die größten Herausforderungen im operativen Einkauf

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Operative Beschaffungsprozesse sind ein zentraler Bestandteil jeder Organisation. Sie sorgen dafür, dass Geschäftsabläufe reibungslos funktionieren, nachhaltiges Wachstum gefördert wird und Unternehmen im Wettbewerb an der Spitze bleiben. Diese essenzielle Funktion stellt sicher, dass benötigte Waren und Dienstleistungen rechtzeitig, kostengünstig und in entsprechender Qualität beschafft werden – damit der tägliche Geschäftsbetrieb nicht ins Stocken gerät.

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Wie bei jedem Prozess gibt es jedoch auch in der operativen Beschaffung Herausforderungen. Dazu zählen beispielsweise Kommunikationsprobleme mit Lieferanten, ineffizientes Datenmanagement und mangelnde interne Abstimmung. Solche Engpässe können die Abläufe erheblich verlangsamen und die Effizienz beeinträchtigen. Werden sie nicht rechtzeitig behoben, können sie einem Unternehmen wertvolle Zeit und Geld kosten.

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Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es entscheidend, intelligente Lösungen für diese häufigen Probleme in der Beschaffung zu finden. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die sechs häufigsten Herausforderungen im Beschaffungswesen, ihre Auswirkungen und wie Sie diese gezielt angehen können, um Ihre operativen Beschaffungsprozesse zu optimieren.

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6 Herausforderungen im Beschaffungsprozess

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Bildquelle: katemangostar

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Was sind die typischen Herausforderungen im Beschaffungswesen? Bevor wir diese Frage beantworten, ist es wichtig zu verstehen, warum die Beschaffungsfunktion überhaupt vor Herausforderungen steht. Früher wurde die Beschaffung oft als rein administrative Aufgabe betrachtet, die sicherstellen sollte, dass ein Unternehmen rechtzeitig mit Qualitätsmaterialien versorgt wird. Klingt einfach, oder? Doch mit der Weiterentwicklung der Unternehmenslandschaft hat sich auch die Rolle der Beschaffung grundlegend verändert.

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Heute geht es in der Beschaffung nicht mehr nur um den Einkauf von Waren und Dienstleistungen. Beschaffungsteams sind zunehmend für strategische Entscheidungen verantwortlich, die direkten Einfluss auf das Geschäftsergebnis haben. Gleichzeitig müssen sie das Tagesgeschäft bewältigen – etwa die Bearbeitung von Bestellungen, die Kommunikation mit Lieferanten oder die Durchführung von Compliance-Prüfungen. Zusätzlich stehen sie vor der Aufgabe, neuere Herausforderungen wie Kostenoptimierung, Risikominderung und Lieferkettenmanagement zu meistern. Die Anforderungen sind also enorm, und genau diese Komplexität macht die Beschaffung zu einer anspruchsvollen Funktion.

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Die Herausforderungen im Beschaffungswesen können je nach Größe, Branche und Geschäftsmodell eines Unternehmens variieren. Dennoch gibt es sechs häufige Herausforderungen, mit denen die meisten Unternehmen konfrontiert sind:

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1. Fehlende Prozessautomatisierung

Eine der größten Herausforderungen im Beschaffungsprozess ist der Mangel an Automatisierung. Während manuelle Prozesse in der Vergangenheit vielleicht ausgereicht haben, sind sie in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt nicht mehr zeitgemäß. Warum? Weil manuelle Abläufe mit erheblichem Aufwand verbunden sind: Lieferanten suchen, Angebote einholen, Bestellungen erstellen, diese nachverfolgen, Rechnungen verwalten – die Liste ließe sich fortsetzen. Diese Aufgaben sind nicht nur zeit- und ressourcenintensiv, sondern auch anfällig für menschliche Fehler wie fehlerhafte Dateneingaben oder doppelte Bestellungen, die Unternehmen teuer zu stehen kommen können.

Darüber hinaus erschweren manuelle Prozesse die Nachverfolgung und Analyse von Daten. Informationen sind oft verstreut und es fehlt an Transparenz, was zu ineffizienter Entscheidungsfindung, verpassten Einsparmöglichkeiten und Schwierigkeiten bei der Identifizierung von Optimierungspotenzialen führt. Kurz gesagt: Ohne Automatisierung werden Beschaffungsprozesse langsam, fehleranfällig und ineffizient – ein erheblicher Hemmschuh für reibungslose Abläufe.

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2. Probleme bei der Kommunikation mit Lieferanten

Stabile und positive Beziehungen zu Lieferanten sind essenziell für den Erfolg der Beschaffung. Doch leider verläuft die Kommunikation nicht immer reibungslos. Probleme können aus unterschiedlichen Gründen entstehen: unklare Spezifikationen oder Anforderungen, fehlende Transparenz im Beschaffungsprozess oder kulturelle und sprachliche Barrieren. Solche Kommunikationsprobleme führen häufig zu Verzögerungen, Missverständnissen oder sogar Konflikten zwischen Käufern und Lieferanten.

Ohne eine sorgfältige Bewertung der Lieferanten (Due Diligence) und klar definierte Leistungskennzahlen (KPIs) wie Lieferzeiten und Qualitätsstandards wird es schwierig, die Erwartungen zu managen und die Lieferanten zur Verantwortung zu ziehen. Dies kann letztlich zu angespannten Beziehungen, unzuverlässigen Lieferanten und unterbrochenen Lieferketten führen – mit negativen Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis.

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3. Ineffizientes Datenmanagement

Für fundierte Beschaffungsentscheidungen benötigen Unternehmen Zugang zu präzisen und zuverlässigen Daten. Doch viele Unternehmen erfassen diese Daten nach wie vor manuell. Dazu gehören zeitaufwendige, sich wiederholende Aufgaben wie das Extrahieren von Daten aus Dokumenten (z. B. Rechnungen, Bestellungen), deren Überprüfung und anschließende Eingabe in Tabellenkalkulationen oder Altsysteme. Was wie eine einfache Kopier-/Einfügeaufgabe erscheint, birgt erhebliche Risiken für menschliche Fehler – von Tippfehlern über fehlende Informationen bis hin zu doppelten Einträgen.

Diese Fehler führen nicht nur zu ungenauen Daten, sondern erschweren auch die Nachverfolgung und Analyse von Informationen. Die Konsequenzen sind schlechte Entscheidungen, verpasste Einsparpotenziale und Schwierigkeiten bei der Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten. Zudem können manuelle Prozesse keine großen Datenmengen in Echtzeit verarbeiten. Dies bedeutet, dass die Daten oft veraltet sind, was zu ungenauen Erkenntnissen führt und effiziente Entscheidungen behindert.

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4. Schlechte interne Kommunikation

Mangelnde interne Kommunikation stellt eine weitere bedeutende Herausforderung im Beschaffungswesen dar und kann die Effizienz eines Unternehmens erheblich beeinträchtigen. Beschaffungsteams arbeiten selten isoliert; sie sind auf wichtige Informationen, wie Finanzdaten, sowie auf funktionsübergreifende Zusammenarbeit angewiesen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Ohne eine angemessene Abstimmung zwischen den Abteilungen fällt es dem Beschaffungsteam schwer, die übergeordneten Unternehmensziele zu verstehen. Dieses fehlende Verständnis kann dazu führen, dass Beschaffungsstrategien nicht mit den Gesamtzielen des Unternehmens übereinstimmen, was sich negativ auf dessen finanzielle Gesundheit auswirken kann.

Zudem kann schlechte interne Kommunikation zu Verzögerungen und Fehlern führen. Wenn das Beschaffungsteam beispielsweise nicht über Änderungen bei Budgets oder Projektzeitplänen informiert wird, kann es vorkommen, dass unnötige Materialien oder Dienstleistungen bestellt werden. Dies führt zu Ressourcenverschwendung und unnötigen Kosten. Effektive Kommunikation zwischen den Abteilungen ist daher entscheidend, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und gemeinsam auf dieselben Ziele hinarbeiten. Fehlt diese, wird der Beschaffungsprozess schnell unkoordiniert und ineffizient.

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5. Komplexes Compliance- und Risikomanagement

Die Einhaltung von Beschaffungsvorschriften ist für viele Unternehmen eine anspruchsvolle Aufgabe. Vorschriften variieren je nach Branche und geografischem Standort und werden zudem regelmäßig aktualisiert. Um diese Vorgaben einzuhalten, müssen Unternehmen erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand betreiben, um Änderungen zu überwachen und Prozesse entsprechend anzupassen. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu hohen Geldstrafen und einem geschädigten Unternehmensruf führen.

Ein weiteres Risiko im Beschaffungsprozess ist das Management von Lieferrisiken. Zu den häufigsten Problemen zählen potenzieller Betrug, Marktschwankungen, Preisinstabilitäten, Lieferanteninsolvenzen und Naturkatastrophen. Solche Risiken können die gesamte Lieferkette stören und zu Verzögerungen, Engpässen oder Qualitätsproblemen führen – mit erheblichen Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis eines Unternehmens.

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6. Vertragsmanagement

Das Vertragsmanagement ist ein zentraler Bestandteil des Beschaffungsprozesses und umfasst die Erstellung, Verhandlung, Ausführung und Überwachung von Verträgen mit Lieferanten. Verträge bilden die rechtliche Grundlage für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen und legen die Bedingungen und Erwartungen beider Parteien – Käufer und Lieferant – fest. Trotz seiner Bedeutung bringt das Vertragsmanagement jedoch zahlreiche Herausforderungen mit sich, die bei unsachgemäßer Handhabung zu Ineffizienzen und Problemen führen können.

Herausforderungen entstehen unter anderem daraus, sicherzustellen, dass Verträge fair und transparent sind, mit den Unternehmenszielen übereinstimmen und gleichzeitig alle relevanten Gesetze und Vorschriften einhalten. Schlecht verwaltete Verträge können dazu führen, dass Kosteneinsparungspotenziale ungenutzt bleiben, Streitigkeiten mit Lieferanten entstehen oder sogar rechtliche Probleme auftreten. Ohne ein zentrales System für das Vertragsmanagement ist es zudem schwierig, wichtige Vertragsdetails zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle Parteien die vereinbarten Bedingungen einhalten.

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Wie man Herausforderungen im Beschaffungswesen mit turian meistert

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Bildquelle: Freepik

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Nachdem wir die häufigsten Herausforderungen im Beschaffungswesen beleuchtet haben, stellt sich die entscheidende Frage: Wie können diese Probleme gelöst werden? Wenn Sie nach einer Komplettlösung suchen, um Ihre operativen Beschaffungsprozesse zu optimieren, ist turian genau die richtige Wahl. Unser KI-gestützter Beschaffungsassistent wurde speziell entwickelt, um diese Herausforderungen zu bewältigen und Ihre Beschaffungsvorgänge von komplex und chaotisch zu nahtlos und effizient zu transformieren.

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turian basiert auf modernster KI-Technologie, einschließlich großer Sprachmodelle (LLMs), benutzerdefinierter Geschäftsregeln und fortschrittlicher Datenabfragetechniken, um sicherzustellen, dass Ihre Beschaffungsaufgaben effizient und präzise erledigt werden. Unser KI-Assistent kann Daten aus E-Mails und komplexen Anhängen, wie gescannten PDFs und Word-Dateien, automatisch extrahieren, Bestellungen auf der Grundlage voreingestellter Regeln und Richtlinien validieren, Lieferanten vergleichen, um die beste Option zu ermitteln, und Angebotsanfragen (RfQs) problemlos bearbeiten.

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Darüber hinaus kann turian intelligent die nächste Vorgehensweise bestimmen, sei es die Aktualisierung Ihres ERP- und Bestellwesens, das Anfordern fehlender Informationen oder die Einholung einer Benutzerbestätigung, bevor mit einer kritischen Aufgabe fortgefahren wird. Mit turian können Sie benutzerdefinierte Regeln und Richtlinien festlegen, um die vollständige Kontrolle über Ihre automatisierten Beschaffungsprozesse zu behalten und die Präzision bei der Überprüfung und Genehmigung sensibler Aktionen durch den Menschen sicherzustellen. So können Sie sich voll und ganz auf jede Entscheidung unseres KI-Assistenten verlassen.

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Turian bietet außerdem integrierte Analysen und Echtzeit-Einblicke über ein benutzerfreundliches Dashboard, mit dem Sie Ihren gesamten Beschaffungsprozess von Anfang bis Ende verfolgen und überwachen können. Wenn Unstimmigkeiten auftreten, wie Fehler bei der Dateneingabe oder fehlende Informationen, wird turian diese melden und eine Benachrichtigung an die verantwortliche Person senden, damit sofort Maßnahmen ergriffen werden können. Gleichzeitig hält sich turian an alle Branchenstandards wie die DSGVO und Datenschutzrichtlinien, um Ihre sensiblen Beschaffungsdaten sicher und geschützt zu halten.

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Unsere KI-gestützte E-Mail-Automatisierungslösung und PO-Automatisierung können sogar personalisierte Antworten auf Lieferantenanfragen in menschenähnlicher Weise verfassen, wodurch die Arbeitsbelastung und die Reaktionszeiten Ihres Teams erheblich reduziert werden. Dank fortschrittlicher Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) kann turian komplexe Nachrichten und Anhänge in jeder Sprache und jedem Format verstehen, sodass Sie weltweit mit Lieferanten kommunizieren können, ohne sich um Sprachbarrieren oder Missverständnisse sorgen zu müssen.

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Von der Dateneingabe über die Risikobewertung bis hin zur Kommunikation mit Lieferanten kann turian jede Aufgabe abwickeln. Und das Beste daran? Unsere KI-Lösung ist mit allen führenden ERP-Systemen wie SAP, MS Dynamics, Netsuite und ABAS kompatibel. Es sind keine zusätzlichen Investitionen in Hardware, Software oder Programmierung erforderlich. Turian ist eine Plug-and-Play-Lösung, die innerhalb von zwei Wochen einsatzbereit ist und Ihren gesamten Beschaffungsprozess automatisieren kann.

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Wenn Sie sich noch unsicher sind, wie turian Ihnen bei der Lösung Ihrer Beschaffungsprobleme helfen kann, bieten wir Ihnen einen kostenlosen Proof of Concept (PoC) an, um Ihnen zu zeigen, wie unsere Lösung Ihre Beschaffungsvorgänge revolutionieren kann.

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