Was ist operative Beschaffung? Ein vollständiger Leitfaden

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Die operative Beschaffung bildet das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Unternehmens. Sie sorgt dafür, dass die für den täglichen Betrieb benötigten Waren und Dienstleistungen rechtzeitig, kosteneffizient und reibungslos beschafft werden, damit sich das Unternehmen auf seine Kerngeschäftsaktivitäten konzentrieren kann. Ohne einen gut geführten und optimierten operativen Beschaffungsprozess drohen Verzögerungen, erhöhte Kosten und Ineffizienzen, die den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen können.

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In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige über die operative Beschaffung – von ihrer Bedeutung über ihre Funktionsweise bis hin zu Möglichkeiten, sie mithilfe von Automatisierungstools zu rationalisieren und zu optimieren.

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Fangen wir mit den Grundlagen an.

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Was ist operative Beschaffung?

Bildquelle: storyset

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Das ist eine naheliegende Frage. Was versteht man also unter operativer Beschaffung? Kurz gesagt: Operative Beschaffung bezieht sich auf den Prozess des Einkaufs von Waren und Dienstleistungen, die für den täglichen Betrieb eines Unternehmens benötigt werden. Häufig wird sie auch als MRO-Einkauf bezeichnet – „Maintenance, Repair, and Operations“ –, da diese Einkäufe essenziell für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb sind.

Oft wird operative Beschaffung mit strategischer Beschaffung verwechselt. Dabei gibt es zwischen den beiden wesentliche Unterschiede. Lassen Sie uns diese Unterscheidung genauer betrachten.

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Operative Beschaffung vs. strategische Beschaffung: Der entscheidende Unterschied

Die operative Beschaffung konzentriert sich auf die kurzfristige Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die für den täglichen Betrieb eines Unternehmens erforderlich sind. Sie ist ein reaktiver Prozess, bei dem Einkäufe auf Grundlage des unmittelbaren Bedarfs getätigt werden. Das Hauptziel der operativen Beschaffung ist es, sicherzustellen, dass das Unternehmen Zugang zu den benötigten Materialien und Ressourcen hat – in den richtigen Mengen, zur richtigen Zeit und zum bestmöglichen Preis.

Die strategische Beschaffung hingegen verfolgt einen langfristigen Ansatz. Sie konzentriert sich auf die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die für die Kernziele der Organisation entscheidend sind. Dieser Prozess ist proaktiv und geht über reine Kosteneinsparungen hinaus. Er umfasst die Entwicklung von Warengruppenstrategien, die Überwachung der Lieferantenleistung und den Abschluss langfristiger Vereinbarungen, um eine zuverlässige Lieferung sicherzustellen. Das Hauptziel der strategischen Beschaffung ist es, der Organisation langfristig Mehrwert zu bieten und ihren Erfolg zu sichern.

Einfach ausgedrückt: Die operative Beschaffung sorgt dafür, dass das Tagesgeschäft reibungslos funktioniert, während die strategische Beschaffung das langfristige Wachstum und den Erfolg des Unternehmens unterstützt.

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Warum operative Beschaffung wichtig ist

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Bildquelle: Freepik

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Nun wissen wir, was operative Beschaffung ist und wie sie sich von der strategischen Beschaffung unterscheidet. Aber warum ist sie so wichtig? Warum müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie richtig umgesetzt wird? Die Antwort ist einfach: Operative Beschaffung ist von entscheidender Bedeutung, da sie sich direkt auf den täglichen Betrieb eines Unternehmens auswirkt. Läuft hier etwas schief, kann dies erhebliche Auswirkungen auf sämtliche Geschäftsaktivitäten haben.

Im Folgenden sind einige der wichtigsten Gründe aufgeführt, warum eine effiziente und professionelle operative Beschaffung für Organisationen essenziell ist:

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1. Verbessertes Lieferantenmanagement

Die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen ist ein zentraler Faktor für erfolgreiche Beschaffungsvorgänge. Sie beeinflusst die Qualität, Zuverlässigkeit und Kosten der Waren oder Dienstleistungen, die für den täglichen Betrieb eines Unternehmens benötigt werden. Durch gut strukturierte operative Beschaffungsprozesse können Unternehmen ihre Lieferanten effektiver verwalten, bessere Konditionen aushandeln und die pünktliche Lieferung von Waren und Dienstleistungen sicherstellen. Das Ergebnis sind verbesserte Lieferantenleistungen, niedrigere Kosten und ein gestärktes Vertrauen zwischen den Partnern.

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2. Geringeres Risiko

Lieferantenbeziehungen bergen immer ein gewisses Risiko. Dazu zählen finanzielle Risiken wie die Insolvenz eines Lieferanten, operative Risiken wie Qualitäts- oder Lieferprobleme und Reputationsrisiken, etwa durch unethische Praktiken eines Partners. Bei strategischen Lieferanten, die eine Schlüsselrolle im täglichen Geschäftsbetrieb spielen, sind diese Risiken noch gravierender. Man stelle sich vor, der Haupt-Softwareanbieter eines Unternehmens stellt den Betrieb ein oder erleidet einen schwerwiegenden Sicherheitsverstoß – dies könnte den gesamten Geschäftsbetrieb lahmlegen.

Effiziente operative Beschaffungspraktiken helfen jedoch, diese Risiken zu minimieren. Eine sorgfältige Überprüfung potenzieller Anbieter, transparente Kommunikation und eine kontinuierliche Bewertung der Lieferantenleistung sorgen dafür, dass Unternehmen mit zuverlässigen Partnern zusammenarbeiten. Dadurch wird das Risiko von Störungen oder negativen Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb erheblich reduziert.

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3. Verbesserter Compliance-Prozess

Eine der größten Herausforderungen im Beschaffungswesen besteht darin, mit den ständig wechselnden Vorschriften und Gesetzen Schritt zu halten. Diese können nicht nur von Land zu Land, sondern auch von Branche zu Branche stark variieren. Daher ist es für Unternehmen entscheidend, effiziente operative Beschaffungsprozesse zu implementieren, um die Einhaltung aller relevanten Gesetze und Vorschriften sicherzustellen.

Die Nichteinhaltung solcher Regelungen kann nicht nur zu erheblichen Geldstrafen führen, sondern auch dem Ruf des Unternehmens erheblich schaden. Ein klar definierter und regelmäßig überprüfter Beschaffungsprozess ermöglicht es Unternehmen, sicherzustellen, dass ihre Geschäftstätigkeit stets den geltenden gesetzlichen und ethischen Standards entspricht. Dies schützt das Unternehmen nicht nur vor rechtlichen und ethischen Problemen, sondern trägt auch dazu bei, ein positives Image zu fördern und das Vertrauen der Stakeholder zu stärken.

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Quelle: PWC

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Wie der operative Beschaffungsprozess funktioniert

Nachdem wir nun die Bedeutung der operativen Beschaffung verstanden haben, werfen wir einen Blick darauf, wie sie tatsächlich abläuft. Die Schritte im operativen Beschaffungsprozess können je nach Unternehmen variieren, umfassen jedoch im Allgemeinen die folgenden Phasen:

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1. Den Bedarf kennen

Der erste Schritt besteht darin, den Bedarf zu identifizieren. Dies erfordert eine genaue Analyse der Materialien oder Dienstleistungen, die das Unternehmen für seinen täglichen Betrieb benötigt. Sobald der Bedarf klar definiert ist, ermittelt das Beschaffungsteam mögliche Quellen. Dabei stellen sie Fragen wie: Wer kann die benötigten Produkte liefern? Wo werden sie eingesetzt? Das Ergebnis ist die Erstellung einer Bestellanforderung, die zur Genehmigung an den zuständigen Vorgesetzten oder Abteilungsleiter weitergeleitet wird.

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2. Wählen Sie den Anbieter, der am besten zu Ihren Bedürfnissen passt

Der nächste Schritt im operativen Beschaffungsprozess ist die Auswahl des Lieferanten, der die Anforderungen Ihres Unternehmens am besten erfüllt. Dabei ist es wichtig, Kriterien wie Lieferzeit, Qualität und Menge zu berücksichtigen. Sollte es keinen bestehenden Vertragslieferanten geben, der den Anforderungen gerecht wird, kann das Beschaffungsteam eine Angebotsanfrage (Request for Quotation, RFQ) an potenzielle Lieferanten senden. Diese Anfrage ermöglicht es, die Konditionen der verschiedenen Anbieter für den spezifischen Auftrag zu bewerten und zu vergleichen.

Lieferanten, die in der Lage sind, die Nachfrage zu decken, reichen ein Angebot ein, in dem ihre genauen Bedingungen für die Lieferung aufgeführt sind. Diese Angebote stellen die ersten verbindlichen Dokumente im operativen Beschaffungsprozess dar. Sollte ein angenommenes Angebot später nicht eingehalten werden, kann dies als Vertragsbruch gewertet werden, der potenziell rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen könnte.

Das Beschaffungsteam analysiert alle eingegangenen Angebote und wählt das beste aus, basierend auf Faktoren wie Kosten, Qualität und pünktlicher Lieferung.

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3. Auftragsüberwachung

Nach der Auswahl eines Lieferanten wird die Bestellanforderung in eine Bestellung umgewandelt. Dieses Dokument dient als rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen dem Unternehmen und dem Lieferanten und definiert die Bedingungen des Kaufs, einschließlich Menge, Lieferdatum und Zahlungsmodalitäten. Sobald die Bestellung erstellt ist, wird sie zur Bearbeitung an den Lieferanten weitergeleitet.

In dieser Phase ist es entscheidend, den Fortschritt der Bestellung zu überwachen und nachzuverfolgen. Dazu gehört, den Lieferplan zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle Bedingungen der Bestellung erfüllt werden. Nach Eingang der Waren oder Dienstleistungen prüft das Beschaffungsteam, ob diese den in der Bestellung festgelegten Vorgaben entsprechen.

Bei Abweichungen wie minderwertiger Qualität, beschädigten Waren oder falschen Mengen nimmt das Team Kontakt zum Lieferanten auf, um eine Lösung zu finden. Sollte der Lieferant nicht kooperieren, kann das Beschaffungsteam Maßnahmen ergreifen, wie die Rücksendung der Artikel, die Beantragung einer Rückerstattung oder, falls nötig, rechtliche Schritte einleiten.

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4. Ausstellung einer Rechnung

Sobald die Waren eingegangen sind und mit der Bestellung abgeglichen wurden, erfolgt der nächste Schritt: die Bearbeitung der Rechnung. Die Rechnung ist das abschließende Dokument im Beschaffungsprozess und enthält alle relevanten Details zu den gelieferten Waren oder Dienstleistungen, wie Menge, Preis und andere Vertragsangaben.

Die Zahlung sollte unmittelbar nach der Bestätigung des Wareneingangs und gemäß den im Vertrag vereinbarten Bedingungen erfolgen. Verspätete Zahlungen können die Beziehung zum Lieferanten beeinträchtigen und zu Verzugsgebühren oder verzögerten zukünftigen Bestellungen führen.

Nach Begleichung der Rechnung ist der Beschaffungsprozess abgeschlossen, und die Waren stehen entweder für die Produktion oder zum Weiterverkauf zur Verfügung.

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Optimieren Sie Ihre operative Beschaffung mit turian

Die operative Beschaffung ist das Rückgrat eines Unternehmens. Sie sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Lieferkette, trägt zur Effizienz und Kostensenkung bei, gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und minimiert Risiken – aber nur, wenn sie effektiv verwaltet wird. Bei turian verstehen wir die entscheidende Rolle der operativen Beschaffung und haben eine umfassende Lösung entwickelt, um Ihren gesamten Beschaffungsprozess zu optimieren, damit Sie sich ganz auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

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Unser KI-Assistent für die Beschaffung nutzt modernste KI-Technologien, einschließlich großer Sprachmodelle (LLMs), die mit benutzerdefinierten Geschäftsregeln und fortschrittlichen Datenabfragetechniken kombiniert werden, um einen schnellen, präzisen und zuverlässigen Beschaffungsprozess zu gewährleisten. Mit der Beschaffungssoftware von turian können Sie zahlreiche Aufgaben in Ihrem operativen Beschaffungsprozess automatisieren. Unsere Lösung extrahiert Daten aus E-Mails und Anhängen, validiert Bestellungen anhand von Verträgen und Richtlinien, vergleicht Lieferanten nach dem besten Angebot und bearbeitet Angebotsanfragen effizient.

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Ihr Team muss keine Zeit mehr damit verbringen, E-Mails manuell zu bearbeiten, Bestellungen zu überprüfen oder Daten in ERP-Systeme einzugeben. Der KI-Assistent von turian bestimmt auf intelligente Weise die nächsten Schritte, wie etwa die Aktualisierung von ERP- und Bestellsystemen, die Anforderung fehlender Informationen oder die Weiterleitung von Aufgaben zur Benutzerbestätigung. Darüber hinaus kann turian E-Mails menschenähnlich beantworten, da die Lösung mithilfe von NLP-Techniken (Natural Language Processing) den Kontext und die Absicht eingehender Nachrichten versteht. Dies verbessert die Kommunikation und verkürzt die Bearbeitungszeit für beschaffungsbezogene Aufgaben erheblich.

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Mit turian haben Sie die vollständige Kontrolle über Ihren Beschaffungsprozess. Sie können benutzerdefinierte Regeln erstellen, die der KI-Assistent einhalten soll, oder bei sensiblen Transaktionen menschliches Eingreifen hinzufügen. Darüber hinaus bietet unsere Lösung Zugriffskontrollen, Echtzeitanalysen und Dashboards, die wertvolle Einblicke in Ihre Beschaffungsvorgänge liefern. Mit der benutzerfreundlichen Oberfläche von turian können Sie all Ihre Beschaffungsaufgaben an einem Ort überwachen und verwalten.

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Das Beste daran: Unsere KI-gestützte Beschaffungslösung lässt sich nahtlos in bestehende ERP- oder CRM-Systeme sowie in E-Mail-Plattformen wie Outlook und Gmail integrieren, ohne Ihre aktuellen Abläufe zu unterbrechen. turian ist flexibel, skalierbar und innerhalb von weniger als zwei Wochen einsatzbereit.

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Derzeit haben Führungskräfte aus dem Beschaffungswesen von über 400 Unternehmen KI als die wichtigste aufkommende Technologie genannt, die in den nächsten Jahren das Beschaffungswesen beeinflussen wird. 96 % der Befragten gaben an, dass sie bereits Fortschritte bei der Implementierung von KI gemacht haben, was zeigt, dass KI zu einem Eckpfeiler der modernen Beschaffung geworden ist (Quelle: KPMG).

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Wenn Sie also Ihre operativen Beschaffungsprozesse optimieren, Kosten senken und die Effizienz steigern möchten, ist es an der Zeit, auf turian umzusteigen. Wir bieten Ihnen einen kostenlosen Proof of Concept (PoC) an, mit dem Sie sich selbst davon überzeugen können, wie Ihr Unternehmen von unserer KI-Lösung profitieren kann. Lassen Sie turian die wiederkehrenden und zeitaufwändigen Aufgaben Ihres Beschaffungsprozesses übernehmen, während sich Ihr Team auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentriert.

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