KI in Vertragsprüfungssoftware: Ein vollständiger Leitfaden

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Verträge sind die Grundlage des Geschäftsbetriebs: Sie definieren Beziehungen, setzen Erwartungen und schützen die Interessen aller Beteiligten. In nahezu jeder Branche spielen Verträge eine zentrale Rolle im Tagesgeschäft. Eine effektive Verwaltung und Bearbeitung von Verträgen ist daher unerlässlich für reibungslose Abläufe. Doch mit dem Wachstum eines Unternehmens steigt auch die Komplexität und das Volumen der zu verwaltenden Verträge. Dies kann Teams schnell überfordern – insbesondere, wenn Zeit und Präzision entscheidend sind.

Die manuelle Vertragsprüfung ist langsam, fehleranfällig und mühsam. Sie erfordert nicht nur viel Zeit, sondern birgt auch das Risiko menschlicher Fehler, die zu kostspieligen Problemen oder Compliance-Verstößen führen können. Plattformen für das Vertragslebenszyklus-Management (CLM) galten früher als bevorzugte Lösung, doch auch sie bringen Herausforderungen mit sich. Viele CLM-Plattformen sind schwierig zu implementieren, verfügen über komplexe Benutzeroberflächen und verursachen hohe Wartungskosten, was sie besonders für kleine und mittelständische Unternehmen unattraktiv macht.

Hier kommt künstliche Intelligenz (KI) ins Spiel. Durch die Automatisierung der Vertragsprüfung steigert KI die Effizienz und Genauigkeit erheblich und beschleunigt das gesamte Vertragsmanagement. Wenn Sie in Erwägung ziehen, KI-gestützte Lösungen für die Vertragsprüfung in Ihrem Unternehmen einzuführen, bietet Ihnen dieser Leitfaden umfassende Informationen – von den wichtigsten Funktionen bis zu den Vorteilen. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

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Was ist KI-Software für die Vertragsprüfung?

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Bildquelle: pch.vector

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KI-Software für die Vertragsprüfung ist eine hochmoderne Technologie, die künstliche Intelligenz (KI) und natürliche Sprachverarbeitung (NLP) nutzt, um den Prozess der Vertragsprüfung zu automatisieren. Diese Tools sind in der Lage, große Mengen an Verträgen schnell zu scannen und zu analysieren, wichtige Daten zu extrahieren und die Einhaltung relevanter Vorschriften zu gewährleisten. Sie identifizieren auch potenzielle rechtliche Risiken, wie nicht konforme Klauseln, Unstimmigkeiten oder fehlende Bedingungen – und das alles in einem Bruchteil der Zeit, die eine manuelle Prüfung erfordern würde.

Durch die Automatisierung mühsamer und zeitaufwändiger Aufgaben beschleunigen KI-Tools für die Vertragsprüfung nicht nur den gesamten Prozess, sondern steigern auch die Genauigkeit, minimieren menschliche Fehler und gewährleisten, dass keine wichtigen Details übersehen werden. Keine zeitraubenden Zeile-für-Zeile-Überprüfungen, keine verpassten Fristen oder Strafen und keine teuren Fehler mehr. Mit KI-gestützter Vertragsprüfungssoftware können Unternehmen ihren Vertragsmanagementprozess optimieren und ihre Teams entlasten, sodass sie sich auf strategischere und wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.

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Wie funktioniert KI für die Vertragsprüfung?

KI für die Vertragsprüfung revolutioniert die Art und Weise, wie Rechts- und Geschäftsteams Verträge verwalten. Sie bringt Geschwindigkeit, Genauigkeit und Effizienz in einen traditionell langwierigen Prozess. Hauptsächlich wird KI eingesetzt, um Risiken zu identifizieren, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und den Überprüfungsprozess in verschiedenen Branchen zu optimieren. Ob Lieferantenvereinbarungen, Vertraulichkeitsvereinbarungen oder Dienstleistungsverträge – KI-Tools können große Mengen an Dokumenten schnell und präzise analysieren und den menschlichen Zeit- und Arbeitsaufwand erheblich reduzieren.

Ok, es ist klar, wofür KI bei der Vertragsprüfung eingesetzt wird. Aber wie funktioniert das genau?

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Schritt 1: Dokumenteneingabe

Der Prozess beginnt mit der Eingabe des zu prüfenden Vertragsdokuments in die Software. Diese Dokumente können in verschiedenen Formaten vorliegen, z. B. als PDF-, Word- oder Excel-Dateien.

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Schritt 2: Datenextraktion

Nach der Eingabe analysiert die KI-Software das Dokument mithilfe von NLP-Algorithmen (Natural Language Processing). Dabei werden wichtige Informationen wie Vertragsdaten, Zahlungsbedingungen, Klauseln, beteiligte Parteien und weitere entscheidende Datenpunkte extrahiert.

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Schritt 3: Konformitätsprüfung

Im nächsten Schritt überprüft das KI-Tool die extrahierten Informationen auf Konformität mit geltenden internen und externen Vorschriften, z. B. CSDDD, RoHS oder anderen branchenspezifischen Regelungen. Dieser Schritt ist entscheidend, um rechtliche oder regulatorische Risiken aufgrund nicht konformer Vertragsinhalte zu vermeiden.

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Schritt 4: Risikobewertung

Schließlich führt die KI-Software eine umfassende Risikobewertung durch. Die Software identifiziert potenziell nachteilige Klauseln, hebt Unklarheiten hervor und kennzeichnet fehlende oder fehlerhafte Informationen. Diese Analyse hilft Rechtsabteilungen, das Gesamtrisiko eines Vertrags zu bewerten und gezielte Maßnahmen zur Risikominderung zu ergreifen.

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Welche Unternehmen können von KI-Software zur Vertragsprüfung profitieren?

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Bildquelle: rawpixel.com

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Grundsätzlich kann KI-gestützte Vertragsprüfung jedem Unternehmen zugutekommen, das mit Verträgen arbeitet. Zu diesen Unternehmen und/oder Branchen gehören unter anderem:

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Anwaltskanzleien

Anwaltskanzleien, unabhängig von ihrer Größe, können erheblich von der Nutzung von KI für die Vertragsprüfung profitieren. Diese Tools machen das Vertragsmanagement schneller und effizienter und ermöglichen es Kanzleien, mehr Mandanten zu betreuen, ohne ihre Teams vergrößern zu müssen.

Für kleinere Kanzleien bedeutet dies, dass sie mehr Mandanten betreuen, den Prüfungsprozess beschleunigen und Verträge schneller aushandeln können – und das alles ohne die zusätzlichen Gemeinkosten, die durch die Einstellung weiterer Mitarbeitender entstehen würden. Größere Kanzleien hingegen können weniger komplexe Verträge kosteneffizienter verwalten, sodass diese Inhouse bearbeitet werden und die Rentabilität erhalten bleibt.

Durch den Einsatz von KI können Anwaltskanzleien ein höheres Arbeitsvolumen bewältigen und gleichzeitig ihren Mandanten wettbewerbsfähige Preise bieten. Statt Stunden mit der Prüfung von Rechtsdokumenten zu verbringen, können sich Juristen auf wertvollere Aufgaben konzentrieren, wie z. B. die Bereitstellung hochwertiger Beratungsleistungen für ihre Mandanten.

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Fertigungindustrie

Unternehmen der Fertigungsbranche – ob diskrete oder prozessorientierte Hersteller – arbeiten mit einer Vielzahl von Verträgen, von Lieferantenvereinbarungen bis hin zu Kaufverträgen. KI-Software zur Vertragsprüfung kann dabei helfen, verschiedene Aufgaben zu automatisieren, z. B. unstrukturierte Informationen aus Verträgen zugänglich und analysierbar zu machen sowie bestimmte Bedingungen zu überprüfen, etwa ob die Lieferfristen der Lieferanten den vertraglichen Bestimmungen entsprechen.

Von der Dateneingabe und Zahlungsfreigabe bis zur Angebotserstellung und Rechnungsverwaltung kann KI diese administrativen Aufgaben genauer und effizienter ausführen.

Mit KI können Hersteller ihren Beschaffungsprozess optimieren, die Einhaltung von Branchenvorschriften sicherstellen und die besten Lieferanten für ihre Bedürfnisse auswählen, indem sie Anfragen vergleichen und Angebote nebeneinander analysieren. KI-Tools sparen nicht nur Zeit, sondern reduzieren auch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler, sorgen für reibungslose Abläufe und steigern die Produktivität. Durch die Automatisierung dieser Prozesse können sich Hersteller verstärkt auf Kundenbetreuung und Produktion konzentrieren und so ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern.

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Lieferkette und Logistik

KI-Software zur Vertragsprüfung verändert die Abläufe in der Lieferkette und Logistik, indem sie zentrale Herausforderungen bewältigt. So kann KI beispielsweise Frachtverträge analysieren, um Unstimmigkeiten bei Zahlungsbedingungen, Service-Level-Vereinbarungen (SLAs) oder Strafen für verspätete Lieferungen aufzudecken. Dies stellt sicher, dass vereinbarte Bedingungen eingehalten, finanzielle Verluste vermieden und bessere Verträge ausgehandelt werden.

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KI spielt auch eine entscheidende Rolle im Risikomanagement von Lieferanten, indem sie nicht konforme Klauseln in Bezug auf internationale Handelsvorschriften wie Incoterms oder RoHS meldet. Wenn in einer Lieferantenvereinbarung beispielsweise die Verantwortlichkeiten während des Transports nicht klar definiert sind oder notwendige Sicherheitsstandards nicht eingehalten werden, kann KI diese Risiken identifizieren und die zuständigen Teams benachrichtigen, damit sie die erforderlichen Maßnahmen ergreifen.

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Darüber hinaus kann KI den komplexen Prozess der Frachtprüfung und -zahlung optimieren. Durch die Extraktion von Schlüsseldaten aus Rechnungen und deren Abgleich mit den Vertragsbedingungen minimiert KI manuelle Fehler bei der Dateneingabe, beschleunigt den Zahlungsprozess und stellt genaue und rechtzeitige Rückerstattungen sicher. Dies gibt Logistikteams wertvolle Zeit zurück, um sich auf strategische Aufgaben wie Kundenservice und operative Planung zu konzentrieren, anstatt sich mit mühsamen manuellen Überprüfungen aufzuhalten. Durch die Integration in ERP- oder CRM-Systeme bietet KI Teams eine einheitliche Echtzeit-Ansicht ihrer Verträge, sodass sie Fristen einhalten, die Leistung verfolgen und datengestützte Entscheidungen treffen können, um betriebliche Effizienz und Unternehmenswachstum zu fördern.

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Großhandel und Vertrieb

Nicht nur Lieferketten und Hersteller, sondern auch Großhändler und Distributoren können von KI profitieren. Angesichts der Vielzahl an Verträgen, die diese Branchen täglich verwalten – von Lieferantenvereinbarungen bis hin zu Kundenverkaufsverträgen – sind Effizienz und Genauigkeit entscheidend.

KI-Software zur Vertragsprüfung kann die Prüfung dieser Verträge automatisieren, indem sie wichtige Daten wie Preisbedingungen, Lieferpläne und Produktspezifikationen präzise extrahiert. Dadurch haben die Mitarbeiter mehr Zeit für komplexere Verträge oder Ausnahmen, was die Gesamtproduktivität verbessert.

Zusätzlich kann KI die Genauigkeit von Bestellungen verbessern, indem sie Bestellungen mit Vertragsbedingungen abgleicht, um eine Übereinstimmung sicherzustellen. Dadurch werden Fehler bei der Auftragsabwicklung minimiert, Streitigkeiten reduziert und eine reibungslose und termingerechte Erfüllung sichergestellt. Wenn beispielsweise ein Lieferplan in einer Bestellung nicht mit den vereinbarten Vertragsbedingungen übereinstimmt, weist KI auf die Unstimmigkeit hin, sodass das Team Korrekturmaßnahmen ergreifen kann, bevor der Kunde betroffen ist. KI-Tools können auch Preisunterschiede zwischen verschiedenen Lieferantenverträgen erkennen, sodass Unternehmen bessere Preise aushandeln und die Rentabilität steigern können.

Darüber hinaus unterstützt KI Großhändler und Distributoren bei der Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften für Kennzeichnung, Sicherheitsstandards und Import-/Exportanforderungen. Durch die Automatisierung von Vertragsprüfungen stellt KI sicher, dass alle relevanten Vorschriften eingehalten werden, wodurch das Risiko von Rechtsstreitigkeiten oder Produktrückrufen reduziert wird.
Neben der Einhaltung von Vorschriften liefert KI auch wertvolle Erkenntnisse für die Bestandsplanung. Durch die Analyse historischer Vertragsdaten kann KI saisonale Nachfragemuster prognostizieren und Unternehmen helfen, Lagerbestände zu optimieren, Verschwendung zu reduzieren und Unterbrechungen zu vermeiden. KI kann beispielsweise Nachfragespitzen in der Hochsaison vorhersagen und so sicherstellen, dass Unternehmen mit ausreichenden Lagerbeständen vorbereitet sind.
Mit KI können Großhändler und Vertriebsunternehmen ihr Vertragsmanagement optimieren, Risiken minimieren und sich einen Wettbewerbsvorteil in einem schnelllebigen Markt verschaffen.

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Merkmale, auf die Sie bei KI-Software zur Vertragsprüfung achten sollten

KI-Tools zur Vertragsprüfung können Unternehmen jeder Größe dabei helfen, ihre Vertragsverwaltungsprozesse zu optimieren. Die eigentliche Frage ist jedoch: Auf welche Merkmale sollten Sie bei der Auswahl einer KI-gestützten Vertragsprüfungssoftware für Ihr Unternehmen achten? Sind alle KI-Tools gleich aufgebaut? Nicht wirklich.

Hier sind einige wichtige Merkmale, die eine leistungsfähige KI-Software zur Vertragsprüfung bieten sollte:

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Automatisierte Datenextraktion

Achten Sie auf Tools, die Daten aus Verträgen und anderen Rechtsdokumenten automatisch extrahieren können. Das KI-Tool sollte in der Lage sein, wichtige Informationen wie Daten, beteiligte Parteien, Klauseln und weitere relevante Bedingungen zu erkennen und zu extrahieren – ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist. Diese Funktion stellt sicher, dass keine wichtigen Informationen übersehen werden, und spart wertvolle Zeit, da keine händische Dateneingabe mehr notwendig ist.

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Compliance-Überprüfung

Ein entscheidendes Kriterium bei der Wahl eines KI-gestützten Vertragsprüfungstools ist die Überprüfung auf Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften wie DSGVO, HIPAA, REACH oder RoHS. Eine Software, die automatisch die Compliance mit diesen Vorschriften überprüft, schützt Ihr Unternehmen vor kostspieligen Strafen und rechtlichen Risiken. Fragen Sie den Anbieter nach seinem Compliance-Überprüfungsprozess, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

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Integration in bestehende Systeme

Eine gute KI-Software zur Vertragsprüfung sollte sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme wie ERP, CRM oder andere Vertragsverwaltungssoftware integrieren lassen, ohne dass es zu Unterbrechungen in Ihren Betriebsabläufen kommt. Eine reibungslose Systemintegration sorgt dafür, dass alle relevanten Vertragsdaten automatisch synchronisiert werden und für alle Teams, die sie benötigen, leicht zugänglich sind. Die richtige Integration hilft dabei, Datensilos zu vermeiden und ermöglicht einen effizienten, unternehmensweiten Zugriff auf Vertragsinformationen.

Diese Merkmale sind entscheidend bei der Auswahl einer KI-gestützten Vertragsprüfungslösung. Jedes Unternehmen hat jedoch individuelle Anforderungen und Prioritäten. Daher sollten Sie Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen genau analysieren und nach Funktionen suchen, die diesen entsprechen. Vergleichen Sie verschiedene KI-Tools und deren Funktionen, um die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Es mag zwar Zeit und Aufwand erfordern, doch eine gut durchdachte Entscheidung wird sich langfristig auszahlen.

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Vorteile der Implementierung einer Vertragsprüfungssoftware

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Bildquelle: pressfoto

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Die Implementierung einer KI-gestützten Vertragsprüfungssoftware bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich. Dazu gehören:

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Schnellere und effizientere Vertragsprüfungszyklen

Einer der größten Vorteile von KI-Software zur Vertragsprüfung ist die deutliche Beschleunigung des Prüfprozesses. KI-Tools können automatisch wichtige Informationen extrahieren und potenzielle rechtliche Probleme erkennen, sodass Rechtsabteilungen Verträge in einem Bruchteil der Zeit prüfen können, die eine manuelle Überprüfung erfordern würde.

Dadurch können Unternehmen Verträge schneller ausführen, Geschäftsabschlüsse beschleunigen und die Effizienz sowie Produktivität steigern.

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Verbessertes Compliance-Management

Compliance ist ein entscheidender Aspekt jedes Unternehmens, und Software zur Vertragsprüfung kann dabei helfen, sicherzustellen, dass alle Verträge den branchenspezifischen Vorschriften entsprechen. Durch die automatische Überprüfung auf Konformität mit Richtlinien wie CBAM, REACH oder HIPAA helfen KI-Tools Unternehmen, potenzielle rechtliche Risiken und kostspielige Strafen zu vermeiden. Das spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern trägt auch dazu bei, Reputation und Kundenvertrauen zu wahren.

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Reduziertes Risiko

Ehrlich gesagt ist die manuelle Vertragsprüfung anfällig für menschliche Fehler. Von Tippfehlern bis hin zum Übersehen kritischer Klauseln – bei der manuellen Prüfung kann einiges schiefgehen. Mit KI-gestützten Tools wird dieses Risiko jedoch erheblich reduziert. Die Software analysiert Verträge und Dokumente automatisch auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Bei Unstimmigkeiten oder fehlenden Informationen markiert das System diese zur weiteren Überprüfung, sodass sichergestellt wird, dass Verträge fehlerfrei und vollständig sind.

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Automatisierte Vertragsanalyse mit KI

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Wenn Sie es leid sind, stundenlang Verträge manuell zu prüfen, ist es an der Zeit, die KI-Vertragsanalyselösung von turian in Betracht zu ziehen. turian basiert auf modernster KI-Technologie, einschließlich großer Sprachmodelle (LLMs) und natürlicher Sprachverarbeitung (NLP), um Ihren Vertragsanalyseprozess zu optimieren. Doch unsere KI liest nicht nur Wörter – sie liest zwischen den Zeilen, um Ihnen tiefe Einblicke in Ihre Verträge zu geben. Die AI Document Analysis-Lösung von turian versteht komplexe Dokumente, von Verträgen bis hin zu Compliance-Berichten, und extrahiert kritische Informationen mit höchster Genauigkeit.

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Von der Sortierung und Kennzeichnung von Dokumenten bis hin zur Datenextraktion und -analyse übernimmt unsere Lösung die mühsame manuelle Arbeit, sodass sich Ihre Teams auf strategische Aufgaben konzentrieren können. turian kann zudem dazu beitragen, die Einhaltung von Branchenvorschriften wie CSDDD, CBAM und REACH/RoHS sicherzustellen. 

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Unsere KI analysiert, bewertet und vervollständigt behördliche Dokumente mit Präzision. Dank fortschrittlicher Analysefunktionen sorgt turian für eine konforme Lieferkette und hält Sie über aktuelle Vorschriften auf dem Laufenden.

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Doch das ist noch nicht alles – unsere Lösung lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren, sei es ERP, DMS oder CRM, und das ohne Ihre aktuellen Arbeitsabläufe zu stören. turian ist eine sofort einsatzbereite Lösung, die innerhalb weniger Tage implementiert werden kann. Zudem liefert sie sofort umsetzbare Erkenntnisse, mit denen Sie schnell und sicher fundierte Entscheidungen treffen können.

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