KI im Auftragseingang: vom Konzept bis zur Umsetzung

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Künstliche Intelligenz ist auf dem Vormarsch. Ihre Verbreitung nimmt in erstaunlichem Tempo zu, und sie verändert die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, interagieren und Entscheidungen treffen. Ein Bereich, in dem KI einen spürbaren Einfluss hat, ist das Management des Auftragseingangs. Veralteten Auftragsverwaltungssystemen fehlt möglicherweise das, was KI bieten kann: Effizienz, Genauigkeit und Kundenzufriedenheit. Von der Bearbeitung großer Auftragsvolumina und der Automatisierung repetitiver Aufgaben bis hin zur Bereitstellung von Realtime-Insights und prädiktiven Analysen - KI optimiert den gesamten Auftragseingang mit beispielloser Präzision und Geschwindigkeit.

KI Systeme im Order Management sind wie ein intelligenter Assistent, der rund um die Uhr arbeitet, nie müde und mit der Zeit immer besser und intelligenter wird. Mit KI können sich Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, indem sie die Auftragsabwicklung beschleunigen, Fehler reduzieren und das Kundenerlebnis verbessern.

In diesem Blogbeitrag gehen wir auf jeden einzelnen Aspekt von KI im Auftragsmanagement ein, von den Grundlagen und Vorteilen bis hin zu den Herausforderungen, denen Unternehmen bei der Implementierung begegnen können. Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie mit KI in Ihrem Auftragseingang beginnen können und wie unser KI-Assistent turian Ihnen dabei helfen kann, Ihre Vision eines effizienten, präzisen und kundenorientierten Order Managements zu verwirklichen.

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KI in im Auftragseingang: Die Grundlagen

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Bildnachweis: Rawpixel.com

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Künstliche Intelligenz (KI) ist eine Technologie, die sich auf die Entwicklung intelligenter Computer und Maschinen konzentriert, die wie Menschen denken, lernen und Entscheidungen treffen können. Nun ist KI nicht nur eine einzige Technologie, sondern ein Oberbegriff, der verschiedene Technologien umfasst, wie z. B.:

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• Maschinelles Lernen (ML)
• Natürliche Sprachverarbeitung (NLP)
• Computer Vision Technologie

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Hochmoderne KI-Systeme wie turian verwenden so genannte Large Language Models (LLMs). LLMs sind die weltweit fortschrittlichsten Modelle für maschinelles Lernen, die Texte wie Menschen verstehen, verarbeiten und erzeugen können. Diese KI-Systeme können riesige Datenmengen verarbeiten, daraus lernen und sich mit der Zeit verbessern. LLMs arbeiten mit jeder Art von Daten, egal ob sie strukturiert, halb-strukturiert oder unstrukturiert sind. Das Hauptziel von KI in der Auftragsverwaltung ist die Automatisierung von Routineaufgaben (wie Dateneingabe, -verarbeitung und -analyse), die Reduzierung von Fehlern und die Verbesserung der Gesamteffizienz und -genauigkeit bei minimaler menschlicher Intervention.

Wie funktioniert KI eigentlich im Auftragsmanagement? Vereinfachen wir die Dinge und unterteilen wir sie in vier wichtige Schritte:

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Schritt 1: Klassifizierung des Auftragseingangs

Der erste Schritt bei der KI-Auftragsverwaltung besteht darin, jede neue Nachricht und jedes neue Dokument, das in Ihrem E-Mail Postfach eingeht, zu öffnen und zu lesen. KI-Systeme können mehrere Dateiformate verarbeiten, z. B. Freitexte in E-Mails, Word, Excel, XML, CSV, PDF, handschriftliche Notizen und sogar Bilder. Nach dem Lesen der Dokumente kann die KI diese identifizieren und klassifizieren. So kann die KI beispielsweise den Kontext der E-Mail Nachricht und ihrer Anhänge ermitteln und feststellen, ob es sich um einen Kundenauftrag oder eine Serviceanfrage handelt, und die Nachricht an das entsprechende Team weiterleiten. 

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Schritt 2: Datenextraktion und Validierung

Sobald die Dokumente richtig identifiziert und klassifiziert sind, kann die KI relevante Datenpunkte aus ihnen extrahieren und sie auf ihre Richtigkeit überprüfen. Dazu gehören Kundeninformationen, Produktdetails, Menge, Preise, Lieferdatum und mehr. Nach der Extraktion werden die Daten mit den vorhandenen Informationen im ERP/CRM-System abgeglichen, um ihre Genauigkeit, Konsistenz und Vollständigkeit sicherzustellen. Bei Unstimmigkeiten kann das KI-System diese zur Überprüfung durch einen Mitarbeiter kennzeichnen oder eine E-Mail an den Kunden senden, in der er um Klärung oder weitere Informationen gebeten wird.

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Schritt 3: Auftragserstellung und Angebotserstellung

Nach der Validierung der Daten kann die KI automatisch Aufträge und Angebote in Ihrem ERP/CRM auf der Grundlage vordefinierter Regeln und Kriterien erstellen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe und der gesamte Prozess wird beschleunigt. KI kann auch historische Daten aus der Kundeninteraktion oder andere Daten zu Kundenpräferenzen nutzen, um personalisierte E-Mail-Antworten zu verfassen. In ähnlicher Weise kann KI automatisch Angebote erstellen, die auf die spezifische Anfrage eines Kunden zugeschnitten sind (RFQ).

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Schritt 4: Auftragsverfolgung, Analyse und Vorhersage

Sobald die Bestellung generiert ist, kann die KI ihren Fortschritt verfolgen und überwachen, Echtzeit-Updates zum Bestellstatus liefern und Daten analysieren, um mögliche Verzögerungen oder Probleme vorherzusagen. So können Unternehmen proaktiv Maßnahmen ergreifen, um Probleme zu lösen, bevor sie eskalieren, und die Kunden über ihre Bestellungen auf dem Laufenden halten.

Neben diesen Schritten gibt es auch andere Komponenten, die KI im Auftragsmanagement bieten kann, wie Chatbots für den Kundensupport, automatische Warnungen und Benachrichtigungen, Betrugserkennung und mehr. KI hat das Potential, den gesamten Auftragsverwaltungsprozess von Anfang bis Ende zu optimieren.

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Vorteile von KI im Order Management: Ihr Wettbewerbsvorteil

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Bildnachweis: Freepik

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Klassische Auftragsverwaltungssysteme erledigen zwar die Arbeit, aber ihnen fehlt die Geschwindigkeit, Genauigkeit und Effizienz, die KI mit sich bringt. Alles, von der Dateneingabe und -validierung bis hin zur Aktualisierung von Systemen und der Nachverfolgung von Aufträgen, hängt von den manuellen Bemühungen Ihres Teams ab. Sie müssen Tausende von E-Mails oder Dokumenten durchsuchen, Daten kopieren und einfügen, sie auf Richtigkeit überprüfen und immer wieder nach Aktualisierungen oder Änderungen suchen. Ein einziger Fehler in diesem Prozess kann zu erheblichen Zeit- und Kostenüberschreitungen sowie zur Unzufriedenheit der Kunden führen. Mit KI werden all diese repetitiven Aufgaben automatisiert. Ihr Team gewinnt dadurch Zeit und Energie und kann sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, die einen größeren Mehrwert für das Unternehmen darstellen.

Hier sind die wichtigsten Vorteile, die Unternehmen durch den Einsatz von KI im Auftragsmanagement erzielen können:

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Optimierte Abläufe

Durch den Einsatz von KI für wiederkehrende Aufgaben wie Dateneingabe, Validierung, Angebotserstellung und Dokumentenanalyse kann sich Ihr Team auf höherwertige Aufgaben konzentrieren, die menschliches Fingerspitzengefühl und Entscheidungen erfordern. Außerdem werden Ihre ERP-/CRM-Systeme durch die KI automatisch aktualisiert, sodass Ihr Team nicht mehrere Systeme manuell bedienen muss. Ein KI-gestütztes Auftragsverwaltungssystem spart nicht nur Hunderte von Arbeitsstunden, sondern macht Ihr Team auch produktiver und effizienter. Es beschleunigt den gesamten Prozess und stellt sicher, dass die Aufträge rechtzeitig bearbeitet und erfüllt werden, damit Ihr Unternehmen der Konkurrenz einen Schritt voraus ist.

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Verbesserte Genauigkeit und Effizienz

KI-basierte Auftragsverwaltungssysteme verwenden Algorithmen, um die Arbeit zu erledigen. Im Gegensatz zu Menschen werden sie nicht müde oder langweilen sich. Der KI-Assistent extrahiert alle relevanten Details, wie Produktinformationen, Kundendaten und Geschäftsbedingungen, und vergleicht diese Daten dann mit den entsprechenden Feldern in Ihrem CRM- oder ERP-System. Findet er Unstimmigkeiten oder fehlende Informationen, weist er Ihr Team darauf hin. Hochentwickelte KI-Systeme verfügen sogar über intelligente Validierungsmechanismen, um sicherzustellen, dass alle Daten in allen Systemen korrekt und konsistent sind. Das bedeutet:

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• Verringerung von manuellen Fehlern
• Bessere Datenqualität und -integrität
• Weniger Kundenbeschwerden und Rücksendungen

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Echtzeit-Insights und prädiktive Analysen

KI gibt Unternehmen einen klaren und vollständigen Überblick über ihren Auftragsverwaltungsprozess in Echtzeit. Mit KI-gestützten Dashboards und Analysen können Unternehmen Aufträge von Anfang bis Ende verfolgen und überwachen. Dazu gehören der Auftragsstatus, Lieferfristen, eventuelle Verzögerungen und vieles mehr. Einige KI-Lösungen nutzen auch prädiktive Analysen, um die künftige Nachfrage auf der Grundlage früherer Daten, Markttrends und des Kundenverhaltens vorherzusagen. So können sich Unternehmen besser auf potenzielle Nachfrageschwankungen vorbereiten und Fehlbestände oder Überbestände vermeiden. Mit diesem Maß an Transparenz und Kontrolle können Unternehmen datengesteuerte Entscheidungen treffen, um ihre Bestandsverwaltung zu optimieren, Kosten zu senken und die Gesamtleistung zu verbessern.

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Erhöhte Kundenzufriedenheit

Was ist der Schlüssel zur Kundenzufriedenheit? Die pünktliche Lieferung von Bestellungen. Die Schnelligkeit und Genauigkeit von KI bei der Auftragsverwaltung stellt sicher, dass Kunden das Gewünschte zum gewünschten Zeitpunkt erhalten. KI-Assistenten wie turian können auch personalisierte Antworten verfassen, zusätzliche Informationen vom Kunden anfordern und sogar das endgültige Angebot oder die Auftragsbestätigung an den Kunden zurücksenden. 

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Kosten senken und Umsatz steigern

Durch schnellere und reibungslosere Abläufe kann KI zur Senkung der Betriebskosten beitragen. Sie müssen nicht mehr Mitarbeiter einstellen oder in teure Systeme investieren, um mehr Aufträge zu bearbeiten. KI kann die Last bewältigen und Ihre Kosten niedrig halten. Ein gutes KI-System entwickelt sich mit dem Wachstum Ihres Unternehmens weiter. Es lernt aus Ihren Daten, Interaktionen und Entscheidungen. Und mit der Zeit kann es intelligente Vorschläge machen, um Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und den Umsatz zu steigern.

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Herausforderungen bei der Einführung von KI in der Auftragsabwicklung

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Bildnachweis: Pch.vector

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Im Folgenden finden Sie einige Herausforderungen, mit denen Unternehmen bei der Implementierung von KI im Auftragsmanagement konfrontiert sind:

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• Datenqualität und -zugänglichkeit: KI basiert ihre Entscheidungen auf Daten. Wenn die Daten unvollständig, falsch oder nicht vorhanden sind, können die Ergebnisse des Systems kompromittiert werden.
• Integration in bestehende Systeme: KI-Systeme sind keine eigenständigen Tools. Sie müssen in Ihr CRM-, ERP- und andere Back-End-Systeme integriert werden. Dies kann in gewissen Fällen ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess sein.
• Datenschutz und Sicherheit: Die größte Sorge bei KI ist der Datenschutz und die Sicherheit. Da diese Systeme sensible Kundendaten verarbeiten, besteht die Gefahr von Datenschutzverletzungen oder Missbrauch.

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Mit turian brauchen Sie sich jedoch um keine dieser Herausforderungen zu kümmern. Unsere Modelle sind auf Milliarden von Datenpunkten vortrainiert und benötigen keine Ihrer Unternehmensdaten, um zu funktionieren. Darüber hinaus sind unsere KI-Assistenten nahtlos und vollständig in Ihre Arbeitsabläufe integriert (z. B. E-Mail-Clients, ERP- oder CRM-Systeme), um einen reibungslosen Einsatz und Betrieb zu gewährleisten. Es sind keine speziellen Programmier- oder IT-Kenntnisse erforderlich, und die Lösung kann innerhalb weniger Wochen einsatzbereit sein. Unsere KI-gestützten Lösungen sind für die Verarbeitung komplexer Datenstrukturen ausgelegt und können mit Daten aus beliebigen Quellen arbeiten. Was den Datenschutz und die Sicherheit betrifft, so halten wir uns strikt an alle relevanten Datenschutzbestimmungen und gewährleisten, dass Ihre Daten jederzeit sicher sind.

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Implementierung von KI in der Auftragsverarbeitung: Best Practices

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Bildnachweis: Freepik

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Mit ein wenig Planung und dem richtigen Anbieter ist die Implementierung von KI im Auftragsmanagement viel einfacher, als Sie denken. Hier finden Sie einige Best Practices, die Sie befolgen können, um eine reibungslose und erfolgreiche KI-Einführung zu gewährleisten:

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1. Definieren Sie Ihre Unternehmensziele und -vorgaben

Vor der Implementierung von KI im Order Management ist es wichtig, Ihre bestehenden Prozesse zu bewerten. Ermitteln Sie, welche Bereiche den größten Nutzen bringen können und welche Prozesse die meiste manuelle Arbeit erfordern, z. B. Dateneingabe oder Validierung, und setzen Sie Prioritäten für die Automatisierung. Definieren Sie außerdem klar Ihre Ziele und Vorgaben. Was wollen Sie mit KI erreichen? Geht es um Kostensenkung, verbesserte Effizienz oder höhere Kundenzufriedenheit? Mit diesem klaren Bild können Sie den Erfolg Ihrer KI-Einführung messen und fundierte Entscheidungen treffen.

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2. Wählen Sie die richtige KI-Lösung

Mit der steigenden Nachfrage nach KI wächst auch die Zahl der Anbieter von KI-Lösungen. Jedes System hat seine eigenen Besonderheiten und Fähigkeiten - obwohl wir aus einer Reihe von Gründen glauben, dass unsere Lösung die beste ihrer Art ist ;-). Bei der Auswahl einer KI-Lösung für das Auftragsmanagement ist es entscheidend, den Anbieter zu wählen, der am besten zu Ihren Unternehmenszielen passt. Worauf Sie bei einer Lösung achten sollten:

• Suchen Sie nach einem System, das sich schnell und kostengünstig implementieren lässt.
• Stellen Sie sicher, dass es sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt.
• Entscheiden Sie sich für ein System mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und anpassbaren Optionen.
• Berücksichtigung von Datenschutz- und Sicherheitsthemen von Anfang an

Vergewissern Sie sich auch, dass sich das KI-System an Ihre spezifischen Arbeitsabläufe anpassen kann, denn die meisten Standardlösungen eignen sich möglicherweise nicht für Nischenprozesse. Es ist auch wichtig, die Technologie hinter dem KI-System zu verstehen. KI ist nicht gleich KI, und es gibt massive Unterschiede in den Fähigkeiten der verschiedenen Lösungen.

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3. Testen Sie das System

Bevor Sie ein KI-System vollständig in Ihre Auftragsverwaltungsprozesse einführen, sollten Sie unbedingt mit einer Pilotstudie oder einem Proof of Concept beginnen. Diese erste Testphase ermöglicht es Ihnen, die Leistung des Systems in realen Szenarien zu bewerten und fundierte Entscheidungen über seine Wirksamkeit zu treffen. Indem Sie das System mit Ihren eigenen Daten testen, können Sie sicherstellen, dass es Ihre spezifischen Anforderungen erfüllt und genaue Ergebnisse liefert. Außerdem hilft diese Testphase dabei, potenzielle Probleme oder verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Auf diese Weise können Sie das KI-System vor der vollständigen Implementierung auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abstimmen und anpassen.

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4. Ihr Team onboarden

Sobald das System getestet und feingeschliffen wurde, ist es an der Zeit, Ihr Team einzubinden. Jetzt geht es darum, Ihre Mitarbeiter darin zu schulen, wie sie das KI-System effektiv nutzen können. Diese Schulung sollte nicht nur die technischen Aspekte der Nutzung der Software abdecken, sondern auch ihren Zweck, ihre Möglichkeiten und ihre potenziellen Auswirkungen auf ihre täglichen Aufgaben. Durch eine angemessene Schulung und Unterstützung können Sie sicherstellen, dass Ihr Team das KI-System zur Verbesserung seiner Arbeitsabläufe problemlos und sicher nutzen kann.

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5. Performance Monitoring

Und schließlich sollten Sie die Leistung Ihres KI-Systems kontinuierlich überwachen und notwendige Verbesserungen vornehmen. Wie bereits erwähnt, ist KI nicht perfekt, und mit der Zeit kann sie sich verbessern, wenn sie aus mehr Daten lernt. Behalten Sie die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) im Auge und gleichen Sie sie mit Ihren Zielen ab, um die Effektivität des Systems zu messen. So können Sie feststellen, in welchen Bereichen Verbesserungen oder Feinabstimmungen erforderlich sind. Ganzheitliche KI-Softwarelösungen bieten Ihnen ein Dashboard, auf dem alle relevanten Daten einfach gesammelt und angezeigt werden können.

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Optimieren Sie Ihren Auftragseingang mit den KI-Assistenten von turian

Wenn Ihnen die eigenständige Entwicklung und Implementierung von KI im Auftragseingang zu viel Arbeit macht, lassen Sie turian das für Sie erledigen. Unsere KI-Assistenten werden von den fortschrittlichsten Large Language Models (LLMs) betrieben, um Ihre Prozesse im Auftragsmanagement zu optimieren. turian kann eine Vielzahl komplexer Aufgaben wie Auftragserfassung, Datenextraktion, Auftragsbestätigung und Bestellabwicklung übernehmen. Unsere KI-Assistenten können lernen und sich an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen anpassen, um maximale Effizienz und Genauigkeit zu gewährleisten. turian lässt sich leicht in gängige E-Mail-Clients wie Gmail und Outlook und ERP/CRM-Systeme wie SAP, Oracle und Salesforce integrieren, so dass Sie mit Ihrer gewohnten Software weiterarbeiten können.

Wir bieten auch eine benutzerdefinierte API- und Datenbank-Integration, um Echtzeit-Updates und Informationen direkt in Ihrem Posteingang zu gewährleisten, so dass Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Plattformen wechseln müssen. Von der Angebotserstellung über intelligente Antworten an Kunden per Mail bis hin zur Verfolgung des Auftragsstatus - turian bietet Ihnen eine komplette End-to-End-Lösung für Ihr Order Management. Mit turian können Sie präzise Geschäftsregeln festlegen, um Genauigkeit und Kontrolle über Ihre Abläufe zu gewährleisten. Unsere Lösung ist darauf ausgelegt, große Datenmengen zu verarbeiten und dabei ein hohes Maß an Sicherheit zu gewährleisten. Wir verwenden eine 256-Bit-Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, um Ihre Daten jederzeit zu schützen, so dass Sie sich keine Sorgen um Datensicherheit machen müssen. Wir verwenden Ihre Daten nicht, um unsere Modelle zu trainieren, und natürlich haben unsere anderen Kunden keinen Zugang zu den Parametern aus Ihrem spezifischen Modell. 

turian kann in nur wenigen Tagen für Ihr Team einsatzbereit sein, ohne dass langwierige Modell-Anlernprozesse erforderlich sind. Wenn Sie sehen möchten, wie turian Ihren Auftragseingang automatisieren kann, buchen Sie noch heute eine Demo!

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