KI im Auftragsmanagement: Definitionen & Glossar

‍

Künstliche Intelligenz (KI) hat die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten und ihre Aufträge verwalten, verändert. Von der Automatisierung nicht wertvoller, sich wiederholender Aufgaben (wie Dateneingabe, Auftragserstellung und -bestätigung) bis hin zur Bereitstellung von Echtzeit-Insights kann KI die Effizienz, Genauigkeit und Geschwindigkeit ganzer Auftragsverwaltungsprozesse erheblich verbessern. Das ist alles gut und richtig, aber was genau ist KI im Auftragsmanagement? Automatisierung, ML, NLP, LLMs? ERP, CRM, HITL, API, ANN, KI-Assistenten? 

Das Verständnis des Fachjargons und der Begriffe kann ziemlich verwirrend und überwältigend sein. Um es Ihnen leichter zu machen, haben wir einen umfassenden Glossar mit allen Definitionen von AI Order Management zusammengestellt, die Sie kennen müssen.

‍

AI Order Management Definitionen & Glossar

‍

‍

‍

Abgleich der Bestellungen

Der Auftragsabgleich ist ein Verfahren, mit dem eingehende Aufträge mit den vorhandenen Datensätzen im ERP/CRM-System synchronisiert und abgeglichen werden, um Doppelarbeit und Fehler zu vermeiden. Dieses Verfahren stellt sicher, dass Kunden das bekommen, was sie bestellt haben, und dass Unternehmen das erhalten, was sie von ihren Lieferanten angefordert haben. Beim Auftragsabgleich werden die folgenden Details eines Auftrags verglichen:

• Kundenauftrag: Was der Kunde bestellt hat
• Verkaufsrechnungen: Was dem Kunden in Rechnung gestellt wurde
• Kaufbeleg: Was vom Lieferanten erhalten wurde
• Bestellung: Was das Unternehmen beim Lieferanten bestellt hat
• Einkaufsrechnungen: Was dem Unternehmen vom Lieferanten in Rechnung gestellt wurde

Durch den Abgleich dieser Datensätze können Unternehmen sicherstellen, dass die richtigen Produkte/Dienstleistungen bestellt, empfangen und den richtigen Kunden oder Lieferanten in Rechnung gestellt werden. Dies trägt dazu bei, genaue und aktualisierte Aufzeichnungen zu führen, Unstimmigkeiten zu vermeiden und mögliche Verluste aufgrund falscher Bestellungen oder Rechnungen zu verhindern.

‍

Angebotsanfrage (RFQ)

Eine Angebotsanfrage (RFQ) ist ein Verfahren, bei dem ein Unternehmen potenzielle Lieferanten oder Dienstleister auffordert, ein Preisangebot für ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung abzugeben. Mit anderen Worten: Eine Anfrage dient dazu, Preise von verschiedenen Anbietern einzuholen und zu vergleichen, um eine fundierte Kaufentscheidung zu treffen.

‍

Application Programming Interface (API)

‍

Bildnachweis: Freepik

‍

Eine API ist ein Satz von Regeln und Protokollen, die es verschiedenen Softwareanwendungen ermöglichen, miteinander zu kommunizieren und Daten, Funktionen und Merkmale gemeinsam zu nutzen. Im Kontext des Auftragsmanagements ermöglichen APIs KI-Lösungen (wie turian) die Integration mit bestehenden Geschäftssystemen, wie ERP oder CRM, und den Datenaustausch in Echtzeit. Eine API könnte zum Beispiel die Übertragung von Auftragsdaten aus dem ERP-System eines Kunden an eine KI-gestützte Auftragsmanagementlösung zur Verarbeitung und Erfüllung erleichtern.

‍

Automatisierte Auftragsabwicklung

Die automatisierte Auftragsabwicklung nutzt Technologien zur Optimierung und Automatisierung des Auftragsverwaltungsprozesses, vom Eingang eines Auftrags bis zu seiner Erfüllung. Durch die Automatisierung wird der manuelle Aufwand (z. B. für die Auftragserfassung, die Klassifizierung und die Berichterstellung) reduziert und der gesamte Prozess rationalisiert, so dass er schneller, effizienter und fehlerfrei abläuft. Das Ergebnis? Verbesserte Kundenerfahrung, höhere Produktivität und Kosteneinsparungen für Unternehmen.

‍

Automatisierung der Beschaffung

Beschaffungsautomatisierung ist der Einsatz von KI und anderen fortschrittlichen Technologien zur Automatisierung von Beschaffungsaktivitäten. Dies könnte die Rationalisierung der Lieferantenauswahl, die Erstellung von Bestellungen und die Einholung von Angeboten (RFQs) umfassen, um die Effizienz zu steigern und die manuelle Arbeit zu reduzieren. Das Hauptziel der Beschaffungsautomatisierung besteht darin, den Beschaffungsprozess effizienter, genauer und kostengünstiger zu gestalten.

‍

Automatisierung von Arbeitsabläufen

Die Workflow-Automatisierung rationalisiert die Auftragsverwaltungsprozesse, indem alle manuellen, zeitaufwändigen Aufgaben durch automatisierte ersetzt werden. Sie kann helfen, Zeit zu sparen, menschliche Fehler zu reduzieren und die Effizienz des Auftragsverwaltungszyklus zu steigern.

‍

Aufgaben-Automatisierung

Unter Aufgabenautomatisierung versteht man den Einsatz von Automatisierungstechnologie zur Erledigung sich wiederholender, zeitraubender oder manueller Aufgaben wie Auftragseingabe, Datenextraktion usw., die normalerweise von Menschen ausgeführt werden.

‍

Auftragsabwicklung

Die Auftragsabwicklung ist, einfach ausgedrückt, der Prozess der Entgegennahme, Bearbeitung und Auslieferung einer Bestellung an einen Kunden, von der Bestellung bis zu dem Zeitpunkt, an dem der Kunde sie in Händen hält. Sie umfasst eine Reihe von Schritten, wie z. B. die Auftragsabwicklung und -bestätigung, die Bestandsverwaltung, die Verfolgung des Auftragsstatus und die Kommunikation mit dem Kunden, um nur einige zu nennen. Eine rechtzeitige und effiziente Auftragsabwicklung kann sich erheblich auf den Erfolg eines Unternehmens und die Kundenzufriedenheit auswirken.

‍

Auftragsverwaltungssystem (OMS)

Auftragsverwaltungssysteme sind Softwarelösungen, die Unternehmen bei der Verwaltung ihres gesamten Auftragslebenszyklus von der Erstellung bis zur Erfüllung unterstützen. Diese Systeme umfassen in der Regel Funktionen wie Auftragserstellung, Bestandsverwaltung, Auftragsverfolgung und Kundenservice. Während sich veraltete Systeme auf ML oder regelbasierte Modelle stützen können, verwenden fortschrittliche Lösungen (wie turian) LLMs und ausgeklügelte Algorithmen, um die Notwendigkeit manueller Eingriffe (wie das erneute Trainieren von Modellen für jede neue Aufgabe) zu eliminieren und Unternehmen dabei zu helfen, ihre Kundenanforderungen effizienter zu erfüllen.

‍

Auftragsverfolgung

Dabei handelt es sich um einen Prozess, der die Überwachung und Verfolgung des Status einer Bestellung von der Erstellung bis zur Ausführung umfasst. Unternehmen und Kunden erhalten Echtzeit-Updates über den Auftragsfortschritt, einschließlich des Lieferstatus, des Standorts und der voraussichtlichen Ankunftszeit.

‍

Bearbeitung von Rechnungen

Bei der Rechnungsverarbeitung geht es um die Automatisierung der Erfassung, Validierung und Genehmigung von Rechnungen für die Zahlung. Dabei werden relevante Kundendaten aus Rechnungen extrahiert (z. B. Rechnungsnummer, -datum, -betrag usw.), mit Bestellungen im ERP/CRM-System abgeglichen und zur Genehmigung an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.

‍

Behandlung von Ausnahmen

Bei der Behandlung von Ausnahmen geht es darum, Probleme oder Unstimmigkeiten bei der Auftragsverwaltung zu erkennen und zu beheben, die außerhalb der normalen Verarbeitungsregeln liegen. Diese Ausnahmen können fehlende oder falsche Informationen, falsche Preise oder unerwartete Änderungen des Auftragsstatus umfassen. Der Einsatz von KI zur Erkennung, Behandlung und Behebung dieser Anomalien in Auftrags-Workflows kann zu einer effizienteren und fehlerfreien Auftragsabwicklung führen. Wenn zum Beispiel in der Bestellung eines Kunden wichtige Informationen wie eine Lieferadresse fehlen, kann KI dies als Problem erkennen und eine Warnung an das richtige Teammitglied senden, um das Problem zu lösen.

‍

Benutzeroberfläche (UI)

Eine Benutzeroberfläche (UI) ist die Art und Weise, wie ein Benutzer mit einem Computer oder einer Softwareanwendung interagiert. Sie umfasst alle Elemente, die es dem Benutzer ermöglichen, mit dem System zu interagieren, wie Menüs, Schaltflächen, Formulare und Grafiken. Die Benutzeroberfläche arbeitet mit der Benutzererfahrung (UX) zusammen, um ein nahtloses und angenehmes Erlebnis für den Benutzer zu schaffen.

‍

Betrugserkennung

KI-Systeme nutzen fortschrittliche Algorithmen und Echtzeit-Datenanalysen, um betrügerische Aktivitäten oder Transaktionen zu erkennen. KI kann eine riesige Menge von Daten aus verschiedenen Quellen verarbeiten, darunter Finanz- und Verhaltensdaten, um Anomalien und Muster zu erkennen, die auf Betrug hindeuten könnten. Anschließend wird der zuständige Entscheidungsträger bei Bedarf zur weiteren Untersuchung benachrichtigt oder gewarnt.

‍

Bestellungsbestätigung 

Eine Bestellbestätigung ist ein Dokument, das vom Lieferanten an den Käufer geschickt wird, um zu bestätigen, dass er die Bestellung erhalten und akzeptiert hat. Darin werden alle Einzelheiten der Bestellung, wie Produkte, Mengen, Preise und Liefertermine, bestätigt. Diese Bestätigung dient als rechtsverbindlicher Vertrag zwischen den beiden Parteien, der sicherstellt, dass beide auf derselben Seite stehen und mit den Bedingungen der Bestellung einverstanden sind. Mit anderen Worten: Sie bestätigt, dass der Lieferant sich bereit erklärt hat, die Bestellung wie vom Käufer angegeben auszuführen.

‍

Blanko-Bestellung

Eine Rahmenbestellung (auch als Dauerauftrag bezeichnet) ist eine langfristige Einkaufsvereinbarung zwischen einem Käufer und einem Lieferanten. Im Rahmen einer Rahmenbestellung kann der Einkäufer mehrere Lieferungen im Laufe der Zeit tätigen, ohne für jede Lieferung einen eigenen Kundenauftrag anlegen zu müssen. Dies ermöglicht einen effizienteren und strafferen Einkaufsprozess, da der Einkäufer nicht ständig Kundenaufträge für dieselben Artikel eingeben muss.

‍

Bots

Bots, Roboter, Chatbots - wie auch immer Sie sie nennen, sie sind alle gleich: softwaregesteuerte "Akteure", die mit den Nutzern auf menschenähnliche Weise interagieren können. Diese Bots können bei der Auftragsverwaltung helfen, indem sie Kundenanfragen beantworten, den Auftragsstatus aktualisieren und individuelle Antworten auf der Grundlage von Kundenpräferenzen und der Auftragshistorie erstellen.

‍

Business-to-Business (B2B)

Wie der Name schon sagt, ist Business-to-Business (B2B) eine Art von Handel oder Transaktion, die den Austausch von Waren, Dienstleistungen oder Informationen zwischen zwei Unternehmen und nicht zwischen einem einzelnen Unternehmen und einem Endverbraucher umfasst. Dazu können Lieferanten, Hersteller, Großhändler und Einzelhändler gehören. B2B-Transaktionen sind in der Regel umfangreicher und umfassen komplexere Prozesse als Business-to-Consumer-Transaktionen (B2C).

‍

Cloud-basiertes Auftragsmanagement

Ein cloudbasiertes Auftragsverwaltungssystem ist eine Softwarelösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Aufträge und die damit verbundenen Prozesse auf einer virtuellen Plattform zu verwalten, die in der Cloud gehostet wird. Diese Systeme ermöglichen den Echtzeit-Zugriff und die Zusammenarbeit über mehrere Abteilungen hinweg, unabhängig von deren physischem Standort. Da das System vollständig online ist, kann jeder, der über eine Zugangsberechtigung verfügt, von überall und zu jeder Zeit Bestellungen einsehen, Informationen aktualisieren und den Auftragsstatus nachverfolgen, was sehr bequem und effizient ist.

‍

Customer Relationship Management (CRM)

CRM ist eine Softwarelösung, die Unternehmen bei der Verwaltung und Analyse von Kundeninteraktionen und -daten während des gesamten Kundenlebenszyklus unterstützt. Mit CRM können Unternehmen ihren Umsatz und ihre Rentabilität optimieren und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit, -bindung und -treue erhöhen, indem sie verschiedene kundenorientierte Prozesse wie Vertrieb, Marketing, Kundensupport und Service automatisieren und rationalisieren.

‍

Datenanalyse

Datenanalyse ist der Prozess der Erfassung, Analyse und Interpretation von Daten, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Mit KI-Auftragsverwaltungssystemen können Unternehmen fortschrittliche Datenanalysetechniken nutzen, um häufige Engpässe (wie Auftragsverzögerungen, Fehler usw.) zu erkennen und ihren Auftragsverwaltungsprozess zu optimieren, um die Kundenzufriedenheit und die betriebliche Effizienz zu verbessern.

‍

Data Mining

Data Mining, auch bekannt als Knowledge Discovery in Data (KDD), ist ein Prozess, der Muster und Beziehungen in großen Datensätzen identifiziert und nützliche Informationen für strategische Entscheidungen extrahiert.

‍

Deep Learning (DL)

Deep Learning ist ein Teilbereich des maschinellen Lernens (ML), bei dem künstliche neuronale Netze (ANN) verwendet werden, um Maschinen beizubringen, Daten ähnlich wie das menschliche Gehirn zu verarbeiten. Diese Modelle können große und komplexe Datensätze verarbeiten, daraus lernen und mit einem Minimum an menschlicher Intervention genaue Vorhersagen oder Entscheidungen treffen.

‍

Einkaufsbestellung (PO)

Eine Bestellung ist ein Rechtsdokument, das von einem Käufer erstellt und an einen Lieferanten geschickt wird, wenn Sie oder jemand in Ihrem Unternehmen ein Produkt oder eine Dienstleistung bestellt. Die Bestellung enthält Einzelheiten wie den/die bestellten Artikel, die Menge, den Preis, das Lieferdatum usw. Es handelt sich im Wesentlichen um eine Liste der Waren, die Sie vom Lieferanten kaufen möchten.

‍

Elektronischer Datenaustausch (EDI)

Der elektronische Datenaustausch (EDI) ist ein System, das den elektronischen Austausch von Dokumenten (z. B. Bestellungen oder Rechnungen) zwischen Unternehmen in einem Standardformat ermöglicht. EDI macht die manuelle Dateneingabe und papierbasierte Prozesse überflüssig, die zeitaufwändig und fehleranfällig sein können. Durch die Automatisierung des Austauschs von Geschäftsdokumenten trägt EDI zur Rationalisierung der Auftragserfassung und -bearbeitung bei, was zu einer schnelleren Auftragserfüllung und verbesserten Effizienz führt.

‍

End-to-End-Automatisierung der Auftragsverwaltung

E2E-Automatisierung bezieht sich auf die Automatisierung eines gesamten Auftragsverwaltungsprozesses. Vom ersten Schritt, dem Eingang einer Angebotsanfrage, bis zum endgültigen Ergebnis, der Zahlung, wird jede Aufgabe mit wenig oder gar keinem menschlichen Eingriff automatisiert. Eine durchgängige Automatisierung kann den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Bearbeitung einer Bestellung erheblich reduzieren und die Gefahr manueller Fehler minimieren.

‍

Enterprise Resource Planning-System (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) ist ein Softwaresystem, das Unternehmen bei der Verwaltung und Integration ihrer wichtigsten Geschäftsprozesse unterstützt, einschließlich Finanzmanagement, Lieferkette, Personalwesen, Beschaffung, Fertigung und mehr. Zu den am häufigsten verwendeten ERP-Systemen gehören SAP, Oracle NetSuite und Microsoft Dynamics 365. Diese Systeme bieten eine zentralisierte Plattform für Unternehmen, um ihre Abläufe zu rationalisieren, die Produktivität zu verbessern und datengestützte Entscheidungen zu treffen.

‍

Generative KI

Generative KI ist ein Teilbereich der KI, der sich auf die Erstellung neuer Inhalte oder Daten auf der Grundlage vorhandener Informationen konzentriert. Beispiele für generative KI sind große Sprachmodelle (LLM) wie ChatGPT 4o von OpenAI und von Dall-E generierte Bilder.

‍

Große Sprachmodelle (LLMs)

Große Sprachmodelle (oder kurz LLMs) sind sehr große Deep-Learning-Modelle, die auf Milliarden von Wörtern im Internet aus verschiedenen Quellen wie Büchern, Artikeln und Websites vortrainiert sind. Diese KI-Modelle (z. B. GPT-4o von OpenAI) können wie Menschen natürliche Sprache verstehen, generieren und mit ihr interagieren, um eine breite Palette von Aufgaben zu erfüllen, wie z. B. Fragen zu beantworten, Texte zusammenzufassen und Texte zu generieren. Sie können auch denken und durch neue Daten und Rückmeldungen kontinuierlich lernen.

‍

Halluzinationen

Dies ist der Fall, wenn eine KI, in der Regel ein großes Sprachmodell (LLM), eine logische und grammatikalisch präzise Ausgabe generiert, die jedoch nicht auf tatsächlichen Daten beruht oder keinen Sinn ergibt. So könnte eine KI beispielsweise eine Aussage generieren, die besagt: "Die Chinesische Mauer befindet sich in London", was zwar logisch aufgebaut, aber faktisch falsch ist. Ein anderes Beispiel wäre, dass eine KI ein völlig neues, fiktives Produkt oder eine Dienstleistung entwickelt, die in der Realität nicht existiert.

‍

Human-in-the-Loop (HITL)

Human-in-the-Loop (HITL) ist eine Technik, bei der Menschen und KI-Systeme zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. In diesem Rahmen bietet der Mensch Anleitung, Aufsicht und Entscheidungsfindung, während das KI-System Aufgaben ausführt und Daten verarbeitet. HITL wird häufig bei Aufgaben eingesetzt, die menschliches Denkvermögen, Urteilsvermögen und Kreativität erfordern.

‍

Incoterms

Incoterms (oder internationale Handelsklauseln) sind eine Reihe von standardisierten internationalen Handelsklauseln, die zur Festlegung der Verantwortlichkeiten von Käufern und Verkäufern bei der Lieferung von Waren verwendet werden. Diese Klauseln sind für die globale Auftragserfassung unerlässlich, da sie ein klares Verständnis der Verantwortlichkeiten und Verpflichtungen jeder an einer internationalen Handelstransaktion beteiligten Partei vermitteln.

‍

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)

Intelligente Dokumentenverarbeitung ist eine Technologie, die dokumentenbasierte Arbeitsabläufe automatisiert. IDP stützt sich auf eine Kombination von Technologien wie OCR, maschinelles Lernen und RPA zur Erfassung, Extraktion und Verarbeitung von Daten aus verschiedenen Arten von Dokumenten, wie Papierdokumenten, PDFs, Word-Dokumenten, E-Mails oder Bildern. Der Hauptzweck von IDP besteht darin, wertvolle Informationen aus großen Datenmengen zu extrahieren, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. IDP allein (ohne diese Technologien) ist jedoch nicht intelligent. Sie kann zwar Daten extrahieren und verarbeiten, aber es fehlt ihr der Kontext und die Fähigkeit, Maßnahmen zu ergreifen. IDP kann sich nicht an Änderungen in Dokumentenformaten oder Datenfeldern anpassen. Außerdem fehlt ihr die Fähigkeit, die Bedeutung und das Wesen bestimmter Datenpunkte zu verstehen. Wenn beispielsweise in einem Kundenauftrag der Name eines Kunden in einem Dokument als "Bob Smith" und in einem anderen als "Robert Smith" aufgeführt ist, erkennt IDP diese Diskrepanz nicht. Es verarbeitet die Daten einfach so, wie sie sind. Jedes Mal, wenn sich die Dokumentenstruktur oder die Datenfelder ändern, muss IDP neu geschult und konfiguriert werden, um sich anzupassen. IDP ist gut für die Verarbeitung von Dokumenten, aber das ist auch schon alles. Sie kann keine Entscheidungen treffen oder Maßnahmen auf der Grundlage der extrahierten Daten ergreifen.

‍

Intelligentes Auftragsverwaltungssystem

Ein Synonym für kognitives oder KI-Auftragsverwaltungssystem.

‍

Inventarverwaltung

Vereinfacht ausgedrückt, ist die Bestandsverwaltung der Prozess der Verwaltung und Kontrolle der Lagerbestände eines Unternehmens, um sicherzustellen, dass genügend Bestände vorhanden sind, um die Nachfrage der Kunden zu befriedigen. Dazu gehören Aufgaben wie die Verfolgung von Lagerbeständen, die Verwaltung von Lagerbeständen und die Optimierung der Lieferkette, um Engpässe oder Überbestände zu vermeiden.

‍

KI-Assistenten

KI-Assistenten, auch virtuelle oder intelligente Assistenten oder KI-Agenten genannt, sind KI-gestützte Software-Agenten, die mit Nutzern in natürlicher Sprache interagieren. KI-Assistenten können eine breite Palette von Aufgaben übernehmen, z. B. Auftragseingabe, Statusaktualisierungen und Kundensupport. Sie nutzen Natural Language Processing (NLP), um Benutzeranfragen zu verstehen und zu beantworten, personalisierte Antworten auf E-Mails zu verfassen, Angebote zu erstellen und sogar fehlende und/oder zusätzliche Informationen von Kunden/Auftraggebern zu erfragen, um die Richtigkeit und Vollständigkeit von Aufträgen sicherzustellen.

‍

KI Auftragsverwaltung

Die KI-Auftragsverwaltung ist eine intelligente Softwarelösung, die Unternehmen bei der Rationalisierung und Automatisierung ihrer Auftragsverwaltungsabläufe unterstützt, z. B. bei der Auftragserstellung, -bestätigung, -verfolgung und -abwicklung. Sie nutzt eine Kombination aus Technologien wie LLMs, Deep Learning und NLP, um Daten aus verschiedenen Quellen wie E-Mails, Bestellungen und Rechnungen zu erfassen, zu extrahieren, zu analysieren und zu verarbeiten.

Das Hauptziel von KI für die Auftragsabwicklung ist die Verringerung des manuellen Aufwands (z. B. Auftragserfassung, Validierung usw.), die Verringerung von Fehlern und die Verbesserung der allgemeinen betrieblichen Effizienz. KI-Lösungen für die Auftragsverwaltung ermöglichen es den Mitarbeitern, sich auf hochwertige Aufgaben zu konzentrieren, während sie sich um routinemäßige, sich wiederholende Arbeitsabläufe kümmern, die keinen menschlichen Eingriff erfordern.

‍

Kognitives Auftragsmanagement

Kognitives Auftragsmanagement ist ein Synonym für intelligente oder KI-gestützte Auftragsmanagementsysteme.

‍

Kundendienst / Customer Service

Unter Kundendienst versteht man die Unterstützung und Hilfe, die den Kunden nach dem Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung geboten wird. Dazu gehören die Auftragsverfolgung in Echtzeit, Lieferaktualisierungen, Rücksendungen und Umtausch sowie die Unterstützung der Kunden bei allen Problemen oder Bedenken, die sie mit ihrer Bestellung haben.

‍

Kundenaufträge

Ein Kundenauftrag (SO) ist ein Dokument, das von einem Unternehmen (Verkäufer) erstellt wird, um die Bestellung des Käufers (Kunden) zu prüfen und zu bearbeiten. Neben den Angaben zum Produkt oder zur Dienstleistung enthält der Kundenauftrag auch Informationen wie Preise, Mengen, Liefertermine und Zahlungsbedingungen.

‍

Kundenauftragseingang

Der Kundenauftragseingang ist der Prozess des Empfangs, der Erfassung und der Bearbeitung von Kundenaufträgen für Produkte oder Dienstleistungen. Er wird auch als Kundenauftragseingang bezeichnet. Dieser Prozess beinhaltet:

• Auftragserfassung: Dies ist der erste Schritt, bei dem eine Bestellung von einem Kunden per E-Mail oder auf anderem Wege eingeht. Der Kunde gibt die Bestellinformationen an, wie Produktname, Menge, Lieferadresse und andere relevante Details.
• Auftragseingabe: Hierbei handelt es sich um den Prozess der Eingabe von Auftragsdetails in das ERP/CRM-System eines Unternehmens. KI kann diesen manuellen Prozess automatisieren, indem sie relevante Daten aus strukturierten/unstrukturierten Datenquellen wie E-Mails, PDFs, Excel-Tabellen oder handschriftlichen Notizen extrahiert und in die entsprechenden Felder des Systems eingibt.
• Überprüfung der Bestellung: In diesem Schritt werden die Bestelldaten auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Konsistenz geprüft, z. B. auf Produktverfügbarkeit, Preise, Kundeninformationen und Lieferadresse.
• Auftragsbestätigung: Nach der Überprüfung der Bestellung schickt das Unternehmen eine Auftragsbestätigung an den Kunden, in der es dessen Anfrage bestätigt und die Einzelheiten der Bestellung aufführt.

‍

Kundenbetreuung

Der Kundendienst ist die Unterstützung und Hilfe, die den Kunden vor, während und nach einem Kauf geboten wird. Er umfasst Aktivitäten wie die Beantwortung von Kundenanfragen, die Lösung von Problemen oder Beschwerden und die Bereitstellung von Beratung und Unterstützung, um ein positives Kundenerlebnis zu gewährleisten. Guter Kundenservice bedeutet zufriedene Kunden, was zu Folgegeschäften und positiver Mund-zu-Mund-Propaganda führen kann.

‍

Kundeninformationen 

Unter Kundeninformationen versteht man alle Daten oder Details über einen Kunden. Ein Kundenauftrag enthält in der Regel Details wie Kundenname, Kontaktinformationen, Rechnungs-/Versandadressen, Mengen, Preis, kundenspezifische Rabatte und das gewünschte Lieferdatum.

‍

Kunden-Lebensdauer-Wert (CLV)

Der Customer Lifetime Value (CLV) ist eine Kennzahl, die den Gesamtwert misst, den ein Kunde für ein Unternehmen während der gesamten Geschäftsbeziehung bringt. Dabei werden Faktoren wie die Kaufhistorie des Kunden, der durchschnittliche Auftragswert und die Wahrscheinlichkeit von Wiederholungskäufen berücksichtigt, um den potenziellen Beitrag des Kunden zu den Einnahmen des Unternehmens abzuschätzen. Diese Kennzahl ist für die Auftragsverwaltung von entscheidender Bedeutung, da sie Unternehmen dabei hilft, Aufträge nach dem Wert des Kunden zu priorisieren und hochwertigen Kunden einen besseren Service zu bieten. Außerdem hilft sie Unternehmen, treue Kunden zu identifizieren und zu binden, was letztlich zu höheren Gewinnen führt.

‍

Künstliche Intelligenz (KI)

Künstliche Intelligenz (KI) ist nicht nur eine einzelne Technologie oder ein einzelnes Werkzeug, sondern ein weit gefasster Begriff, der mehrere Techniken und Methoden umfasst, wie maschinelles Lernen (ML), Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP), Deep Learning und Computer Vision. Die KI-Technologie ermöglicht es Maschinen und digitalen Systemen, die kognitiven Funktionen des Menschen zu simulieren, z. B. Lernen, Denken, Problemlösung und Entscheidungsfindung.

‍

Künstliche neuronale Netze (ANN)

Künstliche neuronale Netze - Artificial Neural Nets (ANN) - sind Teil des umfassenderen Konzepts der Deep-Learning-Technologie. ANN sind Berechnungsmodelle, die von der Struktur und Funktion biologischer neuronaler Netze im menschlichen Gehirn inspiriert sind. Sie bestehen aus miteinander verbundenen Knotenpunkten (wie Neuronen im Gehirn), die Informationen verarbeiten, aus Daten lernen und Entscheidungen auf der Grundlage von Mustern und Verbindungen treffen.

‍

Management der Lieferantenbeziehungen (SRM)

Wie der Name schon sagt, bezieht sich das Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM) auf die Verwaltung der Interaktionen mit den Lieferanten. Dazu gehören unter anderem Aufgaben wie die Bewertung/Auswahl von Lieferanten, die Aushandlung von Verträgen und die Überwachung der Leistung. SRM ist für die Auftragsverwaltung von entscheidender Bedeutung, da es Unternehmen dabei helfen kann, die Effizienz der Beschaffung und der Auftragsverwaltung zu verbessern, indem es rechtzeitige und qualitativ hochwertige Lieferungen von Lieferanten gewährleistet.

‍

Manuelle Auftragsabwicklung

Alles, von der Auftragserfassung und -validierung bis hin zur Aktualisierung der Datensätze im ERP/CRM-System und der Sendungsverfolgung, wird von Hand erledigt. Bei der manuellen Auftragsbearbeitung kommen keine Automatisierungswerkzeuge zum Einsatz; sie hängt von menschlichen Mitarbeitern ab, die Aufträge eingeben, validieren und bearbeiten. Das ist eine traditionelle und überholte Methode der Auftragsverwaltung.

‍

Maschinelles Lernen (ML)

Maschinelles Lernen ist ein Teilbereich der künstlichen Intelligenz, der Daten und Algorithmen nutzt, um menschliche Lern- und Entscheidungsfähigkeiten zu replizieren. ML muss auf einem großen Datensatz trainiert werden, um Muster zu erkennen, Vorhersagen zu treffen und seine Leistung zu verbessern; daher der Ausdruck "Lernen" in seinem Namen. Es ist, als würde man einem Computer beibringen, auf der Grundlage der verfügbaren Daten selbständig Muster zu lernen.

‍

Nachfrageprognose

Bei der Nachfrageprognose geht es darum, vorherzusagen, wie die Nachfrage der Kunden nach einem bestimmten Produkt oder einer Dienstleistung in der Zukunft aussehen wird. Bei der KI-gestützten Nachfrageprognose werden fortschrittliche Algorithmen eingesetzt, um historische Verkaufsdaten, Markttrends und andere relevante Faktoren zu analysieren und die künftige Nachfrage vorherzusagen. Die Nachfrageprognose ermöglicht es Unternehmen, ihre Lagerbestände zu optimieren, Fehlbestände zu vermeiden und die Auftragsverwaltung zu verbessern, indem sichergestellt wird, dass die richtigen Produkte zur richtigen Zeit verfügbar sind, um die Kundennachfrage zu erfüllen.

‍

Neuronale Netze

Ein neuronales Netz, das seine Wurzeln in der künstlichen Intelligenz hat, ist eine Reihe von Algorithmen, die Informationen ähnlich wie das menschliche Gehirn verarbeiten. Es besteht aus miteinander verbundenen Knoten oder Neuronen, die in einer geschichteten Struktur organisiert sind. Maschinen oder Computer nutzen diese adaptive Technik, um aus Fehlern zu lernen und ihre Leistung mit der Zeit zu verbessern.

‍

Omnichannel-Auftragsmanagement

Omnichannel-Auftragsmanagement bezieht sich auf die Verwaltung von Aufträgen über mehrere Verkaufskanäle, einschließlich online, im Geschäft und mobil. Dieser Ansatz sorgt für ein nahtloses Kundenerlebnis und eine effiziente Auftragsabwicklung, da die Kunden über ihren bevorzugten Kanal Bestellungen aufgeben und erhalten können.

‍

Order-to-Cash

Order-to-Cash (auch bekannt als O2C oder OTC) ist der durchgängige Geschäftsprozess, der beginnt, wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt und endet, wenn das Unternehmen die Zahlung für diese Bestellung erhält. Auch wenn es wie eine einfache Aufgabe aussieht, umfasst O2C eine komplexe Reihe von Schritten, wie z. B. Auftragsmanagement, Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung sowie Berichterstattung und Analyse. KI-gestützte Order-to-Cash-Systeme können dazu beitragen, diesen Prozess zu optimieren, indem sie Aufgaben wie Auftragseingang, Rechnungsstellung, Kundenkommunikation und Zahlungsverfolgung automatisieren.

‍

Prädiktive Analytik

Die prädiktive Analyse ist eine Form der fortgeschrittenen Analyse, die historische Daten zur Vorhersage künftiger Ergebnisse und Trends nutzt. Sie hilft Unternehmen, datengestützte Entscheidungen zu treffen und potenzielle Engpässe zu erkennen, die sich auf ihre Abläufe auswirken können. Wenn ein Kunde beispielsweise in der Vergangenheit häufig mit seinen Zahlungen in Verzug geraten ist, kann KI die Wahrscheinlichkeit künftiger Verzögerungen vorhersagen und Unternehmen dabei helfen, vorbeugende Maßnahmen wie das Versenden von Mahnungen zu ergreifen, um potenzielle Cashflow-Probleme zu vermeiden.

‍

Rechnung

Eine Rechnung, auch Wechsel oder Rechnung genannt, ist ein Handelsdokument, das von einem Verkäufer an einen Käufer für gelieferte Waren oder Dienstleistungen ausgestellt wird. Sie dient als Zahlungsaufforderung und enthält Einzelheiten wie die Menge der Artikel, den fälligen Gesamtbetrag, die Zahlungsbedingungen und die Art und Weise, wie ein Kunde die Zahlung leisten kann. Im Grunde handelt es sich um eine Aufzeichnung der finanziellen Transaktion zwischen einem Käufer und einem Verkäufer.

‍

Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)

‍

Bildnachweis: Freepik

‍

Bei der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) handelt es sich um eine Technologie, bei der Software-Roboter oder Bots eingesetzt werden, um menschliche Handlungen zu imitieren und einfache, sich wiederholende Aufgaben (wie Dateneingabe, Extraktion usw.) zu automatisieren, die normalerweise von Menschen ausgeführt werden. Es ist wichtig zu beachten, dass die Aufgabe einfach und strukturiert sein muss, damit RPA effektiv arbeiten kann, da sie keine unstrukturierten Daten verarbeiten oder den Kontext von Sprache verstehen kann. RPA ist ein Regelbefolger. Sie folgt vordefinierten Regeln und Anweisungen, um eine Aufgabe zu erledigen, was sie weniger anpassungsfähig für komplexe oder dynamische Prozesse macht. Sie können Ihren RPA beispielsweise so programmieren, dass er bestimmte Felder aus einem Dokument extrahiert (z. B. Name, Adresse oder Preis), aber er kann den Kontext des Dokuments nicht verstehen und keine darauf basierenden Entscheidungen treffen; er folgt einfach den von Ihnen festgelegten Regeln.

‍

Service Level Agreement (SLA) für die Auftragsabwicklung

Ein Fulfillment Service Level Agreement (SLA) ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden, in der die erwarteten Lieferfristen für Produkte oder Dienstleistungen festgelegt sind. Dieser Vertrag ist von entscheidender Bedeutung für die Priorisierung von Aufträgen bei der Eingabe, da er klare Erwartungen festlegt, wann die Kunden mit dem Erhalt ihrer Aufträge rechnen können.

‍

Stapelverarbeitung

Die Stapelverarbeitung ist eine Methode zur gleichzeitigen Verarbeitung großer Datenmengen, in der Regel zu geplanten Zeiten, anstatt sie in Echtzeit zu verarbeiten. Diese Technik wird häufig in der Auftragsverwaltung eingesetzt, um große Auftragsvolumina effizient zu verarbeiten. Die Stapelverarbeitung kann dazu beitragen, die Zeit für die Auftragsbearbeitung zu verkürzen und die Systemleistung zu verbessern, da die Aufgaben nicht einzeln, sondern in großen Mengen erledigt werden können.

‍

Strukturierte Daten

Alle Daten, die in einem festen Format organisiert und gespeichert sind, werden als strukturierte Daten bezeichnet. Diese Art von Daten wird normalerweise in Datenbanken, Tabellenkalkulationen oder anderen strukturierten Formaten gespeichert, die das Suchen, Abrufen und Analysieren erleichtern.

‍

Stückliste (BOM)

Eine Stückliste ist eine umfassende Liste aller Teile, Komponenten und Rohstoffe, die zur Herstellung eines Produkts benötigt werden. Stücklisten sind für die genaue Erfassung von Kundenaufträgen in der Fertigung unerlässlich, da sie sicherstellen, dass alle erforderlichen Materialien vor Beginn der Produktion verfügbar sind.

‍

Umgekehrte Logistik

Reverse-Logistik ist, vereinfacht ausgedrückt, der Prozess der Verwaltung von Bestellungen, die von Kunden zurückgegeben werden, und die darauf folgende umgekehrte Lieferkette. Mithilfe von KI können Unternehmen diesen Prozess optimieren, indem sie Rückerstattungsprozesse automatisieren, Entscheidungen über die Wiederauffüllung von Beständen optimieren und Wiederverkaufsmöglichkeiten für zurückgegebene Artikel identifizieren.

‍

Unstrukturierte Daten

Als unstrukturierte Daten werden alle Daten bezeichnet, die unorganisiert sind und keinem bestimmten Format folgen. Diese Art von Daten ist in der Regel textlastig und enthält Zahlen, Daten usw. und passt aufgrund ihrer fehlenden Struktur nicht in eine Datentabelle. Beispiele für unstrukturierte Daten sind E-Mails, digitale Bilder und Dokumente wie PDFs oder Word-Dateien, aber auch Audio- und Videodateien.

‍

Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP)

‍

Bildnachweis: Freepik

‍

Die Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP) ist ein Zweig der künstlichen Intelligenz, der es Computern/Maschinen ermöglicht, Sprache genau wie Menschen zu verstehen, zu interpretieren und zu manipulieren. Dabei werden verschiedene Techniken wie Computerlinguistik, statistische Modelle, regelbasierte Modelle und maschinelles Lernen kombiniert, um Sprache aufzuschlüsseln und zu analysieren, einschließlich ihrer Struktur, Bedeutung und ihres Kontexts. NLP ermöglicht es KI-Systemen, Aufgaben wie Übersetzung, Stimmungsanalyse und Informationsextraktion aus Texten oder Bildern durchzuführen.

‍

Verkaufsangebot

Ein Kostenvoranschlag ist ein Dokument, das einem potenziellen Kunden (Käufer) mitteilt, wie viel Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung kosten wird. Es dient als formelles Angebot, in dem die Preise, Bedingungen und Konditionen für den Verkauf angegeben sind.

‍

Vorhersagen / Forecasting

Unter Forecasting versteht man den Prozess der Vorhersage künftiger Trends oder Ergebnisse auf der Grundlage historischer Daten und Analysen. Sie hilft Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und für die Zukunft zu planen, indem sie potenzielle Chancen und Herausforderungen identifiziert. Wenn beispielsweise ein Kunde die Zahlungen für seine Bestellungen immer wieder verzögert, kann KI die Wahrscheinlichkeit künftiger Verzögerungen vorhersagen und Unternehmen darauf hinweisen, proaktive Maßnahmen für pünktliche Zahlungen zu ergreifen.

‍

Vorlaufzeit

Die Vorlaufzeit ist die Zeitspanne, die ab dem Zeitpunkt der Auftragserteilung bis zur Erfüllung eines Auftrags vergeht. Dieser Prozess wird häufig durch den Einsatz von KI in prädiktiven und kognitiven Auftragsverwaltungssystemen optimiert, die die Durchlaufzeiten auf der Grundlage historischer Daten genau vorhersagen können und Unternehmen dabei helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen.

‍

Zugriffsverwaltung

Die Zugriffsverwaltung (Access Management, AM) ist eine Sicherheitspraxis, die den Zugriff auf kritische digitale Ressourcen, sensible Daten oder Informationen kontrolliert und verwaltet. Es stellt sicher, dass nur befugte Personen Zugriff auf das System und seine Ressourcen haben. AM umfasst Authentifizierung (Überprüfung der Benutzeridentität), Autorisierung (Gewährung von Zugriffsrechten) und Auditing (Nachverfolgung von Benutzeraktivitäten) zum Schutz vor Cyber-Bedrohungen, Datenverletzungen und Betrug.

‍

Haben wir eine Definition der KI-Auftragsverwaltung übersehen?

Haben wir noch andere Begriffe aus der AI-Auftragsverwaltung vergessen? Lassen Sie es uns wissen, und wir werden sie in unsere Liste aufnehmen. Wir hoffen, dass Sie jetzt, da Ihnen diese umfassende Liste mit Definitionen von KI-Auftragsmanagement zur Verfügung steht, mit einem KI-OMS-Anbieter sprechen können, ohne sich von Fachjargon aufhalten zu lassen. Denken Sie daran, dass der Zweck von KI in Ihrem Auftragsverwaltungsprozess darin besteht, Abläufe zu vereinfachen und zu rationalisieren, und mit einem klaren Verständnis dieser Begriffe können Sie das Beste aus dieser Technologie herausholen.

‍

{{de-cta-block-blog}}

‍