KI-Dokumentenverarbeitung: Ihr Leitfaden zur Implementierung

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Die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung gehört zu den intelligentesten Wegen, um moderne Technologien in Ihre Geschäftsabläufe zu integrieren. Durch den Einsatz von KI können Unternehmen manuelle Aufgaben wie Dateneingabe und Dokumentenerfassung automatisieren und optimieren, wertvolle Erkenntnisse aus unstrukturierten Daten gewinnen und menschliche Fehler minimieren. Das Ergebnis: höhere Genauigkeit und Effizienz in der Dokumentenverwaltung.

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Die manuelle Verarbeitung von Dokumenten wie Rechnungen, Verkaufsaufträgen oder Bestellungen ist oft ein mühsamer und zeitaufwändiger Prozess – vor allem bei großen Datenmengen. Sie umfasst zahlreiche sich wiederholende Aufgaben wie Dateneingabe, Klassifizierung, Datenextraktion und Validierung. Mit KI-basierten Lösungen lassen sich diese Tätigkeiten automatisieren, wodurch Mitarbeitende wertvolle Zeit gewinnen, um sich auf strategischere und kreativere Aufgaben zu konzentrieren. Dazu zählen beispielsweise Entscheidungsfindung, Problemlösung oder die Interaktion mit Kunden.

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Klingt gut? Die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung könnte tatsächlich eine bahnbrechende Innovation für Ihr Unternehmen sein. Aber was genau steckt dahinter? Wie funktioniert sie? Und welche Vorteile bringt sie mit sich? Wenn Sie sich diese Fragen stellen, sind Sie hier genau richtig.

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Was ist KI-gestützte Dokumentenverarbeitung?

Die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung kombiniert künstliche Intelligenz (KI) mit fortschrittlichen Technologien wie maschinellem Lernen (ML), Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP), optischer Zeichenerkennung (OCR) und Workflow-Automatisierung. Ziel ist es, Daten aus verschiedenen Dokumententypen wie Kundenaufträgen, Rechnungen, Bestellungen oder Verträgen zu extrahieren, zu analysieren und zu organisieren. Diese Dokumente können entweder physisch (z. B. als gescannte Bilder oder Papierdokumente) oder digital (z. B. als E-Mails, PDFs oder Word-Dateien) vorliegen.

KI-basierte Tools zur Dokumentenverarbeitung sind in der Lage, Dokumententypen automatisch zu identifizieren und zu klassifizieren, relevante Datenfelder wie Kundenname, Datum, Produktbeschreibung oder Stückpreis zu extrahieren, die Daten anhand vordefinierter Regeln zu validieren und sie nahtlos in bestehende Systeme oder Datenbanken zu integrieren. Diese Automatisierung reduziert den manuellen Aufwand – etwa für Dateneingabe, Dokumentensortierung oder Datenvalidierung – minimiert menschliche Fehler und steigert die Effizienz von Dokumentenverwaltungsprozessen erheblich.

Obwohl KI-Dokumentenverarbeitung ein umfassender Begriff ist, lohnt es sich, turian als eine der führenden Lösungen in diesem Bereich hervorzuheben. turian geht über die Automatisierung einfacher Aufgaben hinaus und bietet End-to-End-Lösungen, die selbst komplexe Dokumente mit mehreren Datenpunkten und unterschiedlichen Formaten verarbeiten können. Dank modernster KI-Technologien wie Large Language Models (LLMs) versteht turian den Kontext und die Bedeutung von Dokumenten, extrahiert wertvolle Muster und Erkenntnisse aus den Daten und liefert geschäftlich relevante Einblicke für fundiertere Entscheidungen.

Lange Zeit war OCR die bevorzugte Lösung für die Dokumentenverarbeitung, doch sie hatte ihre Grenzen. OCR-basierte Tools eignen sich zwar hervorragend, um Daten aus standardisierten Dokumenten mit festen Formaten zu extrahieren oder Papierdokumente zu digitalisieren, stoßen jedoch an ihre Grenzen, wenn es um unstrukturierte Daten geht – beispielsweise handgeschriebenen Text, E-Mails oder Dokumente mit unterschiedlichen Layouts, Formaten oder Sprachen. Wenn beispielsweise eine Rechnung ein neues Layout oder ein zusätzliches Feld enthält, müssen OCR-Tools neu trainiert werden, um die Daten korrekt zu extrahieren. Sie können sich nicht an Änderungen anpassen oder den Kontext der Daten verstehen. Da OCR-Lösungen auf festen Regeln basieren, führen Abweichungen oft zu Fehlern.

Um diese Grenzen zu überwinden, wurde die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) eingeführt. IDP-Software kombiniert Technologien wie OCR, maschinelles Lernen (ML), Robotic Process Automation (RPA) und Computer Vision, um Dokumentenverarbeitungs-Workflows zu automatisieren. IDP-Lösungen erfassen Dokumente, klassifizieren sie nach ihrem Typ, extrahieren relevante Datenfelder mithilfe von OCR und ML und integrieren die Daten mithilfe von RPA in bestehende Systeme. Sie können sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten verarbeiten und sind daher flexibler als reine OCR-Lösungen. Ohne KI bleibt IDP jedoch wie ein Roboter ohne Gehirn.

Obwohl IDP-Lösungen Daten aus verschiedenen Dokumenttypen (z. B. PDFs, E-Mails, Bildern) extrahieren und verarbeiten können, fehlt ihnen die Fähigkeit, den Kontext oder die Bedeutung der Daten zu verstehen oder auf Basis dieses Verständnisses zu handeln. Wenn beispielsweise in einer Bestellung ein Kunde als „ABC Inc.“ genannt wird und in einem anderen Dokument als „ABC Corporation“, können IDP-Tools nicht erkennen, dass es sich um dieselbe Entität handelt. Sie folgen lediglich den Anweisungen und extrahieren die Daten unverändert, ohne sie zu interpretieren oder anzupassen. Das bedeutet, dass IDP-Tools weiterhin manuelle Eingriffe benötigen, um Daten zu validieren und Ausnahmen zu behandeln – was zu langsameren Verarbeitungszeiten und einem höheren Fehlerpotenzial führt.

Mit KI-gestützten Dokumentenverarbeitungslösungen gehören diese Einschränkungen der Vergangenheit an. KI-Lösungen wie turian nutzen LLMs (Large Language Models) und NLP (Natural Language Processing), um den Kontext, die Bedeutung und die Beziehungen zwischen Datenpunkten zu verstehen. Dadurch können sie Daten aus komplexen und variablen Dokumenten präzise extrahieren, die Absicht hinter den Daten erkennen und die erforderlichen Maßnahmen ergreifen. Eine KI-basierte Lösung zur Dokumentenverarbeitung kann beispielsweise Daten aus Dokumenten jeder Struktur und Sprache extrahieren, diese validieren, mit bestehenden Datensätzen abgleichen und die Informationen automatisch und ohne manuellen Eingriff in relevante Systeme wie ERP- oder CRM-Plattformen eingeben oder aktualisieren.

Bei Ausnahmen oder Fehlern, wie fehlenden Feldern oder nicht übereinstimmenden Daten, kann die KI-Lösung Benachrichtigungen an die relevanten Ansprechpartner senden, damit diese die Probleme prüfen und beheben. Mit anderen Worten: KI-basierte Dokumentenverarbeitungslösungen bieten eine vollständige End-to-End-Automatisierung des Dokumentenverarbeitungs-Workflows – von der Datenextraktion über die Validierung bis hin zur Entscheidungsfindung.

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Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) erklärt

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Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung?

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ist eine Technologie, die Daten aus verschiedenen Dokumententypen wie PDFs, Bildern und E-Mails automatisiert extrahiert, klassifiziert, validiert und verarbeitet. IDP-Lösungen nutzen eine Kombination aus Technologien wie OCR, maschinellem Lernen (ML) und Computer Vision, um Dokumentenverarbeitungs-Workflows zu automatisieren und effizienter zu gestalten.

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Wie funktioniert intelligente Dokumentenverarbeitung?

Der IDP-Prozess lässt sich in drei Hauptschritte unterteilen:

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• Erfassung: Die IDP-Lösung erfasst zunächst Dokumente und kategorisiert sie nach ihrem Typ, beispielsweise als Kundenauftrag, Rechnung oder Vertrag. Gescannte Dokumente oder Bilder werden mithilfe von OCR in digitalen Text umgewandelt, um sie für weitere Schritte zugänglich zu machen.
• Extraktion: Nach der Klassifizierung extrahiert die IDP-Lösung mithilfe von ML, OCR oder HTR (Handwriting Recognition) relevante Datenpunkte. Dazu können Informationen wie Kundenname, Adresse oder Rechnungsnummer gehören.
• Verarbeitung: Anschließend verarbeitet die intelligente Dokumentenverarbeitungssoftware die extrahierten Daten entsprechend ihrem Verwendungszweck. Dabei wird häufig RPA (Robotic Process Automation) eingesetzt, um starre Arbeitsabläufe zu automatisieren, wie beispielsweise die Integration der Daten in ERP- oder andere Geschäftssysteme.

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Technologien, die bei der intelligenten Dokumentenverarbeitung zum Einsatz kommen

Um Dokumentenverarbeitungsaufgaben auszuführen, setzen IDP-Lösungen eine Kombination aus folgenden Technologien ein:

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• Optische Zeichenerkennung (OCR): OCR wird verwendet, um Dokumente wie PDF-Dateien, gescannte Papierdokumente oder von einer Kamera erfasste Bilder in bearbeitbaren und durchsuchbaren digitalen Text umzuwandeln.
• Maschinelles Lernen (ML): ML-Algorithmen trainieren das IDP-System darauf, Muster in den Daten zu analysieren und zu verstehen. Dadurch kann das System relevante Informationen in Dokumenten präzise identifizieren und extrahieren.
• Robotic Process Automation (RPA): RPA wird eingesetzt, um einfache, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, wie die Dateneingabe, das Ausfüllen von Formularen sowie die Synchronisierung und Aktualisierung von Daten in verschiedenen Systemen.
• Computer Vision: Computer Vision ermöglicht es IDP-Lösungen, die visuellen Informationen in Dokumenten zu analysieren und zu interpretieren. Dazu gehören die Struktur, das Layout, Formate sowie Datenpunkte wie Tabellen oder Grafiken.

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Wie funktioniert die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung?

Die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung umfasst in der Regel vier Hauptschritte: Dokumentenerfassung, Datenextraktion, Datenvalidierung und Datenintegration in das gewünschte System zur weiteren Verarbeitung.

Hier eine detaillierte Aufschlüsselung der einzelnen Schritte:

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1. Dokumentenerfassung

Der Prozess beginnt mit der Erfassung von Dokumenten, die in verschiedenen Formaten vorliegen können, wie PDFs, Bilder, E-Mails oder gescannte Unterlagen. Nehmen wir als Beispiel eine Auftragsbestätigung, die als gescanntes PDF per E-Mail eingeht – möglicherweise in schlechter Qualität und mit handschriftlichen Notizen versehen.

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Während herkömmliche Lösungen zur Dokumentenverarbeitung, wie OCR-basierte Tools, oft Schwierigkeiten mit solchen Dokumenten haben, können moderne KI-Lösungen wie turian solche Dokumente präzise erfassen und verarbeiten.

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2. Datenextraktion

Nach der Erfassung analysiert die KI-basierte Lösung das Dokument oder die E-Mail und sucht nach einer Referenz, um die relevanten Daten aus dem System abzurufen.

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Im Fall einer Auftragsbestätigung durchsucht die KI etwa die Betreffzeile, den E-Mail-Text und das Dokument selbst, um die benötigte Referenz zu identifizieren. Sobald diese gefunden ist, extrahiert die KI-Lösung Informationen wie Auftragsdatum, Gesamtmengen und den Gesamtbetrag.

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3. Datenvalidierung

Nach der Datenextraktion vergleicht die KI die extrahierten Daten mit den bereits im System vorhandenen Informationen. Bei einer Auftragsbestätigung prüft die KI beispielsweise Einzelposten, Preise, Liefertermine, Adressen, Mengen und andere relevante Daten auf ihre Richtigkeit.

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Werden Abweichungen festgestellt – etwa eine Änderung des Lieferdatums oder Preises – markiert die KI diese zur weiteren Überprüfung durch einen menschlichen Benutzer. Dieser Ansatz, auch als Human-in-the-Loop-Prinzip bekannt, spart Zeit, da die KI die Daten vorab analysiert und vergleicht, die endgültige Entscheidung jedoch dem Menschen überlässt.

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4. Datenintegration

Nach der Überprüfung und Genehmigung von Abweichungen durch den Benutzer aktualisiert die KI das System mit den neuesten Änderungen. Im Beispiel einer Auftragsbestätigung würde die KI beispielsweise ein aktualisiertes Lieferdatum im ERP-System hinterlegen, sobald der Benutzer die Änderung akzeptiert hat.

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Dieser Schritt spart nicht nur viel Zeit und Mühe, sondern stellt auch sicher, dass die Daten im System korrekt und aktuell sind – eine wichtige Voraussetzung für die weitere Verarbeitung.

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Aber das ist nicht alles: Fortschrittliche KI-gestützte Lösungen wie turian können darüber hinaus intelligente Antworten generieren, um dem Absender der E-Mail zu antworten, und sogar aktualisierte Dokumente wie eine überarbeitete Bestellung anhängen.

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turian geht über die reine Erfassung und Extraktion von Daten aus unstrukturierten Dokumenten hinaus und automatisiert sowie optimiert den gesamten Dokumentenverarbeitungs-Workflow. Dies umfasst nicht nur die Datenextraktion und -integration, sondern auch die Entscheidungsfindung und Kommunikation.

Das macht turian zu einem leistungsstarken Tool für Unternehmen, die Zeit sparen, Fehler reduzieren und ihre Dokumentenverarbeitungsprozesse effizienter gestalten möchten. Durch den Einsatz von KI-basierter Dokumentenverarbeitung können Unternehmen ihre Ressourcen auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren, während die KI sich um wiederholende und zeitintensive Aufgaben kümmert.

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Wie lösen KI-Lösungen für die Dokumentenverarbeitung häufige Herausforderungen im Arbeitsablauf?

Stellen Sie sich vor, Ihr Beschaffungsteam müsste Hunderte von Bestellungen manuell prüfen, während wichtige Fristen verstreichen. Oder Ihr Verkaufsteam verbringt Stunden damit, Kundenaufträge manuell in das System einzugeben, anstatt sich auf den Abschluss von Geschäften zu konzentrieren. Solche Szenarien gehören zu den häufigsten Herausforderungen, die durch ineffiziente Dokumentenverarbeitungsprozesse entstehen. Hinzu kommen ein erhöhtes Risiko menschlicher Fehler, Verzögerungen und ein Mangel an Transparenz in den Workflows.

KI-basierte Dokumentenverarbeitungslösungen können diese Probleme effektiv lösen, indem sie den gesamten Dokumentenverarbeitungs-Workflow automatisieren – von der Erfassung der Dokumente bis hin zur Validierung und Integration der Daten. Dadurch wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit der Prozesse verbessert.

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6 Herausforderungen bei der Dokumentenverarbeitung und wie KI-Lösungen helfen können

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Lassen Sie uns untersuchen, wie KI-Tools zur Dokumentenverarbeitung Unternehmen helfen können, häufige Herausforderungen zu bewältigen:

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Herausforderung 1: Ungenauigkeit der Daten

Manuelle Dateneingabe ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Fehler wie Tippfehler oder fehlende Informationen können zu ungenauen Daten führen, die wiederum falsche Erkenntnisse, schlechte Entscheidungen und Compliance-Verstöße nach sich ziehen.

KI-gestützte Dokumentenverarbeitungstools eliminieren die Notwendigkeit manueller Dateneingabe und verringern dadurch die Wahrscheinlichkeit solcher Fehler. Mithilfe großer Sprachmodelle (LLMs) und fortschrittlicher KI-Algorithmen erkennen, extrahieren und validieren diese Tools Daten präzise und stellen Datengenauigkeit sowie -konsistenz im gesamten Workflow sicher. Ihr Team muss keine Zeit mehr für manuelle Eingabe, Überprüfung oder Fehlerkorrektur aufwenden – die KI übernimmt das alles.

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Herausforderung 2: Schwierigkeiten bei der Verarbeitung großer Datenmengen

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens steigt auch die Menge an Dokumenten, die verarbeitet werden müssen. Manuelle Methoden können mit diesem Datenvolumen oft nicht Schritt halten, was zu Verzögerungen, verpassten Fristen und unzufriedenen Kunden führt. Die Einstellung zusätzlicher Mitarbeitender, um die Arbeitslast zu bewältigen, kann außerdem erhebliche Kosten verursachen.

KI-gestützte Lösungen sind skalierbar und in der Lage, große Datenmengen schnell und präzise zu verarbeiten. Sie passen sich dem Wachstum Ihres Unternehmens an und gewährleisten eine effiziente Verarbeitung, ohne Geschwindigkeit oder Genauigkeit zu beeinträchtigen – und das, ohne zusätzliche Infrastruktur oder Mitarbeitende zu benötigen.

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Herausforderung 3: Schwierigkeiten bei der Handhabung unstrukturierter Daten

Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen, Verträge oder Kundenaufträge haben oft kein einheitliches Format, was die Datenextraktion erschwert.

KI-basierte Dokumentenverarbeitungslösungen nutzen LLMs und NLP-Algorithmen, um den Kontext und die Bedeutung unstrukturierter Daten zu verstehen und relevante Informationen präzise zu extrahieren. Dadurch wird der manuelle Aufwand reduziert, und die Effizienz des gesamten Workflows wird gesteigert.

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Herausforderung 4: Unfähigkeit zur Integration in bestehende Systeme

Wenn extrahierte Daten nicht nahtlos in ERP-, CRM- oder andere Geschäftssysteme integriert werden können, entstehen Engpässe und Verzögerungen. Ihr Team muss möglicherweise Daten manuell neu formatieren oder eingeben, was den Prozess verlangsamt und den Automatisierungsvorteil zunichtemacht.

KI-gestützte Lösungen sind darauf ausgelegt, extrahierte Daten direkt und automatisch in bestehende Systeme zu integrieren. Sie aktualisieren die benötigten Felder präzise und stellen sicher, dass der Informationsfluss reibungslos erfolgt – ohne manuelle Nacharbeit.

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Herausforderung 5: Verarbeitung mehrsprachiger Dokumente

Unternehmen, die international tätig sind, müssen häufig Dokumente in verschiedenen Sprachen bearbeiten. Die manuelle Verarbeitung solcher Dokumente kann fehleranfällig und zeitaufwendig sein, insbesondere wenn die Sprache oder der Dialekt nicht vertraut ist.

Mit fortschrittlichen NLP-Funktionen können KI-basierte Dokumentenverarbeitungstools mühelos mehrere Sprachen verarbeiten. Sie extrahieren Daten aus Dokumenten in verschiedenen Sprachen, wie Englisch, Deutsch, Spanisch oder Chinesisch, präzise und effizient. Sprachbarrieren sind damit kein Hindernis mehr.

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Herausforderung 6: Eingeschränkte Sichtbarkeit des Dokumentenverarbeitungs-Workflows

Manuelle Dokumentenverarbeitung bietet oft keine ausreichende Transparenz. Es ist schwierig, den Status eines Dokuments zu verfolgen oder mögliche Fehler rechtzeitig zu erkennen und zu beheben.

KI-gestützte Dokumentenverarbeitungslösungen bieten Echtzeit-Einblicke in den gesamten Workflow. Mit einem intuitiven Dashboard können Sie den Fortschritt jedes Dokuments verfolgen, Engpässe identifizieren und sofortige Korrekturmaßnahmen ergreifen. Diese Transparenz sorgt für einen reibungslosen, effizienten Ablauf.

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Optimieren Sie Ihre Dokumentenverarbeitungs-Workflows mit turian

Wenn Sie nach einer zuverlässigen, intelligenten und effizienten Lösung suchen, um Ihre Dokumentenverarbeitungs-Workflows von Anfang bis Ende zu optimieren, ist turian genau das Richtige für Sie. Unsere KI-Assistenten nutzen die Leistungsfähigkeit großer Sprachmodelle (LLMs), um den Kontext und die Bedeutung Ihrer Dokumente zu verstehen, relevante Informationen zu extrahieren und mühsame, sich wiederholende Aufgaben wie Dateneingabe, Dokumentenklassifizierung und Datenvalidierung zu automatisieren.

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turian kann eine Vielzahl von Dokumenten verarbeiten – darunter Rechnungen, Bestellungen und Kundenaufträge – in unterschiedlichen Formaten wie PDFs, Word-Dateien, Bildern oder sogar handschriftlichen Notizen.

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Wir verstehen jedoch, dass LLMs allein keine vollständige Lösung für die Dokumentenverarbeitung bieten können. Deshalb haben wir zusätzliche Schichten proprietärer Technologie entwickelt, die um die LLMs herum aufgebaut sind. Diese umfassen RAG (Retrieval-Augmented Generation) für genauere und kontextrelevante Ergebnisse sowie maßgeschneiderte Geschäftsregeln und Algorithmen, um die Qualität zu maximieren und Fehler zu minimieren.

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Unsere KI-Assistenten bewältigen auch komplexe Aufgaben wie das Verfassen von E-Mail-Antworten auf Kundenanfragen oder das Anfordern fehlender oder zusätzlicher Informationen von relevanten Parteien. Durch die Automatisierung solcher Aufgaben reduziert turian den manuellen Arbeitsaufwand erheblich, steigert die Effizienz und verschafft Ihren Mitarbeitenden mehr Zeit für strategischere Aufgaben.

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Mit Echtzeit-Einblicken und einem benutzerfreundlichen Dashboard bietet turian Ihnen die Möglichkeit, den Status von Dokumenten zu verfolgen, Engpässe zu erkennen und datengestützte Entscheidungen zu treffen. Fehlen beispielsweise bei einer Bestellung wichtige Informationen wie die Lieferadresse, kennzeichnet turian diese automatisch und sendet eine Warnmeldung an das zuständige Team. Dies erhöht die Datengenauigkeit und verhindert kostspielige Fehler.

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Im Gegensatz zu herkömmlichen Dokumentenverarbeitungslösungen (wie OCR-basierten Tools), die für jeden Dokumenttyp manuell eingerichtet werden müssen, ist turian skalierbar und flexibel. Es passt sich problemlos an wechselnde Formate und Sprachen an und gibt Ihnen gleichzeitig die vollständige Kontrolle über Ihre Workflows. Sie können regelbasierte Richtlinien für sensible Informationen festlegen und Entscheidungen weiterhin unter Einbeziehung des Menschen treffen.

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Das Beste an turian ist, dass es sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme wie ERP, CRM oder E-Mail-Plattformen (z. B. Outlook oder Gmail) integrieren lässt – ohne zusätzliche Hardware oder aufwendige Schulungen. turian ist eine sofort einsatzbereite Lösung, die in weniger als zwei Wochen implementiert werden kann. Wenn Sie turian testen möchten, bevor Sie sich entscheiden, bieten wir Ihnen einen kostenlosen Proof of Concept, um die Vorteile unserer Lösung aus erster Hand zu erleben.

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Die manuelle Verarbeitung von Dokumenten ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit turian können Sie jedoch Ihre Workflows optimieren, die Effizienz steigern und die Genauigkeit Ihrer Dokumentenverarbeitung auf ein neues Niveau bringen.

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