Wie KI-Auftragsabwicklung Ihren Vertriebsservice verändert

‍

Sie wollen eine schnellere und genauere Auftragsabwicklung? Die KI-Auftragsverarbeitung ist Ihre Antwort. Sie automatisiert sich wiederholende Aufgaben, reduziert Fehler und gibt Ihrem Team den nötigen Freiraum, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren - den Verkauf und den Aufbau von Kundenbeziehungen. Mit Künstlicher Intelligenz (KI) können Sie sich von der manuellen Dateneingabe verabschieden und sich auf optimierte, effiziente Arbeitsabläufe freuen. Stellen Sie sich vor: weniger Fehler, schnellere Durchlaufzeiten und zufriedenere Kunden. Das ist es, was die KI-Auftragsabwicklung bietet. Erfahren Sie, wie diese Spitzentechnologie Ihren Vertriebsservice verändern kann. Wir bei turian haben diese Vorteile aus erster Hand erfahren und freuen uns darauf, sie mit Ihnen zu teilen.

‍

Wie revolutioniert KI die Auftragsabwicklung?

Die KI-Auftragsabwicklung ist wie ein digitaler Assistent, der Ihre Aufträge abwickelt. Er nutzt künstliche Intelligenz, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und Ihnen das Leben leichter zu machen. Wie die meisten B2B-Vertriebsteams erhalten Sie Ihre Aufträge wahrscheinlich per E-Mail. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine neue E-Mail in Ihrem Posteingang. Der KI-Assistent prüft alle Ihre eingehenden E-Mails und kann automatisch die Absicht jeder Nachricht erkennen. Er kann z. B. verstehen, dass Ihr Kunde eine neue Bestellung aufgeben möchte. 

Die KI extrahiert dann alle erforderlichen Daten. Sie erfasst Namen, Adressen, Produkte, Mengen, Lieferzeiten - alles, was Sie zur Bearbeitung dieser Bestellung benötigen. Dann gleicht sie diese Daten automatisch mit Ihren ERP/CRM-Systemen ab. Sie müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Plattformen hin- und herspringen. Das ist aber noch nicht alles. Die KI ist dann in der Lage, selbstständig Angebote und Aufträge in Ihrer ERP-Software zu erstellen. Falls es widersprüchliche oder fehlende Informationen gibt, kann die KI Sie informieren oder eine E-Mail an den Kunden mit der Bitte um Klärung verfassen.

Das beschleunigt nicht nur die Abläufe, sondern reduziert auch die Fehlerquote. Stellen Sie sich vor, Ihr Assistent erledigt unermüdlich diese mühsamen Aufgaben. Sie können sich auf die Geschäftsstrategie und die Kundenbeziehungen konzentrieren.

‍

Große Sprachmodelle (LLMs) sind wegweisend

Doch wie funktionieren die KI-Assistenten „unter der Haube“? Ein wichtiger Teil der Lösung, sozusagen der Motor, ist eine leistungsstarke Klasse von KI-Modellen, die sogenannten Large Language Models (LLMs). LLMs definieren die Auftragsabwicklung neu. 

Im Gegensatz zu einfachen Modellen der natürlichen Sprachverarbeitung oder des maschinellen Lernens verstehen LLMs den Kontext, in dem sie arbeiten. Sie können menschliche Sprache (in den meisten Sprachen) verstehen und Antworten geben, die Menschen verstehen können. Sie befolgen nicht nur die Regeln. Sie lernen und passen sich den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Situation an. 

Dadurch sind sie bei der Bewältigung komplexer Aufgaben den klassischen regelbasierten Systemen, der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) oder dem maschinellen Lernen weit überlegen. Stellen Sie sich weniger manuelle Eingaben, weniger Fehler und eine kontextbezogene Datenextraktion und -verarbeitung vor - von Kunden-E-Mails bis hin zur ERP-Systemintegration.

‍

Hauptmerkmale der AI-Auftragsabwicklung

Die KI-Auftragsverarbeitung verändert die Art und Weise, wie Sie Kundenaufträge verwalten. Von der automatisierten Datenextraktion bis hin zur nahtlosen Systemintegration - das sind die Neuerungen. Werfen wir einen Blick darauf.

‍

1. Automatisierte Datenextraktion und -eingabe

Kein Durchsuchen von E-Mails und Dokumenten nach Kundenaufträgen und Kundendaten mehr. Große Sprachmodelle (LLMs) erledigen das für Sie. Sie extrahieren Daten schnell und präzise und geben sie in Ihr ERP-System ein. 

Das Erstaunliche ist, dass LLMs mit allen Arten von unterschiedlichen Dokumentenformaten umgehen können: Es spielt keine Rolle, ob Ihr Kunde Ihnen ein PDF, eine handschriftliche Notiz, ein gescanntes Bild, Word, Excel, CSV, XML oder JSON schickt, das LLM-Modell ist in der Lage, diese Dateien zu lesen, ihren Kontext zu verstehen und die relevanten Informationen für Sie zu extrahieren. 

‍

2. Integration mit ERP- und CRM-Systemen

LLMs würden keinen großen Wert bieten und könnten Aufgaben nicht vollständig automatisieren, wenn sie isoliert arbeiten würden. Um die Vorteile der KI voll ausschöpfen zu können, müssen sie in Ihre bestehenden ERP-Systeme (z. B. SAP, Oracle, ProAlpha...) und CRM-Systeme integriert werden. Das bedeutet, dass sie die Eingaben vornehmen und die Workflows verwalten können, die Sie sonst manuell erledigen müssten. Dank der Echtzeit-Datensynchronisation sind Ihre Kundenaufträge über alle Plattformen hinweg immer auf dem neuesten Stand. Das Ergebnis? Reibungslosere Abläufe und eine bessere Auftragsverwaltung.

‍

3. Anpassbarkeit und Skalierbarkeit

Wir alle wissen, dass Lösungen von der Stange nicht wirklich zufriedenstellend funktionieren. Gute KI-Automatisierungssysteme wie turian können auf die Anforderungen Ihres Auftragsverwaltungsprozesses zugeschnitten werden. Sie können zum Beispiel dringende Aufträge auf der Grundlage Ihrer geschäftlichen Anforderungen automatisch priorisieren, bestimmte Geschäftsregeln einhalten (z. B. bei hochwertigen Aufträgen immer einen Menschen in der Schleife haben) oder Aufträge nach Regionen kategorisieren und sie den entsprechenden Vertriebszentren zuweisen, um die Logistik zu optimieren. Sie verarbeiten alles auf der Grundlage der individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens.

Ein weiterer Vorteil von LLMs ist, dass sie leicht skalierbar sind. Sie haben einen Anstieg der Kundenaufträge? Kein Problem. Die Skalierbarkeit von KI bedeutet, dass Ihr System damit umgehen kann.

‍

Welche Vorteile kann die KI-Auftragsabwicklung bieten?

Hier erfahren Sie, wie die KI-Auftragsabwicklung Ihren Auftragsprozess optimieren kann. Die Vorteile sind vielfältig: Effizienz, Genauigkeit, Kundenzufriedenheit und Kosten.

‍

1. Höhere Effizienz und Geschwindigkeit

Wir kennen den Schmerz eines langsamen Auftragseingangs, Sie nicht auch? Viele Vertriebsteams haben mit massiven Rückständen zu kämpfen, und es wird noch schlimmer, wenn Kollegen im Urlaub sind oder sich krankschreiben lassen. Mit der KI-Bearbeitung wird die Verwaltung Ihrer Kundenaufträge erheblich beschleunigt. Auftragseingang und -bearbeitung erfolgen sofort. Die Durchlaufzeiten verkürzen sich, so dass sich Ihr Vertriebsteam auf das Wesentliche konzentrieren kann - die Verbesserung des Kundenservice und das Wachstum.

‍

2. Bessere Genauigkeit und Datenqualität

Bei manuellen Aufgaben passieren Fehler. KI verringert die Wahrscheinlichkeit solcher Fehler drastisch. Sie erhalten ein System, das eine konsistente, zuverlässige Datenextraktion gewährleistet, ohne die üblichen Probleme, die Sie ausbremsen. Weniger Fehler bedeuten eine bessere Datenqualität, wodurch die Datengrundlage Ihres gesamten ERP-Systems zuverlässiger wird. Die Informationen fließen reibungslos und präzise durch Ihr Unternehmen.

‍

3. Verbesserte Kundenerfahrung

Schnelle Antworten sind ein großes Plus. Niemand will warten, und mit künstlicher Intelligenz im Order Management müssen sie das auch nicht. Sie haben eine Kundenanfrage? Ihr KI-System kann die relevanten Daten aus verschiedenen Datenquellen abrufen und fast augenblicklich eine Antwort erstellen. Das bedeutet schnellere Antworten auf Kundenanfragen und eine genauere Auftragsabwicklung. 

‍

4. Kosteneinsparungen

Jeder vermiedene Fehler bedeutet Geldeinsparung. Mit Hilfe von KI-Auftragsbearbeitungssoftware gehören Tippfehler und Flüchtigkeitsfehler, die in einem hektischen und stressigen Alltag passieren können, der Vergangenheit an. Der KI-Algorithmus hat eine konstant hohe Genauigkeitsrate und reduziert kostspielige Bearbeitungsfehler. 

‍

Automatisierung der Vertriebsunterstützung mit menschlicher Aufsicht

Die schiere Macht der KI, so viele Aspekte des Vertriebsprozesses zu verbessern, ist ein echter Wendepunkt in der Landschaft der Vertriebsunterstützung.

Doch auch bei der Automatisierung ist das menschliche Element immer noch wichtig. Der Human-in-the-Loop-Ansatz schafft ein Gleichgewicht zwischen maschineller Effizienz und menschlichem Verständnis. Kritische Entscheidungen und komplexe Situationen werden am besten mit menschlicher Aufsicht gehandhabt, damit keine Nuance übersehen wird. 

Bei der Auftragsbearbeitung kann ein Kunde beispielsweise eine individuelle Anpassung verlangen, die eine KI übersehen oder falsch interpretieren könnte, was zu Unzufriedenheit führen würde. Auch bei der Klärung Zahlungsproblemen ist menschliche Aufsicht ratsam, um eine reibungslose und genaue Transaktion zu gewährleisten.

Dieser Ansatz stellt sicher, dass die automatisierten Systeme zuverlässig sind und alle Anomalien oder Ausnahmen in den Bestelldaten gemäß Ihren internen Verfahren behandelt werden. Sie erhalten die Präzision der KI und das Fachwissen Ihres Teams, was zu weniger Fehlern und besseren Ergebnissen bei der Bearbeitung von Bestellungen und anderen komplexen Aufgaben führt.

‍

Integration der AI-Auftragsabwicklung in Ihr Unternehmen

Wenn Sie die KI-Auftragsabwicklung in Ihr Unternehmen integrieren möchten, beginnen Sie mit der Bewertung Ihres aktuellen Auftragsabwicklungs-Workflows. Schauen Sie sich an, was funktioniert, was nicht funktioniert und wo es Raum für Verbesserungen gibt. Beachten Sie die Engpässe und Bereiche, in denen häufig Fehler auftreten. Die Kenntnis Ihrer Ausgangssituation ist entscheidend.

‍

Die Auswahl der richtigen KI-Lösung

Als Nächstes müssen Sie das richtige KI-Tool auswählen. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Bedürfnisse, daher sollten Sie Ihre Wahl auf Ihre Ziele und Probleme abstimmen. Einige KI-Tools konzentrieren sich auf die Optimierung der Dateneingabe, während andere sich durch Datenanalyse oder Benutzerfreundlichkeit auszeichnen. Suchen Sie nach einer Lösung, die sich gut mit Ihren bestehenden Systemen kombinieren lässt, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten.

‍

Integration von KI in bestehende Systeme

Sobald Sie Ihr KI-Tool ausgewählt haben, beginnt die eigentliche Arbeit: die Integration. Die KI muss nahtlos mit Ihrem ERP- oder CRM-System zusammenarbeiten. Dies kann eine anfängliche Einrichtungsphase erfordern, in der der Zugang zu Ihren ERP-Systemen konfiguriert wird und die KI-Software in Ihre spezifischen Daten und Prozesse eingewiesen wird. 

‍

Bewältigung gemeinsamer Herausforderungen

Die Integration von KI ist nicht ohne Hürden. Change Management ist entscheidend. Ihr Team muss sich die neue Technologie zu eigen machen, was eine angemessene Schulung und Unterstützung erfordert. Helfen Sie ihnen zu verstehen, wie KI ihnen hilft, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Es ist wichtig, alle Bedenken auszuräumen und die Vorteile klar aufzuzeigen. Wählen Sie einen KI-Anbieter, der eine benutzerfreundliche Software anbietet, die Ihre Teammitglieder gerne nutzen werden. Vergewissern Sie sich, dass Ihr KI-Softwareanbieter einen dedizierten technischen und IT-Support mit schnellen Reaktionszeiten anbietet, um frustrierende Wartezeiten zu vermeiden.

‍

Gewährleistung von Datensicherheit und Compliance

Datensicherheit und Compliance sind nicht verhandelbar. Ihr KI-Tool muss alle gesetzlichen Vorschriften einhalten. Stellen Sie sicher, dass Ihre bevorzugte KI-Lösung für Kundenaufträge über strenge Sicherheitsprotokolle verfügt, um sensible Kundendaten zu schützen. Die Einhaltung von Datenvorschriften hilft, hohe Geldstrafen zu vermeiden und das Vertrauen der Kunden zu erhalten.

‍

turians AI-Lösung für die Auftragsabwicklung

‍

‍

turians KI-Assistent für die Vertriebsunterstützung zeichnet sich dadurch aus, dass er sich nahtlos in Ihre bestehende Softwarelandschaft integriert. Ihre Mitarbeiter müssen kein neues Tool erlernen, sondern können mit der Software weiterarbeiten, die sie bereits gewohnt sind – z.B. mit Outlook. turians KI-Assistent wird direkt in Ihrem E-Mail-Posteingang platziert und scannt alle eingehenden Mails automatisch. Er extrahiert alle relevanten Datenpunkte direkt aus der E-Mail (z.B. die PDF-Datei oder sogar aus einem eingescannten Bild), von Namen bis zu Mengenangaben, und gibt diese Informationen selbstständig in Ihr ERP-System ein, um einen Auftrag oder ein Angebot zu erstellen. Fehler bei der manuellen Dateneingabe oder das Springen zwischen Systemen gehören der Vergangenheit an. Wenn es Ihnen unangenehm ist, Ihre Aufgaben für bestimmte Schlüsseltransaktionen (z. B. hohe Auftragswerte) an unsere KI-Automatisierungslösung zu übergeben, ermöglichen wir es Ihren Mitarbeitern, in der Schleife zu bleiben, damit sie die volle Übersicht und Kontrolle über diese Fälle haben. 

‍

Wählen Sie turian für eine schnellere Verkaufsabwicklung und höhere Datengenauigkeit. Unsere Lösung ist an Ihre Bedürfnisse anpassbar. Und sie ist sicher und schützt Ihre Daten bei jedem Schritt. Ein KI-Assistent, der funktioniert, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: Strategie und Kundenbeziehungen.

Sind Sie bereit, Ihren Vertriebsservice mit der besten KI-Lösung für die Auftragsabwicklung zu verändern? Buchen Sie noch heute eine Demo mit turian!

‍

{{de-cta-block-blog}}