End-to-End Dokumentenautomatisierung mit KI

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In der heutigen Unternehmenslandschaft ist die Automatisierung von Dokumentenprozessen nicht nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit. Jeden Tag haben Unternehmen mit einer Flut an Dokumenten zu tun - von Verträgen und Rechnungen bis hin zu Bestellungen und Quittungen. Die manuelle Verarbeitung und Verwaltung dieser Dokumente nimmt nicht nur wertvolle Zeit in Anspruch, sondern erhöht auch das Risiko kostspieliger Fehler und Verzögerungen.

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Es gibt heutzutage viele Methoden und Tools, wie z. B. optische Zeichenerkennung (OCR) und robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), die bei der Automatisierung von Dokumenten helfen, aber nicht immer eine vollständige Lösung bieten. OCR kann Dokumente digitalisieren und Text extrahieren, aber sie kann den Kontext oder die Bedeutung nicht verstehen. RPA kann einfache, repetitive Aufgaben automatisieren (z. B. Dateneingabe oder Ausfüllen von Formularen), kann aber keine unstrukturierten Dokumente verarbeiten oder den sprachlichen Kontext verstehen. Hier kommt die künstliche Intelligenz (KI) ins Spiel.

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KI-gestützte Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten gehen über die Möglichkeiten von OCR oder RPA hinaus. Durch den Einsatz modernster KI-Technologien wie natürliche Sprachverarbeitung (NLP) und große Sprachmodelle (LLMs) extrahieren diese Lösungen nicht nur Informationen aus unstrukturierten Dokumenten (z. B. E-Mails, PDFs, handschriftliche Notizen), sondern verstehen auch den Kontext und die Absicht hinter den Daten. KI bietet eine robuste End-to-End-Lösung für die Automatisierung von Dokumenten, von der Dokumentenerfassung und -extraktion bis zur Datenvalidierung und -verarbeitung.

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In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen einen detaillierten Überblick über die End-to-End-Dokumentenautomatisierung mit KI. Wir gehen auf alles ein, von der Definition bis zu den Vorteilen, damit Sie ein klares Verständnis dafür bekommen, wie diese Technologie Ihre dokumentenbezogenen Arbeitsabläufe optimieren und Ihr Unternehmen zum Erfolg führen kann.

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Was ist End-To-End Dokumentenautomatisierung?

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Bildnachweis: Storyset

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End-to-End-Dokumentenautomatisierung, auch als End-to-End-Dokumentenverarbeitung bezeichnet, ist der technologiegestützte Prozess der Erstellung, Organisation und Bereitstellung von (physischen oder digitalen) Dokumenten wie Verträgen, Bestellungen, Rechnungen, Finanzdokumenten usw. mit wenig oder gar keinem menschlichen Eingriff. Er umfasst alle Schritte im Lebenszyklus eines Dokuments: Erstellung, Bearbeitung, Überprüfung und Genehmigung, Nachverfolgung und endgültige Bereitstellung. Das Hauptziel der End-to-End Dokumentenautomatisierung besteht darin, den gesamten Dokumenten-Workflow von Anfang bis Ende zu optimieren.

Was bedeutet das nun in der Praxis? Stellen Sie sich einen typischen Dokumenten-Workflow in einem Unternehmen vor. Nehmen wir an, Sie müssen eine Rechnung für einen Kunden erstellen.

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• Zunächst müssen Sie alle notwendigen Informationen zusammentragen, wie Kundendaten, angebotene Produkte oder Dienstleistungen, Preise usw.
• Sie geben diese Informationen dann manuell in eine Vorlage in Ihrer ERP- oder Dokumentensoftware (wie Microsoft Word oder Excel) ein.
• Anschließend überprüfen Sie das Dokument auf seine Richtigkeit und Vollständigkeit und bearbeiten es gegebenenfalls.
• Danach schicken Sie es zur Genehmigung an die zuständige Person (z. B. Ihren Vorgesetzten) oder Abteilung.
• Nach der Genehmigung speichern Sie das endgültige Dokument und senden es dem Kunden per E-Mail oder auf anderem Wege zu.
• Schließlich müssen Sie möglicherweise das Dokument verfolgen und sicherstellen, dass es dem Kunden erfolgreich zugestellt wurde.

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Und was passiert, wenn Änderungen oder Aktualisierungen an dem Dokument vorgenommen werden sollen? Nun, dann müssen Sie den gesamten Prozess noch einmal wiederholen. Wenn der Kunde beispielsweise eine Änderung der Lieferadresse wünscht, müssen Sie die Änderungen manuell in das Dokument einfügen, es überprüfen und genehmigen und dann erneut an den Kunden senden. Dies ist nur ein Beispiel, aber stellen Sie sich vor, Sie müssten dies für mehrere Arten von Dokumenten wie Verträge, Bestellungen, Angebote usw. tun.

Das kostet nicht nur viel Zeit, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Unstimmigkeiten, insbesondere bei großen Dokumentenmengen. Stellen Sie sich nun vor, dass all dies automatisch, in einem Bruchteil der Zeit und mit minimalen oder gar keinen menschlichen Eingriffen geschieht. Genau das bietet die End-to-End Dokumentenautomatisierung. Dieser Ansatz macht den manuellen Aufwand überflüssig, verringert das Fehlerrisiko und steigert die Effizienz und Produktivität bei dokumentenzentrierten Prozessen.

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Wie ermöglicht KI eine End-to-End Dokumentenautomatisierung?

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KI-gestützte Lösungen zur Dokumentenautomatisierung nutzen eine Kombination aus Technologien wie großen Sprachmodellen (LLMs), natürlicher Sprachverarbeitung (NLP) und hochentwickelten KI-Algorithmen, um den gesamten Dokumenten-Workflow zu automatisieren. Im Gegensatz zu klassischen OCR- oder RPA-Lösungen, die auf präzise, strukturierte Daten angewiesen sind, den Geschäftskontext nicht verstehen können und manuelle Anpassungen für unterschiedliche Dokumentenlayouts erfordern, was ihre Verwendung auf einfachere, repetitive Aufgaben beschränkt, bieten KI-Lösungen für die Dokumentenautomatisierung eine umfassendere, intelligentere und anpassungsfähigere Lösung für die Bearbeitung aller Arten von Dokumenten.

Hier erfahren Sie, wie KI dazu beitragen kann, Ihre Dokumentenprozesse von Anfang bis Ende zu automatisieren:

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1. Dokumentenerfassung

KI-gestützte Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten beginnen mit der Phase der Dokumentenerfassung. Dabei werden Daten aus papierbasierten Dokumenten (gescannt oder fotografiert) oder digitalen Dokumenten (PDF, Word, Excel usw.) erfasst und in maschinenlesbare Formate wie Text oder strukturierte Daten konvertiert. Mithilfe von KI-Algorithmen und NLP-Techniken werden das Layout, die Struktur und der Inhalt des Dokuments analysiert, um die erforderlichen Informationen genau zu erfassen, selbst wenn es sich um unstrukturierten oder handgeschriebenen Text handelt.

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2. Automatisierte Datenextraktion

Sobald das Dokument erfasst und in ein maschinenlesbares Format umgewandelt ist, extrahieren KI-Algorithmen die relevanten Datenpunkte aus dem Dokument. Dazu können Kundeninformationen (z. B. Name, Adresse, Kontaktdaten), Finanzdaten (z. B. Preise, Rechnungsnummern) oder andere Informationen gehören, die für nachgelagerte Prozesse benötigt werden. Im Gegensatz zu klassischen OCR-Lösungen, die manuelle Anpassungen für jedes Dokumentenlayout erfordern, kann AI unterschiedliche Formate und Layouts ohne zusätzliche Konfiguration verarbeiten. Das bedeutet:

• Keine Notwendigkeit, Modelle für unterschiedliche Layouts oder Formate neu zu trainieren
• Keine Notwendigkeit, vordefinierte Felder für die Datenextraktion anzugeben
• Höhere Genauigkeit und Konsistenz bei der Dokumentenextraktion

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3. Validierung von Dokumenten

Nach der Dokumentenextraktion kann die KI die extrahierten Daten automatisch anhand vordefinierter Regeln oder Geschäftslogik validieren, um ihre Genauigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten. Dies könnte die Überprüfung auf fehlende Informationen, den Abgleich der Daten mit bestehenden Systemen (z. B. CRM, ERP) oder die Identifizierung von Anomalien oder Fehlern beinhalten. Wenn es im Prozess Unstimmigkeiten oder Probleme gibt, werden diese von KI-Lösungen zur Überprüfung und Korrektur durch einen Mitarbeiter markiert. Wenn beispielsweise die Rechnungsnummer im Dokument nicht mit der ursprünglichen Rechnungsnummer im ERP-/CRM-System übereinstimmt, löst das KI-System eine Warnung aus oder sendet eine Benachrichtigung an das zuständige Teammitglied, das weitere Maßnahmen ergreifen kann. Dies trägt zur Sicherung der Datenqualität bei und vermeidet mögliche Fehler im Arbeitsablauf der Dokumentenverarbeitung.

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4. Klassifizierung des Dokuments

KI kann auch Dokumente und E-Mails nach Art, Zweck oder Inhalt klassifizieren. Dadurch kann das KI-System das Dokument automatisch an das entsprechende Team oder den entsprechenden Workflow zur weiteren Bearbeitung weiterleiten. Handelt es sich bei dem Dokument beispielsweise um eine Rechnung, kann KI es zur Zahlungsabwicklung an die Finanzabteilung weiterleiten. Handelt es sich um einen Kundenauftrag, kann KI das Dokument automatisch an das Vertriebsteam zur Erfüllung weiterleiten.

Durch die Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP) kann KI die Absicht und den Kontext des Dokuments und des dazugehörigen E-Mail-Textes verstehen, wodurch es einfacher wird, Dokumente genau und effizient zu kategorisieren und zu bearbeiten. Dadurch haben Geschäftsanwender mehr Zeit, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, anstatt stundenlang Dokumente manuell zu sortieren und weiterzuleiten.

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5. Automatisierter Dokumenten-Workflow

Sobald das Dokument erfasst, die Daten extrahiert und validiert und der Dokumententyp klassifiziert ist, automatisiert KI den gesamten mit dem Dokument verbundenen Workflow. Dies könnte Aufgaben wie die Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten, das Senden von Benachrichtigungen oder Warnungen für zu ergreifende Maßnahmen (z. B. dringende Anfragen, fehlende Informationen) oder die automatische Aktualisierung von Datensätzen im ERP-, CRM- oder anderen Unternehmenssystemen umfassen. Wenn sich beispielsweise die Bestellung eines Kunden verzögert, kann KI eine Warnung an das Kundendienstteam auslösen und gleichzeitig den Auftragsstatus im ERP-/CRM-System aktualisieren, um alle Teams zu informieren und auf dem Laufenden zu halten.

Die Vorteile von KI-gestützter Software zur Dokumentenautomatisierung beschränken sich jedoch nicht nur auf den Prozess der Dokumentenautomatisierung, sondern tragen auch zur Verbesserung des gesamten Lebenszyklus von Dokumenten bei. KI kann aus früheren Erfahrungen bei der Dokumentenverarbeitung lernen und ihre Genauigkeit, Effizienz und Leistung kontinuierlich verbessern. Mit KI können Unternehmen eine durchgängige Dokumentenautomatisierung erreichen, die den manuellen Aufwand reduziert, Prozesse beschleunigt und Genauigkeit und Konsistenz im gesamten Dokumenten-Workflow gewährleistet. So können sich Unternehmen stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren, die Wachstum und Innovation vorantreiben, anstatt sich mit manuellen Dokumentenprozessen aufzuhalten.

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Vorteile der KI-gestützten End-to-End Dokumentenautomatisierung

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Bildnachweis: Pch.vector

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Im Gegensatz zu intelligenten Dokumentenverarbeitungs-Tools (IDP), die nur einfache Dokumentenprozesse verarbeiten können (wie das Extrahieren von Daten oder das Auslesen von Text aus PDFs), aber nicht in der Lage sind, Maßnahmen zu ergreifen oder Entscheidungen zu treffen, bietet KI-Software wie turian eine komplette End-to-End-Lösung für die Automatisierung von Dokumenten. turians KI-Assistent kann jeden Dokumententyp oder jedes Format verarbeiten, das Was, Wann und Warum hinter dem Dokument verstehen und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage von Kontextverständnis und Geschäftsregeln treffen.

Hier sind einige der wichtigsten Vorteile von KI-gesteuerten Lösungen für die Dokumentenautomatisierung:

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1. Verbesserte Effizienz und Produktivität

Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben bei der Dokumentenverarbeitung, wie z. B. die Erfassung, Extraktion und Validierung von Dokumenten, kann KI die manuelle Arbeit erheblich reduzieren und den Mitarbeitern Zeit und Aufwand ersparen. Die Zeit, die Ihre Teams sonst mit der manuellen Dateneingabe oder -überprüfung verbringen, kann nun für höherwertige Aufgaben verwendet werden, die menschliches Urteilsvermögen, Kreativität oder kritisches Denken erfordern. Dies führt nicht nur zu einer Steigerung der Mitarbeiterproduktivität, sondern erhöht auch die Arbeitszufriedenheit, da langweilige und eintönige Aufgaben wegfallen. Mit KI können sich die Mitarbeiter auf das konzentrieren, was sie am besten können: ihre Fähigkeiten und ihr Fachwissen einsetzen, um Unternehmenswachstum und Innovation voranzutreiben.

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2. Höhere Genauigkeit und Konsistenz

KI extrahiert nicht nur Daten aus Dokumenten, sondern kann die Daten auch validieren, abgleichen und anhand mehrerer Quellen verifizieren. Bei der Verarbeitung von Rechnungen kann die KI beispielsweise die Rechnungsdaten mit der Bestellung, den Vertragsbedingungen und früheren Rechnungsdaten im ERP-System abgleichen, um Genauigkeit und Konsistenz zu gewährleisten. KI-gestützte Automatisierungssoftware verringert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler und stellt sicher, dass alle Dokumente auf konsistente Weise verarbeitet werden, was zu einer höheren Datengenauigkeit und Zuverlässigkeit führt. Das bedeutet auch:

• Weniger manuelle Korrekturen oder Nacharbeit
• Bessere Entscheidungsfindung auf der Grundlage zuverlässiger Daten
• Keine doppelten oder fehlenden Informationen
• Verbesserte Compliance von gesetzlichen Vorschriften und geringere rechtliche Risiken

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3. Schnellere Durchlaufzeit

KI-gesteuerte Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten können eine große Menge an Dokumenten in einem Bruchteil der Zeit verarbeiten, die ein Mensch für die gleiche Aufgabe benötigen würde. Durch die Automatisierung des gesamten Dokumenten-Workflows macht die KI manuelle Übergaben überflüssig, verkürzt die Bearbeitungszeit und beschleunigt die Durchlaufzeit von Dokumenten. KI kann rund um die Uhr arbeiten, ohne dass Pausen oder Urlaub nötig sind, und stellt sicher, dass Ihre Dokumentenprozesse immer mit höchster Effizienz ablaufen. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die mit einem hohen Aufkommen an Dokumenten oder zeitkritischen Aufgaben konfrontiert sind, die kurze Bearbeitungszeiten erfordern. In der Lieferkettenbranche, in der Zeit eine wesentliche Rolle spielt, kann KI beispielsweise dazu beitragen, Prozesse wie die Auftragsbearbeitung und -abwicklung zu beschleunigen und eine rechtzeitige Lieferung an die Kunden sicherzustellen.

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4. Optimierung von Dokumenten-Workflows

KI-Software zur Automatisierung von Dokumenten geht weit über die reine Digitalisierung von Dokumenten oder die Extraktion von Daten hinaus. KI rationalisiert den gesamten Dokumenten-Workflow. KI kann Dokumente auf der Grundlage ihres Typs, Inhalts oder ihrer Dringlichkeit automatisch an die entsprechenden Teams oder Personen zur Bearbeitung, Genehmigung oder für weitere Maßnahmen weiterleiten, klassifizieren und priorisieren. Wenn beispielsweise eine Rechnung dringend bearbeitet werden muss, kann KI sie identifizieren und zur sofortigen Bearbeitung an das richtige Team weiterleiten. Aber das ist noch nicht alles. KI kann auch den Status von Dokumenten verfolgen, Erinnerungen für überfällige Aufgaben oder fehlende Informationen senden und Echtzeit-Updates über den Fortschritt des Dokuments liefern. Dieses Maß an Automatisierung beschleunigt nicht nur die Prozesse, sondern beseitigt auch Engpässe, reduziert manuelle Fehler und verbessert die Effizienz der Dokumentenverwaltung insgesamt.

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5. Bessere Customer Experience

Wie wir bereits erwähnt haben, befreien KI-gestützte Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten Ihre Mitarbeiter von zeit- und arbeitsaufwändigen Aufgaben wie der Klassifizierung von Dokumenten, der Dateneingabe oder der Überprüfung. So können sich Ihre Teams mehr auf kundenorientierte Aufgaben konzentrieren, die menschliche Interaktion und Einfühlungsvermögen erfordern. Durch den Einsatz von KI können Unternehmen das gesamte Kundenerlebnis verbessern, indem sie zeitnahe Antworten geben, Probleme schneller lösen und die Transparenz in der Kommunikation aufrechterhalten. Und wenn die Kunden zufrieden sind, steigen ihre Loyalität und ihr Vertrauen in Ihre Marke, was wiederum das Wachstum und den Erfolg Ihres Unternehmens fördert.

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Automatisieren Sie die Dokumentenverarbeitung End-to-End mit turian

Wenn Sie auf der Suche nach einer intelligenten, umfassenden Lösung zur Automatisierung von Dokumenten sind, die Ihrem Unternehmen hilft, im digitalen Zeitalter wettbewerbsfähig zu bleiben und zu wachsen, dann ist turian genau das Richtige für Sie. Unsere KI-Assistenten werden von den weltweit fortschrittlichsten großen Sprachmodellen (LLMs) angetrieben, die sie in die Lage versetzen, Dokumente zu verstehen, zu interpretieren und zu verarbeiten - genau wie ein echter menschlicher Mitarbeiter.

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Unsere KI-Assistenten können eine Vielzahl von Dokumenttypen verarbeiten, darunter Bestellungen, Compliance-Dokumente, Verkaufsaufträge, Verträge und vieles mehr. Sie können Daten aus strukturierten und unstrukturierten Dokumenten extrahieren (z. B. PDFs, gescannte Bilder, Word-Dateien, Excel-Tabellen und sogar handschriftliche Notizen), sie validieren und mit den Daten in den Systemen Ihres Unternehmens abgleichen und die Informationen dann automatisch in Ihr ERP/CRM-System eingeben bzw. aktualisieren.

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turian kann auch komplexe Workflows wie Dokumentenfreigaben, Weiterleitungen und Aufgabenzuweisungen verarbeiten. Schickt Ihnen ein Kunde zum Beispiel eine Bestellung per E-Mail, kann unser KI-Assistent die Bestellung automatisch bearbeiten, auf Unstimmigkeiten oder fehlende Informationen prüfen und sie dann zur Prüfung oder Genehmigung an das zuständige Teammitglied weiterleiten. Nach der Freigabe kann turian Ihr ERP/CRM-System aktualisieren und sogar eine Bestätigungs-E-Mail an den Kunden senden. Mit turian können Sie den gesamten Dokumentenprozess automatisieren, von Anfang bis Ende, mit wenig bis gar keinem menschlichen Eingriff.

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Neben der Automatisierung von Dokumentenprozessen kann turian auch wertvolle Erkenntnisse und Analysen liefern, die Ihnen helfen, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Unsere KI-Assistenten können Daten aus vergangenen Dokumenten analysieren, um Trends und Muster zu erkennen, z. B. häufige Fehler oder Verzögerungen, die Ihnen helfen können, Ihren Dokumentenverarbeitungs-Workflow für mehr Effizienz und Genauigkeit zu optimieren. Wenn unser KI-Assistent beispielsweise feststellt, dass ein bestimmter Lieferant immer wieder unvollständige Bestellungen schickt, kann er Ihr Team auf dieses Problem hinweisen, um es zu beheben und künftige Verzögerungen zu vermeiden.

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turian extrahiert nicht nur Daten aus Dokumenten, sondern versteht auch den Kontext und die Bedeutung hinter den Informationen. Durch die Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) können unsere KI-Assistenten mit sprachlichen Nuancen umgehen, komplexe Anweisungen und Anforderungen verstehen und sogar kohärente Antworten auf Kunden-E-Mails oder -Anfragen generieren. Und das Beste daran: turian wird mit jedem bearbeiteten Dokument besser - dank seiner kontinuierlichen Lernfähigkeit und Feedback-Mechanismen. Außerdem können unsere KI-Assistenten mit mehreren Sprachen umgehen. Egal, wo sich Ihre Kunden oder Lieferanten befinden, turian kann mit ihnen in ihrer bevorzugten Sprache kommunizieren.

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Und das Erstaunlichste: turian erfordert kein aufwändiges Modell-Training oder komplizierte Einrichtung; in weniger als zwei Wochen kann Ihr Unternehmen mit der vollautomatischen Dokumentenverarbeitung loslegen. Außerdem bieten wir einen kostenlosen Proof of Concept (PoC) an, mit dem Sie unsere Lösung mit Ihren echten Daten testen können, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

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