Dokumentenverarbeitung: Was ist das und wie automatisieren?

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Jedes Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche, hat täglich mit Dokumenten zu tun. Ob Rechnungen, Verkaufsaufträge oder Verträge – die effiziente Verwaltung und Verarbeitung dieser Dokumente ist entscheidend, um Betriebsabläufe zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben. Während die manuelle Dokumentenverarbeitung früher der Standard war, da sie ein Gefühl von Kontrolle und Sicherheit vermittelte, ist sie auf Dauer weder skalierbar noch effizient. Sie ist nicht nur zeit- und arbeitsintensiv, sondern auch anfällig für menschliche Fehler, die zu kostspieligen Folgen führen können und den gesamten Geschäftsbetrieb beeinträchtigen.

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Um diese Herausforderungen zu meistern, setzen viele Unternehmen mittlerweile auf Automatisierungslösungen wie optische Zeichenerkennung (OCR) und intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP). OCR-basierte Lösungen helfen dabei, Daten aus einfachen Dokumenten mit strukturiertem Layout zu extrahieren, während IDP-Lösungen mit Techniken wie maschinellen Lernalgorithmen (ML) arbeiten, um Daten aus komplexeren, unstrukturierten Dokumenten zu extrahieren, zu klassifizieren und zu validieren.

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Trotz ihrer Stärken stoßen auch diese Lösungen an ihre Grenzen. Genau hier kommen KI-basierte Dokumentenverarbeitungslösungen ins Spiel – ein fortschrittlicher Ansatz, der den gesamten Dokumentenverarbeitungs-Workflow durchgängig automatisiert.

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Aber was genau ist Dokumentenverarbeitung? Wie lässt sie sich automatisieren? Und welche Vorteile bietet die Einführung von KI-basierter Dokumentenverarbeitung für Unternehmen? In diesem Artikel beantworten wir diese und weitere Fragen, damit Sie die Technologie besser verstehen und fundierte Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen können.

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Dokumentenverarbeitung: Die Grundlagen verstehen

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Bildnachweis: Storyset

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Was ist Dokumentenverarbeitung?

Dokumentenverarbeitung bezeichnet den Prozess, bei dem papierbasierte Dokumente, Bilder und PDFs analysiert, Informationen daraus extrahiert und in strukturierte, digitale Formate umgewandelt werden. Diese digitalen Informationen können anschließend für verschiedene Zwecke genutzt werden, etwa für Datenanalysen, Speicherung, Abfragen oder die Integration in andere Geschäftssysteme wie CRMs oder ERPs.

Traditionell wurde die Dokumentenverarbeitung manuell durchgeführt: Mitarbeitende scannten jedes Dokument, extrahierten die benötigten Informationen und trugen sie in eine Datenbank oder Tabelle ein. Dank technologischer Fortschritte lassen sich diese Aufgaben heute optimieren und automatisieren, was den Prozess erheblich schneller und präziser macht.

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Wie funktioniert die Dokumentenverarbeitung?

Die Dokumentenverarbeitung umfasst eine Vielzahl von Techniken, darunter neuronale Netze, Computer-Vision-Algorithmen und manuelle Arbeit, um physische Dokumente (analoge Daten) in digitale Formate umzuwandeln.

Hier eine Übersicht darüber, wie die Dokumentenverarbeitung im Allgemeinen abläuft:

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1. Dokumentenkategorisierung und Extraktion von Struktur/Layout

Der erste Schritt besteht darin, Dokumente basierend auf ihrem Layout und ihrer Struktur zu kategorisieren. Dokumentenverarbeitungslösungen ohne KI basieren auf vordefinierten Regeln, die von Menschen festgelegt werden, um die Struktur und das Layout eines Dokuments zu erkennen und zu extrahieren. Dieser Prozess erfordert häufig manuellen Input, da Menschen die Extraktionsregeln für verschiedene Dokumentkategorien und -formate definieren müssen.

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2. Dokumentinformationsextraktion

Anschließend werden papierbasierte Dokumente mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) gescannt und in digitale Daten umgewandelt. Eine Weiterentwicklung der OCR ist die intelligente Zeichenerkennung (ICR), die beispielsweise Handschriften (HTR) erkennen kann. Diese Technologie erfasst sowohl Standardtexte als auch verschiedene Handschriften und Schriftarten und wird häufig in Bild-zu-Text-Konvertern verwendet, um Text automatisch aus Bildern und Dokumenten zu extrahieren.

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3. Fehlererkennung und -korrektur in Dokumenten

Auch wenn OCR physische Dokumente digitalisieren kann, ist sie nicht immer fehlerfrei, sodass eine manuelle Überprüfung erforderlich sein kann. Werden Fehler entdeckt, wird das Dokument zur Überprüfung und Korrektur durch Menschen markiert. Dies kann auch die manuelle Dateneingabe umfassen, um Fehler aus dem Digitalisierungsprozess zu beheben.

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4. Dokument- und Datenspeicherung

Sobald das Dokument finalisiert ist, wird es in einem strukturierten Format wie CSV oder XML gespeichert. Dies erleichtert die Integration in bestehende Geschäftssysteme oder Anwendungen wie Datenbanken, CRMs oder ERPs.

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Die Rolle von KI bei der Dokumentenverarbeitung

Künstliche Intelligenz hat in zahlreichen Branchen bedeutende Fortschritte erzielt – und die Dokumentenverarbeitung bildet keine Ausnahme. KI-basierte Lösungen ermöglichen es Unternehmen, dokumentenbezogene Aufgaben wie die Erfassung, Extraktion, Validierung und Weiterleitung von Dokumenten an die zuständigen Teams zur Genehmigung sowie die Dateneingabe zu automatisieren. Diese Lösungen entlasten nicht nur die Mitarbeitenden, sondern optimieren auch Arbeitsabläufe, was zu einer schnelleren und effizienteren Dokumentenverarbeitung führt.

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KI-automatisierte Dokumentenverarbeitung erklärt

KI-basierte Dokumentenverarbeitungslösungen gehen über die reine Datenextraktion, -validierung und -verarbeitung aus halbstrukturierten und unstrukturierten Dokumenten hinaus. Sie nutzen fortschrittliche Technologien wie Large Language Models (LLMs) und Natural Language Processing (NLP), um den Kontext und die Bedeutung der Daten zu verstehen, sich flexibel an unterschiedliche Dokumenttypen und -formate anzupassen und fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Im Vergleich zu klassischen IDP-Softwarelösungen, die wiederholende, manuelle Aufgaben wie Datenextraktion und -validierung automatisieren, können KI-gestützte Lösungen die gesamte Dokumentenverarbeitungspipeline automatisieren – von der Datenerfassung bis hin zur Integration in Geschäftssysteme.

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Beispiel:

Ein Verkaufsteam erhält täglich zahlreiche Bestellungen von verschiedenen Kunden. Eine KI-basierte Dokumentenverarbeitungslösung erfasst diese Dokumente automatisch, extrahiert die relevanten Informationen (z. B. Kundenname, Menge, Preis) und validiert die Daten anhand vordefinierter Geschäftsregeln. Dieser automatisierte Prozess spart dem Verkaufsteam stundenlange manuelle Arbeit und gibt ihm die Möglichkeit, sich auf strategisch wichtigere Aufgaben zu konzentrieren – wie den Aufbau von Kundenbeziehungen, die Identifizierung neuer Geschäftsmöglichkeiten und den Abschluss von Geschäften, die Umsatz und Wachstum des Unternehmens fördern.

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Technologien, die bei der KI-basierten Dokumentenverarbeitung zum Einsatz kommen

Werfen wir einen genaueren Blick auf die einzelnen Technologien und ihre Rolle in der Dokumentenverarbeitung:

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Große Sprachmodelle (LLMs)

LLMs sind fortschrittliche KI-Modelle, die auf riesigen Textdatensätzen trainiert werden, um natürliche Sprache und deren Zusammenhänge zu verstehen. Mithilfe von Deep-Learning-Techniken analysieren diese Modelle Dokumente, erkennen Muster und extrahieren relevante Informationen mit hoher Genauigkeit. Sie können Dokumente in unterschiedlichsten Formaten, Strukturen oder Sprachen verarbeiten – darunter unstrukturierte Daten aus Quellen wie frei formulierten E-Mails, PDFs, Word-Dateien oder Bildern. Zudem verbessern LLMs ihre Leistung kontinuierlich, indem sie aus neuen Daten und Feedbackschleifen lernen, was zu einer immer präziseren Datenextraktion und -verarbeitung führt.

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Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP)

NLP befähigt Maschinen, menschliche Sprache zu verstehen, zu erzeugen und zu verarbeiten. Mithilfe von NLP-Algorithmen wird der Text eines Dokuments analysiert, seine Bedeutung erfasst und relevante Informationen extrahiert. NLP unterstützt darüber hinaus Aufgaben wie Stimmungsanalysen, Dokumentenklassifizierung, Textzusammenfassungen und Sprachübersetzungen. Durch den Einsatz von NLP können KI-Lösungen den Kontext von Informationen präzise aus Dokumenten erfassen und die Beziehungen zwischen verschiedenen Datenpunkten verstehen.

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Was sind die Kernfunktionen der KI-Dokumentenverarbeitung?

KI-gestützte Dokumentenverarbeitungslösungen übernehmen die folgenden Kernfunktionen:

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1. Dokumentenerfassung

KI-basierte Lösungen erfassen zunächst Daten aus verschiedenen Dokumenttypen, wie PDF-Dateien, Word-Dokumenten, Bildern oder gescannten Unterlagen, und wandeln sie in maschinenlesbare Formate wie Text oder strukturierte Daten um. Mithilfe von KI-Algorithmen und NLP-Techniken analysieren sie das Layout, die Struktur und den Text des Dokuments, identifizieren relevante Datenfelder und extrahieren diese präzise – auch bei unstrukturierten Daten oder handschriftlichem Text.

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2. Datenextraktion

Nach der Erfassung extrahieren KI-Lösungen automatisch relevante Datenpunkte, wie Kundenname, Adresse, Beträge oder andere Informationen, die für die weitere Verarbeitung benötigt werden. Im Gegensatz zu klassischen OCR-Lösungen, die Schwierigkeiten mit unterschiedlichen Dokumentenlayouts haben, können KI-Systeme Daten aus verschiedenen Formaten und Layouts extrahieren, ohne dass zusätzliche Konfiguration oder manuelle Anpassungen erforderlich sind.

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3. Dokumentenklassifizierung und -kategorisierung

KI kann Dokumente je nach Art, Zweck oder Inhalt automatisch einordnen und kategorisieren. Das System leitet die Dokumente dann zur weiteren Bearbeitung an die zuständigen Teams oder Abteilungen weiter. Beispielsweise kann ein Kundenauftrag an das Verkaufsteam geschickt werden, während eine Rechnung an die Buchhaltungsabteilung geht. Dadurch werden nicht nur Zeit gespart, sondern auch Fehler reduziert, da jedes Dokument direkt vom richtigen Team bearbeitet wird.

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4. Dokumentenvalidierung und -überprüfung

Nach der Datenextraktion validiert die KI die Informationen automatisch anhand vordefinierter Regeln oder Geschäftslogiken, um die Genauigkeit und Qualität der Daten sicherzustellen. Dies kann eine Gegenprüfung der Daten mit bestehenden Systemen (z. B. CRM oder ERP) umfassen oder die Kennzeichnung von Unstimmigkeiten und Fehlern, die anschließend von Mitarbeitenden überprüft werden. Beispielsweise kann eine Rechnung, deren Gesamtbetrag nicht mit den Systemdaten übereinstimmt, vom KI-System zur Prüfung an das Buchhaltungsteam weitergeleitet werden.

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5. Automatisierte Dokumentenverarbeitungs-Workflows

KI-Lösungen beschränken sich nicht nur auf die Datenextraktion und -validierung, sondern können auch komplette Workflows rund um Dokumente automatisieren. Dazu gehören Aufgaben wie das Weiterleiten von Dokumenten zur Überprüfung und Genehmigung, das Auslösen von Benachrichtigungen bei fehlenden Informationen oder dringenden Anfragen sowie das automatische Aktualisieren von Daten in relevanten Systemen. Wird zum Beispiel ein Kundenauftrag verzögert, kann die KI eine Benachrichtigung an das Kundendienstteam senden, den Auftragsstatus im ERP-System aktualisieren und eine Folgeaktion auslösen, wie etwa eine E-Mail an den Kunden mit einem neuen voraussichtlichen Liefertermin.

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Anwendungsfälle der KI-basierten Dokumentenverarbeitung

Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten Einsatzszenarien für KI-basierte Dokumentenverarbeitung:

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1. Bearbeitung von Kundenaufträgen

Die manuelle Bearbeitung von Kundenaufträgen erfordert oft viel Aufwand, etwa für die Dateneingabe, die Überprüfung und Validierung von Informationen, die Erstellung von Angeboten und die Beantwortung von Kundenanfragen. Dieser zeitaufwändige Prozess erhöht nicht nur das Risiko menschlicher Fehler, sondern kann auch zu Verzögerungen im Verkaufsprozess führen. Mit KI-basierter Dokumentenverarbeitung lässt sich dieser Ablauf beschleunigen, indem Auftragsdaten automatisch extrahiert und abgeglichen, Angebote erstellt und sogar Antwortentwürfe für Kundenanfragen generiert werden. So können Vertriebsteams schneller auf Anfragen reagieren und sich auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren.

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2. Rechnungsverarbeitung

Rechnungen spielen eine zentrale Rolle in jedem Unternehmen, doch die manuelle Bearbeitung ist oft mühsam und fehleranfällig. KI-basierte Dokumentenverarbeitung ermöglicht es, den gesamten Rechnungsbearbeitungsprozess zu automatisieren. KI-Lösungen können Informationen wie Bestellnummern, Preise und Mengen aus Bestellungen extrahieren, diese mit den ursprünglichen Aufträgen abgleichen und Rechnungen erstellen. Werden Unstimmigkeiten festgestellt, etwa bei Mengen oder Preisen, markiert die KI diese zur Überprüfung durch einen Menschen, bevor die endgültige Rechnung an den Kunden gesendet wird. Das spart Zeit und Aufwand und sorgt gleichzeitig für eine höhere Genauigkeit und Konsistenz im Rechnungsprozess.

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3. Bestellabwicklung

Ähnlich wie bei Kundenaufträgen umfasst die Bestellabwicklung viele manuelle Schritte, darunter die Eingabe von Daten, die Validierung von Lieferanteninformationen und die Bearbeitung von Angebotsanfragen (RfQs). Mithilfe von KI können Unternehmen diesen Prozess deutlich effizienter gestalten, indem Daten aus Bestellungen automatisch extrahiert und abgeglichen, Lieferanten verglichen und RfQs erstellt werden. KI-Lösungen bieten zudem mehr Kontrolle über den Beschaffungsprozess, da benutzerdefinierte Regeln und Richtlinien für unterschiedliche Szenarien angewendet werden können. Darüber hinaus können KI-Systeme intelligente Entscheidungen treffen, wie etwa das Aktualisieren von ERP- und Bestellsystemen, das Anfordern fehlender Informationen oder das Einholen von Benutzerbestätigungen.

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Vorteile von KI-basierten Dokumentenverarbeitungslösungen

KI-basierte Dokumentenverarbeitungslösungen bieten im Vergleich zu herkömmlichen Systemen wie manueller Dateneingabe oder klassischen IDP-/OCR-Lösungen eine Vielzahl von Vorteilen.

Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:

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1. Schnellere Datenverarbeitung und kürzere Bearbeitungszeiten

KI-gestützte Dokumentenverarbeitungslösungen können Daten aus verschiedenen Dokumenttypen (z. B. Rechnungen, Bestellungen, Quittungen) deutlich schneller extrahieren, validieren und verarbeiten als bei manueller Dateneingabe. Dadurch werden Durchlaufzeiten verkürzt, sodass Unternehmen große Mengen an Dokumenten effizient und in kürzerer Zeit bearbeiten können.

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2. Verarbeitung unstrukturierter Dokumente

Unstrukturierte Daten machen etwa 80 % der digitalen Datenwelt aus – ein Bereich, den klassische OCR-Lösungen nicht präzise erfassen können. KI-Dokumentenverarbeitungslösungen hingegen nutzen LLMs, um unstrukturierte Daten aus verschiedenen Quellen wie frei formulierten E-Mails, Word-Dokumenten, Bildern und sogar handschriftlichen Unterlagen zu analysieren und präzise zu extrahieren.

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3. Höhere Genauigkeitsraten und weniger Fehler

Bei manueller Dokumentenverarbeitung sind menschliche Fehler nahezu unvermeidlich. Diese reichen von einfachen Tippfehlern bis hin zu schwerwiegenden Problemen wie fehlenden Informationen, die kostspielige Folgen haben können – etwa entgangene Verkäufe oder beschädigte Kundenbeziehungen. KI-basierte Lösungen setzen auf fortschrittliche Algorithmen, einschließlich großer Sprachmodelle (LLMs), um Daten mit minimalen Fehlern präzise zu extrahieren. Dadurch wird die Datengenauigkeit und -konsistenz erheblich verbessert.

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4. Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerung

Durch die Automatisierung mühsamer, sich wiederholender Aufgaben wie Dateneingabe, -extraktion, -validierung, Dokumentenanalyse und Kundenkommunikation sparen KI-Dokumentenverarbeitungslösungen Unternehmen Zeit, Aufwand und Geld. Diese Lösungen sind skalierbar, sodass Unternehmen auch bei steigendem Dokumentenaufkommen keine zusätzlichen Mitarbeiter einstellen müssen. Beispielsweise kann KI in der Hochsaison problemlos eine große Anzahl an Dokumenten bearbeiten – ohne zusätzliche Kosten. Unternehmen können ihre Ressourcen effizienter einsetzen und Mitarbeitenden ermöglichen, sich auf strategische, wertschöpfende Aufgaben wie Kundenbindung oder Entscheidungsfindung zu konzentrieren.

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Wie optimiert turian die Dokumentenverarbeitung für Unternehmen? 

turian ist mit fast allen bestehenden IT-Infrastrukturen kompatibel und lässt sich nahtlos in gängige ERP-/CRM-Systeme und E-Mail-Clients wie Outlook/Gmail integrieren. Es handelt sich um eine sofort einsatzbereite Lösung, die innerhalb weniger Tage ohne Unterbrechung Ihrer aktuellen Arbeitsabläufe oder langwierige Schulungen bereitgestellt werden kann. Wenn Sie testen möchten, wie turian Ihre Dokumentenverarbeitungs-Workflows optimieren kann, bieten wir Ihnen einen Proof of Concept (PoC) an, um Ihnen die Möglichkeiten unserer KI-Automatisierungsplattform zu zeigen.

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turian bietet eine umfassende KI-Automatisierungslösung, die den gesamten Dokumentenverarbeitungs-Workflow effizient und durchgängig optimiert. Unsere KI-Assistenten nutzen fortschrittliche Large Language Models (LLMs), um Dokumente in beliebigem Format, jeder Struktur und Sprache aus verschiedenen Quellen zu extrahieren, zu analysieren und zu verarbeiten – darunter frei formulierte E-Mails, PDFs, Word-Dokumente, Bilder, Excel-Dateien und handschriftliche Notizen.

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Dank LLMs kann turian den Kontext und die Bedeutung eines Dokuments verstehen. Doch wir wissen, dass LLMs allein nicht ausreichen. Daher haben wir mehrere Ebenen proprietärer Technologien entwickelt, um eine schnelle, präzise und qualitativ hochwertige Automatisierung Ihrer Dokumentenverarbeitungsaufgaben sicherzustellen.

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turian automatisiert eine Vielzahl von Aufgaben, darunter die Erfassung, Extraktion, Klassifizierung und Validierung von Daten sowie die Weiterleitung von Dokumenten an die zuständigen Personen zur Überprüfung und Genehmigung. Darüber hinaus ermöglicht turian die Integration in Geschäftssysteme wie ERP- und CRM-Plattformen. Unsere KI-Assistenten sind zudem in der Lage, komplexe Aufgaben zu übernehmen, die ein tiefgehendes Verständnis natürlicher Sprache erfordern – etwa das Verfassen menschlicher Antworten auf Anfragen, die Analyse von Kundenfeedback oder das Einholen fehlender Informationen für die Erledigung einer Aufgabe.

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Mit Echtzeit-Einblicken und Analysen unterstützt turian Unternehmen dabei, datengestützte Entscheidungen zu treffen und ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Fehlen beispielsweise wichtige Datenfelder in einem Dokument (z. B. die Bestellnummer auf einer Rechnung), markiert unser KI-Assistent dies und sendet eine Warnmeldung an die zuständigen Stellen, um weitere Maßnahmen einzuleiten und die Datengenauigkeit sowie die Einhaltung von Vorgaben sicherzustellen. Manuelle Überprüfungen oder fehlerhafte Dateneingaben gehören damit der Vergangenheit an.

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Unsere KI-Lösung ist skalierbar und wächst mit Ihrem Unternehmen. turian bewältigt steigende Aufgabenvolumina problemlos und lässt sich bei Bedarf erweitern. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche können Sie Ihre Dokumentenverarbeitungsaufgaben mühelos überwachen und nachverfolgen und haben jederzeit die volle Kontrolle über den Automatisierungsprozess.

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turian ist mit nahezu allen IT-Infrastrukturen kompatibel und lässt sich nahtlos in gängige ERP-/CRM-Systeme und E-Mail-Clients wie Outlook oder Gmail integrieren. Die Lösung ist sofort einsatzbereit und kann innerhalb weniger Tage implementiert werden – ohne Unterbrechung Ihrer aktuellen Arbeitsabläufe oder aufwendige Schulungen. Wenn Sie testen möchten, wie turian Ihre Dokumentenverarbeitungs-Workflows optimieren kann, bieten wir Ihnen gerne einen Proof of Concept (PoC) an, um Ihnen die Möglichkeiten unserer KI-Automatisierungsplattform zu demonstrieren.

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