Automatisierung in der Beschaffung: 5 Prozesse zum Optimieren

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Die Automatisierung von Prozessen gehört zu den größten Trends für Unternehmen und hat zahlreiche Abläufe revolutioniert, wodurch Effizienz und Produktivität in vielen Branchen erheblich gesteigert wurden. Besonders in der Beschaffung ist Automatisierung der Schlüssel zu einem effizienteren, kostengünstigeren und optimierten Prozess. Indem zeit- und arbeitsintensive Aufgaben wie die Erstellung von Bestellungen, die Lieferantenbeschaffung oder die Rechnungsverwaltung automatisiert werden, können Unternehmen ihre Ausgaben besser steuern, manuelle Fehler minimieren und ihren Gewinn steigern – und das ohne hohe IT-Investitionen oder die Notwendigkeit, mehr Mitarbeiter einzustellen.

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Das klingt vielversprechend, aber was genau bedeutet Beschaffungsautomatisierung? Wie kann sie Ihrem Unternehmen konkret helfen? Und welche Prozesse sollten Sie automatisieren, um den maximalen Nutzen aus Ihrer Investition zu ziehen? Diese und weitere Fragen beantworten wir in diesem umfassenden Leitfaden zur Automatisierung im Beschaffungswesen.

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Beginnen wir mit den Grundlagen.

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Was ist Beschaffungsautomatisierung?

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Bildquelle: pikisuperstar

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Beschaffungsautomatisierung bezeichnet den Einsatz von Software und Technologie, um den Beschaffungsprozess in einem Unternehmen effizienter zu gestalten. Statt unzählige Stunden mit mühsamen, manuellen Aufgaben wie Bestellanforderungen, Lieferantenmanagement, Erstellung von Bestellungen (POs) und Rechnungsbearbeitung zu verbringen, übernimmt Software diese Arbeiten. Keine mühsame Genehmigungseinholung mehr, kein Stapel von Papierkram und keine manuellen Fehler – jeder Schritt des Beschaffungsprozesses wird auf einer zentralen Plattform digitalisiert.

Diese Digitalisierung bietet Unternehmen eine hervorragende Möglichkeit, die Effizienz ihrer Beschaffungsprozesse zu steigern und gleichzeitig Kosten zu senken. Mit einer Software zur Automatisierung der Beschaffung können Unternehmen den Beschaffungszyklus beschleunigen, menschliche Fehler – wie Tippfehler oder falsch platzierte Bestellungen – reduzieren und ihre Mitarbeiter für strategischere und wichtigere Aufgaben freistellen. Dazu zählen Entscheidungsfindung, Planung und der Aufbau von Lieferantenbeziehungen, die das Unternehmen langfristig voranbringen.

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Die 5 wichtigsten Beschaffungsprozesse, die es zu automatisieren gilt

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Bildquelle: Drazen Zigic

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Die Definition der Automatisierung im Beschaffungsprozess ist klar: Sie reduziert manuelle Arbeitsaufwände, steigert die Effizienz und optimiert Kosten. Aber welche Prozesse sollten Sie priorisieren, um den maximalen Nutzen aus Ihrer Investition zu ziehen? Das hängt von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Dennoch gibt es fünf zentrale Beschaffungsprozesse, deren Automatisierung sich in den meisten Unternehmen besonders lohnt.

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1. Bestellanforderungen

Bestellanforderungen, auch bekannt als Kaufanfragen, bilden den Ausgangspunkt jedes Beschaffungsprozesses. Sie sind der Impuls, der den gesamten Einkaufsprozess in Gang setzt. Bei manueller Bearbeitung können Bestellanforderungen jedoch schnell zu einem Engpass werden. Warum? Weil sie zahlreiche Beteiligte einbeziehen: verschiedene Abteilungen, mehrere Genehmigende und eine umfangreiche Kommunikation. Dieser manuelle Ansatz ist zeitaufwendig und führt oft zu Problemen wie verlorenen oder falsch platzierten Anfragen, verzögerten Genehmigungen und mangelnder Abstimmung zwischen den Beteiligten. Solche Ineffizienzen können wichtige Projekte verzögern und die Gesamtproduktivität des Unternehmens erheblich beeinträchtigen.

Die Automatisierung des Beschaffungsprozesses vereinfacht den Umgang mit Bestellanforderungen durch die Einführung eines zentralisierten Systems. In diesem können alle Beteiligten Anfragen rechtzeitig und übersichtlich einreichen, prüfen und genehmigen. Automatisierte Beschaffungssoftware verkürzt nicht nur die Genehmigungszyklen, sondern eliminiert auch redundante Schritte, sodass Beschaffungsteams mehr Anfragen in kürzerer Zeit bearbeiten können.

Eine leistungsstarke Plattform zur Automatisierung der Beschaffung sendet zudem Benachrichtigungen an Genehmigende – entweder per E-Mail oder über firmeninterne Kommunikationsmittel wie Slack –, um sicherzustellen, dass keine Anfrage übersehen wird.

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2. Bestellung

Die Bestellabwicklung ist ein weiterer Beschaffungsprozess, der sich ideal für die Automatisierung eignet. Die manuelle Erstellung und Verwaltung von Bestellungen ist zeitaufwendig, ressourcenintensiv und oft fehleranfällig. Dieser Prozess umfasst mehrere Schritte: das Erstellen der Bestellung, das Einholen von Genehmigungen, das Senden an Lieferanten und die Nachverfolgung der Lieferung. Bei mehreren Bestellungen gleichzeitig kann es für Beschaffungsteams schnell unübersichtlich werden, was zu Verzögerungen, Fehlern oder sogar verpassten Chancen führen kann.

Die Automatisierung des Beschaffungsprozesses bietet Unternehmen die Möglichkeit, den gesamten Ablauf der Bestellverwaltung zu digitalisieren. Dazu gehört die automatische Erstellung von Bestellungen basierend auf genehmigten Bedarfsanforderungen, der elektronische Versand an Lieferanten – etwa per E-Mail – und die Nachverfolgung des Bestellstatus in Echtzeit. Manuelle Dateneingaben, ständiges Nachfragen bei Lieferanten nach Updates oder Sorgen über verlorene Bestellungen gehören der Vergangenheit an.

Da alle Daten auf einer zentralen Plattform gespeichert sind, profitieren Unternehmen von vollständiger Transparenz und Kontrolle über ihre Bestellungen, was die Verwaltung erheblich erleichtert und die Effizienz steigert.

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3. Rechnungsmanagement

Rechnungen zählen zu den häufigsten Dokumenten im Beschaffungsprozess, doch die manuelle Verwaltung dieser Dokumente ist oft eine Quelle für unnötigen Aufwand und Probleme. Von fehlgeleiteten oder schlecht verwalteten Bestellungen über Verzögerungen bei der Einreichung bis hin zu unkontrollierten Ausgaben und Compliance-Problemen – der manuelle Ansatz im Rechnungsmanagement führt häufig zu Schwierigkeiten wie Zahlungsverzögerungen und mangelnder Transparenz.

Eine automatisierte Rechnungsverwaltung kann all diese Probleme effektiv lösen. Automatisierungstools optimieren den gesamten Prozess von der Rechnungserstellung bis hin zur Genehmigung und Bezahlung. Solche Tools sind in der Lage, Rechnungsdaten zu erfassen, sie automatisch mit den entsprechenden Bestellungen abzugleichen und sie zur Genehmigung an das zuständige Team weiterzuleiten.

Durch die Automatisierung des Rechnungsmanagements können Unternehmen den Zeitaufwand für manuelle Aufgaben drastisch reduzieren, Fehler und Unstimmigkeiten beseitigen und eine pünktliche Bezahlung ihrer Lieferanten sicherstellen.

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4. Lieferantenbeschaffung

Die Lieferantenbeschaffung bildet das Rückgrat jedes Beschaffungsprozesses. Ohne eine effiziente Strategie kann dies zu angespannten Lieferantenbeziehungen führen, die sich letztlich negativ auf das Geschäftsergebnis auswirken. Manuelle Beschaffungsprozesse erfordern umfangreiche Recherche, Kommunikation und Verhandlungen mit potenziellen Lieferanten – eine zeitaufwändige und mühsame Aufgabe, insbesondere bei einer großen Anzahl an Lieferanten.

Die Automatisierung dieses Prozesses ermöglicht es Unternehmen, die Lieferantenauswahl effizienter zu gestalten und sicherzustellen, dass die ausgewählten Lieferanten den unternehmenseigenen Beschaffungsrichtlinien entsprechen. Mithilfe von Beschaffungssoftware können Unternehmen eine zentrale Datenbank mit bevorzugten Lieferanten für verschiedene Einkaufskategorien erstellen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für Konsistenz und Compliance bei der Lieferantenauswahl.

Zudem können Unternehmen durch Automatisierung die Leistung ihrer Lieferanten – etwa in Bezug auf Lieferzeiten oder Warenqualität – leicht überwachen und datengestützte Erkenntnisse nutzen, um ihre Beschaffungsstrategien kontinuierlich zu optimieren.

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5. E-Mail-Verarbeitung

Für Unternehmen, die regelmäßig E-Mails im Zusammenhang mit der Beschaffung erhalten, kann die manuelle Bearbeitung dieser E-Mails eine äußerst zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe sein. Dazu gehören das Durchsuchen zahlreicher E-Mails, das Extrahieren relevanter Informationen wie Preise oder Daten, das Beantworten von Anfragen und die Übertragung von Daten in interne Systeme wie ERP. Dieser Prozess kann Stunden oder sogar Tage in Anspruch nehmen und ist oft mit erheblichem Aufwand verbunden.

Mit künstlicher Intelligenz unterstützte Beschaffungssoftware kann diesen Zeit- und Arbeitsaufwand erheblich reduzieren. Solche KI-gestützten Tools können den Posteingang eines Unternehmens effizient verwalten, indem sie E-Mails nach ihrem Zweck klassifizieren – beispielsweise als dringende Bestellung oder Kundendienstanfrage –, relevante Daten extrahieren, vorab generierte Antworten vorschlagen und sogar einfache Anfragen automatisch beantworten.

Darüber hinaus können KI-Lösungen Stimmungsanalysen durchführen, um die Absichten und die Stimmung des Absenders besser zu verstehen. Anstatt also manuell E-Mails zu bearbeiten, die sich im Posteingang stapeln, kann sich Ihr Team auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren, wie die Pflege von Lieferantenbeziehungen oder das Aushandeln vorteilhafterer Konditionen.

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4 Vorteile der Beschaffungsautomatisierung

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Bildquelle: jcomp

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Nachdem wir die wichtigsten Beschaffungsprozesse identifiziert haben, die automatisiert werden sollten, ist es nun an der Zeit, die Vorteile zu beleuchten, die Unternehmen durch die Implementierung von Beschaffungsautomatisierung erzielen können.

Es gibt zahlreiche Gründe, warum sich die Automatisierung von Beschaffungsprozessen lohnt. Hier sind die vier wichtigsten:

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1. Zeitersparnis

Einer der größten Vorteile der Beschaffungsautomatisierung ist die enorme Zeitersparnis. Manuelle Prozesse sind oft langwierig und können Stunden oder sogar Tage in Anspruch nehmen. Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben wie der Erstellung von Bestellungen, der Rechnungsverwaltung oder der Auftragsverfolgung können Unternehmen den Zeit- und Arbeitsaufwand deutlich reduzieren. Diese gewonnene Zeit kann stattdessen in strategische Aktivitäten investiert werden, die dem Unternehmen einen echten Mehrwert bieten.

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2. Weniger Fehler

Manuelle Prozesse sind anfällig für menschliche Fehler, die von kleinen Tippfehlern bis hin zu schwerwiegenden Problemen wie doppelten Bestellungen oder falschen Zahlungen reichen können. Solche Fehler führen nicht nur zu finanziellen Verlusten, sondern können auch die Beziehungen zu Lieferanten belasten. Automatisierte Prozesse minimieren diese Risiken, indem sie manuelle Eingaben überflüssig machen und standardisierte Abläufe schaffen. Sollten dennoch Fehler auftreten, erkennen automatisierte Systeme diese sofort und benachrichtigen die zuständigen Teammitglieder, damit die Probleme rechtzeitig behoben werden können. Das Ergebnis sind weniger Fehler und eine deutlich höhere Genauigkeit.

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3. Besseres Lieferantenmanagement und bessere Beziehungen

Die Automatisierung sorgt für mehr Transparenz – eine entscheidende Grundlage für den Aufbau langfristiger und vertrauensvoller Beziehungen zu Lieferanten. Jeder Schritt des Beschaffungsprozesses wird nachvollziehbar, sodass Einkäufer Bestellungen bedenkenlos auf der Basis der besten Angebote aufgeben können, während Lieferanten effizienter reagieren können. Echtzeit-Updates zu Bestellstatus und Lieferungen reduzieren die Notwendigkeit ständiger Rückfragen.

Zudem ermöglicht KI-gestützte Software die Erstellung personalisierter E-Mails, um Lieferanten über den Status von Aufträgen, Änderungen im Lieferplan oder andere relevante Informationen zu informieren. Dies stärkt das Engagement der Lieferanten und fördert die Zusammenarbeit, was letztlich zu besseren Beziehungen und größerem Vertrauen führt.

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4. Optimierte Kosten

Für Unternehmen steht die Kostenoptimierung an oberster Stelle, da sie direkt zur Rentabilität beiträgt und die Wettbewerbsfähigkeit stärkt. Die Automatisierung bietet Echtzeit-Einblicke in Beschaffungsprozesse, ermöglicht die Nachverfolgung von Ausgaben und identifiziert Einsparpotenziale. Mit diesen Daten können Unternehmen bessere Konditionen mit Lieferanten aushandeln und unnötige Kosten vermeiden.

Darüber hinaus wachsen automatisierte Systeme mit den Anforderungen des Unternehmens. Selbst bei Spitzenbelastungen entstehen keine zusätzlichen Kosten durch die Einstellung von Personal oder die Investition in neue Systeme. Automatisierte Lösungen gewährleisten eine kosteneffiziente Beschaffung und helfen Unternehmen, ihre Ressourcen optimal zu nutzen.

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Sind Sie bereit, Ihr Unternehmen mit automatisierter Beschaffung zu transformieren?

Die Automatisierung von Beschaffungsprozessen kann Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen bringen, darunter Zeitersparnis, weniger Fehler, bessere Lieferantenbeziehungen und optimierte Kosten. Es geht jedoch nicht nur darum, ein beliebiges Tool zur Automatisierung der Beschaffung auszuwählen. Sie benötigen eine Lösung, die auf Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist, sich in Ihre bestehenden Systeme (wie ERP oder CRM) integrieren lässt, Echtzeitdaten und -einblicke bietet und für Ihr Team benutzerfreundlich ist. Genau das bietet unser KI Assistent für Procurement.

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turian ist eine KI-gestützte Beschaffungslösung, die große Sprachmodelle (LLMs) verwendet, um Beschaffungsprozesse zu automatisieren und Arbeitsabläufe zu optimieren. Unsere KI-Lösung kann E-Mails (unabhängig von Format oder Sprache) verarbeiten, relevante Daten extrahieren, Bestellungen mit den Daten in Ihrem System abgleichen und dann Ihr ERP/CRM in Echtzeit aktualisieren.

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Aber das ist noch nicht alles. turian kann auch Angebotsanfragen bearbeiten, Lieferanten vergleichen, um das beste Angebot zu ermitteln, und personalisierte E-Mails verfassen, um Ihre Lieferanten über Änderungen des Auftragsstatus oder des Lieferplans auf dem Laufenden zu halten. Darüber hinaus bietet unser KI-Assistent vollständige Transparenz und Kontrolle über den automatisierten Beschaffungsprozess. Sie können benutzerdefinierte Regeln und Richtlinien festlegen, menschliche Überprüfungen und Genehmigungsabläufe für sensible Aktionen ermöglichen und über integrierte Analysen Einblicke in Echtzeit-Prozesse erhalten.

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turian arbeitet nahtlos mit allen führenden ERPs wie Microsoft Dynamics, SAP, Netsuite und anderen zusammen. Es ist benutzerfreundlich und lässt sich leicht in Ihre bestehenden Systeme integrieren, ohne dass Sie in neue Hardware oder Software investieren, zusätzliches Personal einstellen oder sich Gedanken über die Skalierung in Stoßzeiten machen müssen.

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