Automatisierte Angebotserstellung mit KI

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Das technologische Umfeld für den Vertriebsinnendienst entwickelt sich rasant, und Unternehmen suchen kontinuierlich nach Möglichkeiten, ihre Arbeitsabläufe zu verbessern und ressourcenschonender zu gestalten. Ein Bereich, der für Innovation reif ist, ist der Prozess der Angebotserstellung. Traditionell erfordert die Erstellung von Angeboten für Kundenanfragen einen erheblichen manuellen Aufwand, was einen erheblichen Anteil der Ressourcen Ihres Teams beansprucht und zu Verzögerungen, Fehlern und bei Engpässen im Zweifelsfall sogar zu verpassten Verkaufschancen führt. Mit dem Aufkommen von KI und großen Sprachmodellen (Large Language Models, LLM) können Vertriebsteams jedoch nun Angebote automatisieren. In diesem Beitrag werden wir uns genauer anschauen, wie KI Ihren Angebotsprozess transformieren kann und welche Vorteile dies Ihrem Vertriebsteam bringt.

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Die Herausforderung manueller Angebotsprozesse

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In vielen Organisationen ist der Angebotsprozess eine arbeitsintensive Aufgabe. Im B2B-Vertrieb kommen etwa 50% aller Auftragserfassungsanfragen per E-Mail, und durch E-Mail-Anfragen wird letztendlich rund die Hälfte des Umsatzes der Verkäufer generiert. Angesichts der Bedeutung der E-Mail-Kommunikation verbringen die Teams für die Auftragserfassung etwa zwei Drittel ihrer Zeit damit, E-Mails zu lesen, Angebote manuell zu erstellen, und auf Anfragen zu antworten. Im Detail verbringen Vertriebsteams beträchtliche Zeit mit den folgenden Aufgaben:

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1. Kundenabsicht identifizieren: Verstehen, was der Kunde aus der Kommunikation will (Lesen von E-Mail-Texten, Überprüfen angehängter Dokumente…).
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2. Informationen extrahieren: Sammeln von Produktdetails, Preisen und Lieferzeiten aus dem ERP-System.
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3. Dokumente erstellen: Erstellen offizieller und maßgeschneiderter Angebotsdokumente.
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4. Anfragen beantworten: Manuelles Beantworten von Kunden-E-Mails.
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Diese Schritte sind nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig, was zu höheren Kosten, unzufriedenen Kunden und im schlimmsten Fall zu verlorenen Verkaufschancen führen kann. Darüber hinaus kann die Unfähigkeit, schnell und präzise auf Kundenanfragen zu reagieren, dazu führen, dass Geschäfte an agilere und reaktionsschnellere Konkurrenten verloren gehen.
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KI-gestützte Angebotsautomatisierung: Ein Game Changer

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KI-Assistenten können die Art und Weise, wie Vertriebsteams Angebote erstellen, revolutionieren, indem sie den gesamten Prozess automatisieren. So funktioniert es:

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1. Kundenabsicht sofort erkennen

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KI-Assistenten können automatisch die Kundenabsicht aus jedem Kommunikationskanal erkennen, sei es eine E-Mail, ein Chat oder ein Webformular. Durch die Analyse des Inhalts eingehender Anfragen kann die KI feststellen, ob ein Kunde ein Angebot anfordert und die wesentlichen Details für die weitere Verarbeitung identifizieren.

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2. Relevante Daten extrahieren

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Sobald die Absicht im ersten Schritt erkannt wurde, kann die KI kritische Informationen wie Produktnamen, SKUs, Mengen und andere notwendige Details extrahieren. Dies eliminiert die Notwendigkeit manueller Dateneingabe, reduziert die Fehlerwahrscheinlichkeit und beschleunigt den Angebotsprozess.

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3. Abgleich mit Ihren Systemen (CRM, ERP) und Geschäftsregeln

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Die KI kann dann die extrahierten Daten mit Ihren Systemen (CRM, ERP) und Geschäftsregeln validieren. Dazu gehört die Überprüfung der Produktverfügbarkeit, die Verifizierung von Preisen und die Identifizierung von Abweichungen oder Ausnahmen für bestimmte Produkte oder Kunden. Wenn beispielsweise ein angefordertes Produkt nicht verfügbar ist oder die Lieferzeit nicht garantiert werden kann, kann die KI basierend auf Ihrem Inventar die nächstbesten Alternativen vorschlagen.

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4. Angebote in Echtzeit erstellen und senden

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Nach der Validierung kann die KI ein genaues Angebot selbstständig erstellen. Das Angebot wird dann sofort an den Kunden gesendet, wodurch sich die Reaktionszeit von Stunden oder Tagen auf nur wenige Minuten verkürzt.

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5. Kontinuierliches Lernen und Verbesserung

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KI-Systeme lernen kontinuierlich aus vergangenen Daten und Eingaben, wodurch ihre Genauigkeit und Effizienz im Laufe der Zeit verbessert wird. Das bedeutet, je mehr Sie den KI-Assistenten nutzen, desto besser wird er bei der Bearbeitung von Angeboten.

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Transformation des Angebotsprozesses

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Die Implementierung von KI in Ihrem Angebotsprozess bietet mehrere Vorteile:

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• Erhöhte Effizienz: Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben kann sich Ihr Vertriebsteam auf strategischere Aktivitäten konzentrieren, wie den Aufbau von Kundenbeziehungen.
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• Weniger Fehler: Durch die Minimierung manueller Dateneingabe und -validierung reduziert die KI die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, die zu kostspieligen Korrekturen und unzufriedenen Kunden führen können.
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• Schnellere Reaktionszeiten: Mit KI können Sie Kunden schnell und genau Angebote unterbreiten, was deren Einkaufserfahrung verbessert und die Wahrscheinlichkeit einer Konvertierung erhöht.
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• Skalierbare Lösungen: KI-Assistenten können eine große Anzahl von Anfragen gleichzeitig bearbeiten, wodurch es einfacher wird, Ihre Betriebsabläufe zu skalieren, ohne dass die Personalkosten entsprechend steigen.
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Fallstudie: Der turian KI-Assistent direkt in Ihrem Posteingang

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Stellen wir uns ein typisches mittelständisches Unternehmen vor, das Microsoft Outlook als primäres Tool für die Bearbeitung eingehender Verkaufsaufträge verwendet. Durch die Verknüpfung des turian KI-Assistenten mit ihrem E-Mail-Kommunikationstool können Vertriebsteams die Extraktion und Bearbeitung von Angebotsanfragen direkt aus ihrem Posteingang heraus automatisieren. Die KI analysiert E-Mails, identifiziert Angebotsanfragen, extrahiert die notwendigen Daten, validiert sie mit dem ERP-System und generiert eine Antwort mit dem fertigen Angebot – alles innerhalb von Sekunden. Dies spart nicht nur enorm Zeit (bis zu 80% bei unseren Kunden), sondern liefert auch wertvolle Einblicke in das Kundenverhalten und die Produktnachfrage.

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Fazit

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KI-Assistenten können den Prozess der Angebotserstellen fundamental verändern: schneller, genauer, effizienter. Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und die Nutzung der Fähigkeit der KI, kontinuierlich zu lernen und sich zu verbessern, können Vertriebsteams die Produktivität steigern, Fehler reduzieren und einen besseren Service für ihre Kunden bieten. Wenn Sie die Effizienz Ihres Vertriebsinnendienstes steigern und der Konkurrenz einen Schritt voraus sein möchten, ist es an der Zeit, die KI-gestützte Angebotsautomatisierung zu nutzen.

Bereit, Ihren Angebotsprozess zu transformieren? Kontaktieren Sie uns noch heute oder buchen Sie eine Demo, um mehr darüber zu erfahren, wie unsere KI-Lösungen Ihrem Vertriebsteam helfen können, intelligenter - und nicht härter - zu arbeiten. 😉

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