Wie Künstliche Intelligenz (KI) die Qualität der Auftragsabwicklung verbessert

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Für jedes Unternehmen ist die Auftragsabwicklung das Herzstück der Kundenzufriedenheit. Es geht nicht nur darum, Produkte rechtzeitig zu liefern, sondern auch darum, das richtige Produkt ohne Fehler an den richtigen Kunden zu liefern. Aber seien wir ehrlich: Egal wie effizient Ihr Team ist, es gibt immer Raum für menschliche Fehler. Die Auftragsabwicklung ist ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess, der mehrere Schritte umfasst, und schon ein kleiner Fehler kann zu einem unzufriedenen Kunden, einem geschädigten Ruf und finanziellen Einbußen führen. 

Genau hier kommt die Technologie der künstlichen Intelligenz (KI) ins Spiel. KI-gestützte Systeme definieren die Art und Weise neu, wie Daten verarbeitet, analysiert und genutzt werden, um die Genauigkeit der Auftragsabwicklung zu verbessern. Mithilfe von KI können Unternehmen ein tieferes Verständnis von ihren Kunden gewinnen, ihre Prozesse optimieren und datengestützte Entscheidungen treffen, um ihre Auftragsabwicklung zu optimieren.

In diesem Blogbeitrag gehen wir der Frage nach, warum eine präzise Auftragsabwicklung so wichtig ist, vor welchen Herausforderungen Unternehmen in diesem Prozess stehen und wie KI die Genauigkeit der Auftragsabwicklung verbessert. Am Ende werden Sie ein klares Bild davon haben, wie KI diesen wichtigen Aspekt des Geschäftsbetriebs revolutioniert.

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Die Auftragsabwicklung verstehen: Warum ist Genauigkeit wichtig?

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Bildnachweis: Freepik

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Die Auftragsabwicklung (auch Order Management genannt) ist der Prozess der Entgegennahme, Bearbeitung und Auslieferung von Kundenaufträgen. Das Hauptziel der Auftragsabwicklung ist es, die richtigen Produkte zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Kunden zu liefern. Was auf den ersten Blick wie eine einfache Aufgabe aussieht, umfasst in Wirklichkeit viele komplexe Schritte wie:

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• Auftragseingang und -bestätigung
• Verwaltung der Bestände
• Auftragsverfolgung
• Kundenkommunikation und -betreuung

Jeder dieser Schritte erfordert eine genaue Datenverarbeitung, Analyse und Ausführung, um sicherzustellen, dass der Auftrag korrekt ausgeführt wird. Jeder noch so kleine Fehler reicht aus, um den gesamten Prozess zu stören und zu Verzögerungen, falschen Lieferungen und unzufriedenen Kunden zu führen. In der wettbewerbsintensiven Geschäftswelt von heute kann schon eine einzige schlechte Erfahrung zum Verlust von Kunden und zur Schädigung des Markenimages führen. Aus diesem Grund ist die Genauigkeit der Auftragsabwicklung für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um sich im Markt zu profilieren und einen treuen Kundenstamm zu erhalten.

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Die aktuelle Landschaft der Auftragsabwicklung und ihre Herausforderungen

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Bildnachweis: Macrovector

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Ursprüngliche, händische Methoden der Auftragserfüllung sind, wie der Name schon sagt, in hohem Maße von menschlichem Einsatz abhängig. Sie erfordern Dateneingabe und manuelle Überprüfungen, um die Genauigkeit zu gewährleisten. Das Extrahieren von Daten aus E-Mails oder Anhängen und die anschließende manuelle Eingabe in Ihr ERP-System ist für einige wenige Aufträge in Ordnung, aber wenn Sie täglich mit Hunderten von Aufträgen zu tun haben, ist dies keineswegs ein effizienter Prozess.

Im Folgenden werden einige der häufigsten Herausforderungen genannt, mit denen Unternehmen bei der manuellen Auftragsabwicklung konfrontiert sind:

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1. Hohe Fehlerwahrscheinlichkeit

Selbst Ihrem aufmerksamsten Mitarbeiter können Fehler unterlaufen, vor allem wenn er mit großen Datenmengen zu tun hat und den ganzen Tag repetitive Arbeitsabläufe durchläuft. Diese Fehler können von einfachen Tippfehlern bis hin zu falschen Auftragseingaben reichen, was zu erheblichen Störungen im Auftragsabwicklungsprozess führen kann. Und bei manuellen Methoden gibt es keine Möglichkeit, eine 100%ige Genauigkeit zu gewährleisten. Ihr Team muss unter Umständen jede E-Mail lesen, die relevanten Daten extrahieren und sie manuell in Ihr System eingeben. Das nimmt nicht nur viel Zeit in Anspruch, sondern erhöht auch das Fehlerrisiko. Abgesehen davon gibt es weitere Probleme:

• Fehlinterpretation von Daten
• Duplizierung von Aufträgen
• Hohe Kosten für die manuelle Eingabe von Daten
• Menschliche Ermüdung und Burnout

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2. Fehlende Echtzeit-Transparenz

Ein klarer Echtzeit-Überblick über den Auftragsabwicklungsprozess ist für Unternehmen unerlässlich, um Aufträge zu verfolgen, Lagerbestände zu überwachen und Engpässe zu erkennen, die die Effizienz beeinträchtigen. Mit manuellen Methoden ist diese Aufgabe jedoch ziemlich schwierig und zeitaufwändig. Warum das so ist? Weil es tagtäglich viele Datenpunkte zu verarbeiten gibt und die manuelle Analyse Zeit kostet. Ihr Team muss unter Umständen den Status jeder Bestellung, die Produktverfügbarkeit oder die Lieferfrist manuell überprüfen, was zu Verzögerungen und ungenauen Informationen führen kann. Und wenn Sie nicht über aktuelle Daten verfügen, können Sie keine fundierten Entscheidungen zur Optimierung Ihrer Abläufe treffen. Dieser Mangel an Transparenz kann sich auch auf die Customer Experience auswirken, da Kunden z.B. möglicherweise keine rechtzeitigen Aktualisierungen ihrer Bestellungen erhalten.

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3. Begrenzte Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit

Manuelle Methoden der Auftragserfüllung mögen für kleine Betriebe noch fuktionieren. Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst und Sie mehr Aufträge erhalten, wird es schwierig, das gleiche Maß an Performance beizubehalten. Möglicherweise müssen Sie mehr Mitarbeiter einstellen, sie für Ihre spezifischen Prozesse schulen und Ihren gesamten Arbeitsablauf umstrukturieren, um dem steigenden Auftragsvolumen gerecht zu werden.  Dies kann ein kostspieliger und zeitaufwändiger Prozess sein. Und was passiert, wenn die Nachfrage schwankt? Händische Abwicklungsprozesse sind nicht anpassungsfähig genug, um plötzliche Auftragsspitzen zu bewältigen.

Abgesehen von diesen Herausforderungen beeinträchtigt die händische Auftragsabwicklung auch die Produktivität der Mitarbeiter und die Effizienz des Unternehmens insgesamt. Ihr Team muss Hunderte von Stunden mit mühsamen und repetitiven Aufgaben verbringen, so dass ihnen nur wenig Zeit und Energie bleibt, um sich auf wichtigere Aufgaben wie Kundenservice oder Prozessoptimierung zu konzentrieren. Kurz gesagt: Das manuelle Order Management ist auf Dauer nicht tragbar, und Unternehmen benötigen eine verlässlichere Methode zur Abwicklung dieses wichtigen Prozesses.

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Wie KI die Qualität der Auftragsabwicklung verändert

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Bildnachweis: Freepik

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KI-gesteuerte Lösungen für die Auftragsabwicklung nutzen fortschrittliche Technologien wie Large Language Models (LLM) und Natural Language Processing (NLP), um die Auftragsabwicklung und -erfüllung zu optimieren und zu automatisieren. Diese KI-Systeme können Daten aus unstrukturierten Quellen wie E-Mails und Anhängen mit einem hohen Maß an Genauigkeit lesen, interpretieren und extrahieren. Mit KI können Unternehmen die Herausforderungen der manuellen Auftragserfüllung überwinden und auf folgende Weise eine höhere Prozessqualität erreichen:

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1. Schnellere Datenverarbeitung und Auftragsabwicklung

Einer der wichtigsten Vorteile von KI bei der Auftragsabwicklung ist die Fähigkeit, große Datenmengen viel schneller zu verarbeiten als Menschen. Mit fortschrittlichen KI-Algorithmen und maschinellem Lernen können diese Systeme Daten aus E-Mails, Anhängen und anderen unstrukturierten Quellen in Sekundenschnelle lesen und extrahieren. KI-gesteuerte Systeme können diese Daten auch automatisch in Ihre bestehenden Systeme wie ERP/CRM eingeben, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt. Die Zeit, die Ihr Team mit der Dateneingabe verbracht hätte, kann nun für wertsteigernde Aufgaben genutzt werden, was zu einer schnelleren Auftragsabwicklung und -erfüllung führt.

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2. Weniger menschliche Fehler

KI-gesteuerte Lösungen verbessern nicht nur die Geschwindigkeit, sondern reduzieren auch menschliche Fehler bei der Auftragsabwicklung erheblich. Bei manuellen Methoden besteht immer das Risiko menschlicher Fehler - sei es eine falsche Dateneingabe durch Tippfehler, vergessene Informationen oder eine Fehlinterpretation von Daten. Diese Fehler können zu Verzögerungen, falschen Lieferungen und unzufriedenen Kunden führen.

Mit KI hingegen gibt es nur minimalen Raum für Flüchtigkeitsfehler - Maschinen machen keine Tippfehler. Hochmoderne KI-Tools wie turian können Daten auch anhand vordefinierter Regeln und Logiken validieren und so sicherstellen, dass nur korrekte und relevante Informationen in Ihr ERP-System eingegeben werden. KI-Tools im Order Management können auch auf Unstimmigkeiten oder Widersprüche in den Daten hinweisen, so dass Sie mögliche Probleme frühzeitig erkennen und beheben können. Die Ergebnisse sprechen für sich:

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• Genaue, aktuelle und zuverlässige Daten in Ihrem ERP/CRM-System
• Geringeres Risiko von Fehlern bei der Auftragserfassung und Verzögerungen
• Erhöhte Kundenzufriedenheit
• Gesteigertes Vertrauen in Ihre Marke

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3. Prozesstransparenz in Echtzeit

KI-gestützte Systeme können auch Daten und Analysen in Echtzeit liefern und verschaffen Unternehmen so einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt. Mit genauen und aktuellen Informationen können Unternehmen datengestützte Entscheidungen treffen. Bestimmte KI-/ML-Algorithmen können historische Vertriebsdaten, Kundenverhalten und saisonale Trends analysieren, um Vorhersagen über die zukünftige Nachfrage zu treffen. Dies hilft Unternehmen, ihre Lagerbestände zu verfolgen, zu optimieren und die Kundenwünsche effizienter zu erfüllen. Gute KI-Lösungen bieten einen ganzheitlichen Überblick über die gesamte Auftragsabwicklung durch Datenvisualisierung und benutzerdefinierte Reports, so dass Unternehmen Engpässe und verbesserungswürdige workflows identifizieren können. Von Aktualisierungen des Auftragsstatus bis hin zu Benachrichtigungen über mögliche Verzögerungen können Sie Ihre Kunden dank KI auf dem Laufenden halten und zufriedenstellen.

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4. Maßgeschneiderte und skalierbare Lösungen

KI-gesteuerte Tools (insbesondere skalierbare Lösungen wie turian) können mit der Zeit lernen und sich anpassen. Je mehr Daten sie verarbeiten, desto genauer werden sie. Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens kann die KI-Lösung leicht angepasst und skaliert werden, um große Datenmengen und Aufträge zu verarbeiten. Diese Skalierbarkeit hilft Unternehmen zudem, Betriebskosten zu sparen, da sie repetitive Aufgaben automatisieren können, ohne zusätzliche Mitarbeiter einzustellen oder in teure RPA-Software zu investieren. Fortschrittliche KI-Lösungen wie turian bieten darüber hinaus die Integration mit bestehenden ERP- und CRM-Systemen wie SAP, Salesforce oder Oracle und sorgen so für einen nahtlosen Datenfluss und Kontinuität über mehrere Systeme hinweg.

Mit einfachen Worten: KI-gesteuerte Lösungen für die Auftragsabwicklung bieten einen präziseren, skalierbaren und effizienten Ansatz zur Optimierung Ihrer Geschäftsabläufe und zur Förderung Ihres Wachstums. Sie erhöhen nicht nur die Kundenzufriedenheit durch die Reduzierung von Fehlern und Verzögerungen, sondern verbessern auch die allgemeine Produktivität. Mit KI können Unternehmen wettbewerbsfähig und zukunftssicher auf dem heutigen hart umkämpften Markt agieren.

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Verbesserung der Qualität der Auftragsabwicklung mit KI-Assistenten von turian

Bei der akkuraten Auftragsabwicklung geht es nicht nur darum, Aufträge rechtzeitig zu bearbeiten, sondern auch sicherzustellen, dass alle Details korrekt sind und an den richtigen Kunden geliefert werden. Bei der manuellen Verarbeitung sind menschliche Fehler, Verzögerungen und Ineffizienzen an der Tagesordnung. Dies führt nicht nur zu unzufriedenen Kunden, sondern beeinträchtigt auch die Gesamteffizienz und Rentabilität eines Unternehmens. Wenn Sie es leid sind, Aufträge manuell zu bearbeiten und sich mit den damit verbundenen Problemen auseinanderzusetzen, ist es an der Zeit, eine KI-gesteuerte Lösung wie turian in Betracht zu ziehen. Unsere KI-Assistenten werden von den neuesten und fortschrittlichsten Large Language Models (LLMs) auf Basis von GPT 4o betrieben. Diese Spitzentechnologie ermöglicht es unseren KI-Assistenten, den Kontext zu verstehen und Abläufe in außergewöhnlicher Qualität zu automatisieren.

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Wir verlassen uns jedoch nicht nur auf LLMs, sondern haben mehrere Schichten eigener Technologie um sie herum gebaut, um eine noch nie dagewesene Genauigkeit und übermenschliche Geschwindigkeit bei der Automatisierung von Aufgaben zu erreichen. Je nach Aufgabe kann turian eine Genauigkeit von über 99 % erreichen. Unsere KI-Assistenten sind darauf ausgelegt, eine Vielzahl komplexer Aufgaben zu bewältigen, z. B. die Erfassung von Kundenaufträgen und die Verwaltung von Bestellungen. Unsere smarten Assistenten können lange Kundenunterhaltngen per Mail analysieren, Freitextanfragen Mail verstehen oder Produktabgleiche ohne Artikelnummern durchführen.

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Mit turian können Sie auch präzise Geschäftsregeln festlegen, um die vollständige Kontrolle über Ihre Vorgänge zu gewährleisten. Bei wichtigen Kundenaufträgen oder komplexen Transaktionen ermöglicht unsere Lösung Ihren Mitarbeitern, über den Human-in-the-Loop Mechanismus auf dem Laufenden zu bleiben und die volle Übersicht und Kontrolle zu behalten. turian lässt sich nahtlos in gängige E-Mail-Clients wie Gmail oder Outlook un in APIs Ihrer ERP und Datenbanken integrieren, so dass Sie direkt neben Ihrem Posteingang auf Echtzeit-Updates und Informationen zugreifen können. Damit entfällt das lästige Problem, zwischen verschiedenen Plattformen (Email und ERP) wechseln zu müssen - Ihr Team wird es freuen! Darüber hinaus können unsere KI-Assistenten relevante Daten aus E-Mails und Anhängen extrahieren und Ihre ERP- oder CRM-Systeme automatisch und in Echtzeit aktualisieren.

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Mit turians End-to-End-Lösung können Sie Ihre Abläufe optimieren, die Produktivität steigern und die Kundenzufriedenheit erhöhen. Von der Angebotserstellung über intelligente Antworten bis hin zur Verfolgung des Auftragsstatus kann Sie turian unterstützen. In nur wenigen Tagen ist Ihr Team mit turian einsatzbereit, ohne langwierige Modell-Trainingszyklen oder Einrichtungsprozesse.

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Wenn Sie sehen wollen, wie turian Ihre Auftragsabwicklung optimieren kann, dann buchen Sie noch heute eine Demo bei uns. Wir bieten Ihnen auch einen kostenlosen Proof of Concept (PoC) vor der Implementierung an, um sicherzustellen, dass unsere Lösung Ihre spezifischen Anforderungen erfüllt und Ergebnisse liefert.

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