Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

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Im Bestreben, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und Abläufe zu optimieren, setzen viele Unternehmen auf digitale Technologien. Eine dieser Technologien ist die Robotic Process Automation (RPA), oder robotergestützte Prozessautomatisierung. Diese Lösung wurde entwickelt, um repetitive, regelbasierte Aufgaben zu automatisieren, die zuvor von menschlichen Mitarbeitern erledigt wurden, wie z. B. Dateneingabe, Ausfüllen von Formularen, Datenextraktion und mehr. Mit dem Versprechen, repetitive Aufgaben auszulagern und schnellere Ergebnisse zu liefern, wurde RPA als die Zukunft der Geschäftsautomatisierung gepriesen.

Doch wie man so schön sagt, ist nichts zu 100 % perfekt. Auch wenn RPA in den letzten Jahren zum Schlagwort geworden ist, ist diese Technologie nicht so fortschrittlich, wie manche glauben. Es handelt sich um ein einfaches, regelbasiertes Werkzeug, das menschliche Handlungen nachahmt. Im Gegensatz zu künstlicher Intelligenz kann RPA nicht selbständig lernen oder sich anpassen. 

In diesem Blogbeitrag werden wir einen tiefen Einblick in RPA geben, um zu verstehen, was es ist, wie es funktioniert und welche Vorteile es bietet. Wir gehen auch auf die Einschränkungen und Herausforderungen ein, die mit RPA einhergehen, und diskutieren eine alternative Lösung, die über die Limitationen von RPA hinausgeht und einen intelligenteren Ansatz für die Geschäftsautomatisierung bietet.

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Robotic Process Automation verstehen: Die Grundlagen

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Bildnachweis: Freepik

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Robotic Process Automation (oder kurz RPA) ist eine Art von Automatisierungstechnologie, bei der Software-Roboter oder Bots eingesetzt werden, um die Handlungen eines menschlichen Mitarbeiters bei der Ausführung einfacher, repetitiver, regelbasierter Aufgaben zu replizieren. Zu diesen Aufgaben können Dateneingabe, Ausfüllen von Formularen, Datenextraktion, Reporterstellung und andere manuelle Aufgaben gehören, die wenig oder keine Kreativität erfordern. Es handelt sich um eine einfache Lösung, die eine statische bzw. unveränderliche Umgebung benötigt und Aufgaben wiederholt, die ihr aufgetragen wurden (z. B. Excel-Zelle A2 in Excel-Zelle A4 kopieren). Vereinfacht ausgedrückt ist RPA nichts anderes als die Programmierung einer Maschine, um starre und repetitive Aufgaben zu erledigen, die normalerweise ein Mensch erledigen würde.

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Welche Technologie kommt bei RPA zum Einsatz?

Klassische RPA stützt sich im Allgemeinen nicht auf fortschrittliche Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) oder maschinelles Lernen (ML), um seine Aufgaben zu erfüllen. Stattdessen folgt sie einer Reihe von vordefinierten Regeln und Anweisungen, um ihre Aktionen auszuführen. RPA führt nur Aufgaben aus, für die es programmiert wurde; es kann keine eigenen Entscheidungen treffen oder eigenständig denken. Das macht sie zu einer idealen Lösung für die Automatisierung repetitiver Aufgaben, die stark strukturiert und regelbasiert sind und wenig bis gar kein menschliches Eingreifen oder irgendeine Form von Kreativität oder Anpassungsfähigkeit erfordern.

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Wie funktioniert RPA?

Die Funktionsweise von Robotic Process Automation (RPA) ist recht einfach. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

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• Identifizieren Sie monotone Aufgaben: Zunächst identifiziert der Geschäftsanwender Aufgaben, die sich wiederholen, banal und langweilig für menschliche Arbeitskräfte sind.
• Auswahl der RPA-Tools: Auf der Grundlage der identifizierten Aufgaben werden geeignete RPA-Tools ausgewählt, die diese Aufgaben ohne menschliches Zutun automatisieren können.
• Bots entwickeln: Sobald die RPA-Software ausgewählt ist, werden Bots entwickelt und angewiesen, die festgelegten Aufgaben auszuführen. Diese Bots werden so programmiert, dass sie bestimmte starre Regeln und Anweisungen befolgen.
• Integration in bestehende Systeme: Die RPA-Bots werden dann in die bestehenden Systemen und Anwendungen integriert, wo sie auf die erforderlichen Daten zugreifen und diese bearbeiten sowie Aufgaben nach Bedarf ausführen können.
• Ausführen von Aufgaben: Sobald die Bots vollständig integriert sind, führen sie die ihnen zugewiesenen Aufgaben genauso aus wie ein menschlicher Mitarbeiter - nur viel schneller und effizienter.

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Vorteile der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA)

RPA hat sich für viele Unternehmen als Effizienzsteigerer erwiesen und bietet zahlreiche Vorteile, die ihnen helfen, ihre Abläufe zu optimieren. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile von RPA:

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• Gesteigerte Produktivität: Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben gewinnt RPA Zeit, in der sich die Mitarbeiter auf Aufgaben konzentrieren können, die Kreativität und Innovation erfordern.
• Verringerung der Fehlerquote: RPAs beschleunigen nicht nur den Prozess, sie verringern auch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler, was zu genaueren und zuverlässigeren Ergebnissen führt.
• Kosteneinsparungen: Mit RPA können Unternehmen Kosten einsparen, indem sie den Bedarf an menschlichen Arbeitskräften für alltägliche Aufgaben reduzieren. Dies führt zu geringeren Arbeitskosten und höherer Effizienz.

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Jenseits des Hypes: Die Grenzen von RPA

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Bildnachweis: Freepik

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Viele Unternehmen sehen in RPA ein Allheilmittel, eine Einheitslösung für alle ihre Automatisierungsanforderungen. Obwohl RPA zweifellos viele Vorteile hat, gibt es auch Nachteile, die Unternehmen kennen sollten. Im Folgenden haben wir einige der wichtigsten Einschränkungen und Herausforderungen aufgelistet, die mit RPA einhergehen:

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1. Unfähigkeit zum Umgang mit unstrukturierten Daten‍

Eine der größten Einschränkungen von RPA ist, dass es keine unstrukturierten Daten verarbeiten kann. Während sie sich bei der Bewältigung strukturierter, regelbasierter Aufgaben auszeichnet, stößt sie bei unstrukturierten Daten wie E-Mails, oder Vertragsdokumenten an ihre Grenzen. Was das bedeutet:

• Manuelle Anpassungen sind für jedes spezifische Dokumentenlayout erforderlich.
• Zeitraubende und mühsame Aufgaben, vor allem wenn es um verschiedene Dokumentenformate geht.
• Potenzial für Fehler und Ungenauigkeiten.

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2. Mangel an kognitiven Fähigkeiten

RPA ist ein reiner Regelbefolger. Es tut genau das, was Sie ihm sagen, und nicht mehr. Im Gegensatz zu anderen selbstlernenden KI-Technologien wie LLM hat RPA nicht die Fähigkeit zu lernen und sich mit der Zeit zu verbessern. RPA ist auf die ihm gegebenen Regeln und Anweisungen beschränkt, was seine Anwendbarkeit auf einfachere, repetitive Aufgaben einschränkt. Sie können Ihre RPA beispielsweise damit beauftragen, bestimmte Felder aus einem Dokument zu extrahieren (z. B. Kundenadresse oder Preis), aber sie wird nicht in der Lage sein, den Kontext zu verstehen und auf Fehler zu prüfen. Es versteht nicht einmal, welches Feld es extrahiert, z. B. wenn sich das Layout des Dokuments ändert und das Feld für die Kundenadresse durch die Bankdaten des Kunden ersetzt wird, ist RPA nicht in der Lage, den Unterschied zu erkennen. Er würde die Bankdaten einfach blind kopieren und sie für die Adresse des Kunden halten.  Sie kann keine eigenständigen Entscheidungen treffen oder sich an veränderte Umstände anpassen. Im Grunde genommen ist RPA nur für extrem starre, sich nicht verändernde Umgebungen geeignet.

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3. Herausforderungen beim Skalieren

Die RPA-Technologie mag zwar Skalierbarkeit versprechen, in der Realität stoßen einige Tools jedoch auf Hürden, wenn es um die Skalierung geht, insbesondere wenn sie mit veralteten Altsystemen zu tun haben. RPA-Bots sind recht einfach zu implementieren, aber sie können schwierig zu verwalten und zu steuern sein. Wenn Unternehmen wachsen und sich weiterentwickeln, kann es zu Komplikationen aufgrund interner Prozessveränderungen kommen. Die Einrichtung eines RPA-Systems ist nur der erste Schritt; seine Wartung und Skalierung ist eine ständige Herausforderung, die Unternehmen berücksichtigen müssen. Jede kleine Änderung in Ihren Arbeitsabläufen bedeutet eine Neuprogrammierung der RPA-Funktionen.

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Der Aufstieg der KI-Agenten: Eine intelligentere und bessere Lösung

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Bildnachweis: Erstellt mit Bing

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Robotic Process Automation (RPA) Softwarelösungen sind wie ein zweischneidiges Schwert. Während sie sich bei der Verarbeitung strukturierter Daten und repetitiver Aufgaben hervortun, sind sie bei der Bewältigung der differenzierteren und dynamischeren Aspekte der Arbeit oft unzureichend. Das heißt aber nicht, dass Unternehmen die Automatisierung komplexer Aufgaben ganz aufgeben sollten. Es gibt da eine bessere Lösung, die das Beste aus beiden Welten vereint: KI-Agenten.

KI-Agenten wie turian sind intelligente Prozessautomatisierungs-Tools, die große Sprachmodelle (LLMs), natürliche Sprachverarbeitung (NLP) und Algorithmen des maschinellen Lernens (ML) nutzen, um menschenähnliches Denken und Entscheidungsfindung zu imitieren. Hier erfahren Sie, warum KI-Agenten wie turian eine intelligentere und effizientere Lösung für Unternehmen sind:

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1. Intelligenter und flexibler

Im Gegensatz zu herkömmlichen RPA-Tools, die einer Reihe vorgegebener Regeln folgen und mit unstrukturierten Daten nicht gut umgehen können, sind KI-Agenten so konzipiert, dass sie "denken" und den Kontext verstehen. Sie können jeden Datentyp verarbeiten, ob strukturiert, halbstrukturiert oder unstrukturiert, und jedes Format wie PDF, Excel, Word und sogar Bilder. KI-Agenten können auch den Kontext der Daten verstehen und darauf basierend Entscheidungen treffen, genau wie ein menschlicher Mitarbeiter es tun würde. Das reduziert den Bedarf an manuellen Anpassungen und macht sie flexibler.

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2. Kontinuierliches Lernen und Verbessern

Ein KI-Agent ist wie ein Vorzeige-Azubi, der ständig lernt, wächst und sich anpasst. Im Gegensatz zu RPA-Tools, die innerhalb fester Parameter arbeiten und manuelle Aktualisierungen erfordern, entwickeln sich KI-Agenten durch kontinuierliches Lernen weiter. Sie analysieren Daten, erkennen Muster und passen ihr Verhalten auf der Grundlage neuer Informationen an. Dank dieser Fähigkeit, aus früheren Erfahrungen zu lernen (z. B. durch Feedback), können KI-Agenten ihre Leistung im Laufe der Zeit verbessern und genauere Entscheidungen treffen. Je mehr sie arbeiten, desto besser werden sie, und je besser sie werden, desto mehr Wert bringen sie Ihrem Unternehmen.

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3. Kosteneffektiv und skalierbar

KI-Agenten passen sich nicht nur dem Kontext der empfangenen Daten an, sondern sie können auch mit Ihrem Unternehmen skalieren. Sie lassen sich nahtlos in Ihre aktuellen ERP/CRM-Systeme (wie SAP, MS Dynamics 365, Oracle, NetSuite, Epicor usw.) integrieren und arbeiten mit gängigen E-Mail-Clients (Gmail und Outlook) ohne aufwendige Konfiguration. Außerdem können sich die KI-Agenten bei einem plötzlichen Anstieg der Arbeitslast oder einer Änderung der Aufgabenart effizient anpassen und entsprechend skalieren, ohne dass es zu Ausfallzeiten kommt. Diese intelligente Automatisierungslösung kann KMUs dabei helfen, wettbewerbsfähig zu bleiben und zu wachsen, ohne das Bankkonto zu sprengen.

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RPA-Beschränkungen überwinden: Wie turian Arbeitsabläufe optimiert

Unser KI-gestützter Assistent turian wurde entwickelt, um die Grenzen herkömmlicher RPA zu überwinden, indem er eine intelligentere, skalierbare und sichere Lösung für die Automatisierung von Geschäftsprozessen bietet. turian nutzt die leistungsfähigsten Large Language Models, um Eingaben in natürlicher Sprache so zu verstehen und zu verarbeiten, dass sie die menschliche Intelligenz imitieren. Es kann komplexe und dynamische Workflows ohne manuelle Anpassungen bewältigen, präzise Entscheidungen auf Basis des Kontexts treffen und aus vergangenen Erfahrungen lernen, um die Leistung kontinuierlich zu verbessern. Unser KI-gestützter Assistent beantwortet auch E-Mails, erstellt Reports und führt verschiedene andere komplexe Aufgaben aus, mit denen herkömmliche RPA-Lösungen Schwierigkeiten haben. Anders als RPA-Lösungen, die bei Prozessänderungen abbrechen, passt sich turian an, lernt und verbessert sich kontinuierlich. Unsere Lösung lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden ERP/CRM-Systeme und E-Mail-Clients (z. B. Outlook, Gmail) integrieren und kann an Ihre individuellen Geschäftsanforderungen angepasst werden.

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turian verfügt außerdem über eine benutzerfreundliche Oberfläche, mit der Sie Ihre Automatisierungsprozesse nahtlos überwachen und verwalten können. Aber turian ist mehr als nur eine leistungsstarke Software zur Automatisierung von Prozessen. Unser KI-Assistent legt ebenfalls Wert auf Sicherheit und Compliance, um sicherzustellen, dass Ihre Daten stets geschützt sind.

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Wir wissen jedoch, dass LLMs keine magische Lösung sind, und deshalb haben wir einen "Human-in-the-Loop"-Ansatz eingebaut, um Genauigkeit und Qualität bei jeder Aufgabe zu gewährleisten. Das bedeutet, dass unsere Software Aufgaben automatisch an Menschen weiterleitet, wenn sie auf Unsicherheiten oder Fehler stößt, was eine zuverlässige Abwicklung der Prozesse ermöglicht. turian bietet Ihnen einen Echtzeit-Überblick über alle Ihre Automatisierungsprozesse und sorgt für vollständige Transparenz und Kontrolle. 

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Ganz gleich, ob Sie mit der Auftragserfassung, dem Compliance-Management, der Dateneingabe oder anderen nicht-kreativen, repetitiven Aufgaben zu tun haben - turian ist die ideale Lösung, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Wenn Sie sehen möchten, wie unser KI-Assistent Ihre Geschäftsprozesse optimieren kann, bieten wir Ihnen ein kostenloses POC (Proof of Concept) an, um seine Leistung und Fähigkeiten zu testen. Warum sollten Sie sich also mit begrenzten RPA-Lösungen zufrieden geben, wenn Sie mit turian die Leistungsfähigkeit von KI in Ihr Unternehmen holen können? Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie mehr!

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