Wie mittelständische Unternehmen KI für das Auftragsmanagement nutzen können

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In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist ein effektives Auftragsmanagement für jedes Unternehmen ein entscheidender Faktor für Erfolg und Wachstum. Ein optimierter Auftragseingang kann Unternehmen helfen, Zeit zu sparen, Kosten zu senken und auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben. Die manuelle Verwaltung von Aufträgen kann jedoch eine mühsame und zeitraubende Aufgabe sein, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit begrenzten Ressourcen. Und warum? Weil die manuelle Bearbeitung von Aufträgen sehr viel Zeit und Aufwand erfordert. Jeder Schritt, von der Dateneingabe bis zur Aktualisierung der Systeme, kann Stunden oder Tage in Anspruch nehmen. Dies verlangsamt nicht nur den Prozess, sondern erhöht auch das Risiko von Fehlern und Verzögerungen.

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Um diese Probleme zu überwinden, wenden sich viele KMUs jetzt KI-gestützten Lösungen für das Auftragsmanagement zu. Diese Lösungen digitalisieren und automatisieren viele Aspekte der Auftragsabwicklung, von der Dateneingabe über die Auftragsbestätigung bis hin zum Compliance-Management, um Genauigkeit und Effizienz zu gewährleisten. Es ist, als hätte man einen intelligenten virtuellen Mitarbeiter, der rund um die Uhr arbeitet, und das zu einem Bruchteil der Personalkosten.

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In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, was Auftragsmanagement ist und warum es so wichtig für den Erfolg Ihres Unternehmens ist. Außerdem erläutern wir Ihnen die Vorteile des Einsatzes von KI im Auftragsmanagement und wie KMUs diese nutzen können, um ihre Abläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

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Definition des Order Managements

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Bildnachweis: Macrovector

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Definition und Bedeutung:

Die Auftragsverwaltung oder Order Management ist, einfach ausgedrückt, der Prozess der Erfassung, Verfolgung und Erfüllung von Kundenaufträgen. Er beginnt, wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt, und endet, wenn das Produkt oder die Dienstleistung geliefert wird. Ziemlich einfach, oder? Nun, nicht wirklich. Der End-to-End-Prozess umfasst ein komplexes Netz von Aufgaben, die sorgfältig koordiniert und ausgeführt werden müssen, um einen reibungslosen und effizienten Arbeitsablauf zu gewährleisten. Dazu gehören Aufgaben wie Dateneingabe, Auftragsverfolgung, Compliance-Management und vieles mehr, die genau und rechtzeitig erledigt werden müssen, um die Kunden zufrieden zu stellen.

Hier erfahren Sie, warum die Auftragsverarbeitung für Unternehmen so wichtig ist:

• Sie ist das Rückgrat der Kundenzufriedenheit und -bindung
• Sie beeinflusst die Bestandsverwaltung und den Cashflow
• Sie wirkt sich auf die allgemeine Effizienz und Produktivität aus.
• Sie kann über den Ruf und das Image einer Marke entscheiden oder sie zerstören.

Für mittelständische Unternehmen ist eine effiziente Auftragsverwaltung sogar noch wichtiger, da sie oft mit begrenzten Ressourcen arbeiten und mit größeren Marktteilnehmern konkurrieren müssen. Sie müssen agil, kosteneffizient und kundenorientiert sein, um wettbewerbsfähig zu bleiben, denn wenn sie ins Hintertreffen geraten, kann dies schwerwiegende Folgen für ihr Unternehmen haben.

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Manueller Auftragseingang: Ein Hindernis für den Mittelstand

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Bildnachweis: Macrovector

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Kleine und mittlere Unternehmen entscheiden sich häufig für die manuelle Auftragsabwicklung, da sie als kostengünstiger und einfacher angesehen wird. Die Wahrheit ist jedoch genau das Gegenteil. Manuelle Methoden mögen zwar kurzfristig kosteneffizient erscheinen, können aber auf lange Sicht zu einem erheblichen Hindernis für KMUs werden. Hier sind einige der häufigsten Herausforderungen und Einschränkungen, die herkömmliche Auftragsverwaltungsmethoden mit sich bringen:

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1. Zeitaufwendig und fehleranfällig

Wie bereits erwähnt, erfordert die manuelle Auftragsverwaltung viel Zeit und Aufwand. Jeder einzelne Schritt des Prozesses wird von Hand ausgeführt. Ihr Team muss Hunderte von E-Mails oder Anhängen durchforsten, relevante Daten extrahieren und diese manuell in Ihr ERP-/CRM-System eingeben.

Dieser Prozess ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Da so viele Daten eingegeben und validiert werden müssen, können leicht Tippfehler unterlaufen oder falsche Informationen transferiert werden. Selbst kleine Fehler können erhebliche Auswirkungen auf die Effizienz Ihres Unternehmens, die Kundenzufriedenheit und das Endergebnis haben. Außerdem können sich die repetitiven Aufgaben auf die Moral und Produktivität Ihres Teams auswirken, was zu Burnout und Fluktuation führen kann.

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2. Begrenzte Skalierbarkeit und Flexibilität

Manuelle Auftragsverwaltungsmethoden mögen für kleinere Unternehmen gut funktionieren, aber wenn Ihr Unternehmen wächst und sich weiterentwickelt, kann dies zu einem Hindernis für die Skalierbarkeit werden. Das liegt daran, dass diese Methoden nicht für die Bewältigung eines wachsenden Daten- und Auftragsvolumens ausgelegt sind. Sie erfordern häufig manuelle Aktualisierungen, was den gesamten Prozess verlangsamen und Ihre Fähigkeit einschränken kann, auf veränderte Marktbedingungen oder Kundenbedürfnisse umgehend zu reagieren.

Was tun also die meisten Unternehmen? Sie stellen mehr Mitarbeiter ein, um die steigende Arbeitsbelastung zu bewältigen. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist es jedoch keine leichte Entscheidung, neue Mitarbeiter einzustellen. Das Einstellen von neuen Mitarbeitern stellt ein größeres finanzielles Risiko dar, insbesondere wenn sich die Marktbedingungen wieder unerwartet ändern und es zu einem konjunktuerellen Abschwung kommt. Die Kosten für die Einstellung, Schulung und Weiterbeschäftigung neuer Mitarbeiter können sich erheblich auf das Endergebnis eines KMU auswirken. Es handelt sich um eine vorübergehende Lösung, die kurzfristig funktioniert, aber langfristig zu einer aufgeblähten Belegschaft und geringerer Effizienz führen kann. Manuellem Order Management mangelt es auch an Flexibilität in Bezug auf die Integration mit anderen Software-Systemen oder Plattformen, da die Prozesse oft isoliert sind und nicht für eine nahtlose Zusammenarbeit konzipiert wurden.

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3. Mangelnde Prozesstransparenz und Realtime Updates

Ein klares Bild des Auftragsprozesses in Echtzeit ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um datengestützte Entscheidungen zu treffen und den Überblick über ihre Aktivitäten zu behalten. Mit manuellen Methoden ist es jedoch schwierig, Echtzeit-Updates zu erhalten und den Status von Bestellungen zu verfolgen. Ihr Team muss Informationen über verschiedene Systeme hinweg manuell aktualisieren und überwachen, indem es E-Mails, Anhänge oder Tabellen durchforstet. Dies kann zu Verzögerungen bei Aktualisierungen, ungenauen Daten und mangelndem Einblick in Ihren Auftragsprozess führen. Infolgedessen kann Ihr Unternehmen mit Problemen konfrontiert werden wie:

• Schlechte Bestandsverwaltung
• Ungenaue Prognosen und Planungen
• Verspätete oder verpasste Lieferungen
• Unzufriedene Kunden

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4. Hohe Kosten und geringer ROI

Abgesehen von diesen Herausforderungen stellt die manuelle Auftragsverarbeitung auch eine erhebliche finanzielle Belastung für mittelständische Unternehmen dar. Von der Einstellung und Schulung von Mitarbeitern bis hin zu Investitionen in Infrastruktur und Software - die Kosten können sich schnell summieren. Und das ist noch nicht alles: Es gibt auch versteckte Kosten wie menschliche Fehler, Nacharbeit und Präsentismus, die Ihre Gewinne auffressen können. Darüber hinaus bieten manuelle Auftragsverwaltungsmethoden nur einen geringen bis gar keinen ROI, da sie nur eine begrenzte Skalierbarkeit und Flexibilität bieten.

Mit einfachen Worten: Die manuelle Auftragserfassung ist wie ein schwarzes Loch, das Zeit, Geld und Ressourcen verschlingt. Es macht Ihr Team überlastet, Ihr Unternehmen ineffizient und Ihre Kunden unzufrieden. Und egal, wie viel Mühe Sie sich geben, Fehler und Verzögerungen werden vorkommen.

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Die Power der Künstlichen Intelligenz (KI) im Auftragsmanagement

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Bildnachweis: Freepik

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Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Aufträge verwalten, und sorgt für ein noch nie dagewesenes Maß an Effizienz, Geschwindigkeit und Genauigkeit. KI-gestützte Lösungen wie turian kombinieren modernste KI-Algorithmen, darunter Large Language Models (LLMs), um den gesamten Auftragsverwaltungsprozess zu automatisieren und zu optimieren. Von der Erfassung von Kundenaufträgen bis zum Compliance-Management können KI-gestützte Tools verschiedene Aufgaben mit übermenschlicher Geschwindigkeit und Genauigkeit erledigen und dabei die Kosten niedrig halten.

Hier sind einige der wichtigsten Vorteile des Einsatzes von KI im Auftragsmanagement:

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1. Optimierte und automatisierte Prozesse

KI-gestützte Lösungen können die Geschwindigkeit, Genauigkeit und Effizienz von Auftragsverwaltungsprozessen durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben erheblich verbessern. Sie machen die manuelle Dateneingabe überflüssig, die zeitaufwändig und fehleranfällig sein kann. Diese Tools nutzen fortschrittliche KI-Algorithmen und umfangreiche Sprachmodelle, um Daten zu analysieren und zu verstehen, relevante Informationen aus E-Mails oder PDF-Dokumenten zu extrahieren und die Informationen automatisch in Ihren ERP-/CRM-Systemen zu aktualisieren. Das Ergebnis:

• Weniger menschliche Fehler und Verzögerungen
• Verbesserte Datengenauigkeit und -qualität
• Raum für Mitarbeiter, sich auf hochwertige Aufgaben konzentrieren können
• Insgesamt gestraffte und effiziente Prozesse

Einige hochmoderne KI-Lösungen wie turian können die extrahierten Daten auch anhand vordefinierter Regeln und Logik validieren und so sicherstellen, dass nur korrekte und relevante Daten im System aktualisiert und nur genehmigte Aktionen durchgeführt werden. Darüber hinaus bietet die Lösung integrierte Analysefunktionen, die wertvolle Insights in Ihre Geschäftsabläufe ermöglichen und Ihnen helfen, Verbesserungspotenziale zu erkennen und datengestützte Entscheidungen zu treffen.

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2. End-to-End-Prozesstransparenz und -verfolgung

KI-Lösungen automatisieren nicht nur Prozesse, sondern bieten auch Echtzeittransparenz über den gesamten Bestellprozess. Vom Moment der Bestellung bis zur Auslieferung können KI-Tools jeden Schritt des Prozesses überwachen und Echtzeit-Updates zu wichtigen Kennzahlen wie Bestellstatus, Lieferzeit, Verzögerungen und mehr liefern.

Durch den Einsatz von Techniken des maschinellen Lernens und der Datenvisualisierung kann KI auch historische Daten und das Kundenverhalten analysieren, um Insights in Ihre Auftragsabwicklung zu generieren. Diese Echtzeit-Transparenz ermöglicht es Unternehmen, Engpässe zu erkennen, Probleme vorherzusehen und proaktive Entscheidungen zu treffen, um eine pünktliche Lieferung und Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.

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3. Verbesserte Skalierbarkeit und Flexibilität

Wie bereits erwähnt, sind manuelle Methoden nicht skalierbar, flexibel oder kostengünstig. Sie können große Datenmengen, Saisonspitzen oder plötzliche Marktveränderungen nicht effizient bewältigen. KI-gestützte Lösungen hingegen lassen sich je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens problemlos nach oben oder unten skalieren.

Sie sind darauf ausgelegt, große Datenmengen zu verarbeiten, ohne Kompromisse bei der Geschwindigkeit oder Genauigkeit einzugehen, was sie für Unternehmen jeder Größe perfekt macht. Darüber hinaus lassen sich KI-Lösungen wie turian leicht in Ihr bestehendes ERP/CRM- integrieren und können an Ihre Geschäftsanforderungen angepasst werden. Diese Flexibilität stellt sicher, dass Ihr Auftragsmanagement immer mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmt, auch wenn sich diese weiterentwickeln.

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4. Geringere Betriebskosten

KI-gestützte Lösungen können Ihrem Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen bringen, indem sie Aufgaben automatisieren, die sonst mehrere Mitarbeiter und Ressourcen erfordern würden. Für kleine und mittlere Unternehmen ist dies sehr wichtig, da dadurch Ressourcen freigesetzt werden und sie sich auf das Wachstum und nicht nur auf das reine Überleben konzentrieren können.

Neben diesen wichtigen Vorteilen bieten hochmoderne KI-Lösungen wie turian auch erstklassige Sicherheitsfunktionen, die den Datenschutz und die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften wie GDPR gewährleisten. Unser KI-Assistent hilft auch dabei, personalisierte Antworten und Angebote zu erstellen, genau wie ein Mensch es tun würde. Einfach ausgedrückt: Ein KI-gestütztes Tool ist wie ein virtueller Assistent, der unermüdlich und rund um die Uhr arbeitet, um Ihre Aufträge präzise und effizient zu verwalten.

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Wie kann der Mittelstand KI für das Auftragsmanagement nutzen?

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Bildnachweis: Freepik‍

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Kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) können die Leistung von KI im Auftragsmanagement nutzen, indem sie KI-gestützte Lösungen wie turian implementieren. Diese Tools sind sicher, einfach zu bedienen und lassen sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren. Hier erfahren Sie, wie KMUs KI für ihr Auftragsmanagement nutzen können:

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• Automatisieren Sie repetitive Aufgaben: Wie bereits erwähnt, machen KI-Lösungen die manuelle Dateneingabe überflüssig und können repetitive Aufgaben wie Auftragseingabe, Datenvalidierung, Compliance-Prüfungen usw. automatisieren. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben können KMUs Zeit sparen, Fehler reduzieren und die Datengenauigkeit sicherstellen.
• Nahtlose Integration: Die wahre Stärke von KI liegt in ihrer Fähigkeit, sich in Ihre bestehenden Systeme zu integrieren und somit Prozesse end-to-end zu automatisieren. KI-Tools wie turian lassen sich problemlos in Ihr CRM-, ERP- oder anderes System integrieren, um einen reibungslosen Datenfluss zu ermöglichen und Prozesse zu optimieren.
• Datenanalyse und Insights: Mit KI-Systemen können KMUs Echtzeit-Updates über den Status von Bestellungen, Lagerbeständen und Kundeninteraktionen an einem Ort erhalten und so datengestützte Entscheidungen treffen.
• Verbesserte Customer Experience: Einige fortschrittliche KI-Lösungen (wie turian) bieten erweiterte Kommunikationsfunktionen. Diese Tools können personalisierte Antworten verfassen, Angebote erstellen und sogar zusätzliche Informationen anfordern - und das alles, während sie eine menschenähnliche Unterhaltung führen.
• Verbessert das Geschäftsergebnis: Mit der Fähigkeit, große Daten- und Auftragsmengen zu verarbeiten, Unstimmigkeiten in der Bestellabwicklung zu erkennen und die Betriebskosten zu senken, können KI-gestützte Lösungen die Gewinnmarge von KMUs erheblich steigern. Sie ermöglichen es Unternehmen, sich auf Wachstum und Kundenzufriedenheit zu konzentrieren, anstatt Aufträge manuell zu verwalten.

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Die Zeit (und das Geld), die durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben eingespart werden, können nun für strategischere Initiativen genutzt werden, z. B. für die Entwicklung neuer Produkte, die Expansion in neue Märkte und die Intensivierung der Kundenakquise. Durch die Nutzung von KI für die Auftragsverwaltung können kleine und mittelständische Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben, die betriebliche Effizienz verbessern und ihr Geschäft auf dem heutigen schnelllebigen und sich ständig verändernden Markt ausbauen.

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Automatisieren sie Ihren Auftragseingang mit turian

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Wenn Sie auf der Suche nach einer hochmodernen Lösung sind, um Ihr Auftragsmanagement zu automatisieren, dann ist turian genau das Richtige für Sie. Unser KI-gestützter Assistent wurde speziell dafür entwickelt, komplexe Aufgaben zu bewältigen und einen echten Mehrwert für das Tagesgeschäft zu bieten. Er kann verschiedene Aufgaben wie die Auftragserfassung, das Compliance-Management, die Dateneingabe und vieles mehr automatisieren, um Zeit zu sparen, manuelle Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Im Gegensatz zu anderen typischen Automatisierungsmethoden wie Robotic Process Automation (RPA) oder Optical Character Recognition (OCR), die bei der Verarbeitung unstrukturierter Daten oder dem Verstehen von Zusammenhängen ihre Grenzen haben, agiert turian wie ein autonomer KI-Assistent - oder ein echter Mitarbeiter.

Unser KI-Tool basiert auf den weltweit leistungsstärksten Large Language Models (LLMs) und wird durch unsere proprietäre Technologie aufgewertet, um übermenschliche Geschwindigkeit zu erreichen, ohne Kompromisse bei der Genauigkeit einzugehen. Unser KI-Assistent kann relevante Daten aus Ihrem E-Mail-Client und ERP-System extrahieren, lange Kundenkonversationsverläufe analysieren, Freitextanfragen per E-Mail verstehen, Antworten an Kunden schreiben und Produktabgleiche auch ohne Artikelnummern durchführen.

Unsere KI-Software lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe integrieren, z. B. in E-Mail-Clients und ERP-Systeme wie SAP, Oracle oder MS Dynamics 365, um einen reibungslosen Übergang und maximale Effizienz zu gewährleisten. Darüber hinaus kann unsere Lösung kontinuierlich lernen und sich verbessern. Darüber hinaus ist unser KI-Assistent in hohem Maße anpassbar, d. h. Sie können ihn perfekt auf Ihre hauseigenen Geschäftsanforderungen und -prozesse abstimmen.

Mit turian verfügen Sie über eine intuitive Benutzeroberfläche (UI) direkt in Ihrem E-Mail-Client (z.B. Outlook oder Gmail), die es Ihrem Team ermöglicht, die Zeit für repetitive Aufgaben zu minimieren und sich auf wertschöpfende Aktivitäten zu konzentrieren. Und das Beste daran? Es ist kein langwieriges Modell-Anlernen oder komplizierte Einrichtung erforderlich; innerhalb weniger Tage ist die Lösung einsatzbereit. Wir bieten auch einen Proof of Concept (PoC) vor der Implementierung an, damit Sie sehen können, wie unsere Lösung mit echten Daten in Ihrem speziellen Fall funktioniert. Unser Ziel ist es, Ihnen eine problemlose, effiziente und kostengünstige Lösung zu bieten, die einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen darstellt. Buchen Sie noch heute eine Demo und überzeugen Sie sich selbst von der Leistungsfähigkeit von turian!

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