Steigerung der Kundenzufriedenheit mit KI in der Auftragsabwicklung

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Im heutigen wettbewerbsintensiven Geschäftsumfeld ist eine außergewöhnliche Kundenzufriedenheit nicht nur ein Nice-to-have, sondern ein Muss für den Geschäftserfolg. Ein entscheidendes Element, um dies zu erreichen, ist eine schnelle, effiziente und genaue Auftragsabwicklung. Die Fähigkeit, Kundenbestellungen akkurat und zeitnah zu bearbeiten, ist ein elementarer Faktor für den Aufbau von Kundenvertrauen und -loyalität. Wird diese Aufgabe jedoch manuell erledigt, kann dies zu Fehlern, Verzögerungen und Ineffizienzen führen, die die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen.

Hier kommt die Künstliche Intelligenz (KI) ins Spiel, um die Auftragsabwicklung zu optimieren und die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Mit KI-Systemen können Unternehmen verschiedene repetitive Aufgaben automatisieren, von der Dateneingabe bis hin zum Abgleich von Bestellungen und der Aktualisierung von Systemen, und dabei Präzision und Effizienz gewährleisten.

KI versetzt Unternehmen in die Lage, Aufträge schnell zu bearbeiten, Fehler zu reduzieren und ein besseres Kundenerlebnis zu bieten. In diesem Beitrag erörtern wir die Bedeutung der Kundenzufriedenheit, die Probleme herkömmlicher Methoden des Order Managements und wie KI diese Hindernisse beseitigen kann, um die Kundenzufriedenheit zu steigern.

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Warum ist Kundenzufriedenheit wichtig?

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Bildnachweis: Freepik

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Unabhängig von der Branche oder dem Sektor, in dem Ihr Unternehmen tätig ist, ist die Kundenzufriedenheit das, was Sie von Ihren Mitbewerbern unterscheidet. Sie ist der Schlüssel zu Kundenbindung, Loyalität und Erfolg. Hier sind die 5 wichtigsten Gründe, warum Kundenzufriedenheit für Unternehmen so wichtig ist:

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• Kundenbindung: Zufriedene Kunden bleiben einem Unternehmen eher treu und kaufen weiterhin dessen Produkte oder Dienstleistungen. Kundenbindung ist nicht nur für nachhaltiges Wachstum entscheidend, sondern auch für die Verringerung der Kundenabwanderung, die Steigerung der langfristigen Rentabilität und die Sicherung eines positiven Markenimages.
• Mund-zu-Mund-Propaganda: Wenn Kundenzufriedenheit ein kurzfristiger Vorteil ist, ist Kundentreue ein langfristiger. Loyale Kunden geben mehr Geld aus, empfehlen Ihr Unternehmen weiter und setzen sich für Ihre Marke ein. Sie bleiben bei Ihnen, weil sie es wollen, nicht weil sie es müssen, und das ist die stärkste Form des Marketings.
• Wettbewerbsvorteil: Auf dem heutigen Markt reicht es nicht aus, nur zufriedene Kunden zu haben; man muss mehr tun, um ihre Erwartungen zu übertreffen. Indem sie sich auf die Kundenzufriedenheit konzentrieren, können sich Unternehmen abheben und einen Wettbewerbsvorteil gegenüber ihren Konkurrenten erzielen.
• Motivation und Engagement der Mitarbeiter: Zufriedene Kunden führen zu zufriedenen Mitarbeitern. Wenn die Kunden zufrieden sind, haben die Mitarbeiter das Gefühl, etwas erreicht zu haben und stolz auf ihre Arbeit zu sein, was die Arbeitsmoral und die Motivation steigert. Dies wiederum führt zu besserem Kundenservice und höherer Zufriedenheit.
• Unternehmenswachstum: Der wichtigste Aspekt der Kundenzufriedenheit ist letztlich ihr Einfluss auf das Unternehmenswachstum. Unternehmen mit einem hohen Maß an Kundenzufriedenheit haben eine höhere Wahrscheinlichkeit, mehr Umsatz, höhere Gewinne und nachhaltiges Wachstum zu erzielen.

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Kurz gesagt: Kundenzufriedenheit ist die Grundlage für ein erfolgreiches Unternehmen. Sie trägt nicht nur dazu bei, Kunden zu halten, sondern auch neue Kunden zu gewinnen, den Ruf der Marke zu stärken und das Unternehmenswachstum zu fördern. Und dieses Gesetz gilt für jedes Unternehmen, ob im Vertrieb, in der Beschaffung oder im Kundendienst.

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Traditionelle Auftragsabwicklung: Ein wunder Punkt für Kunden

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Bildnachweis: Freepik

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Die Auftragsabwicklung ist das Rückgrat eines jeden Unternehmens, und es ist entscheidend, diesen Prozess so effizient und genau wie möglich zu gestalten, um die Erwartungen der Kunden zu erfüllen. Er dient als Brücke zwischen den Kundenbestellungen und ihrer Erfüllung, und jede Verzögerung oder jeder Fehler in diesem Prozess kann sich auf das gesamte Kundenerlebnis auswirken. Die herkömmlichen Methoden der manuellen Auftragsbearbeitung sind jedoch mit Einschränkungen und Problemen behaftet.

Im Folgenden haben wir die 4 häufigsten Herausforderungen aufgezeigt, mit denen Kunden bei der herkömmlichen manuellen Auftragsabwicklung konfrontiert sind:

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1. Zeitaufwendig und mühsam

Bei der manuellen Verarbeitung wird alles von Hand gemacht. Ein menschlicher Mitarbeiter muss Daten aus E-Mails oder Anhängen manuell in das System eingeben, Aufträge mit vorhandenen Datensätzen abgleichen und das System entsprechend aktualisieren. Bei ein oder zwei Aufträgen ist das völlig in Ordnung. Aber was ist, wenn es an einem Tag Hunderte oder Tausende von Bestellungen gibt? Dann muss Ihr Team jede E-Mail lesen, die relevanten Daten extrahieren und das System eine nach der anderen aktualisieren. Das kann Stunden oder sogar Tage dauern - Sie brauchen eine ganze Armee von Mitarbeitern, um diese Aufgaben zu erledigen. Und noch frustrierender ist, dass Ihr Team diese mühsame Aufgabe jeden Tag wiederholen muss. Das verlangsamt nicht nur die gesamte Bestellabwicklung, sondern lässt auch keinen Raum für wertvolle Aufgaben, die menschliche Intelligenz und Kreativität erfordern. Die Mitarbeiter sind demotiviert und unzufrieden mit ihrer Arbeit, denn wer macht schon gerne immer wieder die gleichen, repetitiven Aufgaben?

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2. Menschliche Fehler und Ungenauigkeiten

Der Zeitaufwand ist nicht der einzige Nachteil der manuellen Auftragsbearbeitung. Die Möglichkeit menschlicher Fehler ist ein weiteres Problem, das die traditionellen Methoden mit sich bringen. Wir alle sind Menschen, und wir machen Fehler. Bei der manuellen Dateneingabe kann jedoch schon ein kleiner Fehler zu großen Problemen führen. Wenn beispielsweise bei der Eingabe einer Bestellung versehentlich ein falsches Produkt oder eine falsche Menge eingegeben wird, kann dies zu Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung führen und die Kunden verärgern. Ebenso kann es vorkommen, dass Mitarbeiter bei der manuellen Aktualisierung des Systems wichtige Details übersehen oder falsche Informationen aktualisieren, was zu Diskrepanzen zwischen Kundenbestellungen und tatsächlichen Lieferungen führt. Abgesehen davon gibt es noch weitere Probleme:

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• Rechtschreibfehler, Tippfehler oder fehlende Angaben
• Fehlende Datenvalidierung oder doppelte Kontrolle
• Inkonsistentes Datenformat oder Struktur
• Falsche oder doppelte Einträge
• Hohe Kosten für die manuelle Eingabe von Daten

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Das Kopieren und Einfügen von Daten von einem System in ein anderes erhöht auch das Fehlerrisiko, da es manuellen Aufwand, Konzentration und Geduld erfordert. Diese Fehler können einen Schneeballeffekt haben, der zu Verzögerungen, falschen Bestellungen, verschwendeten Ressourcen und sogar zum Verlust von Kunden führt. Und auf lange Sicht kann dies dem Ruf und der Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens schaden.

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3. Mangelnde Prozesstransparenz und Echtzeit-Aktualisierungen

Für jedes Unternehmen ist es wichtig, einen klaren Überblick über den Bestellvorgang in Echtzeit zu haben. Es hilft ihnen, Aufträge zu verfolgen, Lagerbestände zu überwachen und mögliche Probleme zu erkennen. Mit dem manuellen Auftragsmanagement ist es jedoch schwierig und zeitaufwändig, Echtzeit-Updates zu erhalten und den Status von Bestellungen zu verfolgen. Ihr Team muss unter Umständen den Status jeder Bestellung, die Produktverfügbarkeit oder die Lieferzeit manuell überprüfen, was eine überwältigende und anstrengende Aufgabe sein kann. Und wenn Ihr Unternehmen eine große Anzahl von Bestellungen bearbeitet, wird es noch schwieriger, den Überblick zu behalten. Dieser Mangel an Transparenz bedeutet auch, dass Sie keine schnellen Entscheidungen treffen oder Probleme rechtzeitig erkennen und angehen können.

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4. Begrenzte Integration und Skalierbarkeit

Herkömmliche Methoden der Auftragsabwicklung sind nicht skalierbar, insbesondere nicht für wachsende Unternehmen. Wenn Ihr Unternehmen expandiert, müssen Sie mehr Aufträge bearbeiten, und Ihr Team hat möglicherweise Schwierigkeiten, mit der steigenden Arbeitslast Schritt zu halten. Um das erhöhte Volumen zu bewältigen, müssen Sie möglicherweise mehr Mitarbeiter einstellen, was mit hohen Kosten verbunden ist und sich negativ auf Ihre betriebliche Effizienz auswirken kann. Abgesehen von den Bedenken hinsichtlich der Skalierbarkeit kann auch die Integration mit anderen Systemen bei der händischen Auftragserfassung eine große Herausforderung darstellen. Wenn Ihr Team z. B. einen E-Mail-Client für den Auftragseingang und ein anderes System für die Bestandsverwaltung verwendet, muss es Daten manuell von einem System in das andere übertragen. Das erhöht nicht nur die Fehlerwahrscheinlichkeit, sondern verlangsamt auch den gesamten Prozess und erhöht die Komplexität des ohnehin schon mühsamen Verfahrens. Mangelnde Integration kann zu Datensilos und einem unzusammenhängenden Informationsfluss führen, was sich auf den Gesamtbetrieb und die Customer Experience auswirken kann.

Wie bereits erwähnt, ist eine höhere Kundenzufriedenheit für den Unternehmenserfolg von entscheidender Bedeutung, aber mit dem händischen Auftragsmanagement ist dies nur mit großen Kosten zu erreichen. Ihre Vertriebs-, Beschaffungs- oder Kundendienstteams sind das Gesicht Ihres Unternehmens, und wenn sie mit ihrer Arbeit und ihren Prozessen unzufrieden sind, kann sich das auf die Art und Weise auswirken, wie sie mit Kunden interagieren.

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Wie kann KI im Auftragsmanagement diese Probleme beheben?

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Künstliche Intelligenz (KI) in der Auftragsabwicklung ist eine leistungsstarke Lösung, um diese Probleme zu beheben und die Gesamteffizienz und -genauigkeit der Auftragsverarbeitung zu verbessern. KI-gestützte Systeme nutzen fortschrittliche Technologien wie Large Language Models (LLMs), um den gesamten Auftragsbearbeitungsprozess zu automatisieren und zu optimieren. Diese Modelle werden auf der Grundlage großer Datenmengen trainiert und können natürliche Sprache auf menschenähnliche Weise verstehen, generieren und verarbeiten. Dadurch können sie Bestellungen analysieren, Daten extrahieren und Ihr ERP-/CRM-System mit hoher Genauigkeit und Geschwindigkeit aktualisieren.

Hier erfahren Sie, wie ein KI-gestütztes Auftragsabwicklungssystem die Herausforderungen manueller Auftragsverarbeitung bewältigen kann:

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Schnellere und effizientere Verarbeitung

KI-gestützte Systeme können die Geschwindigkeit und Effizienz des Prozesses durch die Automatisierung von Routineaufgaben drastisch verbessern. Sie machen die manuelle Dateneingabe überflüssig und verkürzen die Bearbeitungszeit von Stunden auf nur wenige Minuten. Mit fortschrittlichen KI-Algorithmen und umfangreichen Sprachmodellen können diese Systeme Daten aus E-Mails, PDF-Dokumenten oder Tabellen extrahieren und Ihr ERP-/CRM-System mit minimalen oder gar keinen menschlichen Interventionen aktualisieren. Das spart Ihrem Team nicht nur Hunderte von Stunden, sondern ermöglicht es ihm auch, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren, z. B. Kundenservice und Beziehungspflege. Dank der schnelleren Auftragsabwicklung kann Ihr Unternehmen Bestellungen auch schneller ausführen und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

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Verbesserte Datengenauigkeit und -qualität

KI-gestützte Systeme sind nicht nur schnell, sondern gewährleisten auch die Genauigkeit und Qualität bei der Dateneingabe. Im Gegensatz zu Menschen werden diese Systeme nicht müde und machen selten Fehler. Dank ihrer Fähigkeiten Sprache durch Natural Language Processing (NLP) zu verarbeiten, können sie Daten aus komplexen und unstrukturierten Dokumenten wie E-Mails, Tabellen oder PDFs genau verstehen und extrahieren. Einige fortschrittliche KI-Lösungen wie turian sind in der Lage, die Daten anhand vordefinierter Regeln und Logiken zu validieren, um sicherzustellen, dass nur korrekte und relevante Daten im ERP-System aktualisiert und nur genehmigte Aktionen durchgeführt werden. Dadurch werden Fehler bei der Dateneingabe, Tippfehler und doppelte Einträge deutlich reduziert. Und da das System mit immer mehr Daten lernt und sich verbessert, wird die Genauigkeit und Qualität der Daten mit der Zeit immer besser. Mit seinen integrierten Analysefunktionen kann turian Ihnen auch helfen, Muster und Trends in den Daten zu erkennen, die Ihnen wertvolle Erkenntnisse für Ihre Geschäftsentscheidungen liefern. Durch die Analyse von Kundendaten, die Verringerung menschlicher Fehler und die Verbesserung der Datenqualität hilft KI Unternehmen, ein effizienteres und zuverlässigeres Auftragsabwicklungssystem aufzubauen.

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Integration in bestehende Systeme

Im Gegensatz zur manuellen Auftragserfassung, die eine händische Dateneingabe und -verarbeitung erfordert, lassen sich KI-Tools problemlos in Ihre bestehenden ERP-/CRM- Geschäftssysteme integrieren. ERP-Systeme verwalten zum Beispiel Kerngeschäftsprozesse wie Inventar und Finanzen, während CRM-Systeme Kundeninteraktionen und -präferenzen managen. Gute KI-Software lässt sich auch in Datenbanken und benutzerdefinierte API-Endpunkte integrieren, sodass Unternehmen alle ihre Systeme und Datenquellen miteinander verbinden können. Diese Integration ermöglicht einen optimierten Informationsfluss, beseitigt Datensilos und reduziert den Bedarf an manuellen Workarounds. Wenn alle Systeme harmonisch zusammenarbeiten, können Unternehmen mehr Effizienz, Genauigkeit und Transparenz in ihren Abläufen erreichen.

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Schnelle und sachliche Antworten

KI-Systeme für die Auftragsabwicklung bieten auch Echtzeit-Updates und Benachrichtigungen über den Auftragsstatus, was für den Aufbau von Kundenbindung und -vertrauen entscheidend ist. So können Kunden ihre Bestellungen nachverfolgen und erhalten zeitnahe Updates über Änderungen oder Verzögerungen. Mit KI-gestützten Kommunikationsfunktionen können Unternehmen auch sofortige Antworten auf Kundenanfragen und Unterstützung anbieten und so ein nahtloses Kundenerlebnis schaffen. Diese Chatbots sind darauf trainiert, die Absichten der Kunden zu verstehen, und können wie menschliche Kundendienstmitarbeiter personalisierte Antworten in einer dialogorientierten Weise geben. Dank der Fähigkeit der KI, Kundenverhalten und -präferenzen zu analysieren, können Unternehmen ihre Antworten und Angebote auf die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden abstimmen. Dies schafft ein positives Kundenerlebnis und verbessert natürlich auch Ihre Unternehmensreputation. 

Neben diesen Vorteilen können fortschrittliche KI-Assistenten wie Turain auch Unterstützung bei der Einhaltung von regulatorischen Vorschriften und Richtlinien bieten. Sie können Bestellungen automatisch auf die Einhaltung von Richtlinien wie RoHS überprüfen und so sicherstellen, dass sie gesetzeskonform handeln.

Außerdem können Unternehmen so große Auftragsvolumina bewältigen, ohne ihre Belegschaft aufzustocken. Kurz gesagt, die KI-Auftragsabwicklung ist eine umfassende Lösung, die die Probleme der manuellen Auftragserfassung behebt und Unternehmen zu mehr Effizienz, Genauigkeit und Kundenzufriedenheit verhilft.

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Steigerung der Kundenzufriedenheit mit turians KI-Assistent

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Bildnachweis: Dc Studio‍

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Ob Sie ein mittelständisches Unternehmen oder ein Großkonzern sind, eines bleibt immer gleich: Kundenzufriedenheit ist der Schlüssel zum Erfolg. Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, die Kundenzufriedenheit zu steigern, den manuellen Arbeitsaufwand zu eliminieren und Ihre Abläufe zu optimieren, dann ist turian die innovativste und effizienteste Lösung für Sie.

Unser KI-gestützter Assistent ist speziell auf die Bedürfnisse von Teams in den Bereichen Frontline Operations, Beschaffung und Vertriebsinndendiest ausgerichtet. turian hilft Ihnen, eine unvergleichliche Effizienz, Genauigkeit und Geschwindigkeit zu erreichen, da es Large Language Models (LLMs) verwendet, um komplexe Daten, einschließlich E-Mails und Anhänge, zu verarbeiten und zu verstehen. Mit dem KI-Assistenten von turian müssen Sie sich keine Gedanken mehr über die manuelle Dateneingabe oder das Risiko menschlicher Fehler machen. Unser KI-Assistent kann relevante Daten aus E-Mails und Anhängen extrahieren, Ihr ERP- oder CRM-System automatisch und in Echtzeit aktualisieren und sogar intelligente Antworten auf Kundenanfragen generieren. turian kann auch auf intelligente Weise die nächste Aktion bestimmen, sei es das Anfordern zusätzlicher Informationen von Lieferanten oder das Einholen einer Bestätigung durch den Benutzer. Mit diesem Automatisierungsgrad können Sie bis zu 80 % der Verwaltungsarbeit Ihres Teams einsparen und deren Zeit auf strategischere Aufgaben lenken, die Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bringen.

Sie können auch genaue Richtlinien für den Assistenten festlegen, um vollständige Kontrolle über Ihre Vorgänge zu gewährleisten. Außerdem können Sie turian nahtlos in gängige E-Mail-Clients wie Gmail und Outlook und sogar in eigene APIs und Datenbanken integrieren. Das bedeutet, dass Sie auf Echtzeit-Updates und Informationen direkt neben Ihrem Posteingang zugreifen können, ohne zwischen verschiedenen Plattformen wechseln zu müssen. Von der Angebotserstellung bis zum Bestellmanagement bietet turian eine komplette End-to-End-Lösung, die Ihre Abläufe optimiert, die Produktivität steigert und die Kundenzufriedenheit erhöht. Und das Beste daran? Innerhalb weniger Tage kann Ihr Team mit turian arbeiten, ohne dass ein langwieriges Modell-Training oder ein komplizierter Einrichtungsprozess erforderlich ist. Wenn Sie sehen möchten, wie turian Ihre Abläufe optimieren und die Kundenzufriedenheit verbessern kann, vereinbaren Sie noch heute einen Termin für eine Demo!

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