KI vs. manuelle Auftragsverarbeitung

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Im Bereich des Lieferkettenmanagements und für jedes Unternehmen im B2B-Geschäft ist die Auftragsabwicklung mehr als nur ein "Prozess". Sie ist der Herzschlag des Betriebs. Sie ist das entscheidende Bindeglied zwischen den Kunden und der Erfüllung ihrer Wünsche. Eine effiziente, genaue und rechtzeitige Bearbeitung bedeutet zufriedene Kunden, höhere Umsätze und ein besseres Geschäftsergebnis; das Gegenteil kann zu roten Zahlen führen.

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Es gibt zwei Arten von Auftragsbearbeitungssystemen: Manuell und KI-gesteuert. Der traditionelle Prozess verleiht eine persönliche Note; es ist eine Interaktion von Mensch zu Mensch, die sich sicher und vertraut anfühlt. KI-Lösungen hingegen optimieren den gesamten Prozess, von der Auftragserfassung bis zur Auftragsabwicklung. Welche Methode ist also für Ihr Unternehmen die richtige?  Ist KI die Zukunft des Order Managements?

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Wenn Sie Schwierigkeiten haben, die Unterschiede zwischen manueller und KI-gestützer Auftragsabwicklung zu erkennen, sind Sie hier genau richtig. Dieser vergleichende Leitfaden führt Sie durch die Vor- und Nachteile beider Verfahren. Am Ende werden Sie eine klare Vorstellung davon haben, welches System für die Anforderungen Ihres Unternehmens am besten geeignet ist.

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Die Auftragsabwicklung verstehen

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Bildnachweis: Freepik

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Definition und Bedeutung

Die Auftragsabwicklung ist, einfach ausgedrückt, der Prozess oder Arbeitsablauf, der stattfindet, nachdem ein Kunde eine Bestellung aufgegeben hat. Sie umfasst alle Schritte vom Eingang einer Bestellung bis zu ihrer Ausführung, einschließlich Aufgaben wie Dateneingabe, Auftragsbestätigung, Nachverfolgung und mehr. Für jedes Unternehmen, das mit Aufträgen und der Auftragsabwicklung zu tun hat, ist die Auftragsabwicklung ein Schlüssel zum Erfolg. Warum dieser Prozess so wichtig ist?

• Sie gewährleistet die Kundenzufriedenheit
• Sie beeinflusst die Bestandsverwaltung
• Sie wirkt sich auf Umsatz und Ertrag aus
• Sie spiegelt das Image der Marke wider

Kurz gesagt, die Auftragsabwicklung ist das Rückgrat der Geschäftstätigkeit eines jeden Unternehmens. Ihr Erfolg oder Stillstand kann sich erheblich auf das Endergebnis des Unternehmens auswirken. Es handelt sich um einen essentiellen Prozess, der ein Auge für’s Detail, Genauigkeit und Effizienz erfordert.

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Manuelle Auftragsabwicklung: Die alte Art, Dinge zu tun

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Bildnachweis: Tonodiaz

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Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei der manuellen Bearbeitung um den traditionellen, praktischen Ansatz zur Verwaltung von Aufträgen. Bei dieser Methode wird jeder Schritt von Hand ausgeführt, ohne den Einsatz von Automatisierungstechnik. Manuelle Prozesse hängen ausschließlich von menschlichen Fähigkeiten und persönlicher Erfahrung ab, um Aufgaben zu erledigen. Dieser Prozess umfasst physische Papierarbeit, die manuelle Dateneingabe in ERP-/CRM-Systeme und die Kommunikation mit Kunden per E-Mail.

Nehmen wir zum Beispiel an, ein Kunde schickt eine Bestellung per E-Mail. In einem manuellen Prozess muss ein Mitarbeiter die E-Mail öffnen, die Informationen lesen, sie überprüfen und dann die Daten manuell in eine Tabelle oder ein ERP-System eingeben. Danach muss der Mitarbeiter eine Bestätigungs-E-Mail an den Kunden senden und den Auftragsstatus manuell im System aktualisieren.

Die manuelle Auftragserfassung hat auch ihre Vorteile, die nicht ignoriert oder ersetzt werden können. Dazu gehören:

• Eine persönliche Note, die Kundenbindung schaffen kann
• Fähigkeit, komplexe Aufträge oder Ausnahmen zu bearbeiten
• Unmittelbare Anpassungsfähigkeit an Änderungen oder Aktualisierungen
• Kein Bedarf an komplexer Software-Integration

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Der Nachteil der manuellen Auftragsabwicklung

Herkömmliche Auftragsverwaltungssysteme haben zwar ihre Vorzüge, aber auch einige (oder sollten wir sagen: viele) Schattenseiten. Es ist ein zeitaufwändiger, arbeitsintensiver und fehleranfälliger Prozess.

Hier sind einige der Hauptnachteile:

Erhöhtes Risiko von Fehlern

Die herkömmliche Auftragsabwicklung ist sehr fehleranfällig. Sie erfordert viel manuelle Dateneingabe, was zu Tippfehlern und Fehlinterpretationen von Informationen führen kann. Ungenaue Daten oder Verzögerungen bei der Bearbeitung schaden nicht nur der Kundenzufriedenheit, sondern beeinträchtigen auch die Bestandsverwaltung und den Umsatz.

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Zeitaufwendig und mühsam

Manuelle Verfahren machen den gesamten Auftragsverwaltungsprozess langsam und mühsam. Die Mitarbeiter müssen viele Stunden mit oft banalen und repetitiven Aufgaben wie der Dateneingabe, der Gegenprüfung von Informationen und der Aktualisierung von Systemen verbringen. Das erhöht nicht nur die Arbeitsbelastung, sondern nimmt auch wertvolle Zeit für andere wichtige Aufgaben weg.

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Begrenzte Skalierbarkeit und Effizienz

Menschliche Fehler sind nicht der einzige Nachteil der manuellen Auftragsabwicklung. Der Prozess selbst ist nicht skalierbar. Wenn ein Unternehmen wächst und das Auftragsvolumen zunimmt, wird es schwierig, mit einer konstanten Belegschaft Aufträge manuell zu verwalten und zu bearbeiten. Dies kann zu Verzögerungen, Auftragsrückständen und Ineffizienzen bei der Auftragsabwicklung führen.

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Mangelnde Prozesstransparenz in Echtzeit

Manuelle Prozesse sind viel schwieriger zu verfolgen und zu überwachen als automatisierte Prozesse, da sie auf Papierarbeit oder andere nicht-digitale Methoden angewiesen sind oder manuell im ERP-System überwacht werden müssen. Dieser Mangel an Transparenz kann zu Hindernissen bei der Entscheidungsfindung und der rechtzeitigen Beantwortung von Kundenanfragen führen. Ohne Echtzeit-Zugriff auf wichtige Informationen haben Unternehmen möglicherweise Schwierigkeiten, den Überblick über Lagerbestände, Auftragsstatus und andere wichtige Daten zu behalten.

Interessant ist, dass auch nicht-autonome Systeme wie OCR (Optical Character Recognition), RPA (Robotic Process Automation) und EDI (Electronic Data Interchange) vor diesen Problemen nicht gefeit sind.

So kann OCR zwar die Dateneingabe automatisieren, stößt aber bei handschriftlichen oder unstrukturierten Daten an Grenzen. RPA kann eine schnelle Lösung sein, ist aber recht unanpassungsfähig und kann hohe Kosten verursachen. EDI dient zwar der Optimierung und Standardisierung des Datenaustauschs, kann aber auch fehleranfällig und bei großen Datenmengen schwierig zu handhaben sein.

Der springende Punkt ist also, dass manuelle Prozesse, egal in welcher Form, ihre Grenzen haben. Sie sind mühsam, kostspielig und fehleranfällig. Für Unternehmen mit geringem Auftragsvolumen mag das noch funktionieren, aber für Unternehmen, die skalieren und wachsen wollen, ist es keine brauchbare Option. 

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KI Auftragsabwicklung: Die Zukunft der Auftragsverwaltung

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Bildnachweis: Zinkevych

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Prozessautomatisierung oder KI-basierte Auftragsabwicklung ist ein hochmoderner Ansatz, der Technologien der künstlichen Intelligenz (KI) nutzt, um den Auftragsverwaltungsprozess zu optimieren. Im Gegensatz zu herkömmlichen Auftragsabwicklungsprozessen nutzen KI-Tools intelligente Algorithmen und modernste Techniken des maschinellen Lernens, um mühsame manuelle Aufgaben zu automatisieren und menschliche Fehler zu reduzieren.

Vom Auftragseingang über die Datenaktualisierung bis zum Versand von Bestätigungen wickeln KI-basierte Systeme alle Aspekte der Auftragsabwicklung effizient und präzise ab. Das Herzstück des KI-Auftragsverwaltungssystems sind Large Language Models (LLMs). Anders als herkömmliche statistische Modelle (z.B. lineare Regressionen) und supervised-learning Modelle des maschinellen Lernens (ML), die auf strukturierten Daten trainiert werden, sind LLMs darauf ausgelegt, menschliche Sprache zu verstehen, zu generieren und zu verarbeiten. Sie basieren auf riesigen Datenmengen und sind daher in der Lage, komplexe und unstrukturierte Informationen mit hoher Genauigkeit zu erfassen.

Aber wie manuelle Systeme hat auch die KI-Auftragsabwicklung ihre eigenen Nachteile. Im Folgenden haben wir einige der wichtigsten aufgelistet:

• Die Integration mit bestehenden, alten ERP-Systemen kann schwierig sein.
• Die Mitarbeiter benötigen Schulungen und Zeit, um sich an das neue System anzupassen.
• Sämtliche Kernprozesse ist von der Technologie abhängig

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Die Vorteile der KI-Auftragsabwicklung

Trotz dieser Herausforderungen bieten KI-gestützte Prozesse eine Vielzahl von Vorteilen, die ihre Nachteile bei weitem übersteigen. Mit KI automatisieren Sie nicht nur Ihre Geschäftsprozesse, Sie machen sie auch schneller, effizienter und genauer. Hier sind einige der Vorteile der Implementierung eines KI-basierten Systems für den Auftragseingang:

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Höhere Effizienz und Genauigkeit

Einer der Hauptvorteile von KI bei der Auftragsabwicklung ist die Fähigkeit, die Effizienz zu verbessern und gleichzeitig das Risiko menschlicher Fehler zu verringern. KI-Tools können ein großes Volumen an Aufträgen und Daten mit hoher Geschwindigkeit, Genauigkeit und Konsistenz verarbeiten. Sie können auch große Mengen an komplexeb oder unstrukturierten Daten besser und vor allem schneller verarbeiten als Menschen. Das Ergebnis:

• Verkürzte Auftragsabwicklungszeit
• Geringere Fehlerquoten und weniger Verzögerungen
• Reduzierung der Kosten für den Geschäftsbetrieb

Ihr Vertriebsteam wird nicht nur von repetitiven Aufgaben entlastet, sondern kann sich auch wichtigeren und strategischen Aufgaben widmen, wie z. B. dem Kundenservice, Vertriebsstrategien und der Beobachtung wichtiger Trends.

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Skalierbarkeit und Flexibilität

KI-gestützte Systeme helfen nicht nur bei der Datenextraktion für eine effiziente und genaue Auftragsabwicklung, sondern sie bieten auch eine hohe Skalierbarkeit. Wenn Ihr Unternehmen wächst und das Auftragsvolumen zunimmt, können KI-Systeme die erhöhte Arbeitslast ohne zusätzliche Investitionen problemlos bewältigen. Diese Skalierbarkeit ist besonders nützlich für Unternehmen, die saisonale Nachfrageschwankungen erleben.

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Insights und Analysen in Echtzeit

Wie bereits erwähnt, sind manuelle Prozesse sehr zeit- und arbeitsaufwändig, um Daten zu verfolgen und zu analysieren. Mit der KI-Automatisierung erhalten Sie jedoch Insights und Analysen in Echtzeit, ohne manuell eingreifen zu müssen. Durch Datenvisualisierung und maßgeschneiderte Reports erhalten Sie einen ganzheitlichen Überblick über Ihren Auftragsverarbeitungszyklus. Diese Insights können Ihnen helfen, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und datengestützte Entscheidungen zu treffen, um Ihren Auftragsverwaltungsprozess zu optimieren. Darüber hinaus können Sie die Nachfrage besser vorhersagen und die Lagerbestände optimieren, um den Kundenanforderungen gerecht zu werden.

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Verbesserte Customer Experience

Das oberste Ziel eines jeden Unternehmens ist es, ein außergewöhnliches Kundenerlebnis zu bieten. Mit KI-gestützter Auftragsabwicklung können Sie dieses Ziel erreichen, indem Sie die Zeit für die Auftragsabwicklung verkürzen, Fehler minimieren und Ihren Kunden Echtzeit-Updates zur Verfügung stellen. Mit fortschrittlicher Nachverfolgung und Benachrichtigungen können Kunden ihre Bestellungen in Echtzeit verfolgen und erhalten zeitnahe Updates zum Lieferstatus.

Des weiteren beschleunigt KI den Prozess der Auftragserfassung und eliminiert mögliche Auftragsfehler. Einige Automatisierungstools verfügen auch über intelligente KI-Assistenten, die personalisierte Antworten auf Kundenanfragen verfassen und versenden können, sowie Angebote erstellen und Bestellungen bestätigen.

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KI vs. manuelle Auftragsabwicklung: Was ist besser?

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Bildnachweis: Freepik

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Nachdem wir nun die Vor- und Nachteile der manuellen und der KI-basierten Auftragsabwicklung erörtert haben, ist es an der Zeit, die finale Frage zu beantworten: Was ist besser? Nun, die Wahrheit ist, dass dies von Ihren unternehmensspezifischen Bedürfnissen und Zielen abhängt. Wenn Sie kein hohes Auftragsvolumen haben oder Ihre Geschäftsprozesse relativ einfach sind, ist die manuelle Auftragsabwicklung vielleicht genau das Richtige für Sie.

Viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf die manuelle Bearbeitung, sei es aus Budgetgründen oder weil sie ihren Kundenkontakten eine persönliche Note verleihen wollen. Für Unternehmen mit einem hohen Auftragsvolumen und komplexen Datenanforderungen ist die KI-gestützte Auftragsabwicklung jedoch der richtige Weg. Sie spart nicht nur Zeit und Aufwand, sondern verbessert auch die Effizienz und Genauigkeit, was letztlich zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt. Sie verringert das Risiko menschlicher Fehler, bietet Insights und Analysen in Echtzeit und erlaubt Skalierbarkeit für künftiges Wachstum.

Außerdem können Unternehmen so die Einhaltung von regulatorischen Vorschriften sicherstellen [Link to Compliance] und ein nahtloses Kundenerlebnis bieten. Der größte Vorteil der KI-basierten Auftragsabwicklung ist jedoch ihre Fähigkeit, ständig zu lernen und sich zu verbessern. Je mehr Aufträge und Daten das System verarbeitet, desto intelligenter und effizienter wird es. Das entlastet nicht nur Ihr Vertriebsteam, sondern gibt ihm auch die Möglichkeit, sich auf strategischere und wichtigere Aufgaben für das Wachstum Ihres Unternehmens zu konzentrieren.

Letztendlich hängt die Entscheidung zwischen manueller und KI-basierter Auftragsabwicklung von Ihren geschäftlichen Anforderungen ab. Wenn Sie die Effizienz, Genauigkeit und Kundenzufriedenheit steigern möchten, ist die KI-Auftragsabwicklung eine Lösung, die Sie in Betracht ziehen sollten.

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Wie turian helfen kann, Ihre Auftragsabwicklung zu optimieren

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Bildnachweis: Dc Studio

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