Wie KI-Dokumentenanalyse Prozesse verbessert: 3 Fallstudien

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Unternehmen investieren oft viele Stunden in die manuelle Bearbeitung von Dokumenten. Mitarbeiter müssen jedes Dokument – oftmals in unterschiedlichen Formaten und Sprachen – prüfen, relevante Informationen extrahieren und in das Unternehmenssystem übertragen. Dieser manuelle Ansatz ist nicht nur mühsam und zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig, was zu kostspieligen Konsequenzen führen kann.

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Hier bietet die künstliche Intelligenz eine leistungsstarke Lösung. Durch den Einsatz von KI in der Dokumentenanalyse können Unternehmen diesen aufwendigen Prozess automatisieren, Fehler minimieren und gleichzeitig die Effizienz erheblich steigern. Doch wie genau funktioniert das? Und welche Vorteile ergeben sich aus der Implementierung? Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie die KI-Dokumentenanalyse Ihre Unternehmensprozesse revolutionieren kann.

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Was ist KI-Dokumentenanalyse?

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Bildquelle: rawpixel.com

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Die KI-Dokumentenanalyse bezeichnet den Einsatz von Technologien der künstlichen Intelligenz, wie Large Language Models (LLMs) und Natural Language Processing (NLP), um Daten aus verschiedenen Arten von Dokumenten – wie Bestellungen, E-Mails, Rechnungen, Verträgen, Kundenaufträgen und Berichten – effizient zu extrahieren, zu klassifizieren und zu analysieren. Mit dieser Technologie können Unternehmen große Mengen an Dokumenten, sowohl in digitaler als auch in physischer Form, in einem Bruchteil der Zeit verarbeiten, die bei einer manuellen Bearbeitung erforderlich wäre – und das mit einer deutlich höheren Genauigkeit.

Ein Beispiel aus der Praxis: In der Beschaffung müssen Teams täglich zahlreiche Bestellungen, Rechnungen und Verträge bearbeiten. Eine manuelle Analyse dieser Dokumente wäre zeitaufwendig und ressourcenintensiv und birgt ein hohes Risiko für menschliche Fehler. Solche Fehler könnten wiederum zu Verzögerungen und Ineffizienzen im Beschaffungsprozess führen.

Mit KI-Dokumentenanalysetools hingegen lassen sich relevante Informationen wie Artikelbeschreibungen, Lieferdaten und Mengen aus diesen Dokumenten automatisch extrahieren. Zudem können die Dokumente nach ihrer Art (z. B. Bestellung oder Rechnung) klassifiziert und die Daten direkt in die Unternehmenssysteme übertragen werden. Das Ergebnis: Ein optimierter, effizienterer Beschaffungsprozess, der Zeit spart, Kosten reduziert und Fehler minimiert.

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Wie funktioniert die KI-Dokumentenanalyse?

Nun wissen wir, was KI-Dokumentenanalyse ist, aber wie funktioniert sie? Welche Schritte umfasst der Prozess? Obwohl der genaue Ablauf je nach KI-Tool oder verwendeter Software variieren kann, umfasst der allgemeine Prozess in der Regel die folgenden Schritte:

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1. Eingabe des Dokuments

Der erste Schritt bei der KI-Dokumentenanalyse ist das Eingeben des zu analysierenden Dokuments in das System. Dabei kann es sich um Dokumente in verschiedenen Formaten wie PDFs, Word-Dateien, E-Mails, handschriftliche Notizen oder Bilder handeln. Das KI-Tool nutzt NLP-Algorithmen, um den Text dieser Dokumente zu lesen und zu verstehen, unabhängig von der Sprache oder dem Format.

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2. Klassifizierung und Kategorisierung des Dokuments

Sobald das Dokument in das System eingegeben wurde, analysiert das KI-Tool seinen Inhalt, um dessen Art zu bestimmen, und ordnet es der entsprechenden Kategorie zu. Beispielsweise erkennt das Tool, wenn es sich um eine Bestellung handelt, und kategorisiert das Dokument entsprechend als „Bestellung“. Ähnlich wird eine Rechnung identifiziert und in der Kategorie „Rechnung“ abgelegt.

Während einige KI-Tools bereits mit vorkonfigurierten Dokumenttypen ausgestattet sind, bieten andere den Benutzern die Möglichkeit, eigene Kategorien anzupassen. Benutzer können Regeln erstellen, um die Dokumentenklassifizierung zu automatisieren, beispielsweise indem sie das System so konfigurieren, dass Dateien mit dem Titel „Rechnung“ oder bestimmten Schlüsselwörtern automatisch als Rechnungen erkannt und klassifiziert werden. Diese Funktionalität rationalisiert den gesamten Prozess und sorgt für eine präzise und effiziente Kategorisierung.

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3. Datenextraktion

Nach der Klassifizierung und Kategorisierung des Dokuments extrahiert das KI-Tool die relevanten Daten. Dazu können Informationen wie Produktbeschreibungen, Mengenangaben, Lieferdaten oder Stückpreise gehören. Mithilfe von LLMs und NLP-Techniken analysiert das Tool die Inhalte der Dokumente und extrahiert die benötigten Daten, selbst wenn es sich um unstrukturierte Dokumente wie E-Mails, gescannte PDFs oder handschriftliche Notizen handelt.

Ähnlich wie beim Klassifizierungsprozess haben Benutzer die Möglichkeit, spezifische Regeln für die Datenextraktion festzulegen. Dies bedeutet, dass sie bestimmen können, welche Datenpunkte aus welchem Dokumenttyp extrahiert werden sollen. Dieser anpassbare Ansatz gewährleistet eine präzise und zielgerichtete Extraktion der relevanten Informationen und steigert gleichzeitig die Effizienz des gesamten Prozesses.

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4. Abgleich durchführen

Hier kommt der menschliche Faktor ins Spiel. Sobald die Daten extrahiert und von der KI klassifiziert wurden, kann eine Abgleichsaufgabe eingerichtet werden, bei der ein Mensch die extrahierten Informationen überprüft und verifiziert. Dies ist besonders wichtig, da selbst fortschrittliche KI nicht perfekt ist. Es kann vorkommen, dass die KI bestimmte Informationen falsch interpretiert oder übersieht. Ein Mensch kann diese Fehler erkennen und korrigieren, um sicherzustellen, dass die Daten präzise sind.

Fortschrittliche KI-Lösungen bieten zudem die Möglichkeit, genau festzulegen, wann und wo menschliches Eingreifen erforderlich ist. Dieser Human-in-the-Loop-Ansatz gewährleistet, dass die endgültigen Daten nicht nur korrekt, sondern auch zuverlässig sind. Das ist entscheidend für fundierte Geschäftsentscheidungen und die Einhaltung von Vorschriften.

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Vorteile der Implementierung von KI für die Dokumentenanalyse

Die KI-gestützte Dokumentenanalyse ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumentenverarbeitungsprozesse effizienter und präziser zu gestalten. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die Unternehmen durch den Einsatz von KI in der Dokumentenanalyse erzielen können:

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1. Zeitersparnis

Die manuelle Verarbeitung von Dokumenten ist ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess, der oft Stunden oder sogar Tage in Anspruch nimmt. Selbst bei größter Sorgfalt können menschliche Fehler wie Tippfehler oder fehlende Informationen auftreten, die zusätzliche Zeit für Korrekturen erfordern.

KI-basierte Tools analysieren und verarbeiten Dokumente innerhalb von Minuten, indem sie relevante Informationen automatisch scannen und extrahieren. Dadurch entfällt der zeitintensive manuelle Aufwand. Die gewonnene Zeit kann für strategische und entscheidungsrelevante Aufgaben genutzt werden, die menschliches Fachwissen und Kreativität erfordern.

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2. Steigert Effizienz und Produktivität

Abgesehen davon, dass die Dokumentenanalyse schneller wird, steigert KI die Effizienz und Produktivität in Unternehmen erheblich. Indem wiederholende Aufgaben wie Dateneingabe, Validierung und Extraktion automatisiert werden, können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit besser nutzen und in kürzerer Zeit mehr erreichen. Dies führt nicht nur zu einer höheren Produktivität, sondern trägt auch zur Verbesserung der Arbeitsmoral bei, da monotone Aufgaben entfallen. Die Entlastung der Mitarbeiter reduziert die Gefahr von Burnout und sorgt für ein motivierteres und engagierteres Team, das sich auf strategische und kreative Tätigkeiten konzentrieren kann.

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3. Erhöht die Compliance und Sicherheit

Compliance und Sicherheit stehen für jedes Unternehmen an oberster Stelle. Doch angesichts der sich ständig ändernden Gesetze und Vorschriften kann es eine Herausforderung sein, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben und die Einhaltung der Vorgaben sicherzustellen. Verstöße gegen diese Vorschriften können nicht nur den Ruf eines Unternehmens schädigen, sondern auch hohe Geldstrafen und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Die KI-Dokumentenanalyse unterstützt Unternehmen dabei, die Einhaltung von Vorschriften effizient sicherzustellen. Sie analysiert und bewertet behördliche Dokumente präzise und identifiziert potenzielle Lücken oder Unstimmigkeiten in der Compliance. Auf diese Weise können Unternehmen schnell und gezielt Maßnahmen ergreifen, um die Anforderungen zu erfüllen. Zudem bieten KI-gestützte Tools fortschrittliche Sicherheitsfunktionen, darunter 256-Bit-End-to-End-Verschlüsselung und granulare Zugriffskontrollen. Diese Funktionen gewährleisten, dass sensible Daten geschützt bleiben und unbefugter Zugriff sowie Cyber-Bedrohungen effektiv verhindert werden.

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KI für die Dokumentenanalyse: 3 Fallstudien

Jetzt, da die Vorteile der KI-Dokumentenanalyse klar sind, werfen wir einen Blick auf einige reale Anwendungsbeispiele, die zeigen, wie turians KI-Dokumentenanalyse für Beschaffung, Vertrieb und Compliance erfolgreich eingesetzt wird.

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1. Vertrieb

Unigloves, ein führender Hersteller und Vertreiber von Einweghandschuhen sowie anderen Schutz- und Medizinprodukten mit Sitz in Großbritannien, sah sich mit einem hohen Volumen an täglich eingehenden Verkaufsaufträgen konfrontiert. Dies führte zu Verzögerungen und Fehlern bei der Auftragsabwicklung, da der manuelle Prozess nicht mehr ausreichte, um die Anforderungen effizient zu erfüllen. Durch den Einsatz der KI-Dokumentenanalyse von turian konnte Unigloves diesen Prozess erfolgreich automatisieren und optimieren.

Der KI-Assistent von turian arbeitet nahtlos mit dem Posteingang des Unternehmens sowie den ERP-/CRM-Systemen zusammen. Die KI-Technologie extrahiert relevante Informationen aus E-Mails und Anhängen, darunter Produktdetails, Geschäftsbedingungen und Kundendaten. Anschließend gleicht turian die extrahierten Daten mit den bestehenden Systemen ab und erstellt automatisch Angebote oder generiert neue Kundenaufträge. Dieser automatisierte Prozess hat Unigloves dabei geholfen, die Auftragsabwicklung erheblich zu beschleunigen, Kundenanfragen schneller zu beantworten und die Belastung durch manuelle, fehleranfällige Aufgaben zu verringern.

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Quelle: PWC

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Dieses Beispiel zeigt, wie die KI-Dokumentenanalyse von turian den Verkaufsprozess grundlegend verändern und die Gesamteffizienz eines Unternehmens verbessern kann. Zudem ist turian flexibel anpassbar: Unternehmen können die Lösung auf ihre individuellen Anforderungen zuschneiden, beispielsweise durch benutzerdefinierte Validierungen wie die Prüfung der Lagerverfügbarkeit oder die Implementierung kundenspezifischer Rabatte.

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2. Beschaffung

Ein effizienter Beschaffungsprozess ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um Kosten zu verwalten, eine rechtzeitige Lieferung sicherzustellen und Qualitätsstandards einzuhalten. Wenn der Prozess jedoch manuell durchgeführt wird, kann dies zu Fehlern, Verzögerungen und Ineffizienzen im Beschaffungsprozess führen. Mit der KI-Dokumentenanalyselösung von turian können Unternehmen ihren Beschaffungsprozess jedoch optimieren, das Fehlerrisiko reduzieren und erhebliche Kosteneinsparungen erzielen.

Stellen Sie sich zum Beispiel ein mittelständisches Unternehmen aus dem verarbeitenden Gewerbe vor, das Rohstoffe von mehreren Lieferanten beziehen muss. Mit der KI von turian kann das Unternehmen die Datenextraktion aus E-Mails und Anhängen automatisieren, Bestellungen validieren, Lieferanten auf der Grundlage des besten Wertes vergleichen und RfQs mühelos bearbeiten. turian bestimmt auch auf intelligente Weise die nächste Vorgehensweise, wie z. B. die Aktualisierung des ERP-Systems, die Anforderung fehlender Informationen oder die Bestätigung durch den Benutzer, was zu einer schnelleren und genaueren Beschaffung führt. Dies spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern sorgt auch für ein besseres Lieferantenmanagement und eine bessere Kostenkontrolle.

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3. Compliance

Compliance ist ein äußerst kritischer Aspekt für Unternehmen, insbesondere in stark regulierten Branchen wie Fertigung, Großhandel und Vertrieb oder Lieferkette und Logistik. Verstöße gegen Gesetze können schwerwiegende Folgen haben, einschließlich rechtlicher Schritte, finanzieller Verluste und Rufschädigung. Mit der KI-Dokumentenanalyse von turian können Unternehmen sicherstellen, dass sie Vorschriften einhalten und kostspielige Fehler vermeiden. turian erfüllt alle relevanten Vorschriften, wie z. B. die DSGVO, was bedeutet, dass Ihre Daten sicher und geschützt sind.

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In der Fertigungsindustrie beispielsweise sind Unternehmen verpflichtet, Vorschriften wie die REACH- oder RoHS-Standards für chemische Substanzen und Produkte einzuhalten. Mit der intelligenten Dokumentenanalyse von turian können Hersteller die Verarbeitung von Dokumenten wie Prüfberichten, Zertifikaten und Konformitätserklärungen automatisieren, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Standards erfüllen. Der KI-Assistent kann Warnmeldungen bei potenziellen Verstößen senden und bietet ein Echtzeit-Dashboard zur Verfolgung und Verwaltung von Compliance-Aktivitäten. Durch den Einsatz der KI-Technologie von turian können Unternehmen in verschiedensten Branchen sicherstellen, dass sie die sich ständig ändernden Gesetze und Vorschriften problemlos einhalten.

Wie Sie mit der KI-Dokumentenanalyse von turian loslegen

Wenn Sie nach einer intelligenten und effizienten Möglichkeit suchen, Ihre Dokumentenverarbeitungs-Workflows zu automatisieren, bietet die KI-Dokumentenanalyse von turian die ideale Lösung. turian ist eine schnell einsetzbare Lösung, die in wenigen Tagen einsatzbereit ist und keine langwierigen Schulungen oder komplizierten Einrichtungsprozesse erfordert. Dank der nahtlosen Integration in bestehende Systeme wie ERP- oder CRM-Plattformen ermöglicht turian eine reibungslose und effiziente Dokumentenverarbeitung.

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Die Lösung von turian basiert auf moderner KI-Technologie, einschließlich großer Sprachmodelle (LLMs) und benutzerdefinierter Geschäftsregeln, um eine hohe Genauigkeit und Geschwindigkeit bei der Dokumentenanalyse zu gewährleisten. Mit fortschrittlichen Datenabfragetechniken kann turian komplexe Dokumente wie Verträge, Compliance-Berichte und Verkaufsaufträge analysieren, wertvolle Informationen extrahieren und umsetzbare Erkenntnisse liefern, die fundierte Entscheidungen erleichtern.

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turian unterstützt eine Vielzahl von Formaten, darunter PDFs, Word-Dokumente, Excel-Tabellen, gescannte Dateien, Bilder und sogar handschriftliche Formulare. Die Lösung ist vollständig konform mit Vorschriften wie CSDDD, CBAM und REACH/RoHS, was sicherstellt, dass Ihr Unternehmen stets gesetzliche Anforderungen erfüllt und die Einhaltung in der gesamten Lieferkette gewährleistet. Darüber hinaus bietet turian höchste Sicherheitsstandards durch 256-Bit-Datenverschlüsselung, sicheren Cloud-Speicher und Zugriffskontrollen, um sensible Informationen zu schützen.

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Mit der benutzerfreundlichen Oberfläche von turian können Sie Ihren gesamten Dokumentenverarbeitungs-Workflow bequem über ein zentrales Dashboard steuern. Die Lösung umfasst Human-in-the-Loop-Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, kritische Dokumente bei Bedarf zur manuellen Überprüfung und finalen Genehmigung an Ihr Team weiterzuleiten. Dadurch wird sichergestellt, dass sensible oder komplexe Dokumente mit der nötigen Sorgfalt bearbeitet werden.

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turian entlastet Ihr Team von zeitaufwändigen, manuellen Aufgaben wie der Datenextraktion und -eingabe und ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, sich auf strategischere und wertschöpfende Geschäftsaktivitäten zu konzentrieren, die das Wachstum und den Erfolg Ihres Unternehmens fördern.

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Sind Sie noch unsicher? turian bietet Ihnen die Möglichkeit, die Lösung mit einem kostenlosen Proof of Concept (PoC) zu testen. Erleben Sie aus erster Hand, wie turian Ihre Dokumentenverarbeitungs-Workflows in den Bereichen Vertrieb, Beschaffung oder Compliance optimieren kann. Mit der KI-Dokumentenanalyse von turian steigern Sie die Effizienz, Genauigkeit und Compliance Ihrer Geschäftsprozesse – ein unverzichtbares Tool für den Erfolg Ihres Unternehmens.

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