AI für Order-To-Cash

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Jedes Unternehmen, das Waren oder Dienstleistungen verkauft, verfügt über einen Prozess für die Verwaltung seiner Bestellungen und den Empfang von Zahlungen, mit anderen Worten: einen Order-to-Cash-Prozess (O2C). O2C ist eine treibende Kraft hinter dem Erfolg eines Unternehmens, da er sich nicht nur auf das Endergebnis auswirkt, sondern auch auf das gesamte Kundenerlebnis. Doch so wichtig er auch ist, der O2C-Prozess kann zeitaufwändig, komplex und fehleranfällig sein, wenn er auf herkömmliche Weise durchgeführt wird: manuelle Eingabe von Kundenaufträgen, Versand von Rechnungen, Verfolgung von Zahlungen und Erstellung von Berichten über all das ganze Procedere.

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Diese manuelle Art der O2C-Abwicklung kann sowohl unnötig viel Zeit als auch Geld kosten. Sie ist jedoch nicht in Stein gemeißelt. Sie müssen es nicht mehr auf die altmodische Art und Weise tun. Mit Hilfe von KI können Unternehmen den gesamten Order-to-Cash-Prozess von Anfang bis Ende automatisieren und optimieren. Eine künstliche Intelligenz (KI)-gestützte O2C-Lösung kann Ihnen dabei helfen, mehr zu tun als nur Bestellungen entgegenzunehmen und Zahlungen zu empfangen. Sie kann wertvolle Einblicke bieten, die Durchlaufzeit verkürzen und die Kundenzufriedenheit verbessern.

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In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie über KI für Order-to-Cash wissen müssen, ihre Vorteile und wie KI den Prozess zum Besseren verändern kann. Am Ende werden Sie verstehen, warum die Integration von KI in Ihren O2C-Prozess eine der besten Entscheidungen ist, die Sie für Ihr Unternehmen treffen können.

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Was ist KI für Order-to-Cash?

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Bildnachweis: Freepik

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Künstliche Intelligenz (KI) im Kontext von Order-to-Cash (auch bekannt als OTC/O2C) ist der Einsatz fortschrittlicher Technologien und Algorithmen zur Automatisierung und Rationalisierung von Schlüsselprozessen im OTC-Zyklus. Diese KI-gesteuerten Lösungen nutzen große Sprachmodelle (LLMs), natürliche Sprachverarbeitung (NLP) und andere KI-Techniken, um Daten aus verschiedenen Quellen zu lesen, zu verstehen und zu interpretieren, darunter Rechnungen, Bestellungen, Verträge und andere relevante Dokumente.

Fortgeschrittene KI-Lösungen (wie turian) können Daten aus jeder Art von Dokument extrahieren, unabhängig von Format oder Sprache, und sie zur Durchführung von Aufgaben wie Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung, Berichtswesen und Abgleich verwenden, um nur einige zu nennen. Dieser Automatisierungsgrad spart nicht nur Zeit und Aufwand, sondern verringert auch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler, verbessert die Genauigkeit und bietet wertvolle Einblicke in den Auftragsabwicklungszyklus.

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Wie KI den Order-to-Cash-Prozess (O2C) optimieren kann

Order-to-Cash ist ein komplexer Prozess, der mehrere Schritte und Berührungspunkte umfasst; jeder Fehler oder jede Verzögerung in einer Phase bedeutet einen potenziellen Verlust an Umsatz und Kundenzufriedenheit. Ein solches Risiko möchte kein Unternehmen eingehen. Außerdem besteht bei der manuellen Abwicklung von O2C die Möglichkeit von menschlichen Fehlern und Verzögerungen bei der Bearbeitung von Bestellungen und Zahlungen, deren Behebung kostspielig, mühsam und zeitaufwändig sein kann.

Die besten KI-Lösungen (wie turian) können jedoch die Probleme im O2C-Prozess beseitigen und ein nahtloses und effizientes Erlebnis für Unternehmen und Kunden schaffen. Hier erfahren Sie, wie KI den Order-to-Cash-Prozess optimieren kann:

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1. Automatisierte Dateneingabe

Bei manuellen O2C-Prozessen ist die Dateneingabe oft eine mühsame, fehleranfällige und zeitaufwändige Aufgabe. In der Regel handelt es sich dabei um das Kopieren und Einfügen von Daten aus einem System in ein anderes, z. B. um die manuelle Eingabe von Kundenaufträgen, die Validierung von Daten und die Aktualisierung des Auftragsstatus in einem ERP-System. Dieser manuelle Aufwand kann zu Fehlern wie fehlenden Aufträgen, falschen Preisen oder Mengen und verzögerter Auftragsabwicklung führen. Multiplizieren Sie diese Fehler mit Hunderten oder Tausenden von Aufträgen, und Sie haben ein Rezept für ein Desaster.

KI-Lösungen wie turian machen die manuelle Dateneingabe überflüssig. Sie können automatisch Daten (z. B. Bestellinformationen, Kundendaten, Preise) aus verschiedenen Quellen extrahieren, darunter E-Mails, PDFs, Excel-Tabellen und sogar Bilder. Anschließend werden diese Daten validiert und mit bestehenden Datensätzen abgeglichen, bevor sie mit dem ERP/CRM-System synchronisiert werden. KI-Systeme verstehen auch verschiedene Sprachen und können mit jedem Datenformat, Layout oder jeder Struktur arbeiten. Das bedeutet:

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• Ihr Team kann sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren, anstatt Verwaltungsarbeit zu verrichten.
• Sie können Aufträge schneller bearbeiten und die Durchlaufzeit verkürzen.
• Verbesserte Datenqualität, -konsistenz und -genauigkeit.
• Weniger Raum für menschliche Fehler und Verzögerungen.
• Kein Kopieren, kein Einfügen und keine doppelten Dateneingaben mehr.

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2. Bearbeitung und Verwaltung von Rechnungen

Bei der KI geht es nicht nur um die Automatisierung der Dateneingabe, sondern sie kann auch den gesamten Rechnungsstellungsprozess übernehmen. KI-Lösungen können Rechnungen auf der Grundlage von Daten generieren, die aus Bestellungen, Verträgen oder Angeboten stammen. Sie können dann die Rechnungsdetails (wie Preise, Mengen und Steuern) mit der ursprünglichen Bestellung abgleichen, um Genauigkeit und Konsistenz zu gewährleisten. Falls es Unstimmigkeiten oder Ausnahmen gibt, kann das KI-System diese zur Überprüfung und Lösung durch einen Mitarbeiter kennzeichnen.

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KI-Assistenten können auch Rechnungsfreigaben, Zahlungserinnerungen und sogar Nachfassaktionen für überfällige Zahlungen durchführen. Aber das ist noch nicht alles: Sie können den Rechnungsstatus verfolgen und verwalten, Echtzeit-Updates zum Zahlungs-/Auftragsstatus liefern und Sie sogar vor möglichen Engpässen oder Verzögerungen warnen. Ihr Team muss sich nicht mehr stundenlang mit der Erstellung und Nachverfolgung von Rechnungen befassen; KI übernimmt das alles. Ganz gleich, ob es sich um einen großen Stapel von Rechnungen oder um einzelne Rechnungen handelt, KI erledigt alles mit Genauigkeit und Geschwindigkeit.

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3. Echtzeit-Einblicke und prädiktive Analysen

Damit ein Unternehmen florieren kann, muss es einen klaren Überblick über seine Abläufe und seinen finanziellen Zustand haben. Ein Mangel an Echtzeiteinblicken in den O2C-Prozess erschwert nicht nur die Entscheidungsfindung, sondern erhöht auch das Risiko verpasster Chancen, verspäteter Zahlungen oder Aufträge sowie von Cashflow-Problemen. KI-gestützte Lösungen wie turian ermöglichen es Unternehmen, in Echtzeit Einblicke in ihre O2C-Prozesse zu erhalten.

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Das bedeutet, dass Sie Ihre Daten jederzeit verfolgen, überwachen und analysieren können, um fundierte Entscheidungen zu treffen. KI kann auch historische Daten nutzen, um zukünftige Ergebnisse und Trends vorherzusagen. Sie kann das Zahlungsverhalten von Kunden vorhersehen, potenzielle Cashflow-Probleme erkennen und Unternehmen bei der Planung und Strategieentwicklung unterstützen.

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Wenn zum Beispiel ein Kunde in der Vergangenheit verspätet gezahlt hat, kann das KI-System dies anzeigen und das Unternehmen dazu veranlassen, proaktive Maßnahmen zu ergreifen, wie z. B. das Versenden von Mahnungen oder das Anbieten von Anreizen für frühzeitige Zahlungen, um Unterbrechungen im Cashflow zu vermeiden. Es kann Unternehmen auch dabei helfen, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und datengestützte Entscheidungen zur Optimierung des O2C-Prozesses zu treffen. So kann KI beispielsweise beim Process Mining helfen und eine visuelle Darstellung der kritischen Arbeitsabläufe erstellen, die dabei hilft, häufige Engpässe (z. B. Verzögerungen oder Fehler in bestimmten Schritten) zu erkennen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um den Prozess zu optimieren. Das Ergebnis ist ein verbessertes Cashflow-Management, geringere Risiken und eine höhere Rentabilität.

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4. Verbesserte Customer Experience

Letztendlich ist das Wichtigste die Zufriedenheit Ihrer Kunden. Ein zufriedener Kunde ist ein treuer Kunde, und das ist für jedes Unternehmen wichtig. Indem KI die repetitiven Verwaltungsarbeiten wie Dateneingabe, Auftragsbestätigung und Rechnungserstellung übernimmt, haben die Mitarbeiter mehr Zeit, sich um die Bedürfnisse der Kunden zu kümmern. Sie können sich darauf konzentrieren, Beziehungen aufzubauen und zu pflegen, auf Kundenanliegen einzugehen und ein außergewöhnliches Erlebnis zu bieten.

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Fortgeschrittene KI-Lösungen (wie turian) verfassen auch personalisierte E-Mail-Antworten, erstellen Angebote und fragen sogar nach fehlenden oder zusätzlichen Informationen von Kunden und Lieferanten, um eine reibungslose und effiziente Kommunikation zu gewährleisten. Sie nutzen die Verarbeitung natürlicher Sprache, um sicherzustellen, dass die Antworten menschenähnlich sind und die Kunden nicht das Gefühl haben, mit einem Roboter zu interagieren.

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Optimieren Sie Ihren Order-to-Cash-Prozess mit turian

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Unsere KI-gestützte Lösung turian bietet einen umfassenden und optimierten Ansatz für die Verwaltung Ihres Order-to-Cash-Prozesses. turian nutzt die fortschrittlichsten großen Sprachmodelle (LLMs), um das Was, Wann und Wie der O2C-Abläufe Ihres Unternehmens zu verstehen. Unsere KI-Lösung macht nicht nur den manuellen Arbeitsaufwand überflüssig (z.B. Auftragsbestätigungen, Angebotskalkulation, Dateneingabe oder Rechnungserstellung), sondern bietet auch intelligentere Einblicke und prädiktive Analysen, die Unternehmen dabei helfen, ihren Order-to-Cash-Zyklus zu verbessern. turian kann Daten aus verschiedenen Quellen extrahieren, z.B. aus Kundenaufträgen und Bestellungen, und mit jeder Art von Daten arbeiten, seien sie strukturiert oder unstrukturiert, wie z.B. Freiformtexte, Bilder, PDFs oder Excel-Tabellen. Unser KI-Assistent kann sogar mit Fremdsprachen umgehen. Mit turianTurian können Unternehmen ihre Datenqualität und -genauigkeit verbessern, Fehler und Verzögerungen reduzieren und ihre Produktivität steigern.

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turian bietet Echtzeit-Transparenz in Ihrem Order-to-Cash-Prozess und ermöglicht es Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen. turian kann das Kundenverhalten und historische Daten analysieren, um potenzielle Engpässe zu identifizieren und die beste Vorgehensweise vorzuschlagen. Auf diese Weise können Unternehmen proaktives Risikomanagement betreiben.

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Das Beste an turian ist, dass es sich nahtlos in Ihre bestehenden ERP/CRM-Systeme wie SAP, Oracle oder MS Dynamics 365 integrieren lässt und mit gängigen E-Mail-Clients (wie Outlook oder Gmail) zusammenarbeitet, ohne Ihre aktuellen Arbeitsabläufe zu stören. Unsere KI-Lösung ist hochgradig anpassungsfähig und kann entsprechend Ihrer Geschäftsregeln und spezifischen Branchenanforderungen feinabgestimmt werden.

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turian ist vortrainiert und benötigt im Gegensatz zu herkömmlichen Machine-Learning-Modellen kein zusätzliches Training oder Datenlabeling. Es ist sofort einsatzbereit und kann innerhalb von weniger als zwei Wochen implementiert werden, egal in welcher Branche Sie tätig sind. Mit turian können Unternehmen ihre Auftragsabwicklung deutlich verbessern, Kosten kontrollieren und die betriebliche Effizienz steigern. Wenn Sie unseren KI-Assistenten erst einmal testen möchten, bieten wir Ihnen einen kostenlosen Proof of Concept (POC) an. So können Sie aus erster Hand erfahren, wie turian Ihre Order-to-Cash-Prozesse optimieren und Ihre Geschäftsabläufe optimieren kann.

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