KI im Auftragseingang: Automatisierung der Auftragsabwicklung mit generativer KI

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Die Verwaltung des Auftragseingangs ist das Rückgrat eines jeden Unternehmens; von kleinen Start-ups bis hin zu Fortune-500-Firmen ist eine effiziente und optimierte Auftragsabwicklung ein entscheidender Faktor für den Erfolg. Aber seien wir ehrlich: Die herkömmliche Auftragsverwaltung kann sehr mühsam sein.

Die manuellen Prozesse (insbesondere die Dateneingabe und -validierung), der endlose Papierkram und die menschlichen Fehler verlangsamen nicht nur den gesamten Prozess, sondern führen auch zu einem Verlust an Zeit, Geld und Kundenzufriedenheit. Um diese Probleme zu lösen, setzen führende Unternehmen auf künstliche Intelligenz (KI), um ihr Auftragsverwaltungssystem zu automatisieren. Und warum? Nun, das ist ganz einfach: KI ist wie ein supereffizienter Assistent, der nie schläft oder müde wird und nur sehr selten Fehler macht. Sie kann komplexe Aufgaben bewältigen, große Datenmengen verarbeiten und Entscheidungen in einem Bruchteil der Zeit treffen, die ein Mensch dafür benötigt.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, was KI in der Auftragsabwicklung genau ist, wie sie funktioniert und vor allem, wie sie das Auftragsmanagement Ihres Unternehmens optimieren kann, um die Effizienz zu steigern und das Wachstum zu fördern.

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Was ist Auftragsabwicklung mit KI?

Bildnachweis: Freepik

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Die KI-Auftragsabwicklung ist ein hochmoderner Ansatz, der die Leistung von Large Language Models (LLMs) nutzt, um den Auftragsverwaltungsprozess in einer B2B-Umgebung zu automatisieren und zu optimieren. Von der Bearbeitung von Bestellungen bis hin zur Verwaltung von Lagerbeständen kann KI den gesamten Lebenszyklus von Bestellungen optimieren.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Methoden, die durch manuelle Aufgaben und menschliche Fehler behindert werden, nutzt die KI-Auftragsabwicklung fortschrittliche Algorithmen und maschinelles Lernen, um Genauigkeit, Geschwindigkeit und Effizienz zu gewährleisten.

Bei dieser Technologie geht es jedoch nicht nur um die Automatisierung von Routineaufgaben. Sie kann auch bei anderen Aspekten der B2B-Auftragsverarbeitung helfen, z. B:

• Rationalisierung der Kommunikation mit Lieferanten und Kunden.
• Bereitstellung von Echtzeit-Updates zum Bestellstatus und zur Lieferung.
• Analyse Ihrer Auftragsdaten für eine datengestützte Entscheidungsfindung.
• Vorhersage der Kundennachfrage zur Optimierung der Lagerbestände.
• Erkennung von Anomalien und potenziellem Betrug bei Bestellungen.

Mit KI in der Auftragsabwicklung können Unternehmen nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch die Kundenzufriedenheit durch kürzere Reaktionszeiten und weniger Fehler verbessern.

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Wie funktioniert KI im Auftragseingang?

Ein KI-Auftragsbearbeitungssystem besteht aus mehreren entscheidenden Komponenten, die zusammenarbeiten, um das Order Management durchgängig zu automatisieren. Bei diesen Komponenten kann es sich entweder um modulare Teile einer umfassenden Softwareplattform oder um eigenständige Lösungen handeln, die in ein breiteres System integriert sind. Ok, das hört sich alles schön und gut an, aber wie funktioniert es eigentlich? Nun, lassen Sie es uns in 4 einfache Schritte aufschlüsseln:

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Dokumente öffnen und lesen:

Der erste Schritt in der KI-Auftragsbearbeitung besteht darin, eingehende Dokumente zu öffnen und zu lesen. Sie identifiziert und klassifiziert sie anhand vordefinierter Parameter wie Dateiformat oder Dokumententyp. Die KI kann verschiedene Dateiformate wie Word, PDF, Excel, CSV, XML, Freitexte per E-Mail und sogar per Handy aufgenommene Bilder verarbeiten.

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Dateneingabe und Datenvalidierung:

Sobald die Dokumente identifiziert sind, kann die KI relevante Daten in strukturierter Form extrahieren, z. B. Produktdetails, Preis, Menge, Kundendaten und Handelsbedingungen. Nach der Extraktion werden die Daten mit bestehenden Datensätzen in Ihrem ERP-System abgeglichen, um Genauigkeit und Konsistenz zu gewährleisten. Etwaige Unstimmigkeiten oder fehlende Informationen können zur manuellen Überprüfung markiert werden.

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Angebots- und Auftragserstellung:

Anhand der extrahierten Daten kann die KI automatisch Angebote oder neue Kundenaufträge erstellen. Dieser Prozess reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die manuelle Erstellung dieser Dokumente erheblich.

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Kundenkommunikation:

Die zeitaufwändige Aufgabe, personalisierte E-Mail-Antworten an Kunden zu verfassen, wird durch KI ebenfalls automatisiert. Durch die Analyse früherer Interaktionen und der Kundenpräferenzen kann die KI personalisierte E-Mails in der richtigen Sprache und dem richtigen Ton für jeden Kunden erstellen. Aber es geht nicht nur um die Bearbeitung von Bestellungen. Die KI kann auch proaktiv mit den Kunden in Kontakt bleiben und sie über den Status ihrer Bestellung, Aktualisierungen der Lieferung und etwaige Probleme, wie die Nachfrage nach fehlenden Daten, auf dem Laufenden halten.

Es gibt auch andere Komponenten, die in ein KI-Auftragsabwicklungssystem integriert werden können, wie z. B. Betrugserkennung, Bestandsmanagement und mehr. Das Hauptziel bleibt dasselbe: die Automatisierung und Optimierung des Auftragsverwaltungsprozesses für maximale Effizienz und Genauigkeit.

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Vorteile der KI-Auftragsabwicklung: Wie kann sie Ihrem Unternehmen helfen?

Wir haben viel über die KI-Auftragsabwicklung und ihre Funktionsweise gesprochen, aber kommen wir zu der Hauptfrage: Wie kann Ihr Unternehmen davon profitieren?

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Verbesserte Effizienz und Genauigkeit:

Langsame Eingabemethoden führen zu Verzögerungen, und menschliche Fehler wie Tippfehler können zu falschen Bestellungen führen. Durch den Einsatz von KI für immer wiederkehrende Aufgaben wie die manuelle Dateneingabe, Querabgleiche im ERP-System und die Erstellung von Auftragsbestätigungen oder Angeboten können sich die Mitarbeiter auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren. Das bedeutet:

• Erhöhte Produktivität und Leistung.
• Mehr Zeit für strategische Entscheidungen und den Aufbau von Kundenbeziehungen.
• Minimierung von Verzögerungen und Engpässen.

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Niedrigere Betriebskosten:

Die Suche nach Möglichkeiten zur Kostensenkung ohne Qualitätseinbußen ist für langfristiges Wachstum unerlässlich. Mit KI im Auftragseingang können Unternehmen zeitaufwändige Aufgaben automatisieren und Prozesse rationalisieren, um die Betriebskosten zu senken. Das bedeutet, dass Sie Ihre Ressourcen in andere Bereiche investieren können, die Aufmerksamkeit benötigen, wie Marketing, Kundenservice oder Produktentwicklung.

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Verbesserte Kundenzufriedenheit:

Es spielt keine Rolle, wie gut Ihre Produkte oder Dienstleistungen sind; wenn Ihre Kunden keine positive Kauferfahrung machen, kommen sie nicht wieder. Das Ergebnis: Umsatzeinbußen, negative Mundpropaganda und ein potenziell beschädigter Ruf. Mit KI in der Auftragsabwicklung können Unternehmen eine schnellere und präzisere Auftragsabwicklung gewährleisten, was zu zufriedeneren Kunden führt. Von Echtzeit-Updates zum Bestellstatus bis hin zu automatisch generierten intelligenten Antworten per E-Mail - KI sorgt dafür, dass Kunden immer auf dem Laufenden sind.

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Skalierbarkeit:

Mit herkömmlichen Methoden der Auftragsbearbeitung haben Unternehmen oft Schwierigkeiten, eine steigende Zahl von Aufträgen zu bewältigen und dabei das gleiche Maß an Effizienz beizubehalten. Was sie tun: mehr Personal einstellen oder die Arbeit an Dritte auslagern, was sowohl kostspielig als auch zeitaufwendig sein kann. Mit einem automatisierten KI-System können Unternehmen problemlos mehr Aufträge abwickeln, ohne dass die Gemeinkosten steigen. Es spart nicht nur Zeit, Geld und Ressourcen, sondern ermöglicht auch eine nahtlose Skalierbarkeit.

Wenn Sie B2B-Geschäftsführer oder Vertriebsleiter sind, der seine Arbeitsbelastung reduzieren und seine Geschäfte skalieren und ausbauen möchte, dann haben wir von turian genau die richtige Lösung für Sie. Mit unserem KI-Auftragsabwicklungssystem können Sie Ihrem Team bis zu 80 % der administrativen Arbeit abnehmen und Tausende von Stunden pro Jahr für Dateneingabe und Auftragsabwicklung einsparen.

Unser KI-Assistent läuft direkt neben Ihrem Posteingang und kann sowohl E-Mail-Text als auch angehängte Dokumente wie PDFs, Tabellen oder CSVs verstehen, genau wie es ein menschlicher Mitarbeiter tun würde. Außerdem sind keine langwierigen Modell-Anlernprozesse oder die Nutzung von Lieferantenportalen erforderlich. Wir stellen einfach eine Verbindung zu Ihrem E-Mail-Posteingang und Ihrem ERP-System her, und schon können Sie loslegen. Und das in nur wenigen Tagen. Sie können gleich eine Demo buchen, um sich einen Eindruck von unserem KI-Assistenten zu verschaffen.

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Wie Sie eine KI-Auftragsabwicklungssoftware in Ihrem Unternehmen implementieren:

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Nun, mit ein wenig Planung und dem richtigen Anbieter ist die Implementierung von KI-Auftragsabwicklung in Ihrem Unternehmen viel einfacher, als Sie denken. Hier sind die Schritte, die Sie unternehmen können, um loszulegen:

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Verstehen Sie die Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens:

Bevor Sie ein KI-System für die Auftragsabwicklung implementieren, sollten Sie unbedingt Ihre aktuellen Bestell- und Abwicklungsprozesse bewerten. Ermitteln Sie die Bereiche, die den größten und den geringsten Nutzen bringen, und welche Prozesse viel manuelle Arbeit erfordern, z. B. manuelle Dateneingabe, sich wiederholende Aufgaben oder Genehmigungen, und priorisieren Sie diese entsprechend. Machen Sie sich außerdem ein klares Bild von Ihren Zielen, sei es die Verringerung der Bearbeitungszeit, die Skalierung Ihrer Auftragsverwaltungskapazität oder die Verbesserung der Genauigkeit. Mit diesen Informationen können Sie den Erfolg Ihres automatisierten Systems besser messen und datengestützte Entscheidungen treffen.

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Wählen Sie das richtige KI-Software zur Automatisierung des Auftragseingangs:

Es gibt eine Handvoll KI-Systeme zur Auftragsabwicklung, jedes mit seinen eigenen Funktionen und Möglichkeiten - obwohl wir aus einer Reihe von Gründen glauben, dass unsere Lösung die beste ihrer Art ist ;-)  Es ist wichtig, einen Anbieter zu wählen, der am besten zu Ihren geschäftlichen Anforderungen und Zielen passt. Suchen Sie nach einem System, das kostengünstig und innerhalb kurzer Zeit implementiert werden kann, das sich nahtlos in Ihren bestehenden Technologie-Stack integrieren lässt, das eine benutzerfreundliche Oberfläche hat und das anpassbare Optionen bietet, um es an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen. Standardlösungen eignen sich in der Regel nicht für kundenspezifische Szenarien. Stellen Sie also sicher, dass sich die Lösung an Ihre speziellen Arbeitsabläufe anpassen lässt. Stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, welche Technologie tatsächlich im Hintergrund verwendet wird: KI ist nicht gleich KI, und es gibt große Unterschiede in der Leistung von Technologien und Modellen.

Unser KI-Assistent von turian wurde speziell für mittelständische B2B-Unternehmen entwickelt und kann problemlos in Tools integriert werden, die Sie bereits nutzen, wie Outlook oder Gmail, ERP-Systeme wie MS Dynamics 365 oder SAP, CRM-Software wie Salesforce oder sogar Ihre internen Kommunikationssysteme. Unsere Lösung kann innerhalb von 2 Wochen in Betrieb genommen werden und erfordert kein gesondertes Modell-Training auf Ihren Daten. Wir können uns an Ihre hochindividuellen Arbeitsabläufe anpassen, so dass die KI auch wirklich die administrative Schwerstarbeit übernehmen kann. Mit minimalem Aufwand Ihrerseits können Sie Ihren gesamten Auftragsabwicklungs-Workflow an einem Ort automatisieren.

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Schulen Sie Ihr Team und überwachen Sie den Prozess:

Der Erfolg eines KI-Auftragsbearbeitungssystems hängt von zwei Schlüsselfaktoren ab: Mitarbeiterschulung und Monitoring. Es ist von entscheidender Bedeutung, Ihr Team im Umgang mit dem neuen System zu schulen und es mit seinen Merkmalen und Funktionalitäten vertraut zu machen. Dies gewährleistet nicht nur einen reibungslosen Übergang, sondern hilft auch bei der Identifizierung von Lücken oder Problemen, die während des Prozesses auftreten können.

Sie müssen Ihre neuen Bestellprozesse kontinuierlich überwachen und optimieren, um sicherzustellen, dass sie Ihre Geschäftsziele erreichen. Bewerten Sie außerdem die operative Performance anhand der von Ihnen festgelegten Ziele und treffen Sie Daten-basierte Entscheidungen, um Ihre Strategien zu verbessern und die ROI zu optimieren.

Mit turian haben Sie eine super einfach zu bedienende und intuitive Benutzeroberfläche (UI), die direkt in Ihren E-Mail-Client (z.B. Outlook oder Gmail) integriert ist. Sie müssen sich nicht in eine neue Software einarbeiten und anpassen. Ihre Teams werden unseren KI-Assistenten lieben und können innerhalb von Minuten lernen, ihn zu nutzen. Darüber hinaus sammelt unser flexibles Analyse-Dashboard automatisch alle relevanten Informationen und zeigt sie an, damit Sie den vollen Überblick und die Kontrolle über Ihren Auftragserfassungsprozess haben.

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Optimieren Sie Ihre Auftragsabwicklung mit turian:

Unser KI-Assistent bietet eine bahnbrechende Lösung, die Ihren gesamten Auftragsabwicklungs-Workflow verändern kann. Mit turian können Sie die manuelle Dateneingabe eliminieren und den Verwaltungsaufwand um bis zu 80 % reduzieren. turian spart nicht nur Zeit, sondern sorgt mit seiner intelligenten E-Mail-Verarbeitung auch für Genauigkeit, Datenkonsistenz und beschleunigt die Kundenkommunikation. Es lässt sich nahtlos in Ihre ERP-Systeme und E-Mail-Clients integrieren und ist innerhalb weniger Tage einsatzbereit.

Wir machen Ihre Mitarbeiter und Kunden zufriedener, indem wir Arbeitsaufwand, Fehler und Bearbeitungszeiten reduzieren. Ihre Kunden erhalten ihre Bestellungen schneller, und Sie kommen schneller an Ihr Geld. Und mit unseren regelbasierten Richtlinien und Data Security Maßnahmen haben Sie die Gewissheit, dass Sie immer die Kontrolle über wichtige Prozesse behalten. Wenn Sie sich selbst von den Vorteilen von turian überzeugen wollen, buchen Sie jetzt eine Demo und sehen Sie, wie Sie Ihre Auftragsabwicklung optimieren können.

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