Die Rolle der Künstlichen Intelligenz (KI) bei der Verkürzung der Auftragsabwicklungszeit

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Wenn es darum geht, ein erfolgreiches Unternehmen aufzubauen, ist richtiges Zeitmanagement nicht das Wichtigste, sondern das Einzige. Dies gilt insbesondere in der schnelllebigen Welt des Lieferkettenmanagements, wo jede Minute zählt und Verzögerungen zu Umsatzeinbußen und unzufriedenen Kunden führen können. Die herkömmlichen Methoden der manuellen Eingabe von Daten aus E-Mails und Anhängen und der anschließenden Aktualisierung von ERP-Systemen verschlingen nicht nur Ihre wertvolle Zeit, sondern lassen auch Raum für Fehler und Verzögerungen.

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Aber das bedeutet nicht, dass Ihr Unternehmen unter einem Stapel von E-Mails und mühsamer Dateneingabe begraben werden muss. Es gibt eine Lösung, die Ihnen nicht nur Hunderte von Stunden manueller Tipparbeit ersparen kann, sondern auch den gesamten Prozess der Auftragserfassung optimiert, um eine schnellere und genauere Auftragsabwicklung zu gewährleisten. Diese Lösung heißt KI, und sie ist die Zukunft der Auftragsverwaltung. Von Kundenaufträgen und Angeboten bis hin zu Compliance-Anfragen kann KI sämtliche Prozesse schnell und präzise abwickeln, sodass sich Ihr Team auf wertschöpfungsintensivere Aufgaben konzentrieren kann.

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In diesem Blogbeitrag erörtern wir die Rolle der KI bei der Reduzierung der Auftragsabwicklungszeit und wie Ihr Unternehmen langfristig davon profitieren kann. Außerdem werfen wir einen Blick auf die Herausforderungen der manuellen Auftragsbearbeitung und wie KI diese lösen kann, um einen effizienteren und produktiveren Arbeitsablauf zu schaffen.

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Was ist Auftragsabwicklung?

Bildnachweis: Freepik

Die Auftragsabwicklung ist der "Herzschlag" eines jeden Lieferkettenmanagements. Sie besteht aus einer Reihe von Schritten, die mit der Bestellung eines Kunden beginnen und mit der Lieferung der Waren enden. Dieser kritische Arbeitsablauf stellt sicher, dass die Kundenbestellungen ordnungsgemäß vorbereitet, verwaltet und zeitnah und korrekt ausgeführt werden.

Er bildet die Brücke zwischen Vertrieb und der finalen Abwicklung und sorgt dafür, dass die Kundenwünsche erfüllt werden und das Unternehmen effizient arbeitet. Er umfasst verschiedene Aufgaben, und jeder Schritt ist für den Gesamterfolg des Vertriebsprozesses von entscheidender Bedeutung. Von der Auftragsvalidierung und -eingabe bis zur Benachrichtigung der Kunden über den Auftragsstatus müssen diese Schritte präzise ausgeführt werden, um einen reibungslosen und nahtlosen Ablauf sowohl für das Unternehmen als auch für den Kunden zu gewährleisten.

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Herausforderungen und Komplexität der manuellen Auftragsabwicklung

Wie der Name schon sagt, ist die manuelle Auftragsabwicklung vollständig von menschlicher Arbeit abhängig, um Aufträge hinzuzufügen, zu bearbeiten, zu aktualisieren und zu verwalten. Alles, von der Verarbeitung von E-Mails bis zur Aktualisierung von Daten in Ihrem ERP-System, wird von Hand erledigt. Dieser mühsame und zeitaufwändige Ansatz bringt eine Reihe von Herausforderungen und Komplexitäten mit sich, die die Effizienz Ihres Auftragsverwaltungsprozesses erheblich beeinträchtigen können.

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Zeitaufwendig

Niemand möchte zur Arbeit gehen, nur um repetitive Aufgaben zu erledigen, die den größten Teil seiner Zeit in Anspruch nehmen. Doch genau das ist es, was die manuelle Auftragsbearbeitung mit sich bringt: Hunderte von Stunden mit der Eingabe von Daten aus E-Mails, Anhängen und anderen Quellen in Ihr ERP-System zu verbringen. Bei einigen wenigen Aufträgen mag das keine große Sache sein, aber wenn Sie Hunderte oder gar Tausende von Aufträgen zu bearbeiten haben, wird dies zu einer erheblichen Belastung für Ihr Team. Das verlangsamt nicht nur den gesamten Prozess, sondern beeinträchtigt auch die Produktivität und Motivation Ihres Teams.

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Anfällig für Irrtümer

Der Mensch ist anfällig für Fehler, das liegt in unserer Natur. Selbst die besten Mitarbeiter können Fehler machen, wenn sie müde, überarbeitet oder gestresst sind. Bei der manuellen Auftragsbearbeitung können diese Fehler für Ihr Unternehmen kostspielig sein. Von Tippfehlern bis hin zu falschen Auftragsdetails kann ein einziger Fehler einen Dominoeffekt auslösen, der sich auf Ihre gesamte Lieferkette auswirkt. Wenn Sie dann noch versuchen, diese Fehler zu finden und zu beheben, verschwenden Sie am Ende noch mehr Zeit und Ressourcen, die Sie besser hätten nutzen können.

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Mangelnde Prozess-Transparenz in Echtzeit

Um Ihr Geschäft auszubauen, müssen Sie ein klares und vollständiges Echtzeitbild davon haben, wie Ihr Auftragsprozess funktioniert. Bei einer manuellen Auftragsabwicklung ist dies jedoch schwierig. Da alles manuell erledigt wird, ist es schwierig, den Überblick über die Bestellungen zu behalten, die Leistung zu überwachen und Engpässe im Prozess zu erkennen. Ihr Team kann Stunden damit verbringen, sich durch E-Mails, Tabellen und andere Dokumente zu wühlen, um die benötigten Informationen zu finden. Dieser Mangel an Echtzeit-Transparenz behindert nicht nur das Wachstum, sondern führt auch zu Verzögerungen, Fehlern und unzufriedenen Kunden.

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Probleme mit der Skalierbarkeit

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens steigt auch die Zahl der eingehenden Aufträge. Dieser Anstieg des Volumens kann Ihre manuelle Sachbearbeitung schnell überfordern, da diese Systeme nicht für die Bewältigung hoher Auftragsvolumina ausgelegt sind. Dies kann zu längeren Bearbeitungszeiten und mehr Fehlern führen, was sich letztlich auf das Kundenerlebnis auswirkt. Dieses Skalierbarkeitsproblem kann zu einem erheblichen Hindernis für das Wachstum Ihres Unternehmens werden und, wenn es nicht rechtzeitig behoben wird, zu verpassten Chancen und Einnahmen führen.

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Ineffizienz und hohe Kosten

Die manuelle Auftragsbearbeitung ist von Natur aus ineffizient. Wie bereits erwähnt, ist sie zeitaufwändig und fehleranfällig. Diese Ineffizienz beeinträchtigt nicht nur die Produktivität Ihres Teams, sondern führt auch zu hohen Kosten, die mit der manuellen Dateneingabe und -verarbeitung verbunden sind. Je mehr Zeit Ihr Team mit diesen Aufgaben verbringt, desto weniger kann es sich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren, die das Geschäftswachstum fördern. 

Abgesehen von diesen Herausforderungen bringt die manuelle Auftragsabwicklung auch Komplexitäten mit sich, wie die Verwaltung von Daten in verschiedenen ERP-Systemen, die Wahrung der Daten-Genauigkeit und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. All diese Herausforderungen können einen verworrenen Flickenteppich bilden, das Ihren gesamten Auftragsverwaltungsprozess verlangsamt.

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Die Rolle von KI bei der Verkürzung der Auftragsabwicklungszeit

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Die Rolle der Künstlichen Intelligenz (KI) bei der Auftragsabwicklung besteht darin, verschiedene Aufgaben zu automatisieren und zu optimieren, die mit dem Prozess verbunden sind, wie z. B. die Auftragserfassung, die Validierung von Aufträgen und die Erstellung von Angeboten. Diese Spitzentechnologie nutzt sogenannte Large Language Models (LLMs), um die Effizienz und Effektivität von Geschäftsabläufen zu verbessern.

Ein KI-gestütztes Auftragsabwicklungssystem ist wie ein intelligenter Assistent, der rund um die Uhr, präzise und schnell arbeitet. Mit einem Wort: KI kann den gesamten Auftragsprozess von Anfang bis Ende optimieren. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie KI die Zeit für die Auftragsabwicklung verkürzen und Ihre B2B-Aktivitäten unterstützen kann.

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Automatisierte Auftragserfassung

Einer der Hauptvorteile eines KI-gestützten Auftragsbearbeitungssystems besteht darin, dass es die manuelle Dateneingabe überflüssig macht. Anders als bei herkömmlichen Systemen, bei denen Mitarbeiter oft stundenlang Daten aus E-Mails, PDFs und anderen Quellen in Ihr ERP-System eingeben müssen, automatisiert KI diesen Prozess. So kann der KI-Assistent von turian sowohl den Text in E-Mails als auch Anhänge wie PDFs, Tabellen oder CSVs verstehen.

Anschließend werden diese Daten mit Ihren bestehenden ERP-/CRM-Systemen abgeglichen und entsprechend aktualisiert, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Das bedeutet, dass Ihre Supply-Chain-Teams nicht unzählige Stunden damit verbringen müssen, E-Mails zu öffnen und zu lesen, Daten zu kopieren und Systeme manuell zu aktualisieren. Das sind die Vorteile der automatisierten Auftragserfassung mit KI:

• Es verringert die Möglichkeit von Tippfehlern und gewährleistet die Genauigkeit der Daten.
• Es spart wertvolle Zeit, die sonst für manuelle Aufgaben aufgewendet werden müsste.
• So können sich Ihre Teams auf strategischere und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
• Es kann hohe Auftragsvolumina bewältigen, ohne Kompromisse bei der Genauigkeit oder Geschwindigkeit einzugehen.
• Es arbeitet rund um die Uhr ohne Unterbrechung und gewährleistet eine kontinuierliche Auftragsabwicklung.

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Intelligente Datenvalidierung

Für jedes mittelständische Unternehmen ist die Pflege exakter und konsistenter Daten von entscheidender Bedeutung, da sie die gesamte Lieferkette beeinflussen. Bei einem manuellen Prozess ist es schwierig und kostspielig, die Datengenauigkeit zu gewährleisten. KI-gestützte Auftragsabwicklungssysteme nutzen jedoch intelligente Validierungsfunktionen, um sicherzustellen, dass alle Informationen über alle Systeme hinweg korrekt und konsistent sind.

turians KI-Assistent kann beispielsweise alle relevanten Details wie Produktinformationen, Kundendaten und Geschäftsbedingungen extrahieren und diese Daten dann mit den in Ihrem System vorhandenen Informationen abvergleichen. Wenn es Unstimmigkeiten oder fehlende Informationen gibt, weist das KI-System Ihr Team darauf hin, diese zu korrigieren, bevor es mit der Auftragsabwicklung fortfährt. Bei der KI-Auftragsbearbeitung können Sie auch benutzerdefinierte Validierungen hinzufügen, wie z. B. die Überprüfung der Lagerverfügbarkeit oder des frühesten Liefertermins, bevor Sie den Auftrag final bestätigen.

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Einhaltung von Compliance

Sich in der komplexen Landschaft der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zurechtzufinden, ist nicht nur für Beschaffungsteams, sondern auch für Vertriebsteams eine Herausforderung. Was passiert, wenn ein Kunde nachfragt, ob Ihre Produkte oder Rohstoffe mit bestimmten Gesetzen übereinstimmen? Bislang mussten die Teams diese Konformitätsbewertungen manuell selbst durchführen oder versuchen, sie ihren Lieferanten aufzudrängen - was selten Freude macht. Mit dem Aufkommen leistungsfähiger LLMs, die in Ihre Datenbank integriert werden können, können KI-Systeme die Konformität bewerten, indem sie Prüfungen gegen verschiedene gesetzliche Anforderungen wie CBAM, REACH/RoHS oder CSDDD durchführen. Diese Systeme können auch potenzielle Verstöße identifizieren und kennzeichnen, so dass Ihr Team die notwendigen Korrekturen vornehmen kann. Dies gewährleistet nicht nur eine reibungslose Lieferkette, sondern schützt Ihr Unternehmen auch vor Strafen oder rechtlichen Konsequenzen, die sich aus der Nichteinhaltung von Vorschriften ergeben können.

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Datenbasierte Insights und Predictive Analytics

Ein KI-System für die Auftragsabwicklung beschränkt sich nicht nur auf die Automatisierung und Validierung des Auftragseingangs, sondern liefert auch wertvolle datengestützte Erkenntnisse durch Datenvisualisierung und prädiktive Analysen. Diese Erkenntnisse können Ihnen helfen, die Auftragsmuster Ihres Unternehmens zu verstehen, Engpässe oder Ineffizienzen im Prozess zu erkennen und datengestützte Entscheidungen zur Verbesserung der Gesamteffizienz zu treffen. Durch den Einsatz von Large Language Models (LLMs) kann KI große Datenmengen analysieren und in Echtzeit Insights in Ihre Geschäftsabläufe geben. Mit diesen Informationen können Sie Ihre Lieferkette optimieren und die Produktivität steigern, indem Sie die wiederkehrenden Probleme angehen.

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Verbesserte Kundenzufriedenheit

Was ist eines der obersten Ziele eines jeden Unternehmens? Kunden glücklich und loyal zu halten. Und genau dabei können KI-gestützte Auftragsabwicklungssysteme helfen. Durch die Optimierung der Auftragsverwaltung, die Verkürzung der Bearbeitungszeit und die Gewährleistung von Genauigkeit und Compliance können KI-Systeme ein nahtloses Kundenerlebnis bieten.

Neben der Angebotserstellung können fortschrittliche KI-Assistenten wie der von turian auch E-Mail-Text und -Anhänge intelligent verarbeiten. turians KI-Assistent kann Antworten verfassen, zusätzliche Informationen anfordern und sogar das endgültige Angebot oder die Auftragsbestätigung an den Kunden zurücksenden. Dieses Maß an Geschwindigkeit und Effizienz hinterlässt einen positiven Eindruck bei den Kunden und erhöht ihre Zufriedenheit und Loyalität gegenüber Ihrem Unternehmen.‍

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Kosten senken und Rentabilität steigern

Durch die Straffung der Arbeitsabläufe bei der Auftragsabwicklung und die Automatisierung von Routineaufgaben können Unternehmen große Auftragsvolumina mit weniger Ressourcen bearbeiten. Diese Kostensenkung verbessert nicht nur die Rentabilität, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, in andere Wachstumsbereiche wie Marketing, Produktentwicklung oder Kundendienst zu investieren.

Mit einfachen Worten: Die Rolle der KI bei der Verkürzung der Auftragsabwicklungszeit besteht darin, den Prozess zu beschleunigen, die Datenqualität zu verbessern und die Effizienz zu steigern. Durch die Nutzung von KI können Unternehmen eine nahtlose, genaue und zeitnahe Auftragsbearbeitung gewährleisten, die zu zufriedenen Kunden und einer reibungslosen Lieferkette führt.

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Implementieren Sie KI in der Auftragsabwicklung mit turian

Bildnachweis: Freepik

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Wenn Sie mit der mühsamen und zeitaufwändigen manuellen Auftragsbearbeitung überfordert sind und nach einer intelligenten Lösung zur Optimierung Ihrer Geschäftsabläufe suchen, dann haben wir genau das richtige Tool für Sie: turian. Unser intelligenter, KI-basierter Bearbeitungsassistent bietet eine innovative Lösung für Unternehmen, welche die manuelle Dateneingabe vermeiden, die Bearbeitungszeit reduzieren und die Effizienz und Genauigkeit des Abwicklungsprozesses steigern möchten. Mit turian können Sie Ihrem Team bis zu 80% der administrativen Arbeit abnehmen und hunderte von Stunden einsparen, die nun für wichtigere Aufgaben genutzt werden können. Von der Angebotserstellung bis zur Auftragsbestätigung bietet unser KI-Assistent einen nahtlosen und automatisierten Prozess, der Ihre operativen Abläufe beschleunigt und Ihr Unternehmen zum Wachstum befähigt.

Das Beste an turian ist, dass Sie nicht in langwierige Modell-Trainings-Prozesse investieren oder ein Lieferantenportal nutzen müssen. Es läuft direkt neben Ihrem E-Mail-Posteingang und lässt sich problemlos in Ihr ERP- oder CRM-System integrieren; innerhalb weniger Tage ist unser System einsatzbereit. Mit turian verfügen Sie über eine sehr einfach zu bedienende und intuitive Benutzeroberfläche (UI), die direkt in Ihren E-Mail-Client (z.B. Outlook oder Gmail) integriert ist und Ihrem Team hilft, weniger Zeit mit administrativen Aufgaben und mehr mit wertschöpfenden Aktivitäten zu verbringen.

Unser KI-Assistent verfügt über ein Kontextverständnis auf menschlicher Ebene, sodass Sie sich keine Sorgen um die Genauigkeit der Datenverarbeitung machen müssen. Ganz gleich, ob Sie Bestellungen oder Lieferupdates verwalten, Ihren B2B-Auftragseingang beschleunigen oder Lieferanten-E-Mails mit Compliance-Informationen automatisieren möchten - turian ist die Lösung für alle Ihre Anforderungen in der Lieferkette. Wenn Sie die Effizienz und Leistungsfähigkeit unseres KI-Assistenten testen möchten, können Sie noch heute eine Demo buchen und sich selbst davon überzeugen, wie turian Ihre Auftragsabwicklung optimieren kann.

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